干部人事檔案規(guī)范化管理存在問題及提升策略研究

摘要：學(xué)校的干部人事檔案管理對落實黨的政策方針、建設(shè)學(xué)校人才隊伍具有重要的價值。本文首先闡明了干部人事檔案規(guī)范化管理的必要性，并以H市教體系統(tǒng)市屬學(xué)校為例，分析了H市教體系統(tǒng)八所市屬學(xué)校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀，探究了該8所市屬學(xué)校人事檔案管理中存在的問題。基于這些問題，作者提出了提高領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識、建立干部人事檔案考核機(jī)制、充實檔案管理人才隊伍、加強(qiáng)管理人員的教育培養(yǎng)、加快數(shù)字化管理進(jìn)程等措施，以期實現(xiàn)干部人事檔案規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；干部人事檔案；檔案管理

中圖分類號：F24文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.15.040

干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源，其全面、系統(tǒng)的反映了干部的政治品質(zhì)、思想認(rèn)識、專業(yè)素養(yǎng)及社會關(guān)系等信息，是考察了解、選拔任用、評價管理干部的重要依據(jù)，是建設(shè)高質(zhì)量干部人才隊伍，推動事業(yè)發(fā)展的重要保障。黨的二十大報告也強(qiáng)調(diào)了人才的對事業(yè)和國家發(fā)展的重要性，明確指出了：“強(qiáng)化現(xiàn)代化建設(shè)人才支撐，深入實施人才強(qiáng)國戰(zhàn)略”，人才已經(jīng)成為各個單位開展短期管理、中期規(guī)劃和長期發(fā)展的重要資源。因此，干部人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化、規(guī)范化對單位的事業(yè)持續(xù)健康穩(wěn)定發(fā)展有著非常重要的作用。

學(xué)校的人事檔案管理是人事制度改革和人力資源配置的有力支撐，完善學(xué)校干部人事檔案的管理機(jī)制，提升學(xué)校干部人事檔案的管理質(zhì)量和效率，能夠更好地實現(xiàn)干部人事檔案在學(xué)校建設(shè)發(fā)展和選拔人才中的價值。因此，確保干部人事檔案的真實性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性具有重要意義。

1干部人事檔案的特點

人事檔案是檔案資料中的一種，與其他檔案相比，具有一定的特殊性。主要表現(xiàn)為以下幾個特點：

一是實用性。人事檔案與員工的工資待遇、社保、養(yǎng)老金、干部提拔等業(yè)務(wù)息息相關(guān)，直接服務(wù)現(xiàn)實工作。因此，其具有一定的現(xiàn)實意義。二是真實性。真實性是檔案的必備要求，是干部人事檔案最重要的特征，只有其存儲的資料真實，才能為現(xiàn)實中的工作提供依據(jù)和參考價值。三是動態(tài)性。人事檔案處于不斷更新的狀態(tài)，需要及時補(bǔ)充完善。即便是目前已經(jīng)裝訂立卷，根據(jù)當(dāng)事人的崗位變化、學(xué)歷變化、工資變化等情況，會產(chǎn)生新的材料。根據(jù)當(dāng)事人工作調(diào)動、職位升遷等情況，檔案會轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出。因此，干部人事檔案具有動態(tài)性。四是機(jī)密性。干部人事檔案記載的材料涉及范圍很廣，包括個人的基本履歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、考核材料、培訓(xùn)材料、職稱材料、處分材料、獎勵材料、工資材料等重要信息，涉及到個人隱私，且屬于黨和國家的機(jī)密材料，不能隨意復(fù)制或向無關(guān)人員透漏。因此，干部人事檔案在保管、查閱、利用等方面具有嚴(yán)格的程序規(guī)定。

2H市教體系統(tǒng)市屬學(xué)校干部人事檔案管理現(xiàn)狀

2.1檔案存儲及專審情況

H市的干部人事檔案的管理方式是依據(jù)1995年國家人事部提出的“創(chuàng)新人事管理方式，發(fā)展人事代理制度”的政策，以人事代理的方式與H市人才交流服務(wù)中心簽訂人事代理合同，確立委托關(guān)系，各市屬學(xué)校的干部人事檔案均通過人事代理合同委托H市人才交流中心進(jìn)行管理。2014年，國家人事部為解決干部人事檔案管理不嚴(yán)、信息不全、涂改造假等問題出臺了新的政策，要求對干部人事檔案集中審核和專項清理，確保干部人事檔案信息的準(zhǔn)確性、材料的完整性、管理的嚴(yán)謹(jǐn)性。依據(jù)以上政策，2017年起，H市教體局要求將市屬學(xué)校的干部人事檔案集中存放于教體局進(jìn)行統(tǒng)一管理，并分別于2018年和2022年，開展了干部人事檔案專項審核工作，該工作很好地保障人事檔案材料的齊全性、完備性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

2.2管理人員的學(xué)歷、專業(yè)分布

H市教體系統(tǒng)有8所市屬學(xué)校，其中包含1所地方成人高校、2所中職學(xué)校、1所高中、3所初中、1所特殊學(xué)校，干部人事檔案總共有1571本。有11名教師承擔(dān)著干部人事檔案管理工作，學(xué)歷分布為：本科學(xué)歷9人，占比82%；碩士研究生學(xué)歷2人，占比18%；專業(yè)分布為：2名管理人員為人力資源管理專業(yè)，4名管理人員為行政管理專業(yè)，1名管理人員為日語專業(yè)、3名管理人員為教育管理專業(yè)、1名管理人員為漢語言文學(xué)專業(yè)。

2.3從事人事檔案管理工作的時間

從事人事檔案工作1～3年的有7人，占比63.6%，4～6年的2人，占比18.2%，7～9年的2人，占比18.2%，從以上數(shù)據(jù)可以看出，大部分的管理人員從事檔案管理工作的時間并不長。

2.4管理人員的專兼職情況

根據(jù)訪談得知，以上從事檔案管理工作的11名人員，分別承擔(dān)了學(xué)校的人事工作或者黨務(wù)工作，因此，這八所學(xué)校的檔案管理人員都是兼職從事檔案管理工作。

2.5管理對象中的職稱和職務(wù)分布情況

八所市屬學(xué)校的檔案合計1571本，管理對象中具有副高及以上職稱人數(shù)453名，占比28.8%，中層干部107人，占比6.8%。其中有82名教師既擔(dān)任中層干部又具有副高職稱，占比5.2%。

3H市教體系統(tǒng)市屬學(xué)校干部人事檔案管理存在的問題

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

在學(xué)校的日常管理和發(fā)展規(guī)劃中，常把業(yè)務(wù)性工作、提高自身的辦學(xué)條件放在首位，而人事管理工作，往往較為邊緣化，因此，沒有把人事檔案管理提上議事日程，納入到年度的工作計劃和總體規(guī)劃中。同時，對于干部人事檔案管理工作，對領(lǐng)導(dǎo)干部沒有制定相應(yīng)的監(jiān)督和督導(dǎo)考核機(jī)制。因此，在學(xué)校的人事檔案管理工作中，導(dǎo)致大部分學(xué)校對干部人事檔案管理工作重視程度不夠。

3.2干部人事檔案差異大，專審難度較大

教師的檔案涉及到的職稱評審材料較多，且高校、中職學(xué)校和中小學(xué)的職稱序列差異較大，有些教師是雙師型教師，有些教師既擔(dān)任一線教師職務(wù)又兼任學(xué)校的中層管理干部。例如，8所市屬學(xué)校中，具有副高及以上職稱人數(shù)453名，中層干部107名，其中82名教師既擔(dān)任中層干部職務(wù)又具有副高以上職稱。因此，干部人事檔案差異大、內(nèi)容多、體系雜，導(dǎo)致專審難度較大。

3.3檔案管理人員身兼多職，業(yè)務(wù)水平較低

干部人事檔案是一項專業(yè)性、政策性、機(jī)密性都較強(qiáng)的工作，但是目前很多學(xué)校并沒有意識到干部人事檔案管理的重要性和專業(yè)性。從以上的調(diào)查數(shù)據(jù)可以顯示，H市市屬學(xué)校中的檔案管理人員都是一人身兼多職，無法做到專人專崗，致使檔案管理人員不能全身心投入到檔案管理工作中。當(dāng)其他工作內(nèi)容較多、任務(wù)較重時，干部人事檔案管理工作經(jīng)常被忽略和遺忘，導(dǎo)致檔案專審質(zhì)量不高。同時，根據(jù)以上現(xiàn)狀分析得知，八所學(xué)校中，所有檔案管理人員都不是檔案管理相關(guān)專業(yè)，致使檔案管理人員缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，由于管理人員業(yè)務(wù)能力的有限性，導(dǎo)致檔案的質(zhì)量參差不齊。

3.4干部人事檔案更新和查閱困難

干部人事檔案的存放集中在H市教體局，檔案管理人員分布于各個學(xué)校。干部的人事變動較為頻繁，由于檔案形成部門和檔案管理部門分離，導(dǎo)致檔案更新一定程度上具有滯后性。

傳統(tǒng)的人事檔案管理都是以紙質(zhì)形式存放，在檔案的查閱上，需要耗費(fèi)較大的時間和精力，尤其是工作履歷豐富的干部的檔案材料，其體積非常龐大，不利于存放和查找。

3.5干部人事檔案信息化基礎(chǔ)薄弱

根據(jù)《中共中央組織部辦公廳關(guān)于進(jìn)一步做好干部人事檔案信息化工作的通知》（組廳字〔2020〕13號）文件精神，干部人事檔案信息化工作，為從嚴(yán)管理檔案、高效利用檔案提供了有力支撐。現(xiàn)階段H市教體系統(tǒng)采購了相應(yīng)設(shè)備，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，便于存儲、查閱和檢索。但是由于人力和物力極其有限，目前檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化率還不高，導(dǎo)致學(xué)校人事檔案信息化管理名不符實。

4H市教體系統(tǒng)市屬學(xué)校干部人事檔案管理的提升策略

4.1提高領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識

干部人事檔案作為黨的重要執(zhí)政資源和干部隊伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)，在人事提拔上已經(jīng)全面做到“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”。因此，領(lǐng)導(dǎo)干部要提高認(rèn)識和政治站位，嚴(yán)格按照《干部人事檔案工作條例》《四川省干部人事檔案工作人員管理暫行辦法》的規(guī)定，重視檔案管理工作、加強(qiáng)教育培養(yǎng)、優(yōu)選配強(qiáng)檔案管理隊伍，著力打造一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的人事檔案管理隊伍。

4.2建立干部人事檔案考核機(jī)制

一是建立領(lǐng)導(dǎo)干部檔案工作的考核機(jī)制。在人事檔案管理中，堅持“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的原則，堅持黨對干部人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將人事檔案工作納入到本單位的年度計劃和總體規(guī)劃中，把人事檔案管理列入對本單位領(lǐng)導(dǎo)年度、任期考核、黨建考核的指標(biāo)中。

二是建立檔案管理人員的考核機(jī)制。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌謀劃檔案管理工作，要求干部人事檔案工作人員按政策、原則和制度管好檔案，將檔案管理工作納入到工作人員的年度目標(biāo)績效考核中。例如，員工在檔案管理工作中，表現(xiàn)優(yōu)異、工作態(tài)度積極時，可以將該部分工作進(jìn)行量化，可以給予一定的績效獎金。對于一些表現(xiàn)差、懶惰的、工作態(tài)度松懈的員工，結(jié)合實際情況，給予警告、扣罰獎金或停職的處罰，切實維護(hù)好檔案管理工作的嚴(yán)肅性。

4.3充實檔案管理人才隊伍

一是對外招聘檔案管理專業(yè)人才。學(xué)校在制定招聘計劃中，科學(xué)地規(guī)劃隊伍建設(shè)，在招聘中，充分了解應(yīng)聘人員是否掌握檔案管理技能，優(yōu)先選擇有檔案管理經(jīng)驗的人員。吸納更多的專業(yè)檔案人才和計算機(jī)人才，為更好地推進(jìn)干部人事檔案管理和干部人事檔案信息化奠定基礎(chǔ)。

二是對內(nèi)選拔檔案管理專業(yè)人才。人事檔案管理工作涉及到人才選拔、人員管理和人力資源的優(yōu)化配置，根據(jù)目前學(xué)校檔案較多，從事干部人事檔案管理的工作人員較少的現(xiàn)狀。學(xué)校可以在學(xué)校內(nèi)部，選拔一批學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、原則性強(qiáng)、年輕有為、能力突出、立場堅定、政治素質(zhì)高的教師，以老帶新的方式進(jìn)行培訓(xùn)，以此，擴(kuò)充人事檔案工作人員的數(shù)量，配強(qiáng)人事檔案管理工作人員隊伍。

4.4加強(qiáng)管理人員的教育培養(yǎng)

一是加強(qiáng)干部人事檔案管理人員的思想教育。各學(xué)校對管理人員的思想認(rèn)識要確保培養(yǎng)教育到位，充分發(fā)揮先進(jìn)典型的引領(lǐng)示范作用，強(qiáng)化黨性教育、優(yōu)良傳統(tǒng)教育和紀(jì)律約束。強(qiáng)化保密意識，對在審核工作中存在失職瀆職或弄虛作假行為，要追究相關(guān)檔案管理人員的責(zé)任。

二是加強(qiáng)干部人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。事業(yè)的開展和發(fā)展都離不開人員的支持，不論是紙質(zhì)檔案管理，還是在檔案信息化管理的過程中，都對檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平提出了較高要求。為保障干部人事檔案的專項審核工作保質(zhì)保量地實現(xiàn)，確保檔案的存儲、歸檔、查閱和利用符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，上級部門可以根據(jù)實際情況，在學(xué)校遴選一部分檔案管理人員到上級部門進(jìn)行頂崗學(xué)習(xí)鍛煉，切實提升干部檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。

三是編寫《干部人事檔案工作手冊》。由于檔案管理工作人員都是一人身兼多職，為了抓好檔案工作的常態(tài)化管理。上級部門可以統(tǒng)一編寫《干部人事檔案工作手冊》，其內(nèi)容可以包含檔案管理領(lǐng)域法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、收集歸檔、整理、保管、利用和轉(zhuǎn)遞要求、檔案專審業(yè)務(wù)工作制度等內(nèi)容。該手冊能夠幫助工作人員掌握檔案工作的相關(guān)政策和要求，做好日常的管理和掌握基本的技能，更好地提高檔案管理水平。

4.5加快數(shù)字化管理進(jìn)程

傳統(tǒng)的檔案管理存在許多不足之處，如人力資源成本高、信息不透明、查找速度慢、容易出現(xiàn)遺漏等。通過數(shù)字化的方式對檔案進(jìn)行錄入、存儲、管理和檢索，可以提高人事檔案的管理效率。因此，干部人事檔案的信息化逐漸成為必要的趨勢。

一是系統(tǒng)建設(shè)方面。健全完善干部人事檔案信息系統(tǒng)研發(fā)、運(yùn)行維護(hù)、數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)庫管理等方面的安全防護(hù)措施，推廣應(yīng)用統(tǒng)一規(guī)范的軟件和數(shù)據(jù)接口。

二是信息質(zhì)量方面。在確保紙質(zhì)檔案內(nèi)容真實準(zhǔn)確、材料完整規(guī)范基礎(chǔ)上，工作人員在對信息入庫時，須將檔案信息、數(shù)字檔案對照紙質(zhì)檔案逐頁逐項復(fù)核，確保一致后，才可存入信息系統(tǒng)。確保數(shù)字檔案的內(nèi)容與原件一致且圖像達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)。

三是信息安全管控方面。堅持從嚴(yán)要求，全面落實檔案信息密級等同于相應(yīng)紙質(zhì)檔案的規(guī)定。制定權(quán)限審批規(guī)則，根據(jù)干部管理權(quán)限和最小知悉范圍原則嚴(yán)格確定查閱和修改權(quán)限，實時監(jiān)控權(quán)限使用和變更等情況。對信息系統(tǒng)運(yùn)行和操作日志連續(xù)完整記錄且留存不少于六個月，確保信息訪問、變動全過程監(jiān)控，可追可查，嚴(yán)防發(fā)生違規(guī)攜帶、拷貝檔案信息等行為。

5結(jié)語

學(xué)校的干部人事檔案是一項系統(tǒng)工程，學(xué)校需要提高政治站位，堅持以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，深入學(xué)習(xí)貫徹《干部人事檔案工作條例》，認(rèn)真落實全國、全省、全市干部人事檔案工作會議部署，確保干部人事檔案準(zhǔn)確、規(guī)范，維護(hù)干部人事檔案工作的嚴(yán)肅性和公信力，充分發(fā)揮干部人事檔案在干部工作中的重要作用。

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