企業檔案館（室）檔案開發利用工作的方法

市場經濟的實質是效益經濟，在現代企業制度下，企業的任何活動都要服從于效益原則。服務是檔案的宗旨，服務是檔案的最終目的和歸宿，只有抓好檔案服務，讓檔案發揮出真正功能，產生實實在在的效益，才能使社會、企業各方面滿意，檔案工作才會有地位、有形象、有出路。企業檔案記述和反映了企業的經營管理、行政管理、組織管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資以及會計及產品生產、科學技術研究、基本建設、設備儀器等重要內容，在企業生產經營管理活動中不可或缺。近年來，公司累計利用檔案材料創直接經濟效益達兩億元，而且還以翔實的資料和權威的原始憑證解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。

一、企業檔案館（室）檔案利用工作的意義、目的和對象

1.企業檔案利用工作對于企業檔案工作和企業各項工作具有重要意義。（1）檔案利用工作是企業檔案工作的根本目的。企業之所以進行檔案工作，就是要通過檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統計等環節的工作，直接提供檔案為現實服務。檔案利用工作是企業檔案工作的一項中心任務，是企業檔案工作服務于企業各項工作的基本點。

（2）檔案利用工作是企業檔案工作最富有活力的工作環節。檔案利用工作是企業檔案工作進步的杠桿和動力，也是企業對檔案工作的需要和企業檔案工作改革發展和提高的最直接的反映。這就需要我們企業檔案人員不斷提高修養，研究探索，努力開創企業檔案利用工作的新局面，因為企業檔案利用工作無論是利用的方式、內容和對象都是豐富多彩的，都是不斷變化的，都是可以不斷開拓創新的。

（3）檔案利用工作是企業發揮檔案作用、實現檔案工作價值的主渠道。通過有效的利用檔案，充分發揮檔案的憑證依據作用、參考咨詢作用、傳播知識作用、宣傳教育作用等，實現對企業檔案工作投入的回報，這是企業檔案管理價值實現的主要形式，獲得檔案及檔案工作的經濟和社會效益，檔案利用工作對企業檔案工作的發展具有重大影響。

2.企業檔案利用工作的目的。就是為企業領導決策和企業各項工作服務，維護企業歷史真實，保持企業的歷史聯系，通過檔案利用水平的提高，提高企業檔案整體水平。

3.企業檔案利用的對象。企業檔案具有一定的保密性，不對外開放。企業檔案一般不直接對外提供利用，企業對外提供利用檔案需經企業領導審批同意，企業檔案一般只對企業內部和企業上級主管單位提供利用。

二、企業檔案館（室）常用檢索工具及其編制

檔案檢索工具是記錄、報道和查找檔案資料的重要手段，也是檔案科學管理和提供利用所依賴的主要工具。檔案檢索工具對于檔案管理和提供利用關系密切，也是檔案工作人員從事檔案管理工作不可缺少的。

1.全宗指南。全宗指南是介紹和報道全宗構成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書，又稱為全宗介紹。全宗指南由封頁、正文、備注三部分組成，其結構形式如下：

（1）封頁。封頁即全宗指南的封面。封頁項目包括：全宗指南名稱、時間、全宗號。

（2）正文。全宗指南的正文包括全宗構成者沿革、全宗內檔案情況簡介、全宗內檔案內容與成份介紹三個組成部分。

（3）備注。備注部分的內容包括本全宗指南的編制情況、有關全宗內檔案的補充說明，需要解釋的名詞、事件及問題，全宗指南編制后，全宗內檔案的增加、調整、遺失、銷毀等的說明，檢索工具編制情況以及其他有關問題的說明。

2.案卷目錄、案卷文件目錄（全引目錄）、文件目錄。（1）案卷目錄。是企業檔案館（室）普遍使用的最基本的檔案檢索工具。它是以案卷為單位揭示和介紹檔案基本內容和情況的索引式檔案檢索工具。其主要項目有順序號、案卷標題、檔案起止時間、保管期限、頁數等。

（2）案卷文件目錄（全引目錄）。是將案卷目錄和卷內文件目錄合二為一，從而揭示檔案內容和成分的檢索工具，是企業檔案館（室）較為實用的一種文件級目錄。其特點是能夠直接檢索到文件標題，打破了案卷與文件之間的分隔界限，使用方便，準確程度高。

（3）文件目錄。包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、保管期限、檔號等。

三、企業檔案館（室）檔案利用的方法

1.提供利用。企業檔案館（室）根據利用者提出的檔案利用需求，努力提供檔案或有關檔案信息的利用方式。企業檔案提供利用的主要途徑有閱檔室查閱檔案、檔案借出、局域網絡查檔等。企業檔案提供利用的方法主要包括調閱、借閱、電話查詢、網上查詢等，下面具體闡述幾種檔案提供利用的方法。

（1）借閱。就是在閱檔室向利用者提供檔案查閱的一種檔案利用方式，這是檔案利用的基本方式。企業檔案館（室）應配有專門的閱檔室，檔案利用者必須在閱檔室查閱檔案。檔案人員應注意熱情、周到地服務和檔案的安全。為維護閱檔室正常秩序，確保檔案安全，需要建立健全必要的規章制度，其內容主要包括檔案的借閱手續、借閱的對象、利用范圍、批準權限等。企業科技檔案管理工作人員，應不僅具備檔案專業知識，而且了解和掌握專業生產知識，這樣能更好地熟悉館藏檔案的內容和成分，工作起來才能得心應手，有利于幫助工程技術人員迅速查找需要的科技檔案，易于和科技人員的溝通，便于和工程技術人員的交流，有利于實現科技檔案的有效利用。筆者現在在綜合檔案室已工作22年，既熟悉檔案專業知識，又熟悉生產專業知識，熟悉館藏。筆者公司員工查找科技檔案時（如設備檔案、基建檔案、小型基建檔案等）很多情況下綜合檔案室只有我才能為他們找到，得到員工的稱贊。公司一些工程技術人員和員工對筆者說：“多虧你在這，不然我們很難找到需要的圖紙資料！”

（2）借出。企業檔案一般不允許借出企業檔案館（室），只有在特殊情況下才可借出，但也不能超出企業內部。為確保檔案安全，需要建立健全必要的檔案外借制度，主要包括檔案外借的手續、批準權限、范圍和要求等，特別是對檔案利用的對象、利用的場所等要提出限制。因為當檔案借出后，該檔案顯然已不在檔案人員的控制范圍內，檔案的安全失去保證，這是比較危險的，因此檔案的外借對象和利用場所必須是可靠的，否則檔案是不允許外借的。檔案借出利用的時間不宜過長，借出檔案時應履行登記簽字手續，在借閱登記簿上記錄借閱人姓名、單位、借閱時間等信息。檔案借出后檔案人員要注意及時催還，對歸還檔案的卷內文件情況要細致檢查，認真清點，發現有丟失、拆散、污損、涂改等情況，要及時向有關領導匯報并根據《中華人民共和國檔案法》及企業檔案規章制度嚴肅考核處理。

（3）電子郵件、電子文件檔案推送等查閱。檔案利用者提出檔案利用要求后，檔案人員可以通過企業局域網電子郵箱將電子文件檔案發送給檔案利用者。公司清華紫光檔案管理軟件可進行檔案推送服務，檔案推送是檔案信息資源提供利用的一種主動服務方式，突破了傳統的檔案被動利用模式，通過檔案人員對檔案信息資源打包并直接推送給利用人的方式，在保障了檔案資源的利用安全前提下，更及時有效地發揮了檔案信息資源的價值。

（4）電話查閱。電話查閱是利用者通過電話提出查檔要求，檔案人員提供相應的查檔服務的一種檔案利用方式。

（5）檔案網絡查詢服務。就是企業檔案館（室）利用企業局域網絡，在企業局域網絡上面建立檔案查詢網站的一種現代化的檔案利用形式。公司在內部網頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統，員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統進行檔案的全息查詢和檢索。2014年1月24日，公司圖形信息系統已在公司內部網頁上線運行，包括設備圖紙、技術手冊、參數報表、設備維保等信息，并集成了其他生產和設備管理系統數據，方便了設備資料查閱和管理，提高生產技術基礎管理水平。綜合檔案室2臺1000MW發電機組檔案（基建檔案、設備檔案）及2017年以前的生產檔案（包括重大技術改造項目檔案、發電機組檢修檔案等）已全部掃描成電子文件并掛接到圖形信息系統里，公司員工可方便地登錄圖形信息系統查閱綜合檔案室2臺1000MW發電機組檔案等的電子文件。筆者認為，電子檔案最好是采用紙質檔案掃描件，因為紙質檔案掃描件才能保證電子檔案與紙質檔案內容完全一致，這樣檔案用戶可以放心地不用到檔案室查閱檔案原件，只要通過局域網絡查閱檔案室的電子檔案就可以。這樣既可以方便檔案用戶，又可以有效保護檔案室的檔案原件。企業檔案網絡查詢服務必須注意企業檔案利用的保密問題，因為企業檔案屬于控制使用的范圍，只限于企業工作的查詢利用。同時，還要注意數據庫的維護和控制，防止數據的篡改。

2.開發利用。企業檔案館（室）針對企業和社會的實際需要，利用保管檔案的優勢，發掘館（室）藏，通過各種形式主動地報道或提供利用檔案的內容或信息的方式，是企業檔案館（室）檔案利用的較高層次的工作，對企業檔案人員的要求較高。檔案人員必須具有較高的業務和文字水平，熟悉館（室）藏，了解企業中心工作，根據實際工作需要，認真選擇專題和利用方式，積極開發檔案信息資源，較為常用的主要有以下幾種形式。

（1）檔案編研。就是企業檔案館（室）及其檔案人員根據企業工作的實際需要，充分利用館（室）藏檔案，將有關檔案資料信息編印成冊，主動提供檔案信息服務的一種檔案利用形式，主要包括檔案目錄（索引）、文件匯編、組織沿革、參考資料等。如我們檔案室堅持調查研究，確立實用、可行的編研課題，做好經常性的資料匯編工作，滿足企業生產經營各項管理需要。公司檔案管理人員編研完成了《征地文件匯編》、《歷年安全生產典型事故匯編》、《科研成果匯編》等編研材料，同時還編制了多種多冊檔案檢索工具，對生產經營等管理工作起到了較好的指導作用。

（2）參與性研究利用。是指企業檔案館（室）或檔案人員直接參與企業中心工作或業務等工作，利用檔案及其信息，直接提供利用或共同研究，完成工作任務的一種方式。企業檔案館（室）的參與性研究利用的好處是檔案人員能有效地發揮檔案的作用，將企業工作與檔案工作直接聯系起來，優勢互補。但參與性研究利用對檔案人員的素質要求較高，占用檔案人員精力和時間較多，如果處理不好，直接影響檔案工作，甚至會影響到其它工作。例如公司檔案管理人員與有關部門合作完成了《徐州發電廠大事記》、《徐州發電廠志》等編研材料，再如1997年、2005年、2015年筆者公司編寫《徐州發電廠志》，公司編委先后調閱了綜合檔案室大量檔案資料（89-073-45、92-601-01、02等），為廠志的順利完成立下汗馬功勞。

（3）檔案資料專題信息服務。就是企業檔案館（室）及時地根據企業的實際工作需要，充分利用館（室）藏檔案或資料，將有關檔案信息編印成冊，主動提供檔案信息服務的一種檔案利用形式，主要包括專題目錄（索引）等。

四、企業檔案信息資源開發利用案例

近年來，公司進一步深入貫徹實施《檔案法》，提高依法治檔水平，在管理上下功夫，在效益上做文章，創直接經濟效益2億多元，創造了良好的經濟和社會效益。

案例分析一：徐州公司原生產技術部土建專業工程師朱某利用公司征地檔案。2018年3月7日，徐州公司原生產技術部土建專工朱某來到檔案室要求查閱徐州電廠#1、#2灰場等處征地問題的批準通知書及協議等征地檔案。自90年代以來，企業檔案工作伴隨國有企業改革力度的加大而在改革的進程中逐步健全與發展起來，為用戶服務是企業檔案工作的最終目的，為此要采取各種有效的方式向用戶提供服務，檔案信息是企業檔案的隱含資源，提供檔案信息的利用是企業檔案工作的根本前提。檔案是公司彌足珍貴的歷史文化財富，是徐州公司建廠40余年來徐電人砥礪奮進、篤行不怠、奮輯爭先、賡續前行的寶貴歷史記憶，徐州公司科技檔案凝結著徐州公司廣大科技人員和科技檔案管理人員的心血和汗水，包括2×1000MW建設工程基建檔案、征地檔案、重大技改檔案等，各種各類，類型繁多復雜，且由于歷史的原因，徐州公司建廠40余年以來由于原能源部等火電企業檔案分類表數次修改調整補充等原因，科技檔案的目錄代號等數次修改，火電企業檔案人員對檔號不重新改變調整原因就是為了保持企業檔案的延續性，如03-003-004（銅山縣、茅村鄉、徐州電廠關于電力修造廠轉讓、土地納稅以及徐州市區征地等問題的通知，報告）、0400-8001-004（國華徐電2×1000MW建設工程可行性研究報告審查意見及會議紀要）等，在一定程度上增加了科技檔案管理的繁難程度，徐州公司科技檔案管理絕非普通人想象的那樣易學簡單，科技檔案管理人員要求中級以上專業技術職稱，遵紀守法，熱愛檔案工作，堅持不怠地努力學習鉆研科技檔案管理業務、知識和技能及電力生產等相關專業知識，勤奮工作默默堅守任勞任怨，逐步成長為一名技能水平高超的科技檔案管理專家。上述朱某需要查閱的科技檔案徐州公司檔案室只有筆者才能為他準確、迅速地查找調卷，筆者快速進行檔案檢索調卷，調出征地檔案案卷0300-8030-008、009（銅山縣革委會、徐州電廠關于徐州電廠#1、#2灰場等處征地問題的批準通知書及協議）等2卷，朱某認真仔細查閱科技檔案案卷，徐州公司征地檔案具有重要的憑證作用。

案例分析二：徐州公司生產技術部技術監督專業人員張某利用公司百萬機組設備監造檔案。設備監造檔案包括監造日志、監造工作總結等，2020年7月6日，生產技術部張某來到檔案室找到筆者，為做好徐州公司技術監督工作，需要查閱徐州公司百萬機組汽輪機設備、鍋爐設備等設備監造檔案，筆者熟悉館藏，立即調出0401-909-001（國華徐電2×1000MW建設工程1號汽輪機設備監理報告）、0401-909-019（國華徐電2×1000MW建設工程1號爐質量問題記錄匯總）等案卷5卷，張某查閱這些檔案可以了解百萬機組設備制造時監造總結、監造報告、質量問題記錄等，有助于做好技術監督工作，消除設備缺陷。

（作者單位：國家能源集團江蘇電力有限公司國能徐州發電有限公司檔案室）