大數據環境下高校電子文件管理對策研究

摘" "要：當前信息技術飛速發展，高校作為文件傳輸、管理的重要聚集地，自然也需要在電子管理上注重創新，讓其電子文件管理滿足多個部門的不同需求，并且需要通過借助智慧辦公系統提高其信息傳輸效率，確保信息化給其帶來更多發展推動力。結合目前高校電子文件管理的現狀，挖掘其中存在的一些問題，并且針對問題進行闡述，提出有效的解決方法，從而推動高校電子文件管理制度的建設。

關鍵詞：大數據；高校；電子文件；管理模式

中圖分類號：F49" " " " 文獻標志碼：A" " " 文章編號：1673-291X（2024）12-0137-04

隨著信息化應用越來越廣泛，高校作為人才培養的搖籃，自然需要加強對于電子文件發展的管理。現如今高校涉及的網絡應用越來越多，電子文件數量逐年呈增加趨勢，數據量也越來越龐大，因此需要在電子文件管理上積極進行創新發展。高校需要從組織結構、管理模式、方式方法到制度建設，全面推動高校電子文件管理的進步，積極解決電子文件管理存在的諸多問題，推動學校電子文件管理制度的有效建設。

一、高校電子文件管理發展現狀

21世紀初，我國開始重視電子文件管理，從《電子公文歸檔管理暫行辦法》（2003年）頒布，到《黨政機關電子公文處理工作辦法》（2019年）等和《中華人民共和國檔案法》等文件的出臺，促進了電子文件管理的法治化與規范化。近年來，我國政府在電子文件歸檔和電子檔案管理方面取得了顯著進展。國務院辦公廳發布了《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》，旨在規范和推進政務服務電子文件的歸檔和電子檔案管理工作。這一辦法強調了統一規劃、全程管理、規范標準、高效利用和安全可控的原則，旨在推動政務服務電子文件從形成、辦理到歸檔管理的全流程電子化管理。此外，國家檔案局也推進了企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作，以及企業數字檔案館（室）建設試點工作，并且已經取得了積極成果。在地方層面，上海市和云南省已經采取了具體措施來實施這些新的指導方針。上海市新修訂的《上海市檔案條例》將政務服務“一網通辦”電子檔案管理納入其中，明確了政策導向和工作要求。云南省則通過建立通用電子檔案管理系統，實現了政務服務電子文件和電子檔案的全流程單套管理，大幅提升了政務服務事項電子文件歸檔效率，并有一系列相關標準和指導性文件的頒布。許多地方政府和檔案主管部門積極開展電子文件歸檔和管理工作試點，開始由分散管理模式向集中管理模式轉變，并取得了一定成績[1]。

在此背景下，高校電子文件管理的進展相對較慢，顯得較為被動。這可能是因為高校在電子文件管理方面面臨的挑戰與政府機構和企業有所不同，還有如資源限制、技術能力不足、管理體系不完善等困難。高校電子文件既缺少政府、行業層面指導，又缺少高校內部的整體設計、統一規劃，若不及時進行改革和創新，則很難保證全面、規范地收集該類資源，隨之也會影響電子文件的完整保存和有效利用，以致高校可能會在未來的電子資源管理上承擔更高的經濟和時間成本。總的來說，高校電子文件管理的發展現狀是積極的，但仍存在一些挑戰，如管理制度的完善、技術的更新、安全與隱私保護等。因此，高校需要根據自身的實際情況制定相應的電子文件管理策略，并積極尋求外部支持和合作，以提高電子文件管理的效率和效果。總之，高校應繼續加強電子文件管理的信息化建設，以更好服務于教學、科研和行政管理工作。

二、高校電子文件管理存在的問題

目前，我國很多高校都在積極推動信息化建設，推動網絡技術的全面應用，越是如此，針對高校的電子文件管理建設就越需要加以重視。高校每年需要傳輸、存儲和管理大量電子文件，這對于高校而言是一件十分重要的事情，特別是其中存在的諸多問題需要及時解決。

（一）高校電子文件管理統籌規劃不足

當前高校電子文件管理規劃上存在漏洞，尤其是缺乏頂層設計。第一，缺乏全校范圍內的統一規劃，從而導致各部門各自為政，管理方式和標準不統一。在當前高校檔案信息化建設過程中，高校電子文件管理往往未能有效融入高校的整體規劃之中，導致電子文件管理的統籌規劃體系不夠完善。這表現在高校的管理部門及其管理人員在處理電子文件時，常常感到自身能力不足以應對挑戰。第二，管理制度不健全，缺少完善的電子文件管理制度，包括文件的分類、歸檔、存儲、備份、檢索和利用等方面都沒有明確的規定和流程。第三，未納入校務管理事項。在推動電子文件管理的過程中，很多高校都沒有將電子文件管理納入校務管理中，這就導致很多時候高校單一部門面對的電子文件管理問題難以擴大到全校范圍進行統一解決，使得相關部門面對海量電子文件的時候往往力不從心。

（二）高校電子文件管理機構不全，職責不明

現如今，很多高校對于電子文件的管理是各個部門自行開展的，沒有一個統一負責的管理機構，這就導致各個部門沒有統一規劃，管理方式分散且不同，文件傳輸十分困難。首先，缺乏專門機構。許多高校沒有設立專門的電子文件管理機構，即使有，也可能缺乏足夠的權力和資源來有效執行其職能。各部門采取的都是各自的業務系統進行文件管理，從而導致在部門與部門進行文件傳輸的時候存在信息交流不及時的情況。其次，職責劃分不清。在高校內部，電子文件管理的職責大都分散在不同的部門，如圖書館、檔案館、信息技術部門等，容易導致責任不明、協作困難。同時，很多高校在文件管理的系統更新上不及時，大部分都是采用舊的業務系統，兼容度和匹配性都不足，導致電子文件管理風險較大，一旦出現問題，就會因職責不明導致相互推諉，無人承擔責任。最后，管理流程不明確。高校缺乏統一的電子文件管理政策和標準，使得管理人員在執行任務時缺乏明確的指導；沒有明確的管理流程和操作指南，導致電子文件管理的各個環節可能出現漏洞，如文件的收集、整理、歸檔、利用等。為了解決這些問題，高校需要建立、加強專門的電子文件管理機構，明確其職責和權限，配備專業人才，制定清晰的管理流程和政策，確保電子文件的有效管理和安全利用。同時，高校還應加強內部協作，提高電子文件管理的效率和效果。

（三）高校電子文件管理缺乏法制標準

近年來，我國已經就電子文件的歸檔和管理出臺了相關的文件，如較為熟悉的《電子文件歸檔與管理規范》。但文件的適用性不強，因此落實到高校各個部門后可操作性大大降低。首先，高校內部缺乏針對電子文件管理、歸檔、存儲、備份、檢索和利用等的規章制度，因而造成電子文件管理十分混亂。其次，法律合規性不足。高校在電子文件管理上未能充分考慮法律合規性，如符合版權、隱私保護等法規，容易引發法律風險。最后，存在信息安全和隱私保護問題。缺乏法制標準可能導致高校在電子文件管理上忽視信息安全和個人隱私保護，從而增加數據泄露和濫用的風險。為了解決這些問題，高校需要加強與法律法規的銜接，建立完善的電子文件管理制度，制定統一的規范和標準，并加強對信息安全和隱私保護的關注。同時，高校還應加強內部培訓，以提高管理人員對法律法規的認識和遵守程度，確保電子文件管理的合法性和規范性。

（四）高校電子文件管理缺乏專業人才

現如今，高校在電子文件管理人員分配問題上顯得力不從心，主要表現為以下幾點。第一，專業知識和技能不足。電子文件管理是一項涉及信息技術、檔案管理、法律法規等多個領域的專業工作，而許多高校缺乏具備這些跨學科知識和技能的復合型人才。高校現如今的電子文件管理工作人員往往結構單一，很多都是退休教師或者是一些兼職員工，他們的能力明顯不足，專業性也有待加強，從而在一定程度上增加了電子檔案的風險。第二，人才培養機制不完善。由于高校自身缺乏計算機技術相關的專業人才，同時缺乏針對電子文件管理專業人才的培養機制，包括專業課程設置、實習實踐等，導致專業人才的供給缺乏，使得他們在面對日益復雜的管理任務時感到能力不足。第三，電子文件的質量難以保證。在電子文件的生成和流轉過程中，可能會因為技術問題、操作失誤或設備不兼容等原因，導致文件質量受損，影響其可靠性和完整性。

三、高校電子文件管理的解決對策

針對目前高校電子文件管理的狀況，迫切需要對高校內部進行深入的剖析和改進。這包括從頂層設計和全面規劃入手，明確電子文件管理職責，制定統一管理標準，以及培養專業人才深入研究技術等多個方面，旨在推動高校電子文件管理向科學化、高效化方向發展。

（一）建立健全高校電子文件管理制度

在信息化背景下，高校在推進電子文件管理的過程中應當持續地構建和完善電子文件管理的規章制度。第一，制定明確的政策和規范。高校應制定明確的電子文件管理政策和規范，包括電子文件的定義、分類、歸檔、存儲、備份、檢索、利用和銷毀等全周期的管理流程，以保證高校電子文件管理工作的順利開展與實施；應結合高校電子文件管理中存在的問題，制定電子文件管理的統籌規劃、相關制度。第二，制定詳細的規章制度和管理手段。通過建立高校電子文件管理制度，促使各個部門的管理工作更好地銜接和協調處理，有效提升管理成效，讓高校更好開展各項電子文件業務。第三，堅持不斷完善管理制度。制度可以反映出一個管理系統中相互聯系、不可或缺的關系。在高校電子文件的管理過程中建立高校電子文件的管理制度能很好地使得高校電子文件的管理更有保障。高校應根據電子文件的不斷發展及時更新相關制度，保障電子文件的規范管理[2]。

（二）明確高校電子文件管理機構和職責分配

對于高校而言，對電子文件的管理需要明確管理部門和機構，確定相關的職責分配，從而推動高校在電子文件管理上的有效開展。首先，建立專業管理機構。高校應設立專門的電子文件管理機構，明確其職責和權限，明確其負責電子文件管理的規劃、實施和監督。如由電子文件管理辦公室或電子檔案館來負責電子文件管理的整體規劃和執行。其次，明確機構職責。電子文件管理機構的職責應包括制定和執行電子文件管理政策、監督電子文件的生命周期、確保電子文件的法律合規性、維護電子文件的安全性和完整性等。再次，實現跨部門協作。電子文件管理往往涉及多個部門，如信息技術部門、檔案部門、圖書館等，因此，需要明確各部門在電子文件管理中的職責和協作機制，確保工作的順利進行。最后，及時調整管理職責。隨著信息化技術的發展和電子文件管理需求的變化，高校應確保電子文件管理機構和管理職責具有適應性和靈活性，以便能夠及時調整和優化。這項工作主要包括增加新的管理機構、調整管理層次、優化管理流程等，以確保電子文件管理工作的順利進行。同時，高校還應明確各個管理機構的職責和權力，避免職責交叉和重疊，提高管理效率。

（三）制定高校電子文件管理統一標準

第一，確保法律合規性。高校在制定電子文件管理標準時，應參考和遵循國家檔案局等權威機構發布的標準和指南，電子文件管理制度應符合國家相關法律法規的要求，如版權法、隱私保護法等，確保電子文件管理的合法性。第二，制定統一的標準和規范。高校應制定統一的電子文件管理標準和規范，確保各部門在管理電子文件時采用一致的方法和標準；應明確電子檔案的操作步驟，統一使用標準，形成標準化的存儲模式，使電子檔案的管理更加科學化、規范化和系統化。第三，建立監督和評估機制。隨著技術的發展和電子文件管理需求的變化，高校應建立監督和評估機制，定期檢查電子文件管理制度的執行情況，并根據需要進行調整和改進。通過制定和實施統一的電子文件管理標準，高校可以確保電子文件管理的專業性和一致性，提高電子文件的質量和利用價值，同時降低管理成本和風險。

（四）培養高校電子文件管理專業人才

高校在發展過程中要始終堅信人才對于高校發展的意義和重要性，針對電子文件管理加強管理人員的專業能力，注重電子文件管理的有效開展。第一，加強人才培養和技術支持。高校應通過開設相關課程、舉辦培訓等方式，提高師生的電子文件管理意識和技能。這些課程可以包括電子文件管理的理論知識、實踐操作、技術應用等，以幫助師生了解和掌握電子文件管理的核心知識和技能。此外，高校還應加強技術支持，為電子文件管理提供必要的軟硬件支持。這包括購買和維護電子文件管理系統、提供充足的存儲空間、確保網絡安全等，以支持電子文件管理的有效運行和信息安全。第二，實施繼續教育，提高管理水平。對于在職的管理人員，高校應提供繼續教育和專業發展課程，幫助他們更新知識、提升技能，以適應電子文件管理領域的新技術和新趨勢。這些課程可以包括電子文件管理的最新理論、實踐案例分享、技術應用、法律法規更新等，以使管理人員能夠跟上電子文件管理領域的發展步伐，提高其管理水平和專業素養。第三，加強國際合作與交流。電子文件管理是一個全球性的領域，高校應與國際高校和機構開展交流與合作，借鑒國際先進的管理經驗和技術。通過上述措施，高校可以培養出具有專業知識和技能的電子文件管理人才，為高校和社會提供高質量的電子文件管理服務。同時，也有助于推動電子文件管理領域的發展和創新。

信息化環境雖然給高校電子文件管理帶來了一定的挑戰，但同時也帶來了一個很好的機遇。高校電子文件管理過程中應結合高校的實際情況、存在的問題等，通過建立健全高校電子文件管理制度、明確高校電子文件管理機構和職責分配、制定高校電子文件管理統一標準和培養高校電子文件管理專業人才等措施，更好落實高校電子文件管理工作，有效落實相應的管理制度與規范，促進高校電子文件管理質量和水平的提高。

參考文獻：

[1]" "謝俊英.高校電子文件管理問題及其應對策略[J].蘭臺內外，2022（10）：46-48.

[2]" "金子妮.信息化環境下高校電子文件管理制度建設分析[J].信息記錄材料，2021（2）：70-71.

Research on the Management Mode of Electronic Documents in Colleges and Universities under

the Big Data Environment

LI Dan

（Heilongjiang Bayi Agricultural University， Daqing 163319， China）

Abstract： Nowadays， with the rapid development of information technology， colleges and universities， as an important gathering place for document transmission and management， naturally need to pay attention to innovation in electronic management， so that electronic document management in colleges and universities can meet the different needs of many departments. By using the smart office system to improve the efficiency of information transmission in colleges and universities， it is ensured that informatization will bring more development impetus to colleges and universities. Based on the current situation of electronic document management in colleges and universities， this paper explores some problems， expounds the problems， and puts forward effective solutions to promote the construction of electronic document management system in colleges and universities.

Key words： Big data; Colleges and universities; Electronic documents; Management mode

[責任編輯" "興" "華]