行政事業單位內部控制信息化管理初探

[摘 要]隨著信息技術的迅猛發展，行政事業單位內部控制的信息化管理已成為提升管理效率和風險防控能力的重要手段。文章旨在探討行政事業單位內部控制信息化管理的理論基礎、實施路徑、關鍵技術、應用場景及面臨的挑戰，以期為相關單位提供理論指導和實踐參考。

[關鍵詞]行政事業單位；內部控制；信息化管理；風險防控；管理效率

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）22-0030-03

行政事業單位作為國家治理體系的重要組成部分，其內部控制效能對于確保公共資源的有效分配和高效利用至關重要。然而，傳統的內控模式面臨著信息不透明、程序復雜以及風險防范機制薄弱等問題。在此背景下，信息化管理作為一種創新的解決方案，能夠借助技術手段，顯著提高內部控制的效果與效率，正逐漸成為此類單位優化內控體系的重要選擇。

一、內部控制信息化管理的理論基礎

（一）內部控制的基本概念與原則

內部控制是指行政事業單位為了達成管理目標，通過制定規章制度、采取措施以及執行相關程序來防范和控制經濟活動中可能遇到的風險的過程。它涵蓋從風險識別到評估，再到應對與監控等一系列環節，目的在于確保單位的經濟活動既合規又高效，并達到預期效果。

內部控制的基礎原則包含了全面覆蓋、重視關鍵點、相互制衡、適應變化及成本效益等幾個方面。全面覆蓋意味著內控體系需觸及單位的所有業務流程，不留死角；重視關鍵點強調應將注意力集中在高風險區域和重要步驟上，提高整體控制效率；相互制衡指的是各控制機制之間形成有效約束，防止權力濫用；適應變化要求內控體系能夠隨著內外環境的變化而靈活調整；成本效益則是指在實現控制目標的同時，保證投入產出比合理，避免因過度控制而導致資源浪費。

（二）信息化管理的內涵與特征

信息化管理是借助信息技術手段來優化和重塑管理流程的一種方式，旨在提高管理效率與決策質量，其核心內容涵蓋數據導向、自動化處理、資源共享以及即時監督等方面。數據導向強調通過對數據進行分析與挖掘，為管理層提供科學依據，從而增強決策的準確性與預見性；自動化處理指利用信息技術實現管理過程中的自動執行與監控，減少人為因素的影響，提高操作效率及透明度；資源共享意味著通過搭建信息平臺，統一管理和分享信息資源，消除信息壁壘，確保信息的易獲取性和一致性；即時監督是依托信息系統對各項管理活動實施實時追蹤與預警，更加突出事前、事中監督，提升管理工作的靈活性和響應速度。

（三）內部控制與信息化管理的融合

將內部控制體系與信息技術管理相結合，目的在于利用現代信息技術促進內控流程的自動化、數字化及智能化轉型，提高內控機制的有效性和運作效率。從細節上看，信息管理系統能夠通過整合和解析各類數據，實現對內部管控環節的全覆蓋監測，并能提前發出潛在風險警報，增強了內控措施的預見性和精確性；借助自動處理和智能輔助工具，可以規范并簡化內控操作步驟，大幅降低人為因素帶來的不確定性及錯誤概率。同時，基于網絡平臺的信息交換與即時追蹤功能，使得不同部門之間能夠無障礙地訪問共享一致且最新的內控資料，提升了信息資源的價值及其一致性。

二、內部控制信息化管理的實施路徑

（一）信息化管理平臺的搭建

首先，提高數據整合能力，通過匯集來自不同業務系統的資料，實現信息的集中管理和資源共享，打破“數據孤島”現象，提高數據一致性和實用性。

其次，流程控制模塊是不可或缺的一部分，利用流程引擎和自動化技術，促進內控程序的規范化與自動執行，減少人為因素的影響，提高操作效率及透明度。風險預測機制作為系統的一項關鍵保障措施，借助建立的風險評估模型與指標體系，能夠實時監測并預警潛在隱患，強化風險管理的預見性與準確性。

最后，輔助決策工具進一步擴展了系統的應用范圍，通過對大量數據進行分析處理，采用直觀展示手段，為管理者提供科學依據，優化決策過程的質量與效果。

（二）內部控制流程的優化與再造

優化和重構內部控制流程是行政事業單位實現信息化管理不可或缺的一環。通過全面評估現有程序并進行系統性改進，能夠促進標準化、自動化及透明化操作，降低人為因素帶來的干擾與潛在風險。

具體來說，這樣的流程改進可以從以下幾個維度著手：以統一的標準流程及其操作指南作為基礎，確保各環節執行的一致性和可行性；利用自動化工具和技術手段，推動流程的自我運行與監督機制建設，降低誤操作的概率。借助信息平臺達到對整個過程的可視化追蹤，提升其公開度與控制力。

（三）數據治理與風險防控

在行政事業單位中，基于信息化管理的內部控制體系里，數據治理與風險防控占據著至關重要的位置。為了構建這一基礎，必須建立并完善數據治理框架，確保信息的精確性、完整性及安全性。首先，強化數據質量管控，通過設定明確的質量標準和評價機制，保證數據的準確度與一致性。其次，加強數據安全防護同樣不可或缺，需要采用詳盡的安全策略和先進的技術手段，保護數據免受破壞或泄露。合理規劃數據從生成到銷毀整個生命周期中的管理流程也十分關鍵，有助于最大化地發揮數據價值。同時，運用大數據分析技術和風險預警平臺可以實現對潛在威脅的有效監測和靈活應對，增強風險管理的預見性和精確性[ 1 ]。

三、內部控制信息化管理的關鍵技術

（一）大數據技術在內部控制中的應用

在行政事業單位實施內部控制信息化管理的過程中，大數據技術的應用顯得尤為關鍵。這種技術能夠通過深入分析大量數據，有效識別潛在的風險因素和異常活動，為內控體系提供有力的數據支撐及決策參考。

大數據技術支持對各類業務信息的即時收集、保存與處理，通過數據挖掘技術和機器學習方法揭示隱藏于數據背后的規律性特征和異常模式[ 2 ]。例如，基于財務記錄的詳盡審查，可以揭露非正常的開支模式或潛在的資金安全問題；針對業務流程數據的研究，有助于發現工作流中的障礙點及效率低下之處。

此外，借助于大數據工具，可以對過往資料展開回顧式研究，促進內部控制系統持續優化升級。

（二）云計算技術在內部控制中的應用

在行政事業單位的內部控制信息化管理過程中，云計算技術扮演了至關重要的角色。它通過提供靈活且高效的計算與存儲資源，提升了內控系統的快速部署及擴展能力，降低了信息化管理的成本負擔。具體來說，該技術實現了資源按需分配與彈性伸縮的功能，能夠很好地適應不同業務場景下的需求變化。例如，在預算編制或資產管理等活動高峰期，云平臺能自動增加所需計算和存儲的資源，保證系統運行的穩定性。在這些活動較少時，可相應減少資源占用，達到節省運營成本的目的。借助云計算，可以實現應用程序的快速安裝和更新迭代，進一步縮短了軟件開發周期并減少了后期維護工作量。因此，通過引入云計算解決方案，不僅提高了內部控制體系的靈活性和效率，而且提升了組織信息化管理水平。

（三）區塊鏈技術在內部控制中的應用

在行政事業單位內部控制的信息技術管理領域，區塊鏈展現出獨一無二的優勢。通過運用分布式賬本和智能合約，該技術能夠確保數據以一種可信賴且無法被篡改的方式進行共享[ 3 ]，增強了內控系統的安全性和透明度。更具體地說，區塊鏈支持數據的分散存儲與多邊共識機制，這有助于保證信息的真實無誤及完整性。例如，在處理資產時，每一筆交易及其狀態變更都會被準確記錄下來，為資產管理提供了清晰且易于追蹤的歷史軌跡；在合同管理方面，智能合約可以自動執行預設條款，不僅保障了契約內容得到嚴格遵守，而且防止了任何未經授權的修改行為。借助實時的數據交換及多方驗證過程，區塊鏈提升了信息流通的開放性以及跨部門協作效率[ 4 ]。

四、信息化技術在內部控制中的具體應用與提升措施

（一）預算管理與績效評價的信息化提升

在行政事業單位的內部控制框架下，預算管理與績效評估的數字化革新是提高管理效能的核心環節。《中華人民共和國會計法》第八條的規定，國家倡導依法運用現代信息技術推進會計工作的開展。通過采用前沿的信息技術手段，構建從預算編制、執行直至績效考核的一體化管理體系，提升預算控制的專業水平和透明程度。具體實施策略涵蓋以下幾個方面：運用信息系統及時搜集并分析預算相關數據，確保預算規劃具備高度的準確性和科學性；借助信息平臺實時監督資金流向，快速發SKiFR6T4/J5b0GFH50LMbg==現并糾正任何偏離既定目標的行為，保障預算執行過程中的效率與合法性。

此外，系統還能自動產出績效分析報告，提供多角度的數據支撐，增強評價結論的真實性和公正性。

（二）資產管理與風險防控的信息化策略

資產管理與風險防控構成了行政事業單位內部控制體系的關鍵組成部分。《中華人民共和國會計法》第二十五條的規定，各單位需建立健全內部會計監督機制，將其整合進內控框架之中。借助信息技術手段，能夠實現資產從購置到報廢整個生命周期內的精細化管理，有效防止資產流失和浪費現象的發生。

具體的實施方案涵蓋以下幾個方面：通過信息管理系統，追蹤記錄資產獲取、保管、使用、維護直至最終處置的全過程，確保資產狀態的高度透明化；系統應具備異常檢測能力，在發現問題時能夠自動觸發警報，以便及時采取措施避免潛在損失。此外，通過對資產使用效率的數據分析，提出優化建議，旨在減少資源閑置情況并降低非必要的消耗。

（三）合同管理與合規性審查的信息化實現

合同管理與合規性檢查構成了行政事業單位內部控制系統的關鍵環節。《中華人民共和國會計法》第二十五條的規定，所有單位都應建立健全內部會計監督體系，將其整合進本單位的內部控制體系中。借助信息化管理平臺的搭建，可以實現從合同起草直至歸檔過程的全程覆蓋，確保每個步驟既符合規范又高效運行。

具體的實施方案涵蓋以下幾個方面：利用標準化模板自動生成合同文本，降低人為錯誤率，提高文檔準備階段的工作效率和準確性；實施自動化的多層級審查流程，保證審批過程公開透明且合法合規；實時監控合同執行情況，自動生成進度報告，以便迅速發現并處理潛在問題；推動文件電子化存檔，加強數據安全防護，提升歷史資料檢索便利性。

五、內部控制信息化管理面臨的挑戰與應對策略

（一）技術與人才的制約及應對

在推進公共部門內部控制信息化的過程中，技術條件與人力資源的限制成為急需解決的關鍵問題。實現高效的信息化管理依賴于先進的技術支持和強大的系統整合能力。

然而，目前許多單位面臨著技術基礎設施落后、不同系統之間兼容性差以及技術更新緩慢等問題。信息化管理不僅要求工作人員掌握信息技術的基礎知識，而且必須深入理解內部控制的操作流程及風險管理機制。但單位對人才培養投入不足，導致能夠同時精通技術和業務操作的復合型人才非常稀缺。因此，在推進公共部門內部控制信息化的過程中，增強技術實力、提升系統集成度，積極培養兼具技術能力和業務專長的人才隊伍，成為克服當前障礙不可或缺的措施。

（二）數據安全與隱私保護的挑戰及應對

在行政事業單位推行信息化管理時，保障數據安全和個人隱私顯得尤為關鍵。此過程中包含了大量敏感信息的獲取、存儲、傳輸及處理等環節。如果這些資料不幸被泄露或遭到未授權訪問，可能導致嚴重的安全風險和法律糾紛。現階段，在單位的數據安全管理實踐中仍存在多方面不足，例如加密技術的應用范圍有限、訪問權限控制不夠嚴格以及數據備份與恢復機制有待優化等問題。此外，針對個人隱私保護的相關法律法規體系尚不健全，這也給實際操作中有效維護個人信息安全帶來了挑戰。

（三）制度與流程的適應性及應對問題

在行政事業單位推動內部控制信息化管理時，制度與流程的適應性至關重要。然而，在實踐中，許多單位在此方面仍面臨諸多挑戰，如規章制度更新滯后、操作流程復雜且與信息技術的應用不匹配等。這些問題不僅影響了信息化管理的有效實施，而且可能導致工作效率下降和風險管理能力減弱。

六、結語

信息化管理在行政事業單位中的應用，對于增強單位的管理和風險控制能力具有至關重要的作用。通過搭建高效的信息化管理系統、改進內部流程、引入先進技術以及擴大實際應用范圍，能夠顯著提高內部控制的效能與效率。盡管如此，在推進信息化建設的過程中，還存在諸如技術障礙、專業人才短缺、信息安全保障不力及制度適應性不足等多方面的問題，這要求相關部門在實施過程中持續探索和優化解決方案。

參考文獻：

[1]劉燕珊.內部控制視角下事業單位財務管理信息化構建策略探析[J].活力，2024（18）：73-75.

[2]王彩虹.內部控制視角下行政事業單位財務管理信息化建設研究[J].財會學習，2024（24）：28-30.

[3]陳樂健.行政事業單位內部控制信息化建設探究[J].行政事業資產與財務，2024（11）：32-34.

[4]胡婕.行政事業單位內部控制信息化建設探索[J].行政事業資產與財務，2024（07）：40-42.