Excel在普通高校成人教育教材管理中的運(yùn)用

摘要：Excel的查找、篩選、計(jì)算等功能十分適用于普通高校成人教育教材、圖書資料庫(kù)，Excel的使用便于管理人員查找教材、統(tǒng)計(jì)學(xué)員教材分發(fā)、教師用書情況、清點(diǎn)庫(kù)存，便于管理者了解書庫(kù)情況。Excel在成人教育教材管理中的運(yùn)用大大提高了教材庫(kù)的使用效率。

關(guān)鍵詞：Excel；成人；教材；管理

中圖分類號(hào)：G807.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-3315(2011)1-158-001

Microsoft Excel(電子表格，以下均稱Excel)以其出色的統(tǒng)計(jì)、篩選等功能在普通高校成人教育教材管理中發(fā)揮著重要的作用，由于成人教育教材品種多、數(shù)量大、流動(dòng)性強(qiáng)，涉及教師用書等多種情況，不適合用大型圖書館圖書管理的軟件，筆者經(jīng)過(guò)實(shí)踐發(fā)現(xiàn)Excel非常適合普通高校成人教育教材的管理，它對(duì)硬件要求不高，操作簡(jiǎn)便。用Excel可將教材管理人員從繁瑣的進(jìn)進(jìn)出出、抄抄寫寫中解脫出來(lái)，將更多的精力投入到教材的收集、開(kāi)發(fā)、篩選中。

一、操作方法

按照成人教育涉及的系、專業(yè)、年級(jí)設(shè)置文件夾，即一個(gè)系一個(gè)文件夾，然后又設(shè)專業(yè)子文件夾。打開(kāi)程序菜單中的Excel，即打開(kāi)一個(gè)工作簿的一個(gè)表格。可根據(jù)年級(jí)的多少設(shè)置工作簿。我院一般為三年制，因此設(shè)置三個(gè)文件簿。

1.購(gòu)入圖書的管理

將購(gòu)入的各類教材歸人大類。比如，中文系統(tǒng)一人Z*，數(shù)學(xué)系統(tǒng)一人S*，公共課統(tǒng)一人G*。將打開(kāi)的一個(gè)工作表設(shè)分類號(hào)、書名、出版社、出版時(shí)間、著者、單價(jià)、入庫(kù)時(shí)間、出庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、存放地點(diǎn)、學(xué)員反饋信息、備注等欄目，將新購(gòu)入教材按所列欄目逐項(xiàng)填入。當(dāng)然各類教材購(gòu)置情況不同，細(xì)分程度也不同，還可按其他方法設(shè)置。一張工作表有365列，設(shè)的欄目越多，檢索入口就越多，查找起來(lái)就越容易定位。當(dāng)然工作量也加大許多，所以應(yīng)以庫(kù)存的需要而定。一張工作表不夠，還可隨時(shí)插入工作表。

2.學(xué)員領(lǐng)取教材的管理

由于成人學(xué)員流動(dòng)性大，缺勤率高，每學(xué)期初班主任從書庫(kù)領(lǐng)取的教材有時(shí)不能如數(shù)發(fā)到學(xué)員手中，因此就需要班主任提供準(zhǔn)確詳細(xì)的學(xué)員領(lǐng)取教材名單，以便在學(xué)員畢業(yè)時(shí)，與財(cái)務(wù)科核對(duì)學(xué)員領(lǐng)取教材的價(jià)格，從而確定教材費(fèi)。因此，將每個(gè)專業(yè)的學(xué)員名單建立一個(gè)工作簿，設(shè)學(xué)員姓名、領(lǐng)取教材名稱、時(shí)間、價(jià)格，該學(xué)員每學(xué)期領(lǐng)取教材后，如數(shù)登記，這樣到學(xué)員畢業(yè)時(shí)，很快就能統(tǒng)計(jì)出學(xué)員所用教材情況及價(jià)格。

3.教師用書管理

成人教育的特點(diǎn)決定了教材的變化較快。因此，在每個(gè)班級(jí)確定教材后，任課教師要及時(shí)領(lǐng)取教材，以便備課。因此為了讓教師及時(shí)領(lǐng)取教材，做到不漏領(lǐng)、不重領(lǐng)，同樣與學(xué)員一樣建立一個(gè)工作簿，設(shè)教材名稱、版本號(hào)、出版社、出版時(shí)間、授課教師、領(lǐng)取時(shí)間、單價(jià)、教師反饋信息等欄目，教師領(lǐng)取后進(jìn)行登記，這樣就使得教師用書得到規(guī)范管理。

4.書庫(kù)的管理

對(duì)于書庫(kù)的管理，需要與電腦中數(shù)據(jù)統(tǒng)一起來(lái)，將書架按各系類別統(tǒng)一編號(hào)，如中文系的統(tǒng)一編成Z—1、2、3等。將教材按類別擺放在相應(yīng)的位置，同時(shí)在購(gòu)入圖書庫(kù)中存放地點(diǎn)欄登記，這樣就使教材管理人員很快找到所需的教材。

5.綜合信息

對(duì)于成人教材有其使用靈活的特點(diǎn)，在購(gòu)入教材庫(kù)和教師用書庫(kù)中加入學(xué)員和教師反饋信息欄，可以收集教師及學(xué)員對(duì)該教材使用情況的反饋信息，這些情況都為教務(wù)處和系領(lǐng)導(dǎo)決策提供了重要依據(jù)，反映較好的教材繼續(xù)使用，不好的及時(shí)調(diào)整。

二、主要功能

1.目標(biāo)查找：表格有許多檢索入口，所設(shè)欄目中任何一項(xiàng)內(nèi)容均可作為查找對(duì)象。在常用單欄中點(diǎn)編輯，下拉菜單中點(diǎn)查找，在查找框中鍵入欲查找的內(nèi)容，在查找框中鍵入書名的關(guān)鍵字“中國(guó)文學(xué)史”，即可看到“中國(guó)文學(xué)史”單元格呈黑框顯示，還可看到分類號(hào)、書號(hào)、出版社、學(xué)員使用情況等其他內(nèi)容。查找其他項(xiàng)亦如此，這種方法很容易找到所需的信息。

2.流通管理：學(xué)員在領(lǐng)取教材時(shí)，在領(lǐng)取者欄鍵入姓名、領(lǐng)取時(shí)間，當(dāng)學(xué)員畢業(yè)時(shí)，很快就能核算出該學(xué)員教材使用情況，迅速核算出教材費(fèi)用。

3.數(shù)據(jù)篩選：Excel的篩選功能對(duì)于統(tǒng)計(jì)十分有用。先選中欲統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的區(qū)域(該區(qū)域包括標(biāo)題欄即書號(hào)、書名、出版社、學(xué)員領(lǐng)取情況……這一欄)，在常用菜單欄上點(diǎn)“數(shù)據(jù)”，下拉菜單中點(diǎn)“篩選”，再點(diǎn)自動(dòng)篩選。選中區(qū)域標(biāo)題欄單元格右邊出現(xiàn)一個(gè)倒黑三角，點(diǎn)擊黑三角，選中區(qū)域的內(nèi)容(不包括相同的)均出現(xiàn)在一個(gè)下拉框中。選中符合要求的那個(gè)，Excel自動(dòng)將與該選中的項(xiàng)目有關(guān)的內(nèi)容列出。

將已做好的這個(gè)教材使用數(shù)據(jù)備份到各班主任手中，班主任能很便捷地查到全班學(xué)員的教材使用情況，及時(shí)與教務(wù)處、財(cái)務(wù)科等相關(guān)部門核對(duì)學(xué)員畢業(yè)前教材使用情況，還可將此表發(fā)到學(xué)員手中，便于學(xué)員核對(duì)本人的教材數(shù)量，畢業(yè)時(shí)使自己的教材全部領(lǐng)到手中。

Excel在成人教育教材管理中使用十分成功，各系教師、班主任、學(xué)員對(duì)教材和管理非常滿意，過(guò)去在教材發(fā)放過(guò)程中，由于是人工統(tǒng)計(jì)，往往容易出現(xiàn)差錯(cuò)，畢業(yè)時(shí)核對(duì)教材數(shù)量不符，經(jīng)常引起不必要的糾紛，通過(guò)Excel的使用，使教材發(fā)放、回收、統(tǒng)計(jì)、書架擺放實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一管理，大大方便了廣大班主任及學(xué)員，同時(shí)也大大提高了書庫(kù)的利用率。