高校檔案信息化建設探析

檔案作為基礎性、支撐性、戰略性資源，在生產生活中發揮著重要作用。隨著信息時代的到來，國家將檔案信息化建設也提到了前所未有的高度，以適應時代的發展。近幾年，國家檔案局圍繞信息化建設也相繼出臺了多部國家規范和標準，這一系列法律法規、規劃綱要和標準規范的頒布，既為檔案信息化建設提供了政策上和組織上的保障，又為檔案信息化建設提出了行動指南和規范化要求。

一、高校檔案信息化建設的重要意義

2021年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（以下簡稱《規劃》），以兩辦名義印發專項規劃，這在新中國檔案事業發展史上具有里程碑意義，《規劃》以“深化檔案信息化戰略轉型”為指導思想，明確了“加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收”“加快檔案資源數字轉型”等工作任務，指明了“檔案信息化建設再上新臺階”的目標方向。

（一）高校檔案信息化建設是貫徹落實《中華人民共和國檔案法》的必然選擇

《中華人民共和國檔案法》將檔案信息化建設獨立成章，以立法手段既明確了信息化建設的宏觀要求——“將檔案信息化納入信息化發展規劃”，也規定了建設的實施任務與路徑——“積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統相互銜接”“推進傳統載體數字化”等等。

《中華人民共和國檔案法實施條例》明確電子檔案管理信息系統建設要求以及電子檔案應當符合的條件，規范電子檔案移交、接收及保管相關措施，對重要電子檔案異地備份保管、災難備份、傳統載體檔案數字化和數字檔案館（室）建設等工作提出具體要求。

高校檔案信息化建設是全面貫徹落實《中華人民共和國檔案法》的重要舉措，檔案信息化在全面優化提升檔案收存管用等工作便捷性的同時，有利于高校充分整合利用各個門類的檔案信息資源，促使高校檔案工作從傳統的申請查詢業務模式快速向智庫支持業務模式轉型。

（二）高校檔案信息化建設是提升學校公共服務水平的重要舉措

檔案信息化建設推動檔案利用網絡化進程，突破傳統檔案查詢利用的空間限制，借助信息技術和新媒體技術，搭建一站式線上辦理平臺，實現查檔服務“網上辦”，更加快捷、方便、精準地提供優質查詢服務，真正實現“讓信息多跑路，群眾少跑腿”的工作目標。

（三）高校檔案信息化建設是高校教育信息化建設的有力支持

檔案信息化建設是高校教育信息化建設工作的重要組成部分，電子檔案管理系統與學校OA系統、教學管理系統、招投標系統、財務系統、人事系統等各管理部門業務系統的對接，通過元數據抓取、四性檢測、電子簽章等技術操作，完成電子文件一鍵歸檔，同時促進數據流動形成閉環，確保各類信息資源充分共享，促使高校內部治理體系不斷完善[1]。

二、高校檔案信息化建設存在的問題

檔案信息化建設是一項系統工程，具有建設內容廣泛、技術難度高、建設長期性的特點，高校檔案信息化建設程度更多依賴于學校對檔案工作的投入力度，相較于科研、教學、人事、財務等工作，檔案工作明顯處于劣勢，從而導致高校檔案信息化建設雖有一定發展，但仍存在起步晚、步伐慢、底子薄的問題。

（一）檔案增量電子化工作起步晚

目前大部分高校檔案館已經使用檔案管理系統，實現了紙質檔案檢索目錄的電子錄入，但是尚未實現電子文本全文提交和電子檔案歸檔管理，各立卷單位和檔案館的軟硬件設施不具備電子檔案的歸檔接收條件，囿于條件所限，只能實行紙質檔案原文單套制和檔案檢索目錄雙套制相結合的管理方式。為從庫存資源向信息資源轉型提供中間管理平臺，將電子文本轉化成電子檔案還需各部門提高認識，形成共識，需要人力、物力、財力的投入，不僅檔案館需開發建設電子檔案接收系統，信息技術部門需提供技術安全保障，各立卷單位的業務系統也需要開發歸檔功能，并實現集成對接，因此，軟硬件建設任務還很重。

（二）檔案存量數字化進程緩慢

檔案存量數字化是把館藏各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理。其工作特點決定了檔案存量數字化工作需要學校大量的預算投入，而目前存在部分學校對檔案工作不夠重視、預算投入較少的問題，這就導致檔案數字化工作無法大規模開展，檔案掃描和全文信息采集工作進程較為緩慢，檔案數字化比例較低，提供給用戶使用的仍是淺層次的檔案目錄信息資源服務，無法滿足信息時代廣大用戶對檔案信息資源查詢利用的需要。

（三）專業人才資源不足

檔案信息化建設需要專業性、技術型人才，既要了解電子檔案收集整理封裝全過程、元數據的抓取規則、電子檔案利用方式，又要掌握系統建設框架、業務系統接口對接方案、檔案信息安全技術。目前高校檔案館存在人才培養不夠系統、人才引進不夠到位、檔案人才隊伍的數量不足等問題，尤其是高級檔案人才的稀缺，導致檔案工作的質量和效率難以提升[2]。

三、高校檔案信息化建設可行性分析

檔案信息化建設目標方向是：搭建完成覆蓋檔案收、存、管、用全業務、全過程的綜合性集成平臺，實現需求服務到供給服務的轉變，從碎片管理到系統管理的轉變。在清晰劃分服務范圍的工作基礎上，對涉及的服務對象申請流程、各類工作表單和檔案證明模板格式等要素進行統一，確保實現檔案管理與服務的規范化、流程化[3]，提升主動服務、精準管理能力。

（一）政策支持

近年來國家出臺了一系列政策法規以及國家標準，為檔案信息化建設提供了建設依據和規范化要求。

1.《中華人民共和國檔案法》。2.《中華人民共和國檔案法實施條例》。3.中華人民共和國國家標準《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）。4.中華人民共和國國家標準 《黨政機關電子公文歸檔規范》（GB/T 39362-2020）。5.中華人民共和國國家標準《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 39784-2021）。6.《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》。7.中華人民共和國行業標準《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31-2017）。8.中華人民共和國國家標準《檔案館建筑設計規范》（JGJ25-2010）。9.中華人民共和國國家標準《信息與文獻圖書館和檔案館的文獻保存要求》（GB/T27703-2011）等。

（二）成功經驗借鑒

目前，檔案信息化建設在頭部高校或發達地區高校檔案館開展較早，已經取得了一定成效，高校檔案館可以通過借鑒兄弟院校的成功經驗，以及對第三方服務公司的考察調研，熟悉檔案信息化建設的各項業務流程，充分了解數字化加工標準及流程，建立系統的檔案信息化建設設想。成熟的各項技術、硬件設施和標準化工作流程，為高校檔案信息化建設提供了有力支持，減少了試錯成本。

（三）學校技術支撐

順應國家教育信息化建設，各高校相繼開展“智慧校園”建設，信息技術部門的技術力量與專業團隊為校園網絡各系統平臺運維提供了完備的技術支持與安全保障，在高校檔案館缺少信息技術專業人才的情況下，借助“智慧校園”建設的東風，高校信息技術部門的專業技術支持為檔案信息化建設提供了有力支撐。

四、高校檔案信息化發展策略

高校檔案信息化建設要堅持存量數字化、增量電子化、利用網絡化發展方向，以數字資源建設為核心，以規范配置信息化基礎設施為保障，建立跨部門的檔案資源共享平臺[4]，統籌推進檔案資源體系、利用體系、安全體系、人才體系建設同步協調發展，逐步實現檔案管理的信息化轉型發展，構建檔案管理的新平臺、新機制、新模式。

（一）信息資源建設

檔案信息資源是國民經濟和社會發展的戰略資源之一，它的開發和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源主要分為兩個部分，一部分是各部門產生的電子文件、數字資源，通過電子檔案管理系統與業務系統對接、整理、接收形成的電子檔案；另一部分是館藏檔案的數字化加工、處理、掛接形成的電子檔案。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設。

1.電子檔案管理系統

電子檔案管理系統是以電子文件、數字資源為主要采集對象，通過實施檔案的數字化存儲、管理與維護，提供數字檔案信息的網絡傳輸、多元化利用服務的管理系統，承擔著電子檔案的對口接收、集成管理以及高效利用的功能。建設電子檔案管理系統，檔案館將接收學校各業務部門形成的歸檔電子文件進館并實施科學管理和提供利用，為各部門降低管理成本、提高工作效率和更好地挖掘檔案信息價值提供保障。同時，電子檔案管理系統的建設完成，將逐步形成電子檔案的單軌化存儲模式，從而大大緩解檔案館庫房不足的壓力。

2.館藏檔案數字化

館藏檔案經數字化處理后，檔案管理、利用的對象由傳統的以紙質為載體的紙質檔案轉變為以信息技術為載體的數字檔案。加快館藏檔案數字化工作步伐，不僅可以節約保管費用，節省占地空間，而且可以通過OCR技術進行文字識別，查閱、利用方便快捷，結合電子簽章等信息安全技術手段，大大提高了檔案服務利用效率。同時，檔案經過數字化處理后，查詢利用時避免了反復印制資料而造成的檔案資料損壞，尤其對歷史久遠的檔案資料，數字化處理無疑是對其更好的保護。

（二）應用系統建設

檔案應用系統建設任務是建設一個由電子檔案管理系統、檔案遠程服務利用系統、聲像檔案管理系統、編研系統等一系列檔案業務系統集成的綜合性管理平臺，通過進一步梳理檔案工作核心業務，圍繞統籌檔案事業發展、推進檔案規范化標準化管理、提升檔案治理能力和服務水平等核心業務領域構建數字化應用系統體系，為從庫存資源向信息資源轉型提供中間管理平臺，為廣大師生校友提供一站式檔案業務線上辦理平臺。

（三）基礎設施建設

檔案信息化基礎設施建設，主要包括庫房設施建設、計算機硬件設施建設、安全設施建設。按照國標“獨立建設，自成體系”和“面積達標、設施完善、功能齊全、安全保密、服務便捷、節能環保”建設原則與目標，加強檔案館基礎設施建設，改善硬件條件。一是依據《檔案館建設標準》《檔案館建筑設計規范》及上級檔案主管部門有關技術要求，在檔案館庫房建設及館庫面積全面改善基礎上，開展智能檔案庫房系統建設。二是依托學校信息技術中心專業團隊和基礎設施設備，保障檔案智慧管理平臺運維，實現平臺運維科學規范、高效集約。三是建立合規的數據安全管理體系，包括訪問、控制、加密技術、防火墻等方式，確保檔案數據的安全性和機密性[5]。

（四）專業技術隊伍建設

檔案信息化建設需要專業人才支持，堅持“引育并舉”人才隊伍建設機制，加快建設一支適應新時代檔案事業發展要求的專業技術隊伍。一是加強現有人員的專業技術培訓，通過系統學習不斷提升工作人員業務素質和專業技能。二是引進具有檔案學專業、信息技術專業背景的專門人才。

（五）制度規范建設

根據電子檔案管理規律與業務特點，進一步梳理細化核心業務，全面修訂（制定）電子檔案管理制度，強化標準規范，優化再造業務流程，編制檔案管理制度匯編，切實提升檔案管理的規范化、精細化。

檔案信息化建設是一項長期的、復雜的、系統性工作。高校檔案館應從實際出發，及時挖掘、分析、總結各類檔案特點，形成并完善相應的數字化建設工作策略，凝練自身工作特色，從信息資源建設、系統建設、基礎設施建設、專業技術隊伍建設、制度規范建設等方面，逐步完成檔案數字化轉型，實現檔案信息化工作高質量發展。

參考文獻：

[1]志偉，趙憲珍，郭玉鵬.基于過程管理思路的高校數字檔案館建設探討[J].蘭臺世界2024（6）：48-52.

[2]劉玉群.新時代檔案事業的人才培養[J].蘭臺內外，2022（32）：25-27.

[3] 袁志芳. 談高校數字檔案館建設的關鍵點與風險點[J]. 中國教育信息化·基礎教育， 2019（1）： 19-21.

[4] 吳雪玲，趙旺.數字化背景下檔案事業高質量發展策略研究[J].河南科技，2024（7）：142-146.

[5]馬鶴嘉. 信息化智慧化時代電子檔案標準化管理方式方法探析[J]. 大眾標準化， 2024（6）： 169-171.

作者單位：河北大學檔案館