醫院辦公室文書檔案電子化管理的有效策略

摘要：目前，醫院在提倡電子化管理的進程中，面臨著技術、人才、標準化和法律隱私的諸多挑戰。為此，該文分析了醫院辦公室文書檔案電子化管理的重要性，結合當前醫院辦公室文書檔案電子化管理面臨的問題，提出了切實可行的管理策略，旨在提升和完善醫院電子化檔案的實施。

關鍵詞：醫院辦公室；文書檔案；電子化管理

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2024.08.077

中圖分類號：R 197.324；TP 3" " " " " " " " "文獻標志碼：A" " " " " " 文章編碼：1672-7274（2024）08-0-03

Effective Strategies for Electronic Management"of Hospital Office Documents and Archives

HONG Ni

（The Second Hospital， University of South China， Hengyang 421001， China）

Abstract： Currently， hospitals are facing many challenges in promoting electronic management， including technology， talent， standardization， and legal privacy. Therefore， this article analyzes the importance of electronic management of hospital office documents and archives， and proposes practical and feasible management strategies based on the current problems faced by electronic management of hospital office documents and archives， aiming to enhance and improve the implementation of hospital electronic archives.

Keywords： hospital office; documents and archives; electronic management

0" "引言

推動電子化管理進程中醫院面臨技術支持不到位、員工能力欠缺、管理標準缺乏統一、法律和隱私保護不完善等諸多問題。為此，文章旨在探究醫院辦公室文書檔案電子化管理有效策略，以供參考與借鑒。

1" "醫院辦公室文書檔案電子化管理的重要性

1.1 提高管理效率

電子化管理不僅是現代醫院在管理模式上的革新，也是促進管理效率提高的關鍵。傳統紙質檔案管理方式具有存儲空間受限、檢索效率低、容易損壞和丟失等多種缺點。電子化管理是通過運用計算機技術以及網絡通信技術對文書檔案進行電子形式的儲存、傳遞以及加工，大幅提升管理便捷性和效率。一是電子化管理可以使檔案信息迅速檢索、共享，使信息在醫院內各個部門間流通更暢通、效率更高。二是電子化管理能節約大量物理存儲空間和檔案管理成本。三是電子化管理具有備份、恢復等功能，在出現意外情況時，檔案信息完整性、安全性都可以得到保證。

1.2 增強數據安全性

電子化管理是一種全新的管理方式，有利于加強數據的安全性。一是電子化管理，通過使用先進的數據加密技術及訪問控制機制來保證文書檔案存儲與傳遞時的安全。通常采用加密處理的方式，即便是非法獲取數據也很難進行解讀與使用，有效地保護了患者隱私與醫院機密信息。同時，訪問控制機制能夠約束檔案訪問權限，保證只有被授權者才能夠訪問并運行檔案，從而進一步提高數據安全性。二是電子化管理為數據備份與恢復提供數據，有效地應對數據丟失與破壞風險。通過對檔案數據進行定期的備份，即便出現意外導致數據的丟失或損壞，也能迅速地從備份中恢復數據，避免影響醫院正常運營[1]。

1.3 促進醫院信息化建設

現代社會信息化程度越來越高，實現醫院辦公室文書檔案電子化管理對推動醫院信息化建設具有決定性作用。一是電子化管理在醫院信息化建設中占有舉足輕重的地位。通過傳統紙質檔案向電子檔案的轉變，促進了檔案管理向著數字化、網絡化、智能化方向發展，從而對醫院內各科室間的信息共享、業務協同以及決策支持等方面提供強有力的支撐。二是電子化管理促進醫院業務流程優化再造。通過醫院內信息資源整合、電子化管理，突破科室間信息壁壘，達到信息實時共享、快速傳輸。工作人員能夠更有效地對患者信息進行處理，制定治療方案，從而提高醫療服務效率與質量。

2" "醫院辦公室文書檔案電子化管理面臨的問題

2.1 技術問題

首先，技術更新快，要求醫院更新原有軟硬件設施。有些醫院由于受經費，技術條件所限，可能很難及時對相應技術設備進行更新與維護，造成電子化管理系統運行不夠平穩，甚至會發生數據丟失或者破壞。其次，數據安全性與隱私保護等電子化管理的技術問題。網絡攻擊與黑客技術日益發展，醫院文書檔案也面臨嚴重的安全威脅，如何保障電子檔案存儲、傳輸及處理時的安全性，避免數據泄露及非法訪問是醫院推進電子化管理面臨的重要問題。最后，技術標準化與兼容性的技術難點。由于各部門、各系統可能會出現技術上的差異以及兼容性等問題，使檔案信息很難進行有效地共享與交流，將影響醫院內部工作效率，給醫療服務質量與安全性造成不利影響。

2.2 人員問題

在傳統檔案管理模式慣性思維的作用下，一些職工可能會對電子化管理產生抵觸或者觀望的心理，缺少必要的能力與知識儲備，很難適應新型管理模式。醫院要推進電子化管理，就必須組建有專業知識與技能的管理隊伍。但是，當前醫院內可能缺少電子化管理專業人才，現有人員從技能、知識結構以及經驗上都可能不能充分適應電子化管理需要。

2.3 標準化問題

一是電子檔案格式和存儲沒有統一標準。當前不同醫院或同一家醫院中不同科室可能使用的電子檔案格式與存儲方式不同，檔案信息共享與使用受限，既影響醫院內部工作效率，又增加了管理成本。二是檔案管理流程和制度標準化不足。由于歷史原因及科室之間的不同，各醫院檔案管理流程、歸檔、檢索及銷毀過程中可能會出現不統一的做法，造成檔案信息混亂。這種非標準化管理模式在降低檔案管理工作效率的同時，還會加大錯誤發生的概率。

2.4 法律與隱私保護問題

一是電子化管理系統廣泛使用，醫院電子檔案的創建、存儲、傳輸和使用等各個環節，都需要遵守包括數據保護法、隱私法、知識產權法等在內的法律法規。但這些法律通常會因區域和國家不同而有所差異，醫院國際化運營需要面臨較為復雜的法律環境。二是患者隱私保護必須引起醫院電子化管理的高度重視。電子檔案包括大量患者的個人信息，例如，身份信息、病史和診斷結果，一旦外泄或者非法使用，就會對病人的隱私權造成嚴重的侵害，甚至會給病人帶來經濟損失[2]。

3" "醫院辦公室文書檔案電子化管理的有效對策

3.1 加強技術支持與投入

（1）完善軟硬件設施。首先，醫院要面向電子化管理系統要求更新和提升硬件設備。其中包括選擇性能穩定且存儲容量較大的服務器與存儲設備，保證電子檔案高效處理與安全存儲。同時結合醫院具體情況及需要，對計算機、打印機等終端設備進行合理調配，以提高職工工作效率。其次，軟件系統優化升級。醫院要選用功能完備、操作方便的電子檔案管理軟件并經常更新維護。通過對軟件系統進行優化，能夠實現檔案信息快速輸入、檢索與分享，提升檔案管理便捷性與工作效率。與此同時，還需保證軟件系統的安全性能，并采用加密和備份安全措施來保證電子檔案安全。

（2）引入先進的數據安全技術與工具。首先，醫院要積極引進加密技術對電子檔案加密，防止資料在傳遞、儲存等環節被非法占有或者篡改。同時醫院也要重視加密技術的不斷更新與提升，以保證所用技術可以抵抗最新網絡攻擊與黑客技術。其次，醫院可利用防火墻、入侵監測系統及其他網絡安全設備建立多層次網絡安全防護體系。這些裝置可以對網絡流量進行監測、發現和屏蔽可能存在的安全威脅，從而為電子檔案安全存儲與傳遞提供了堅實保障[3]。最后，積極引進數據備份與恢復技術，保證發生意外時快速地恢復資料。通過定期對電子檔案進行備份，當資料缺失或者被破壞后，工作人員能夠通過備份資料迅速進行還原，確保醫療服務持續進行。醫院除了引進數據安全技術和手段外，也需要加強管理與維護。其中包括設備及軟件的定期更新改造，以保證設備的性能與安全；嚴格管理使用人員權限，杜絕非授權訪問與操作；建立健全安全管理制度、應急預案等，保證安全事件發生后能快速反應、處置。

3.2 提升員工電子化管理能力

（1）定期開展培訓與教育。首先，醫院要根據職工對電子化管理的要求制訂全面、系統的培訓計劃。培訓內容要覆蓋電子檔案基本知識、管理系統操作流程、安全保密規定，以保證職工能充分理解電子化管理重要性及基本需求。其次，醫院要重視培訓方式多樣性與互動性。通過舉辦線上課程、專題講座、實操演練等形式多樣的培訓活動激發職工學習興趣與熱情。同時，鼓勵職工交流與共享，營造良好學習氛圍與互助機制。最后，建立培訓效果評估機制。通過定期對職工學習成果的考核與評價，及時發現與解決職工電子化管理過程中出現的問題與缺陷。同時依據評估結果對培訓計劃與課程內容進行持續優化，以提升培訓質量與成效[4]。

（2）建立電子化管理績效考核機制。首先，建立績效考核機制需確定電子化管理目標與標準。各醫院要根據自己的實際制定出具體、切實可行的電子化管理目標和各管理指標標準值。這些目標與標準，將是評價職工工作績效的主要依據。其次，績效考核機制要涉及諸多方面。除了工作量和工作質量這些傳統指標之外，還應該格外重視員工電子化管理中的績效問題。如職工對電子檔案管理系統操作技能掌握得熟練程度，檔案信息輸入、檢索與共享能力等。最后，將績效考核機制和激勵機制有機結合。依據職工電子化管理績效結果進行相關獎懲。通過正向激勵與反向約束結合，調動職工參與電子化管理工作的熱情與積極性，促進醫院辦公室文書檔案電子化管理工作向縱深發展。

3.3 建立統一的檔案管理標準

（1）制定電子檔案格式與存儲規范。首先，建立電子檔案格式規范，保證檔案信息可讀性、互操作性。醫院要參照國家及行業有關標準，并結合本單位實際情況，建立符合本單位需要的電子檔案格式規范。該規范應對電子檔案在文件格式、編碼方式和元數據標準方面進行明確規定，以保證檔案信息在各系統，各部門間無障礙交流與共享。其次，建立電子檔案存儲規范，確保檔案信息安全與長期可利用。要考慮到檔案的類型、數量和訪問頻率，并制定出科學合理的存儲策略。存儲規范要對存儲介質選擇，存儲位置確定以及備份與恢復策略進行明確，以保證電子檔案存儲時的安全，穩定與可訪問性。最后，建立電子檔案格式及存儲規范時，要充分考慮技術發展及業務變化對檔案的要求，并保持規范的靈活性及可擴展性。

（2）優化檔案管理流程與制度。首先，對現有檔案管理流程全面梳理與評價，確定流程存在的瓶頸，結合電子化管理特點與需求，重新規劃檔案管理流程，提升流程效率，降低管理成本。新型檔案管理流程要更重視電子化收集、儲存、傳遞與分享信息，減少紙質檔案利用，降低人工操作成本與錯誤率。其次，建立并完善檔案管理制度，確定各級管理人員及操作人員權責。對檔案收集、整理、鑒定、保管、使用、銷毀各環節的具體要求及操作流程做出規定，以保證檔案管理工作規范一致[5]。最后，建立檔案管理質量評價機制，并定期檢查和評價檔案管理情況。評估內容應當包括檔案是否完整、準確、可讀、安全、檔案管理流程與制度是否落實。通過對評估結果進行分析與反饋，使醫院能夠及時發現并解決檔案管理過程中出現的問題與不足，從而進一步完善檔案管理流程及制度。

3.4 加強法律與隱私保護

在醫療信息數字化、網絡化的今天，患者信息在安全性、隱私性等方面都受到了空前的考驗。醫院一定要嚴格按照有關法律法規進行管理，建立和完善隱私保護機制。首先，嚴格按照國家和國際上有關隱私保護法律法規辦事，保證檔案的收集、儲存、利用、共享各環節都能達到法律要求。同時醫院要定期對其隱私保護合規性進行評價，發現問題及時整改。其次，制定嚴格的隱私保護政策并明確檔案信息訪問權限與利用范圍。對敏感信息要通過加密，脫敏的技術手段加以防護，以防信息泄露與誤用。除此之外，還需要增強對員工隱私保護的培訓力度，以提升員工在隱私保護方面的認識和實踐能力。最后，醫院要建立快速響應機制來處理潛在的隱私泄露問題。當信息泄露時，各醫院立即啟動應急預案、采取必要的措施降低損失，主動配合有關部門查處。

4" "結束語

通過探討醫院辦公室文書檔案電子化管理有效策略，提出強化技術支持和投入，提高職工電子化管理能力等建議、制定檔案管理統一標準，強化法律和隱私保護的對策建議。實施上述對策，有利于醫院建立更高效，更規范，更安全的電子化管理系統，促進醫院管理效率及服務質量的提高，從而為患者提供更高質量的醫療服務。

參考文獻

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[4] 施泉惠．基于醫院辦公室文書檔案管理信息化探究[J]．辦公室業務，2020（19）：51-52．

[5] 梁威偉．數字化時代醫院文書檔案管理研究[J]．黑龍江檔案，2021（05）：224-225．

作者簡介：洪" 霓（1970—），女，苗族，湖南省保靖人，助理會計師，本科，從事辦公室干事工作。