試論區塊鏈技術在企業檔案信息化管理中的應用

王建海

摘 要：時代在進步，技術在發展。大數據時代的到來成就了區塊鏈技術的發展，區塊鏈技術被廣泛運用到社會的各個領域，特別是在企業檔案信息化管理中發揮了重要的作用。筆者就企業檔案信息化存在的問題、發展的保障措施、應用前景進行了探析。

關鍵詞：區塊鏈技術；企業檔案；信息化管理

電子信息化時代的來臨給紙質檔案管理帶來嚴峻的挑戰。傳統的紙質檔案管理體系存在著無法實現檔案數據的分析、難以保管、電子材料逐漸增多等困境。由于檔案具有的本質屬性是原始記錄性，即不能篡改，這和電子數據的易變性形成一對矛盾體。區塊鏈技術具備不可篡改的特性，更好地解決了這一矛盾，彌補了電子檔案信息系統的不足。我國目前推行的是單套制檔案管理模式，更加強調區塊鏈技術在電子檔案管理領域的重要性。因此，很多企業檔案信息化管理充分地利用了區塊鏈技術的優勢。

1 企業檔案信息化建設現狀

1.1 我國的檔案信息化建設起步較晚、發展較慢

在近20多年的發展過程中，全國各地各級檔案部門的信息化水平存著參差不齊的發展現狀。企業檔案信息化發展在這種大環境下也面臨著同樣的問題。20世紀90年代中期，檔案部門開始零星地配備計算機，推薦使用的是單機版軟件。當時建立的數據庫是題錄式數據庫，但是檔案人員的計算機能力和軟件功能明顯存在著不足，阻礙了檔案信息化的發展。為了打破這一障礙，21世紀初，檔案部門充分利用現有的資源對軟件進行開發，檔案工作人員也提出了開發需求。通過以提高現行科技文件管理效率為突破口，開發出符合實際工作的軟件，由單機版改進為網絡版。檔案工作人員通過培訓提高自身的計算機能力，經過不斷的發展和改進，促使企業檔案信息化管理邁進了一步。

1.2 企業檔案信息化程度不高

隨著計算機技術的不斷提高與普及，我們已經生活在了“互聯網+”時代。大數據技術、區塊鏈技術無處不在，辦公環境逐步進入自動化、無紙化辦公時代，大大提高了企業的工作效率。但是還有一些企業的檔案管理工作沒有真正完全地實現無紙化辦公，沒有達到信息化程度，還在延續以前的紙質檔案管理模式和工作方法。這明顯與自動化辦公環境“格格不入”。檔案信息化發展的基礎是做好電子文件的前端控制，但是目前企業檔案信息化就是“紙上談兵”，并未真正實現電子化，而且制約了信息化的前端控制，更未真正達到電子文件全流程管控，造成了企業檔案信息化“只有一副空皮囊”[1]。

1.3 企業檔案信息資源的開發利用不充分

由于企業的經營者主抓企業的經營利潤，而忽視檔案管理工作的重要性，從而并未充分認識到檔案信息化建設對一個企業的發展起著至關重要的作用，更沒有認識到檔案信息資源具備著重不可替代的情報價值和參考價值。這兩大價值對企業的生產經營發揮了重要的作用。企業經營者在投入上忽視檔案管理建設和檔案信息化建設的投入，把更多的資源分配給生產與經營。還是老傳統、老思想，依賴的是紙質化檔案管理系統，對檔案信息化建設的舉措和投入只停留在表面，并沒有充分地對檔案信息資源的參考價值和情報價值進行挖掘，沒有發揮出應有的作用。

1.4 企業檔案信息化建設并未形成一套科學性、系統性與可行性的管理系統

企業檔案信息化建設缺乏制度化的建設標準。目前很多企業在檔案信息化建設中或多或少地開展了一些，為了與無紙化辦公相匹配。“趕鴨子上架”式開展檔案信息化建設，很隨意地對其實行管理，造成企業檔案信息化建設停滯不前。

2 區塊鏈技術的基本內涵及對企業檔案的發展

2.1 區塊鏈技術的基本內涵

區塊鏈技術被認為是繼蒸汽機、電力、互聯網之后最具有顛覆性的核心技術，將可能徹底改變人類社會價值傳遞的方式。它提供一種記錄并傳達價值的新方式，能夠讓價值傳遞變得更加透明、民主、高效、安全和去中心化，區塊鏈甚至被預言將引領人類互聯網第三次巨變。2020年6月，原國家檔案局局長陸國強在主持區塊鏈專題講座時指出，“要深刻認識在檔案工作中應用區塊鏈等新一代信息技術的重大意義”。專題講座就“區塊鏈技術發展趨勢及在檔案存證方面的應用”做出講解，陸國強要求，要加快厘清運用新一代信息技術實現檔案管理現代化的思路。

國家檔案局辦公室《關于2021年制定修訂檔案行業標準項目申報的通知》立項重點包含電子檔案管理信息系統建設、業務系統形成的電子文件歸檔及電子檔案管理、檔案數字資源長期保存、檔案數字資源跨區域、跨部門、跨系統共享利用、大數據、區塊鏈、云計算、人工智能等新一代信息技術在檔案管理和開發利用中的應用等，以上檔案相關的國家政策表明區塊鏈在電子檔案的發展中起著重要作用[2]。

2.2 區塊鏈技術對企業檔案的發展

目前各企業檔案部門的主要動力來源于國家自上而下推行的單套制檔案歸檔體系。之前沒有區塊鏈的時候，主要依靠制度、監督等非技術手段來維持檔案管理體系。區塊鏈的加入是對之前已經形成的生態體系的沖擊，真正落實區塊鏈之后，不僅要推倒之前的流程體系，還要形成新的區塊鏈生態體系。應用區塊鏈技術之后，信息更加可靠、人力成本進一步降低、可信溯源等好處會顯現出來。但是，對于當前的業務人員并沒有明顯的好處，反而會對業務人員形成一定掣肘。一旦加入區塊鏈，業務人員不僅要重新梳理業務流程，還存在一定的學習成本，而且區塊鏈的不可篡改特性使得業務人員需要更加謹慎認真地工作，一旦出現工作疏漏無法通過私下手段（如要求數據庫管理員修改數據）彌補，所有的工作流程都會無法篡改地保留在區塊鏈上，會被精準定責。而區塊鏈的好處部分業務人員還未清楚地體會到，那就是自證清白。比如特斯拉出現自燃事件，即便特斯拉把自己的數據庫公示也存在很多不信任的聲音，因為可以隨意修改數據的事故方是無法為自己證明的，而區塊鏈可以[3]。

3 區塊鏈技術背景下企業檔案信息化存在的問題

3.1 檔案數字化進展緩慢

檔案數字化工作是檔案信息資源建設的一個重要組成部分，是利用計算機技術、網絡技術等先進的技術和手段對館藏紙質檔案、特殊載體（照片、錄像帶、錄音帶等）資源進行數字化的過程，以數字化形式存儲，網絡化形式互相連接，形成一個有序結構的檔案信息庫，能及時提供利用，實現資源共享。

因為對檔案數字化的認識存在差異，所以在無上級檔案部門指令性要求的前提下，企業根據本單位的投入和實際需求對館藏檔案開展數字化工作。由于檔案數字化工作是一項長期工程并且任務繁重，在檔案人員緊張、設備有限的情況下，導致檔案數字化無法連續進行，長期的投入無法見效，檔案人員缺乏積極性，而外包的數字化服務又面臨檔案安全保密的制約。部分單位只因領導重視程度不夠，設備投入不足，使得檔案部門無法開展數字化工作，部分單位則關注現階段形成的原生電子文件和電子檔案的整理，不下大力氣開展檔案數字化工作。

3.2 檔案專業人員和專業知識與檔案信息化建設不匹配

在檔案隊伍建設中，經過十多年的發展，檔案隊伍的整體素質和能力有較大程度改觀。檔案部門已提高了準入門檻，更多的檔案專業人才充實到檔案隊伍中。但由于知識結構單一、對計算機技術掌握和應用能力欠缺等因素，使檔案信息化建設舉步維艱。現有的檔案隊伍普遍缺乏信息技術專業人才，單純的檔案專業人員在檔案信息化建設中顯現出力不從心、甘于現狀的心態，或是一味依賴外購軟件、外包形式開展信息資源建設，檔案信息化管理水平拘泥于檔案管理軟件的功能狀態，無法進一步改進提高。部分檔案人員精于傳統管理模式，固化思維，無法將檔案管理流程與信息化手段緊密相連。檔案信息化隊伍的嚴重匱乏已成為檔案信息化建設的瓶頸問題。

4 企業檔案在區塊鏈技術下發展的保障措施

4.1 制定規范化的管理標準和制度

在區塊鏈技術的大環境下，企業要制定規范化的管理標準和制度。我國對企業的發展尤為重視，對企業檔案信息化建設亦是如此，結合區塊鏈技術出臺了相應的標準和管理規范，但是企業之間還存在著差異性，管理標準和規范要結合自身的特點符合實際需求。企業要根據區塊鏈的特點和國家相關標準，制定一套符合本企業的操作規范和標準。對企業的檔案信息化工作進行規范化的管理，從而使國家的標準能夠真正落地。

4.2 強化區塊鏈技術應用知識與技能培訓

首先，對于區塊鏈技術的到來，企業管理者要轉變對檔案管理工作的認識，意識到檔案信息是作為一種數據支撐對企業的經營發展有著重要的意義。加強對檔案工作建設的資金、人力、技術等多項投入，促進檔案工作信息化建設。其次，檔案工作人員應轉變觀念。如今的檔案管理工作不再是傳統的對檔案資料進行收集、整理、保管和利用，應該與先進企業的檔案管理人員交流經驗，定期邀請專家開展檔案信息化建設專題培訓，提高檔案管理工作能力和水平。最后，企業要引進先進的信息化技術，使檔案管理人才掌握先進的管理技術，促進企業信息化發展。

4.3 利用區塊鏈技術做好“存量數字化”與“增量電子化”工作

企業要利用區塊鏈技術對檔案數據庫進行擴展要開展好兩項工作，分別是“存量數字化”與“增量電子化”。首先是積極進行“存量數字化”工作，利用區塊鏈技術實現紙質檔案數字化，對電子文件按照一定的規律分類化儲存。其次，通過信息化技術實現檔案信息系統與OA系統對接，實現電子文件自動歸檔。最后，檔案管理人員通過線上線下多種渠道加強對檔案信息的搜集，使得信息容量不斷擴充，為區塊鏈技術的分析提供數據基礎。

4.4 建立一套科學化的檔案信息管理系統

企業在實現信息化、無紙化辦公的同時，要根據自身的實際情況和發展需要，利用大數據技術和區塊鏈技術開發一套普適性強的檔案信息管理系統。從對電子文件的前段控制抓起，對接好各項業務系統，實現檔案信息化管理全流程管控[4]。并且通過區塊鏈技術對檔案數據分析和處理。更加有效和有深度地開發企業檔案信息資源，更好地為企業經營決策、科技研發等工作提供信息支持。

5 區塊鏈技術在企業檔案信息化建設中的應用前景

區塊鏈系統是一個面向大眾全面開放的系統，并且是利用專業的計算機技術開發的系統，其中包含的所有數據有著很高的透明度，對所有人都是公開的。無論身處哪個國家和地區，人們都可以在公共連接隨時對區塊鏈中的數據查詢和利用。基于以上的特點，區塊鏈系統在推進檔案信息化的共建共享方面大有可為，可為企業的經營決策、科技研發提供高質量的輔助，并有利于通過云計算等新型信息化技術進一步提升檔案管理工作質量。

通過區塊鏈技術存儲的數據具有不可更改和不可逆的特點。企業在檔案信息化建設過程中要充分利用區塊鏈技術的特點對檔案數據庫的信息進行疊加，而且這些數據會被永久地儲存在不同的數據分中心，一旦被儲存，一般無法更改和可逆。只有專業技術人員調整控制系統中超過一半以上的鏈節點才能調整其中的數據。這種做法本身很難實現。同時，利用區塊鏈技術存儲的數據具有獨特的保密算法，保密級別很高，只有在特定區域掌握密鑰的內部人士才能接觸到，且都簽訂了保密承諾書。數據信息被存儲于分布在世界各地的區塊中心，即使其中部分區塊中心遭到破壞，數據信息也可“高枕無憂”。區塊鏈技術保密性遠高于大部分信息儲存技術，其存儲數據穩定性和可靠性均非常高[5]。此外，利用區塊鏈技術存儲的信息還具備特定的共享性。獲得授權的人員可通過各分中心查閱檢索數據信息，提高了檔案信息的特定共享性，進而極大地提高了工作效率[6]。在這一過程中，所有的操作都會被記錄下來，且不可抹除。這些優點在符合檔案的本質屬性和價值的同時，也符合檔案信息化建設工作的需求和本質。

目前，從企業檔案信息化發展的前景來看，要想實現區塊鏈技術在企業檔案中的廣泛應用。就需要我們做好以下準備工作：一是持續強化區塊鏈技術的學習，深入研究其與檔案信息化工作的結合路徑，不斷拓展區塊鏈技術在檔案信息化工作中的應用方式。二是不斷加強對人才的培養和儲備，定期選送檔案管理人才學習區塊鏈技術，通過專業的人才積累推動區塊鏈技術更好地開發、發展和運用。三是切實加大人力、物力的投入力度，給區塊技術的發展和運用搭建更為堅實的后盾，提供更加穩定的保障。

參考文獻

[1]周芬.新時期加快企業檔案信息化建設的措施[J].化工管理，2021（23）：61-62.

[2]陳明.關于企業檔案信息化建設的幾點思考[J].城建檔案，2020（07）：23-24.

[3]硅谷密探.區塊鏈，將如何重新定義世界［EB/0L］．ht-tp：//www.woshipm．com/blockchain/843635.html．

[4]曾之明.顛覆未來的黑科技：區塊鏈的世界你懂不懂［J］.金融經濟，2017（4）：36．

[5]龔鳴．區塊鏈社會[M]．中信出版社，2016．VII．

[6]梅蘭妮．斯萬（美）．區塊鏈：新經濟藍圖及導讀［M］．新星出版社，2015．

（作者單位：山東省泗水縣檔案館）