互聯網時代職業院校檔案信息化管理路徑分析

摘 要：隨著互聯網時代的到來，職業院校日益增多的數據信息使得傳統的檔案管理模式已經不能適應信息時代發展的要求而呈現出諸多的弊端。而檔案管理的信息化勢在必行，針對目前職業院校檔案管理中出現的問題，采取有針對性的措施實現檔案信息化管理路徑的轉型是未來職業院校檔案管理的必由之路。

關鍵詞：互聯網時代；職業院校；檔案管理信息化

隨著我國經濟社會的發展全面進入“互聯網+”時代，高職院校的信息化建設水平逐漸成為衡量一所院校的重要指標而被各高職院校重視。借助于互聯網的優勢積極推進檔案管理工作的轉型升級是職業院校目前面臨的重要任務。在提升學校內涵式發展的基礎上，結合本校實際存在的問題，做好檔案管理的信息化建設工作。檔案管理人員應該從基礎適用性的角度出發，對利用信息技術管理檔案在實際應用中出現的問題與障礙采取有針對性的應對措施，并在此基礎上對檔案管理進行優化，提高檔案管理的規范化水平，使得信息技術為職業院校的檔案管理帶來更多的便捷。建立健全規范化、信息化與數字化的職業院校檔案管理體系，全面提升職業院校檔案管理的效率與質量，以此適應國家對職業院校發展的遠景規劃，進而推動職業院校自身的長遠可持續發展進程。

1 互聯網時代職業院校檔案管理信息化的必要性

“互聯網+”時代的到來，在很大程度上促進了社會許多傳統行業的轉型和升級，引導社會發展模式的系統性變革。根據2015年國務院印發的《國務院關于積極推進 “互聯網+”行動的指導意見》，明確指導互聯網應該在經濟社會發展中發揮應有的作用?！盎ヂ摼W+”在檔案管理中的運用就是利用信息通信技術帶來的海量信息與大規模數據所隱藏的不可估量的巨大價值。以大數據技術為基礎，打造大數據平臺，同時利用搭載工具比如移動互聯網、智能手機、物聯網、云計算以及人工智能等的有效應用，積極促進互聯網與檔案管理進行深度融合并發揮互聯網平臺的優化和集成作用，使得傳統的檔案管理能夠適應信息時代發展的新趨勢。“科學技術能夠將學籍檔案的數據庫、檔案的實體、系統的網絡和數據以及用戶的信息完全集中在智能的數字信息平臺之下，有助于實現數據的挖掘、整合和利用。”因此，從職業院校內部建設來說，從學校領導到檔案管理的相關工作人員都要緊緊把握信息時代的脈搏，利用信息技術促進檔案管理模式與工作方式的革新。

1.1 檔案的信息化管理是事關國家與職業學校發展的優質選擇

2021年正式實施新修訂的《中華人民共和國檔案法》新增關于“檔案信息化建設”的專門章節，對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統建設等方面做出了明確規定，目的在于推動實現以信息化為核心的檔案管理現代化。

1.2 檔案的信息化管理是承接信息技術優勢的必然選擇

信息技術已經開始大面積在職業院校的檔案管理中廣泛使用，提高了檔案的實用性、共享性和便捷性。利用信息技術管理檔案有助于對檔案信息的檢索與儲存。一般情況下，職業院校檔案管理者必須明確知曉學校檔案的種類、檔案內容與檔案總量等基本信息。工作人員在開展檔案管理工作時，可以針對檔案內容進行信息的分類整理及存儲，以方便使用者對資料信息進行查找和檢索。對于普通用戶而言，使用者僅需在搜索引擎里輸入關鍵詞和時間等信息，便可方便快捷地查詢與閱覽所需要的檔案內容。除此之外，還可以借助于作為信息技術載體的電腦，利用相關壓縮技術的軟件有效解決儲存不足等問題。將大量檔案信息進行壓縮整理并存于相應文檔中，不僅節省存儲空間，還可以迅速有效地查詢所需內容，壓縮軟件的運用可以大大提高檔案檢索的效率，進而改善檔案管理工作的質量。通過新型二維碼技術的廣泛推廣和使用，檔案管理可以通過二維碼儲存檔案信息，更加便于使用者對檔案內容的檢索。

1.3 檔案的信息化管理是實現檔案管理提質增效的關鍵手段

職業學院的信息化管理可以改變過去檔案信息以紙質形式保存的諸多弊端。紙質檔案必須依靠人工采集、分類、提取、整理、歸檔，不僅工作程序煩瑣、勞動強度很大，效率還很低下。因為勞動量大且人工操作的工作人員個體差異較大容易出錯的原因，所以導致學校檔案的內容與質量都差強人意。除此之外，紙質檔案的保存與管理也存在很多問題，紙質檔案隨著時間的推移會出現泛黃或者字跡和圖案模糊不清以及檔案紙張容易破損等問題，其后期維護和修補需要耗費大量的精力。甚至有些檔案因難以獲得良好的儲存，造成很多珍貴的檔案因損壞而出現無法彌補的現象。這些問題都給傳統的紙質檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。而借助于信息技術實現了檔案的數字化管理之后，電子載體的模式對紙質檔案載體的取代，加之對云儲存技術的使用，可以實現檔案的移動硬盤存儲與云端存儲，并可以借助云儲存達成實時共享與傳輸的目標。此外，借助于數字化信息技術的使用，不僅可以實現檔案管理的應用數據庫建設更便于管理者和使用者查找檔案信息，還可以通過設置密碼的方式保障檔案信息的安全性，以此來避免檔案信息被破壞、盜取、篡改等不良事故的發生。

2 互聯網時代職業院校檔案管理工作的現狀

2.1 檔案信息化管理觀念的薄弱與制度規范的缺失

職業院校作為培養職業人才的搖籃更應該積極地加入應用高新技術行列。從普遍意義上說，信息技術在職業院校的運用范圍相對較廣，但是目前學校在檔案管理方面對信息技術的應用卻遠遠滯后于在教務管理、科研管理、財務管理以及學生管理等領域，不能夠對接信息技術與時俱進的整體趨勢。主要原因來自于大多數職業院校對信息化建設重視程度不足，不能夠充分認識到信息化檔案管理系統對檔案建設的影響與意義。除此之外，檔案信息化建設的體制機制、技術標準與規范以及政策與法律處于缺失狀態。首先，在互聯網背景下進行職業院校的檔案建設還缺乏相應的體制與機制做保障，檔案的信息化建設需要從中央到地方，再到具體單位進行宏觀規劃與統籌以及明確檔案信息化管理的具體職責與功能方面。其次，檔案的信息化管理所涉及的相關互聯網技術標準，包括規范統一的文件格式，信息交換的模式與軟硬件的配套建設等方面比較薄弱。最后，檔案信息化建設中信息的共享與利用所需要的相關政策與法律的規范建設等處于缺失狀態。

2.2 檔案信息化建設中的關鍵環節是技術問題的突破

職業院校檔案信息化管理需要學校學籍檔案的現實情況與信息技術相結合，以此為基礎搭建配套的數字化管理平臺，實現三個層面技術問題的突破。首先是檔案信息資源建設。包括紙質檔案向數字檔案的轉化過程中所需要的原文數據轉換技術、掃描技術以及計算機軟件的直接生成，檔案目錄的系統自動生成并存于數據庫。其次是檔案信息管理建設。包括數據的搜集、整理與保存、加工、統計、鑒定等技術以及數據的遷移、備份、存儲、訪問與安全保障等技術的突破。最后是檔案信息服務建設。包括目錄的檢索與原文的閱覽以及智能引擎技術的開發與利用等技術的突破與利用，以確保相關硬件設施能夠穩定運行，這樣才能夠達到最佳的數字化管理效果。

從現階段高職院校學籍檔案數字化管理的情況來看，技術手段更新不及時，無法滿足現實需求的問題仍然存在。高職院校沒有根據自身實際情況制定數字化平臺，院校之間的平臺差別不大，無法滿足學校實際需求。一部分學校還不具備充足的資金，不能及時進行平臺的升級，從而導致技術手段與實際需求不符，不能真正滿足高職院校學籍檔案管理的需求。

2.3 互聯網背景下的檔案信息化管理需要融合方法創新

在互聯網環境下，職業院校的檔案管理工作是依靠各種類型的數據維持開展的，主要內容是對教學、科研、人事、學生管理等各項工作運行過程中形成直接、原始的信息資料進行管理以備開發利用的工作。隨著互聯網技術的不斷發展與演進以及國家對互聯網技術在檔案管理領域應用的關注，職業院校的檔案管理工作應更加注重與大數據的深度融合，打造大數據與檔案管理之間的橋梁，以提高檔案管理工作的效率，并為實現檔案信息的準確性與共享性奠定基礎。

互聯網背景下的檔案管理是根據一定的標準和要求對所獲取的信息與數據對同類單一資料進行整理和融合。在此基礎上，對各數據的關聯價值和內涵進行深度挖掘與利用以達到檔案信息價值的最大化。數據融合的規范化與標準化建設以及如何打造互聯互通的數據利用多種分析工具乃至進行后續的數據分析運用工作，這一難題將是職業院校檔案管理工作人員所需要突破的難點。

3 互聯網時代職業院校檔案管理信息化的轉型升級路徑

3.1 信息化意識的樹立以及檔案管理制度規范的建構

信息化意識的樹立是檔案信息化管理的前提與基礎，尤其是職業院校的領導需要認識到檔案管理工作結合網絡技術信息化建設工作的重要性與必要性。這是推動檔案管理信息化建設有效有序進行的基礎。在職業院校的檔案信息化管理過程中，還需要構建完善的管理制度和規范的責任制度，明確檔案工作相關部門的職責、義務及管理人員的工作內容，落實崗位責任制，制定嚴格的監督制度，建成完善有序的檔案管理體系。在檔案管理工作的實踐中，還應該按照《電子檔案單套管理一般要求》制定符合職業院校自身要求與特點的有針對性的檔案信息化管理制度，落實《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》要求，包括符合《黨政機關電子公文歸檔一體化管理技術規范》的標準和要求。最后，學校需要針對自身的實際情況在信息化建設制度建設方面持續不斷地進行制度與規范的制定與完善，以充分發揮檔案管理工作的作用和價值。

3.2 建立健全信息安全防護系統

數字化檔案的本質特征從某種角度講數字檔案是更加安全的檔案管理方式，與紙質檔案相比具有可備份的優勢。但是，隨著數字化技術與檔案管理融合發展的不斷深入和應用頻率的不斷提升，數字化管理弊端逐漸呈現，包括軟件技術支持的安全性與網絡環境安全性的建設成為檔案信息化建設需要重點關注與解決的問題。為了解決檔案管理的安全性問題以避免原始檔案遭到破壞，就要實現紙質檔案與電子檔案同步重視、同步保存、同時立卷的管理模式，以確保即使電子文件出現安全問題時依然會有原始紙質檔案作為保障。電子文檔的存儲也受多種存儲介質性能與技術因素的影響，各類電子載體物理性質的差異導致檔案信息管理不能制定統一要求，并且需要定期對電子存儲設備進行安全檢測與備份。除此之外，從設備配備的安全角度來看，對于學校內部的檔案管理，接入的網絡應當是單獨支線的校園網，處理電子檔案的電腦還應當是單獨設置，最大限度地減少信息被泄露的概率，以提升檔案管理專用的網絡安全。

3.3 創新數據整理的融合方法

利用互聯網以及信息技術開展職業院校檔案管理工作，需要大力推動互聯網技術與檔案管理工作的深度融合。在檔案管理工作中，不僅要數字化檔案的內容，還需要構建檔案管理的數字化或專業化平臺和安全有效且完善的網絡設施。同時，還需要搭建配套的數據庫以確保檔案檢索的方便與快捷，以適應互聯網時代的發展需求，創新大數據環境下的檔案管理模式。把網絡安全與數據安全的相關技術，比如隱私設計、數據水印等新理念、新方式與新技術融合并創新發展，進而應用到檔案管理中。在檔案管理中的融合程序一般是將通過多種渠道搜集到的數據資料信息進行分類整理，對數據進行異質性與精準性分析，以便于對大數據潛在價值的挖掘，以此來提升信息數據的價值。在不斷引進先進的管理技術與管理系統的基礎上，借助新技術的優勢來為檔案管理工作開展助力。充分開發與利用“互聯網+”以及大數據平臺，全面提升職業院校檔案資料信息化管理的水平。

隨著互聯網技術的持續發展，職業院校的檔案管理工作迎來了重要的轉型發展的機遇。職業院校應轉變傳統的檔案管理方式，主動利用互聯網技術來實現檔案管理的信息化，進一步提高檔案管理的服務質量與效率。創新建構檔案的信息化管理體系與架構，規范使用數據，最大程度地使互聯網在職業院校的檔案管理中發揮支撐作用。更好地為部門領導和工作人員提供更優質的服務。

參考文獻

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[2] 覃娜.高職院校信息化檔案管理問題與應對策略研究[J].蘭臺內外，2020（7）：35-36.

作者簡介：張華（1979—）大學學歷，山東交通技師學院檔案室館員、專職檔案員，主要從事檔案管理（檔案收集，整理，歸檔，信息化）。