醫(yī)院電子檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策探析

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技水平的不斷發(fā)展，信息技術(shù)成為各行業(yè)管理經(jīng)營(yíng)中的重要技術(shù)，為數(shù)據(jù)傳輸、分析提供了更便捷的方式。進(jìn)入大數(shù)據(jù)信息時(shí)代，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息技術(shù)構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)成為醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，而電子檔案管理對(duì)于管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理素養(yǎng)也提出了更高要求，如何有效構(gòu)建醫(yī)院電子檔案管理模式，提高檔案利用效率和管理質(zhì)量，是醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的首要研究問(wèn)題。通過(guò)醫(yī)院電子檔案管理優(yōu)化醫(yī)院管理職能，從而推動(dòng)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)和高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；電子檔案；管理；現(xiàn)狀；改善對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

醫(yī)院檔案管理工作的主要內(nèi)容是對(duì)醫(yī)療檔案展開(kāi)管理、保存，方便醫(yī)院開(kāi)展醫(yī)療活動(dòng)查閱或調(diào)動(dòng)。隨著時(shí)代發(fā)展，人們對(duì)于醫(yī)院檔案管理質(zhì)量也提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)代醫(yī)院發(fā)展的需求。由于醫(yī)院每天接收的患者數(shù)量多、患者病歷檔案較為復(fù)雜，導(dǎo)致檔案管理難度增大，急需對(duì)現(xiàn)有醫(yī)院電子檔案管理制度加以?xún)?yōu)化和完善，從而滿(mǎn)足新時(shí)代檔案管理需求，助力醫(yī)院實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展。醫(yī)院電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理方面存在一定差異，管理難點(diǎn)和要點(diǎn)也不相同，需要相關(guān)人員充分結(jié)合醫(yī)院電子檔案特點(diǎn)制定科學(xué)、可行的管理制度，以此來(lái)助力醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)。

一、醫(yī)院電子檔案管理概述

1.醫(yī)院電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

電子檔案應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中具有非常多的優(yōu)勢(shì)，新時(shí)代電子檔案成為未來(lái)檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，而電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，在使用效率方面具有更大優(yōu)勢(shì)，在檔案流動(dòng)性和傳輸方面電子檔案更加快捷，將電子檔案錄入計(jì)算機(jī)，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)傳輸，傳輸時(shí)間往往只需要幾秒鐘甚至更短時(shí)間，相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的傳輸要更加快捷、方便。同時(shí)，電子檔案還有利于檔案資源的共享利用，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的使用需要將檔案文件調(diào)閱，往往無(wú)法滿(mǎn)足不同科室同時(shí)使用的需求，導(dǎo)致在實(shí)際使用中需要依次調(diào)閱，對(duì)檔案使用靈活性造成阻礙。而電子檔案可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，使用者僅需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)接收，使用手機(jī)、電腦等智能設(shè)備就能夠?qū)﹄娮訖n案查閱，滿(mǎn)足多人、多地同時(shí)使用的需求，不僅提高了電子檔案的利用率，還提高了醫(yī)院檔案資源的流動(dòng)性。以往醫(yī)院在檔案管理工作時(shí)需要足夠的空間和時(shí)間對(duì)大量的醫(yī)療檔案分類(lèi)、保存工作，不僅效率低，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。大部分醫(yī)院對(duì)于檔案的保存期限有明確規(guī)定，如3年或5年，超出保存期限的檔案需要清理銷(xiāo)毀，對(duì)后續(xù)使用起到一定消極影響。采用電子檔案在保存方面更加智能化，工作人員可以將相同科室、相同日期的電子檔案統(tǒng)一管理保存，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將電子檔案保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，不僅保存時(shí)間短，保存所需空間小，還不會(huì)導(dǎo)致檔案保存成本升高，并能夠?qū)﹄娮訖n案長(zhǎng)時(shí)間保存，對(duì)醫(yī)院檔案管理具有積極作用。

2.醫(yī)院電子檔案管理的重要性

運(yùn)用電子檔案是醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、智能化的重要途徑。通過(guò)電子檔案能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案管理加以轉(zhuǎn)型，通過(guò)數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)推動(dòng)醫(yī)院管理模式的現(xiàn)代化發(fā)展，未來(lái)社會(huì)各界對(duì)于醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量將提出更高的要求，而利用電子檔案能夠有效優(yōu)化現(xiàn)有管理流程，提升管理質(zhì)量和服務(wù)水平，從而推動(dòng)醫(yī)院信息化建設(shè)發(fā)展。同時(shí)，利用電子檔案還是幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，利用電子檔案對(duì)現(xiàn)有醫(yī)院檔案管理模式加以轉(zhuǎn)變，從而幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)，能夠有效提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和管理效能，推動(dòng)醫(yī)院自身業(yè)務(wù)水平和醫(yī)療質(zhì)量得以提升，從而幫助醫(yī)院提高自身市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、可持續(xù)性發(fā)展。

二、醫(yī)院電子檔案管理現(xiàn)狀

1.電子檔案管理制度不完善

部分醫(yī)院對(duì)于電子檔案的應(yīng)用還處于初期階段，沒(méi)有建立完善的電子檔案管理制度，導(dǎo)致電子檔案的管理質(zhì)量受到影響。醫(yī)院電子檔案在使用中需要根據(jù)科室分類(lèi)管理，但由于管理制度不健全，導(dǎo)致檔案管理工作中常出現(xiàn)工作不規(guī)范、檔案使用不符合要求的現(xiàn)象，增加了檔案丟失、損壞的概率，對(duì)檔案管理工作質(zhì)量造成影響。部分醫(yī)院對(duì)電子檔案采用“粗放式”管理模式，電子檔案全部交由科室管理，而醫(yī)院科室的工作人員多為醫(yī)療人員，對(duì)于檔案管理工作不夠了解，難以保證電子檔案的管理質(zhì)量，進(jìn)而影響電子檔案的使用和保存。

2.電子檔案管理隊(duì)伍能力不足

雖然電子檔案具有許多優(yōu)點(diǎn)，但電子檔案管理工作對(duì)管理人員的綜合能力具有更高要求，電子檔案管理工作需要依托互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)開(kāi)展，電子檔案管理對(duì)于管理人員的信息素養(yǎng)和管理能力有比較高的要求，由于醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理人員的信息素養(yǎng)不足，對(duì)于各類(lèi)信息技術(shù)和設(shè)備的運(yùn)用不當(dāng)，影響電子檔案的管理質(zhì)量。部分醫(yī)院檔案管理人員并非本專(zhuān)業(yè)出身，沒(méi)有接受過(guò)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，在實(shí)際管理工作中常出現(xiàn)管理失誤、操作失誤等現(xiàn)象。再加上部分醫(yī)院沒(méi)有成立專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)電子檔案管理的部門(mén)，電子檔案通常由各科室人員負(fù)責(zé)保管，而不同科室之間沒(méi)有明確和統(tǒng)一電子檔案書(shū)寫(xiě)、保存規(guī)范，因而導(dǎo)致不同科室的電子檔案存在一定差異性，進(jìn)而影響醫(yī)院整體電子檔案管理水平。

3.現(xiàn)有技術(shù)和硬件設(shè)備設(shè)施不足

醫(yī)院現(xiàn)有電子信息技術(shù)水平是直接影響電子檔案應(yīng)用質(zhì)量的關(guān)鍵。目前，我國(guó)很多醫(yī)院普遍存在電子信息技術(shù)不足的問(wèn)題。雖然我國(guó)信息技術(shù)發(fā)展速度非常快，但很多醫(yī)院沒(méi)有將先進(jìn)技術(shù)運(yùn)用到現(xiàn)有電子檔案管理工作中，采用的技術(shù)、體系較為落后，無(wú)法滿(mǎn)足醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作的效率和質(zhì)量的要求，部分醫(yī)院由于對(duì)電子檔案的重視度不足，技術(shù)研發(fā)和購(gòu)買(mǎi)硬件設(shè)備設(shè)施的資金較少，導(dǎo)致現(xiàn)有技術(shù)和設(shè)備設(shè)施無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的高質(zhì)量開(kāi)展。

4.電子檔案安全防范不足

安全問(wèn)題是電子檔案在實(shí)際應(yīng)用中常見(jiàn)的問(wèn)題之一，由于電子檔案需要保存在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開(kāi)放性的特點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器也經(jīng)常受到黑客的惡意攻擊和不法分子的病毒破壞，導(dǎo)致電子檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)。例如，電子檔案丟失、損壞等現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，如果管理不當(dāng)甚至?xí)霈F(xiàn)個(gè)人信息被泄露的情況，一旦發(fā)生泄露情況就會(huì)對(duì)患者個(gè)人隱私造成惡劣影響。還有部分醫(yī)院現(xiàn)有電子檔案設(shè)備設(shè)施較為落后，導(dǎo)致電子檔案管理工作的開(kāi)展難度升高、出現(xiàn)安全問(wèn)題的概率增大。例如，硬盤(pán)損壞、數(shù)據(jù)損壞等情況，都會(huì)導(dǎo)致電子檔案無(wú)法正常使用，進(jìn)而影響電子檔案的使用質(zhì)量和安全性。

三、醫(yī)院電子檔案管理的應(yīng)用對(duì)策

1.完善現(xiàn)有電子檔案管理制度

由于電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在載體、呈現(xiàn)形式上存在較大差異。因此，需要醫(yī)院管理部門(mén)對(duì)現(xiàn)有電子檔案管理制度加以完善，根據(jù)電子檔案自身特點(diǎn)制定完善的電子檔案管理制度，對(duì)日常使用中常見(jiàn)的安全問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)因素加以防范，并規(guī)范電子檔案管理人員的日常工作行為，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理，提高電子檔案管理的合規(guī)性。在電子檔案保存方面，應(yīng)對(duì)電子檔案管理人員規(guī)范要求，對(duì)保存檔案的硬盤(pán)、計(jì)算機(jī)和光盤(pán)等設(shè)備設(shè)施嚴(yán)格管控，定期檢查其安全性，確保載體保持完整。同時(shí)，對(duì)于電子檔案管理室嚴(yán)格檢查，避免出現(xiàn)火災(zāi)、斷電等情況影響電子檔案安全。工作人員要及時(shí)對(duì)硬件設(shè)備設(shè)施更新和檢查，根據(jù)實(shí)際需求選擇容量、性能符合標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備設(shè)施，并對(duì)其使用方法和保管要點(diǎn)做到足夠了解。

在電子檔案使用方面，應(yīng)明確電子檔案的調(diào)閱流程，提高電子檔案管理部門(mén)的職能，需要使用電子檔案的科室需要經(jīng)過(guò)申請(qǐng)審批后才能使用。同時(shí)，電子檔案管理部門(mén)還要根據(jù)自身需求明確電子檔案的記錄形式、格式和書(shū)寫(xiě)規(guī)范，對(duì)醫(yī)院電子檔案管理實(shí)行統(tǒng)一管理模式，確保電子檔案的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，便于后續(xù)調(diào)閱使用。此外，還應(yīng)轉(zhuǎn)變電子檔案的管理理念，改進(jìn)原有粗放式的管理理念，采用精細(xì)化管理理念，并制定電子檔案管理新制度，將管理職責(zé)下放到所有管理人員身上，一旦電子檔案出現(xiàn)安全、使用問(wèn)題，則立即向當(dāng)日管理人員追責(zé)，以此來(lái)提高電子檔案的管理質(zhì)量。

2.打造高素質(zhì)的電子檔案管理隊(duì)伍

醫(yī)院需要提高對(duì)高素質(zhì)人才的重視度，打造具有高素質(zhì)、良好信息素養(yǎng)和檔案管理業(yè)務(wù)能力的高端人才隊(duì)伍，以此來(lái)滿(mǎn)足醫(yī)院電子檔案管理工作的要求，確保檔案管理工作得以有效開(kāi)展。

首先，醫(yī)院需要對(duì)現(xiàn)有檔案管理人才培訓(xùn)，從而提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和信息素養(yǎng)。醫(yī)院可以定期組織培訓(xùn)，開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)交流大會(huì)，由工作能力出眾的員工培訓(xùn)，也可以邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士指導(dǎo)，讓檔案管理部門(mén)的工作人員學(xué)習(xí)外來(lái)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和管理思想，并通過(guò)實(shí)踐演練和操作提高自身的信息素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，從而滿(mǎn)足醫(yī)院對(duì)于電子檔案管理的要求。

其次，除了人才培養(yǎng)外，醫(yī)院還要加強(qiáng)自身的市場(chǎng)吸引力，從而吸引更多高素質(zhì)的人才，為現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍提供更多新鮮血液。醫(yī)院可以與當(dāng)?shù)馗咝！⑷瞬攀袌?chǎng)建立合作，構(gòu)建校企合作機(jī)制，為高校學(xué)生提供實(shí)習(xí)平臺(tái)，并與高校建立人才輸送途徑，以此來(lái)增加引進(jìn)畢業(yè)生人才的數(shù)量，從而構(gòu)建高質(zhì)量檔案管理人才隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院電子檔案管理工作順利開(kāi)展。

3.提高對(duì)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備設(shè)施的重視度

信息技術(shù)和電子設(shè)備設(shè)施是確保電子檔案得以有效應(yīng)用的關(guān)鍵，所以醫(yī)院需要提高對(duì)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備設(shè)施的重視度，增加每年技術(shù)研發(fā)和設(shè)備設(shè)施購(gòu)置的投入資金，從而確保現(xiàn)有電子檔案管理系統(tǒng)的先進(jìn)。

首先，電子檔案管理部門(mén)也需要對(duì)現(xiàn)有管理系統(tǒng)加以升級(jí)，優(yōu)化管理系統(tǒng)的功能，從而提高電子檔案管理的便捷性和個(gè)性化程度。醫(yī)院電子檔案管理主要通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)，管理人員需要對(duì)電子數(shù)據(jù)庫(kù)的功能加以?xún)?yōu)化，根據(jù)實(shí)際應(yīng)用需要及時(shí)升級(jí)信息技術(shù)。通常醫(yī)院電子檔案主要面向患者和各科室醫(yī)療工作人員。因此，在數(shù)據(jù)庫(kù)中需要建立兩個(gè)不同系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的雙渠道調(diào)閱，并對(duì)不同系統(tǒng)的權(quán)限加以嚴(yán)格把控，避免出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)被泄露等情況。

其次，優(yōu)化電子檔案的保存設(shè)備設(shè)施。可以購(gòu)買(mǎi)市場(chǎng)中性能先進(jìn)、高端的設(shè)備設(shè)施，確保能夠滿(mǎn)足電子檔案管理日常工作需求。同時(shí)，積極應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，將各類(lèi)先進(jìn)技術(shù)融入電子檔案管理平臺(tái)。例如，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)提高電子檔案的處理性能，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的快速分析和處理；通過(guò)人工智能技術(shù)對(duì)電子檔案的分析機(jī)制優(yōu)化，根據(jù)患者個(gè)性化需求快速鎖定相關(guān)數(shù)據(jù)信息；通過(guò)信息技術(shù)構(gòu)建電子病歷系統(tǒng)，將所有電子檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)诫娮硬v系統(tǒng)，患者只需要通過(guò)信息驗(yàn)證即可快速查閱所有相關(guān)數(shù)據(jù)，包括診斷、治療活動(dòng)和后續(xù)方案等；通過(guò)智能技術(shù)根據(jù)不同患者的電子檔案分析處理，從而根據(jù)不同患者的個(gè)性特點(diǎn)和病癥情況制定相應(yīng)的個(gè)性化治療方案，并通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)將各項(xiàng)診療信息實(shí)時(shí)上傳在電子檔案中，實(shí)現(xiàn)電子檔案的動(dòng)態(tài)管理。通過(guò)先進(jìn)技術(shù)對(duì)現(xiàn)有電子檔案管理系統(tǒng)加以?xún)?yōu)化，提高電子檔案管理的智能化、自動(dòng)化程度，從而滿(mǎn)足未來(lái)醫(yī)院的發(fā)展需求，提高電子檔案的管理質(zhì)量和應(yīng)用效率。

4.加強(qiáng)檔案安全防范措施

醫(yī)院應(yīng)重視電子檔案的安全問(wèn)題。電子檔案的安全問(wèn)題可以分為使用安全和管理安全兩部分。針對(duì)電子檔案管理中存在的安全隱患，需要管理人員加強(qiáng)對(duì)設(shè)備設(shè)施、系統(tǒng)的優(yōu)化，確保電子檔案的安全性。針對(duì)電子檔案的儲(chǔ)存設(shè)備，管理人員需要安裝防火墻和殺毒軟件，從而確保網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的安全性，并對(duì)醫(yī)院使用的網(wǎng)絡(luò)寬帶和VPN嚴(yán)格防護(hù)，避免受到不法分子的惡意攻擊。同時(shí)，還應(yīng)優(yōu)化計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)，定期更新、檢修，對(duì)操作系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，避免在實(shí)際使用中出現(xiàn)故障引發(fā)安全問(wèn)題。為確保整體網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全性，醫(yī)院需要對(duì)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加以更換，采用內(nèi)部VPN構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，避免醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)與外界網(wǎng)絡(luò)環(huán)境接觸而產(chǎn)生病毒。對(duì)于患者查閱系統(tǒng)可以采用外部網(wǎng)絡(luò)連接，并對(duì)外部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的權(quán)限功能?chē)?yán)格把控，避免數(shù)據(jù)被泄露，侵犯患者的隱私權(quán)。

在使用安全方面，應(yīng)規(guī)范電子檔案的使用流程，明確各科室的電子檔案使用權(quán)限，在內(nèi)部人員登錄前身份驗(yàn)證，根據(jù)身份給予不同管理和使用權(quán)限，避免出現(xiàn)非法訪(fǎng)問(wèn)現(xiàn)象，導(dǎo)致數(shù)據(jù)被泄露。同時(shí)，與醫(yī)院內(nèi)部人員簽訂保密條例，要求內(nèi)部人員對(duì)電子檔案內(nèi)容進(jìn)行保密，避免信息被泄露。在每次使用電子檔案前，由管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)調(diào)閱電子檔案物理備份，避免在使用、傳輸過(guò)程中出現(xiàn)電子檔案損壞現(xiàn)象，一旦電子檔案受損應(yīng)及時(shí)將備份傳輸至數(shù)據(jù)庫(kù)中，并調(diào)查電子檔案損壞原因加以處理，確保電子檔案的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)代電子檔案成為各行業(yè)檔案資源的主要形式，醫(yī)院采用電子檔案能夠提高檔案的使用質(zhì)量和效率，降低管理成本，是我國(guó)醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。新時(shí)代，需要醫(yī)院加強(qiáng)現(xiàn)有電子檔案管理水平，針對(duì)電子檔案管理中常見(jiàn)問(wèn)題給予針對(duì)性對(duì)策，提高電子檔案的安全性和使用質(zhì)量，從而通過(guò)電子檔案管理推動(dòng)醫(yī)院現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。

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作者單位：淄博市第一醫(yī)院