行政事業單位政府采購內部控制信息與溝通問題研究

摘要：目前，政府采購已經覆蓋行政事業單位，并深入政府經濟管理的各個領域。政府采購降低了行政事業單位采購的隨意性，充分調動了采購人員的主觀能動性。隨著財政優化審批環節、簡化流程、提高效率，采購人員權限變大，相應的責任逐步增加，從而帶來了新風險。因此，加強行政事業單位政府采購內部控制顯得尤為必要。但是，當前行政事業單位政府采購相關部門之間信息溝通不暢，影響了政府采購效率和內部控制效果。基于此，對政府采購內部控制中信息與溝通方面存在的問題進行分析，提出解決措施，以期為加強行政事業單位政府采購內部控制提供思路。

關鍵詞：行政事業單位；政府采購；內部控制；信息與溝通

0" 引言

行政事業單位政府采購內部控制存在政府采購預算和計劃編制不合理、采購活動不規范、內部監督不到位等問題。政府采購相關部門之間信息溝通不暢會在一定程度上加劇上述問題的嚴重性。因此，對行政事業單位政府采購內部控制中信息與溝通問題進行研究，避免信息與溝通協調機制缺失、信息傳遞不準確和不及時等因素影響政府采購內部控制的質效，是非常有必要的。

1" 行政事業單位政府采購內部控制概述

政府采購是各級國家機關、事業單位和團體組織，使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內的或采購限額標準以上的貨物、工程和服務的行為。經過20多年的發展，我國政府采購已經覆蓋行政事業單位，并深入政府經濟管理的各個領域。根據財政部2022年9月發布的數據，2020年全國政府采購規模為36 970.6億元，是2002年1 009.6億元的36倍多；占全國財政支出和GDP（國內生產總值）的比重較大，分別達到10.2%和3.6%。隨著政府采購執行范圍及規模的顯著擴大，政府采購在經濟發展中發揮的作用日益顯著。

2003年1月，《中華人民共和國政府采購法》正式實施，標志著我國政府采購制度改革全面進入法治化軌道。2015年3月，《中華人民共和國政府采購法實施條例》施行，加快建立全面規范、公開透明的政府采購制度邁出更加堅實一步。2018年11月，中央全面深化改革委員會第五次會議審議通過《深化政府采購制度改革方案》，吹響新時期深化政府采購制度改革的號角。可見，政府采購制度改革不斷向縱深推進，政府采購機制不斷優化和完善。

政府采購制度和采購機制不斷改革和完善，在規范和節省財政性資金的同時，也能大大支持國家建設和發展，體現出了巨大的影響力。從實際執行看，政府采購降低了行政事業單位采購的隨意性。但與此同時，隨著財政審批環節的優化及流程的簡化，在提高效率的同時，采購人員權限也在變大，相應的責任逐步增加，從而帶來了新風險。因此，加強對行政事業單位政府采購的內部控制，以減少政府采購“放管服”帶來的內部風險，顯得尤為必要。

黨的十八大和黨的十八屆四中全會提出規范公共權力運行，對政府采購等活動提出制約和監督的要求，并要求對采購人內部流程加以控制。2016年6月，財政部出臺《關于加強政府采購活動內部控制管理的指導意見》（以下簡稱《意見》），提出建設依法合規、運轉高效、風險可控、問責嚴格的政府采購內部運轉和管控制度［1］。當前，行政事業單位在《意見》指導下雖然普遍建立了內部控制制度，但是實際情形是，部分行政事業單位對內部控制制度不夠重視，內部控制建設與執行流于形式，應付工作、應對檢查居多。內部控制制度往往是一紙空文，未得到有效實施，更沒有發揮應有的作用，完善和優化內部控制制度也就無從談起。政府采購作為內部控制業務層面的組成部分，也往往容易被忽略。行政事業單位政府采購內部控制的規范性、有效性直接影響政府采購活動的質量和效率。識別政府采購各業務流程的風險點，建立健全行政事業單位政府采購內部控制，對提升行政事業單位政府采購活動的質效、提高財政資金使用效率、保證行政事業單位履職效能等具有重要的現實意義。

當前，行政事業單位政府采購相關部門之間信息溝通不暢，影響了政府采購效率和內部控制效果。本文就政府采購內部控制中信息與溝通方面存在的問題進行分析，提出完善和改進行政事業單位政府采購內部控制信息與溝通機制的措施，旨在為加強行政事業單位政府采購內部控制提供思路。

2" 行政事業單位政府采購內部控制信息與溝通方面存在的問題

2.1" 信息溝通機制尚待完善

行政事業單位不同部門之間缺乏有效的政府采購信息共享和協調，可能導致信息不對稱，造成重復采購或錯失采購機會。缺乏有效的溝通渠道和協作機制，也可能阻礙信息流動和及時決策［2］。

2.1.1" 缺乏有效的政府采購信息共享和協調機制

行政事業單位內部不同部門之間缺乏有效的政府采購信息共享和協調機制，不利于政府采購活動的順利實施及對其進行監督。政府采購需求部門根據其日常運行和建設發展情況確定采購需求，編制采購計劃，并將采購計劃及時傳遞給財務部門；財務管理部門根據采購計劃申報政府采購預算，并對政府采購資金支付的合理性、合法性和合規性進行審核；政府采購管理部門負責采購需求文件的審查、政府采購業務的具體執行和操作、采購相關文件的存檔、政府采購政策的咨詢解答等工作；單位內部審計、紀檢監察等監督部門負責政府采購全流程的風險管控工作，及時甄別并處理政府采購需求制定、執行過程中及合同履行過程中的風險。由此可見，政府采購業務從采購需求的確定、采購計劃的編制、采購資金支付的審核、政府采購預算申報到政府采購活動的執行，每個環節都需要單位內部各相關部門之間進行有效溝通和充分協作。只有這樣，才能確保政府采購需求計劃的合理性、政府采購預算編制的準確性和規范性、政府采購活動執行的合規性和政府采購內部監督的有效性。

然而，目前的實際情況是，大多數行政事業單位各部門處于相對獨立的狀態，工作職責和承擔的業務各不相同，部門的專業化水平越來越高。各部門大多只專注于自身職責范圍內的業務和工作，信息溝通和共享意識不強，對于本部門以外的業務內容、業務流程知之甚少，只有在本部門與其他部門業務上存在交叉或融合時才會進行相關信息溝通和共享，部門間的邊界越來越清晰。政府采購與其他工作有所不同。從其流程看，政府采購全流程需要單位內部相關部門之間相互溝通與協作才能有效完成。從其涉及的內容看，小到行政事業單位辦公用品、辦公設備的購買，大到大型儀器設備的采購、工程項目的實施，都需要內部相關部門反復溝通、有序銜接。但是，因相關部門之間缺乏有效的溝通渠道和協作機制，難免出現信息處理不便利、溝通交流不及時的情況，不利于政府采購活動的順利實施及對其進行監督。以政府采購活動的執行為例，因缺乏信息溝通和共享機制，政府采購活動的執行部門很少將采購進展情況等有關信息及時傳遞給資產管理和監督部門。相關部門需要了解政府采購相關情況時，大多只能借助詢問采購執行部門有關人員的方式。信息來源單一，信息準確性和可信度有待考證，溝通效率不高，溝通效果不盡如人意，都影響了政府采購內部控制的效果。

2.1.2" 缺乏積極、有效的溝通機制

行政事業單位與財政相關部門就政府采購系統運行及實際使用等方面缺乏積極、有效的溝通，在一定程度上影響了政府采購效率。行政事業單位作為政府采購系統和平臺的直接和主體使用者，具有最直觀的感受，也最能發現政府采購系統運行及實際使用等方面的問題。但行政事業單位與財政相關部門很少就政府采購系統的實際使用和系統功能的改進、優化、提升等方面進行積極、有效的溝通。行政事業單位大多發現的是系統和平臺操作方面的問題，對系統和平臺改進的實際情況缺乏充分的了解。財政相關部門很少對系統和平臺的使用體驗感等方面的問題進行專門的了解和調查，導致相關問題有時無法得到及時、有效的解決，影響了行政事業單位政府采購的效率。

2.2" 信息的準確性和時效性有待提高

政府采購涉及行政事業單位多個部門，由于缺少部門間的信息共享和溝通協調機制，跨部門的信息溝通成本高、溝通效率低、溝通效果不理想。相關部門執行政府采購內部控制各環節工作時會持事不關己、高高掛起的態度，認為只要完成自己職責范圍內的業務工作就可以了，下意識或人為把自己與其他部門割裂開來。因此，相關部門在執行政府采購內部控制各環節工作時難免出現拖沓、不理解、不配合的情況，政府采購相關信息的準確性、及時性必然受到影響，最終影響政府采購內部控制的效率和效果。與此同時，政府采購涉及大量信息，包括采購需求、供應商資質、合同條款等。如果這些信息不準確或更新不及，也會影響決策的準確性和效率。主要表現在：

2.2.1" 相關部門傳達信息的形式不規范

部分行政事業單位因缺乏制度化的政府采購流程，某些指令或業務流程等信息通過口頭傳達，沒有正式或正規的書面文件。在口頭傳達過程中，信息傳達者與接收者的表達能力和理解能力不盡相同，難免出現傳達者沒有把信息完全描述清楚或接收者沒有完全理解信息的情況。信息傳遞過程中表達與理解出現偏差，會使信息的準確性受到影響，進而導致政府采購內部控制風險增加。

2.2.2" 信息化程度不高

部分行政事業單位仍主要通過紙質單據傳遞政府采購信息，且傳遞工作依賴人工完成。政府采購相關人員需要花費很多時間在單據傳遞和等待審批等環節，且紙質單據在審批流轉過程中容易損壞或丟失，也在一定程度上影響了信息的準確性和時效性，導致政府采購效率低下。與此同時，部分行政事業單位政府采購相關部門沒有實現數據共享或共享程度較低，數據“碎片化”“孤島化”現象比較突出。比如，政府采購需求、政府采購計劃與財務部門的預算申報、政府采購資金支付等各個環節沒有整合起來，未實現信息和數據共享，也會降低信息的準確性和信息傳遞的及時性，進而影響政府采購效率［3］。

2.2.3" 政府采購相關信息公開不充分

部分行政事業單位政府采購的具體情況和細節，往往只有該業務的直接經辦人員清楚，如政府采購采取何種形式、進展到何種程度、在此過程中出現了什么問題等。同時，單位也沒有要求及時統計和公開政府采購項目情況。這些可能會在一定程度上加劇采購信息的不對稱，影響信息傳遞的及時性。

3" 完善行政事業單位政府采購內部控制信息與溝通機制的措施

3.1" 強化信息溝通及共享

行政事業單位應實時掌握業務流動節點，提高業務傳遞的流暢性，及時傳遞風險信息，在防患于未然的同時，降低各部門風險信息獲取成本。

3.1.1" 掃除信息溝通障礙

行政事業單位應在內部建立規范、有效的政府采購信息溝通和協調機制，掃除政府采購各相關部門之間的信息溝通障礙［4］。一是建立政府采購信息溝通和協調機制。行政事業單位可在內部成立專門的政府采購業務溝通協調小組，小組成員包含單位分管政府采購工作的領導，以及政府采購管理部門、采購需求部門、財務部門、資產管理部門、內部監督部門負責人及相關人員等，共同解決政府采購活動全流程中信息溝通或協調不暢等引發的問題。二是進一步加強政府采購相關部門、相關崗位人員之間的信息溝通和共享。政府采購需求部門、資產管理部門、財務部門和內部監督部門等相關部門，預算編制、預算審批、資產管理、工程及項目負責人等相關崗位人員，需要緊密配合，及時、積極地進行溝通，防止溝通或協調不暢導致信息不對稱，造成采購失敗或資金、資產浪費，從而提高政府采購效率，防范政府采購風險。

3.1.2" 建立健全政府采購信息公開制度

行政事業單位應建立健全政府采購信息公開制度，使政府采購信息公開規范化、長效化。信息公開是政府采購內部控制中加強信息與溝通的重要手段之一，也是單位內部監督獲取信息的一個重要途徑。政府采購信息公開得越全面、越詳細，相關部門間溝通不暢的問題越能得到及時、有效的解決。行政事業單位可在內部網站上增加政府采購欄目，發布政府采購相關政策和制度、通知公告，將政府采購不同業務的要求和流程、政府采購項目的預算、招標詢價公告、采購成交公告、采購合同等各環節的信息進行完整公開，并設置為長期可見。這有利于政府采購相關部門，如財務部門、資產管理部門、內部監督部門等，隨時查閱、了解和跟蹤政府采購項目情況，及時發現政府采購活動中出現的問題，及時交流和溝通，進一步防范和降低政府采購風險，使政府采購內部控制更加有效。

3.2" 改善信息流動和溝通渠道

行政事業單位應加強采購部門與財政有關部門之間的溝通，拓寬二者之間的溝通渠道。除日常的政府采購系統運維及政府采購主管部門辦公電話外，財政相關部門可以增設政府采購系統和政府采購業務的微信交流群，以便行政事業單位將政府采購系統運行和實際使用等方面的問題，以及政府采購業務活動執行過程中遇到的特殊的、不知如何處理的情況，及時在群里進行咨詢和反饋。財政相關部門也可以設置專門郵箱或以調查問卷的形式，定期收集、整理、歸納行政事業單位關于完善政府采購系統功能、提升系統使用感等方面的建議，以及行政事業單位在政府采購業務活動執行過程中遇到的共性問題，將采購系統功能完善和提升等方面合理、可行的建議及時反饋后臺技術運維人員，由其對系統進行完善和升級，并且定期對進展情況進行跟蹤和了解。行政事業單位還可以將政府采購業務活動執行過程中遇到的共性問題和解答整理成冊，并定期發布，提高政府采購效率。

3.3" 構建合理、高效的政府采購信息傳遞機制

3.3.1" 建立健全政府采購制度

建立健全行政事業單位政府采購制度，有利于保證信息傳遞的規范性和準確性。目前，行政事業單位已將符合條件的采購項目全部納入政府采購范疇。政府采購已經成為行政事業單位的一項重要業務。政府采購制度是行政事業單位開展政府采購活動的具體依據，而目前部分行政事業單位還沒有建立政府采購制度。部分行政事業單位即使建立了政府采購制度，也只是籠統地照搬照抄政府采購法律法規和相關規定，沒有結合實際情況和特點制定適合自身的合理、規范、細化的政府采購制度。這導致單位在政府采購過程中因缺少制度化的采購流程等，出現傳達信息的形式隨意或不規范、信息的準確性受到影響等情形。因此，建立健全行政事業單位政府采購制度，對于提高信息傳遞的規范性和準確性，從而保證政府采購內部控制的有效實施非常有必要。具體來說：

一是因地制宜。行政事業單位應從政府采購業務的實際情況出發，在《中華人民共和國政府采購法》《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》等核心政策制度和規范的指引下，結合單位實際情況或現有政府采購制度建設情況，建立健全政府采購各項規章制度，為政府采購活動過程中信息的規范、準確傳遞奠定基礎。二是因時制宜。隨著行政事業單位政府采購覆蓋的范圍越來越廣，政府采購的需求越來越豐富，政府采購工作中會不斷出現新問題和新矛盾。對此，行政事業單位需要與時俱進，關注國家出臺的關于政府采購的新政策文件，并及時修訂本單位政府采購相關規章制度，從而保證政府采購相關人員傳遞的信息準確、有效。三是建立政府采購制度匯編。行政事業單位可將政府采購規章制度匯編成冊，并及時進行更新和修訂，便于相關部門及人員了解、學習和查閱；將政府采購具體業務流程制作成業務操作指南，使政府采購業務相關人員可以按照規范、標準的流程進行操作，減少或避免某些指令或業務流程等信息的口頭非正規傳達，推動政府采購內部控制有效實施。

3.3.2" 進一步加強信息化建設

行政事業單位應構建合理、高效的政府采購信息共享和傳遞機制，并根據需要不斷完善優化和升級，使信息傳遞更加準確、及時、有效，提升政府采購內部控制的質效。目前，大多數行政事業單位都有OA（辦公自動化）系統，要在健全本單位OA系統管理制度的基礎上，提高各部門人員尤其是政府采購相關部門人員對OA系統的使用率，使政府采購相關信息通過OA系統進行流轉，減少紙質單據在傳遞和等待審批等環節上耗費時間、在流轉過程中容易損壞或丟失等問題［5］。與此同時，行政事業單位可利用信息化系統加強政府采購相關環節數據間的關聯和共享，將政府采購的需求發布、計劃編制、預算申報、資金支付、檔案管理等相關環節統一歸入系統，使相關部門能實時共享相關信息，切實提高政府采購效率，提升內部控制水平。

4" 結語

綜上所述，強化信息溝通及共享，改善信息流動和溝通渠道，構建合理、高效的政府采購信息傳遞機制，對于加強行政事業單位政府采購需求計劃的合理性、政府采購預算編制的準確性和規范性、政府采購活動執行的合規性和政府采購內部監督的有效性，從而提升政府采購內部控制的效率和效果，都有促進作用。

參考文獻

［1］呂亞男.行政事業單位政府采購內部控制問題研究［D］.濟南：山東師范大學，2023.

［2］劉秀竹，卿艷.機關事業單位政府采購內部控制管理策略探究［J］.國際公關，2022（16）：92-94.

［3］李飛蓉.內江市政府采購信息化建設的問題及對策研究［D］.成都：電子科技大學，2023.

［4］黑東東.淺談信息化管理在事業單位政府采購中的應用［J］. 商訊，2021（12）：120-122.

［5］謝彤，李朝暉.高等院校政府采購信息化建設現狀及優化探究［J］.中國管理信息化，2023，26（6）：82-84.

收稿日期：2024-04-09

作者簡介：

盛丹，女，1982年生，碩士研究生，會計師，主要研究方向：預算管理、政府采購、績效運行監控。