提高企業現代管理科學成效的五大實施路徑

隨著現代管理科學的發展，人們越來越認識到管理的重要性，但是對于管理者本身的成效卻關注不多，甚至是管理者本人也不例外，并沒有意識到自身成效對企業的重要性。因此，在企業經營管理中，管理者很容易陷入慣性思維和過去的經驗之中，根本無法提升自身工作的成效。

管理者作為企業經營管理的核心，其成效決定了企業的可持續發展。但在實際工作中，很多管理者并沒有意識到其重要性，每天都被淹沒在會議和文件之中，無暇顧及和思考涉及企業發展最核心的問題，總覺得被工作追趕永遠無法做完、下屬能力無法達到要求、上級沒有提供更好的幫助和指導......上述問題產生的根本原因是管理者沒有充分認識到提升工作成效的重要性，更不知道如何提升工作成效。管理學大師德魯克在《卓有成效的管理者》一書中告訴我們，管理者必須富有成效才有存在的價值，而且這種成效跟個體的性格特點、行為習慣、知識范圍、技術能力等都無直接關系，管理者可以通過一定的方法和路徑，尤其在時間管理、成果導向、發揮長處、聚焦關鍵和有效決策五個方面的持續修煉，來提升管理成效，為組織作出更大貢獻。

一、加強時間管理

對于管理者而言，最稀缺的是時間。他們的時間大部分不屬于自己，而屬于業務拓展、客戶接待、會議協調和各種應酬等，真正屬于自己的就是上述工作切割后留下的碎片時間，因此，管理者如果想提高成效，就必須加強時間管理。在時間管理方面，不能依靠直覺，必需借助于科學的方法和工具，進行系統研究和分析，將時間消耗聚焦于企業的成果和績效，才能提高時間管理成效。

第一步是記錄時間。養成工作記錄的習慣，能更好統籌安排工作，還可以進行統計分析，找到提升時間管理的有效途徑。有效的管理者都會對每天的時間進行持續記錄，包括工作的類別、內容、地點、對象、消耗的時間等關鍵要素。工作的內容、對象和消耗的時間比較容易理解，而工作的類別主要是根據管理者所處行業、管理職位和職責，對日常工作進行分析和歸類，例如會議、接待、溝通、簽字等；工作地點主要是記錄管理者工作時，在距離上所產生的時間成本。

第二步是分析時間。有效的管理者會定期對記錄進行分析，最好是每月進行一次分析，每年進行一次總結。月分析的重點在于，徹底弄清楚三個問題。一是每個工作類別所消耗時間，對于時間消耗最大的前幾類工作，我們必須對每類工作提出兩個疑問，該類工作的存在價值是否還有繼續的必要、該類工作的成效是否達到了預期的效果。二是不同工作對象在管理者所消耗時間中的占比，同樣也需要對時間消耗最大的前幾個對象，逐個提出兩個疑問，其工作是否取得預期的成效、其工作能否提高效率。三是因工作地點不同在距離上所消耗的時間是多少，對于這些時間的消耗，同樣需要提出兩個疑問，能否改變交通的方式或者統籌出行的頻次以節約時間、能否對這些時間進行有效利用等。通過分析，管理者對時間花費有比較系統和清晰的認識，為后期的優化奠定良好基礎。

第三步是優化時間。在分析的基礎上，要對時間花費進行優化，優化的重點在于三個方面。一是剔除無效的時間消耗，其實企業在實際管理中，往往存在一些流程和環節是既有的習慣和傳統所致，隨著時間和企業內外部環境的變化，這些流程和環節都已經成為多余，需要進一步的優化，以減少這些不必要的環節，從而提高工作效率，同時管理者還需要對企業的流程和權限進行審視，按照“層級負責”的原則，建立制度化授權，提高下屬工作積極性和主動性，將管理者從日常的協調中解脫出來，才會有更多的時間聚焦于更為重要的事情。二是合并低效的時間消耗，最常見的就是會議管理，對會議進行系統梳理和統籌安排，裁減合并減少會議數量，集中安排壓縮會議籌備、人員通知和會議銜接的時間，設立定期會議和無會日等，都是非常有效的會議管理方法。但是在企業實際管理中，最為直接和有效的方法就是明確會議的時間和限制會議參加對象，在會議時長控制方面，管理者需要根據會議召開的內容，對會議召開的時間長度進行規定，同時在會議進行期間，還要及時掌握會議的節奏，防止會議討論主題走偏，討論無關內容，從而影響會議的效率和質量；在會議人員控制方面，管理者需要根據會議召開的內容，對參會人員進行嚴格控制，一方面要避免不必要參會人員參會，減少“陪會”的想象；另一方面也要避免應當參會人員缺席參會，從而導致會議議題無法有效研究和討論。三是整合碎片化的時間，管理者也應該借鑒計算機磁盤碎片整理的原理，定期對自己的時間進行整理和安排。例如，可以充分利用每天早上上班前的時間，對一整天的工作進行計劃安排，結合不同類型工作的特性進行整合，為自己預留更多的整段時間，簽字時間、工作匯報時間、員工談心時間等都可以相對集中，以減少對自己工作時間和思考重要事情的反復打斷。這種對碎片化時間的整合不僅能夠為自己節約時間，同時也有利于下屬提前制定工作計劃和養成良好的工作習慣。

二、堅持成果導向

成果是企業存在的前提和基礎，其表現形式是產品和服務能夠獲得市場認可和客戶購買，也是企業存在的價值。因此，在經營管理中，很多管理者容易陷入過程管理誤區，把時間和精力都投注在過程中，建立各種管控體系、管理制度、操作規范、流程表單、監督程序等，時刻關注員工有無“按圖作業”、有無“違反規定”，沒有思考管理的目的到底是什么，應該達成什么樣的成果，為了實現上述成果應該采用管理手段。這種本末倒置的思維，導致管理者的時間和精力錯誤投入到過程而非成果之上。從企業角度講，再完美的過程，如果無法達成成果，都是失敗的，因為客戶從來不關注你的過程和辛苦。因此，作為一名有效的管理者，必須堅持成果導向，所有管理行為和工作，都必須緊緊圍繞創造和滿足客戶需求這一根本目標。

實際工作中，由于管理者所處的企業、部門和崗位的不同，成果也有所區別，但綜合起來說，管理者的成果主要表現在兩個方面：一是直接成果，包括收入、利潤、市場規模、客戶滿意度等，直接成果是企業努力和奮斗的目標，也是企業前進的動力和方向，管理者必須時刻思考管理和工作，是否有利于達成上述目標，如果答案是否定的，就應該果斷放棄；二是間接成果，包括執行效率、團隊凝聚力、市場敏感性、員工滿意度、創新機制等，間接成果是達成直接成果的重要支撐和保障，作為非業務部門的管理者，可能其管理成果不直接貢獻于收入、利潤等目標，但只要能夠實現上述間接成果，一樣可以為企業創造價值。所以，對于有效的管理者而言，思考的出發點一定是成果而非工作，做正確的事永遠優于正確地做事。面對任何工作，其管理的邏輯起點，不是如何高效的完成，而是如何有效的達成成果，貢獻意識應牢牢鐫刻在管理者的思想深處，時刻根據對企業的貢獻去修正和完善管理和工作，以確保對組織的貢獻和價值。

三、善于發揮長處

個人由于家庭環境、個性特征、成長經歷、教育背景和工作經驗的不同，所以各有所長，也各有所短。作為一名管理者，應該堅持“揚長避短”的策略，善于發揮團隊中每個人的特長，正如唐太宗李世民在《帝范》中所言：“如巧匠之制木，直者以為轅，曲者以為輪；長者以為棟梁，短者以為栱角。無曲直長短，各有所施......智者取其謀，愚者取其力；勇者取其威，怯者取其慎......不以一惡忘其善；勿以小瑕掩其功。”但是，在實際工作中，很多管理者最容易陷入的誤區就是“短板思維”，面對人才，總把時間和精力投注在其短處上，求全責備。所以，對于有效的管理者而言，用人的核心在于能否為企業創造價值，其短處只要不給企業價值帶來實質影響，就非關注重點。發揮長處是一個管理者能否創造價值的關鍵所在。

一是發揮自己的長處。管理者必須對自己有清醒認識，明白自己的性格特征、喜愛偏好、學習習慣、工作方式、知識儲備、技能水平、道德和價值觀等，知道自己的長處、獲取知識的最有效方式、大腦最興奮的時間等等，準確判斷出自己到底哪些方面高于團隊平均水平。然后，充分利用“異于常人”的長處，聚焦擅長的領域做事，才能在有效的時間內，做出最大的貢獻。管理者最忌諱的事，就是為了顯示自己的權威，對任何事情都評頭論足，在自己不擅長的領域發表意見或者指導別人，不但容易讓自己陷入被動的窘境，同時也容易形成總是自我感覺良好和自以為是的惡習。

二是發揮下屬的長處。正所謂，知人才能善任。管理者也必須對自己的下屬具有清醒的認識，充分發揮其長處。例如，在崗位職責設計中，就要摒棄傳統的設計模式，打破原有的崗位職責邊界，采用模塊化設計，將傳統的崗位職責，進行模塊化的歸類，針對下屬的特點，將不同模塊融入到崗位中，以充分發揮其長處，達到揚長避短的效果。同樣，在績效考核中，一方面要設定能有效激勵其發揮長處的指標，另一方面在結果判斷上，也要重點關注其長處是否得到有效發揮，是否創造了更好的價值。

三是發揮上級的長處。這是很多管理者最容易忽略的一點，不知道上級擅長什么，只知道他們不擅長什么，同時又對上級的短處耿耿于懷，抱怨不休。作為一名有效的管理者，應該清醒的認識到，上級所處的位置、接觸的信息、擁有的資源以及其擅長的領域都是自己所不能及的，這些長處恰恰對于自己推動工作具有非常重要的幫助作用，要充分利用上級的長處使自己和團隊的工作更有成效。

四、聚焦關鍵事件

管理者每天都會面臨不同的事情，緊急的和不緊急的、短期的和長期的、能夠迅速呈現效果的和需要長期堅持的，面對不同的事情，往往容易以急為先，從而使管理者看起來非常地繁忙和努力，但對企業來講，并不一定有成效。管理者不能用戰術的勤奮去掩蓋戰略的懶惰，如果不能根據事情的重要程度進行劃分，永遠都會陷入麻煩接踵而至的惡性循環，成效更無從談起。對于管理者來說，必須按照輕重緩急的原則對工作設定不同的優先次序，而且要堅持要事優先的原則。在企業經營管理中，所謂的要事就是事關企業持續經營和健康發展的事，換句話說就是如何發現、創造和滿足客戶的需求，只有抓住關鍵之事，才能事半功倍。

在聚焦關鍵事件的過程中，一方面要堅持分級管理、層級負責的原則，克服事無巨細的心態和親力親為的習慣，通過制度化的授權、程序化的管控，抓大放小，充分調動團隊每個成員的積極性和主動性。同時，管理者還要指導自己團隊中的每個人，使他們在工作的過程中，都能夠聚焦關鍵事件，充分展示個人的才華，體現個人的價值和對組織的貢獻，在這種理念指導下，團隊才會形成巨大的向心力和凝聚力，也才會創造出更高的績效；另一方面要堅持定期檢討、果斷放棄的原則，選擇一件重要的、有價值的事情比較容易，但是要放棄上述事情，卻是十分困難，尤其是那些奠定了過去的成就和輝煌的事，往往需要管理者付出更大的決心和勇氣，才能中斷和放棄。管理者要養成定期檢討的習慣，對于自己所從事的事情，不斷進行檢視，看看這些事情隨著時間和環境的變化，是否還符合當初選擇的原則，是否還是自己所從事的事情中的關鍵，是否對公司還有價值，如果答案是否定的，就必須果斷放棄，轉向更有價值的事情，不然投入再多的時間和資源都是一種浪費。

五、進行有效決策

諾貝爾經濟學獎獲得者、管理學家、決策理論的大師赫伯特·A·西蒙有一句名言，管理就是決策。管理者的本質工作就是做出決策。因此，決策成效決定了一個管理者的工作成效。決策的本意就是通過對一系列方案進行分析和比較，從中選出最優方案。對于決策來說，有三個關鍵要素：第一個是目標，首先弄清楚決策的目標是什么，為什么要做這件事情，對企業的價值所在，如果沒有目標也就迷失了做事的方向，失去了決策的價值和意義，尤其是對于經營管理中經常出現的問題，管理者要善于發現問題的核心和背后的邏輯，找到其共同點和共通點，通過決策建立一套規則或制度，形成長效機制，從而提高工作效率，避免類似問題再次發生；第二個是邊界，決策所受到的約束條件，包括問題產生的假設條件是什么，解決問題需要哪些資源和條件限制，而這些資源和條件是否具備，或者是在什么情況下才能具備，沒有邊界的決策，猶如空中樓閣，最終都無法落地實施；第三個是策略，在現有資源約束下，達到目標的最優策略，不同的策略可能在資源占用、時間消耗、實施路徑等方面各有不同，每個策略都有其優缺點，作為一名管理者關鍵是要在眾多的策略中，選擇出最優的策略。所謂最優策略的評價標準，就是能夠更好的達成公司目標。

決策不是個人的事，如何在決策中克服偏見，汲取好的建議意見，是提高決策成效的關鍵。管理者在工作中，都會總結出一套屬于自己的工作方法、成熟經驗、價值判斷等，這些都是取得成就和輝煌的重要基礎，也往往被管理者視為成功法寶。但是，隨著時間和外部條件的變化，往往已經不適應新情況，如果管理者不能夠根據新情況、新問題進行創新和改變，最終原有的成功反而成為現在的羈絆，也會成為影響管理有效決策的最大障礙。在決策中，反對意見是管理者保持警醒和激發想象力的最好助力。作為一名有效的管理者，要保持對反對意見的包容，要明白一項好的決策很多時候都不會是一致意見的產物，而是不同意見的融合，要通過反對意見反思決策依據是否存在偏見和漏洞，是否能夠落地和執行。此外，要從反對意見中汲取靈感，激發新的思維和方案，使原方案更加優化，從而提高決策成效。

六、結語

作為一名管理者必須充分認識到自身工作成效的重要性以及對組織的影響，切實增強提升工作成效的使命感和緊迫性，在日常工作中要注重提升工作和管理成效。管理者工作成效的提升并非生而知之，可以通過后天的系統學習和訓練獲得，只是需要管理者找到提升工作成效的路徑和方法，尤其是可以通過在時間管理、成果導向、發揮長處、聚焦關鍵和有效決策五個方面的持續修煉，達到事半功倍的效果。因此，管理者工作成效的提升，不但事關自身管理能力提升和個人績效水平，更事關企業的整體績效水平和未來健康發展。

（作者單位：四川建筑職業技術學院）