高校圖書館館藏清點工作中發現的關鍵問題及對策研究

楊雪萍 王超 沈虹

摘 要：館藏清點是高校圖書館保證館藏資源揭示數據足夠準確的有效手段之一。文章分析了北京師范大學圖書館基于Alma系統的館藏清點實踐流程，發現了館藏實體資源位置與系統內的館藏址不一致、館藏圖書單冊狀態異常、館藏書目數據錯誤、館藏數據沒有及時同步等普遍存在的問題，并針對這些問題提出了相關高校圖書館館藏清點工作對策，以期高校圖書館能夠持續提高館藏資源數據的準確性，為讀者借閱館藏資源提供便利，促進館藏資源的流通。

關鍵詞：高校圖書館；圖書清點；館藏清點

中圖分類號：G258.6 文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2024）05-0072-04

1 背景

數字智能時代背景下，提高服務的精準度逐漸成為圖書館的普遍追求。圖書館開展精準服務的基礎在于館藏資源及相關數據，尤其是準確的館藏資源揭示數據，有效開展館藏清點工作是圖書館準確獲得館藏資源揭示數據的重要手段之一。圖書館開展館藏清點工作既能查清“家底”，也能解決圖書錯架、書目數據錯誤等問題。目前，學界對高校圖書館館藏清點工作的關注點主要為館藏清點工作流程、工作實踐、清點方法等[1-4]，雖然有基于Alma系統的館藏清點方法研究[5，6]，但針對高校圖書館館藏清點中的普遍性問題及解決對策的研究成果極少。由于高校圖書館的館藏資源數量較多、類型多樣，無論高校圖書館采用何種清點流程、方法，該項工作都非常耗時耗力。因此，在館藏清點實踐中發現普遍性及規律性問題，借助技術或制度手段予以解決，有助于高校圖書館減少館藏清點頻次，提升單次清點工作實效。

2 高校圖書館館藏清點基本思路與工作流程

2.1 高校圖書館館藏清點基本思路

館藏清點是高校圖書館的常規性基礎工作，總體工作要求是全面盤點館藏實體資源，建立健全館藏清點制度，保障館藏資源的準確性和完整性，為精準服務的開展奠定堅實基礎。高校圖書館通常遵循清點過程中盡量不影響正常借閱服務的開展、在工作開展前確定清點方式及方案、堅持任務分工與協作相結合、建立適時有效的反饋機制、開展全流程管理等原則開展館藏清點工作，清點范圍通常包括狀態為“在服務”“未服務”“未回溯”的紙質書刊。對于“在服務”狀態的紙質書刊，高校圖書館通常通過RFID標簽盤點或便攜式數據采集器采集條碼的方式采集相關信息，利用Alma系統中的“在架報告”功能模塊開展館藏清點工作。對于“未服務”狀態的紙質書刊，高校圖書館通常以導出系統數據的方式開展虛擬清點工作。對于“未回溯”狀態的紙質書刊，高校圖書館通常按這些書刊所占架位數量及每架平均容冊數開展估算清點工作。

2.2 館藏清點工作流程

北京師范大學圖書館（以下簡稱“北師大館”）將館藏清點思路具體化，借鑒其他高校圖書館的館藏清點流程和方法，選取部分開架圖書作為館藏清點工作試點對象，記錄清點數據，測試盤點儀讀取數據的效果和數據上傳的準確性，構建并不斷修正圖1所示的基于Alma系統的館藏清點工作流程。北師大館將采集到的條碼文件提交至Alma系統的“在架報告”模塊，對系統內的館藏信息及指定館藏位置記錄進行比較，得到單冊在架（Items in place）、館藏丟失但標記在架（Missing items but marked in place）、單冊在架但標記為不在架（Items on shelf but marked not in place）、已知不在架的單冊（Known items not in place）、單冊在架但所在范圍或集合錯誤（Items on shelf but out of range/set）、條碼未匹配的單冊（Barcodes with no matched item）等六類反饋報告結果。

3 北師大館在館藏清點工作中發現的關鍵問題

截至2022年年底，北師大館已清點近200余萬冊書刊，平均問題圖書率3.58%，問題圖書解決率87.56%，圖書丟失率0.59%。其中，中文圖書借閱區的問題圖書率為4.21%，占比最高。

3.1 館藏實體資源位置與系統內的館藏址不一致

北師大館在館藏清點中發現“單冊在架但所在范圍或集合錯誤”的條目較多，原因主要為館藏實體資源位置與系統內的館藏址不一致，即實體資源位置與系統內的館藏址信息不符，通常被稱為“錯架”。錯架分為遠距離錯架和近距離錯架，遠距離錯架是指圖書被錯放于另一處館藏地，如錯放于不同書庫、錯放于主館分館等，造成遠距離錯架的主要原因是用于標識不同書庫的圖書色標脫落或褪色、書脊顏色與色標顏色相近、沒有對不同館藏地的圖書進行特殊標記等；近距離錯架是指相同館藏地范圍內，不同書架或同一書架不同列或同一列不同格之間的近距離錯放情況，如第1架第1列第1格的圖書被錯放于第1架第1列第3格，造成近距離錯架的主要原因是工作人員在上架圖書時的粗心大意及讀者未按照圖書館規定的排架規則放回圖書。北師大館對于錯架圖書的通常處理辦法是找到問題圖書，并將其放置于正確位置。

3.2 館藏圖書單冊狀態異常

北師大館在館藏清點中發現“單冊在架但標記為不在架”的條目較多，處理類型為丟失（Missing）、外借（Loan）、預約架（Hold Shelf）、技術遷移（Technical Migration）、轉運（Transit）、采訪（Acquisition）等，系統顯示“單冊未就位”，讀者無法通過館藏目錄系統檢索到這些圖書，并誤認為這些圖書不在架。北師大館對于丟失、外借、預約架、轉運等處理類型圖書的處理辦法是找到問題圖書，用正確的流通臺逐一掃描，進行還書處理、預約圖書事務處理等操作，使問題圖書信息與系統內的館藏信息相符；對于能夠找到的、處理類型為技術遷移的圖書，根據實際情況修改相關信息，進行還書處理等操作；對于處理類型為采訪的圖書，則交由資源建設部進行處理。此外，如果在處理問題圖書的過程中發現RFID標簽信息出錯、條碼號不一致等情況，就需要及時更換RFID標簽或條碼號，并重新校驗。

3.3 館藏書目數據錯誤

北師大館在館藏清點中發現“單冊在架但所在范圍或集合錯誤”和“條碼未匹配的單冊”的條目較多，體現為書目數據與實際的圖書數據不一致，常見問題可歸結為：同號異書或同書異號、館藏地分配錯誤、書目數據中的單冊描述信息缺失或錯誤、書目和館藏的單冊記錄在發現系統中已被屏蔽、在系統中查找不到條碼號等。北師大館對于此類問題的處理辦法是找到問題圖書，重新為其分配索書號，修改書目信息并更新RFID標簽。

3.4 館藏數據沒有及時同步

北師大館在館藏清點中發現“館藏丟失但標記在架”的條目較多，部分圖書即使在關聯的館藏地也無法找到，這些圖書的索書號、館藏址、備注等信息具有一定的共性，通過抽查對比分析發現，這些圖書的永久紙本位置、單冊借閱政策等系統館藏數據沒有及時與館藏實體資源信息同步。造成該類問題的主要原因如下：一是在館舍變遷或資料室被撤銷的情況下，圖書館沒有全面更新系統數據。二是圖書館對館藏資源進行了轉移、下架等調整。三是在圖書流通過程中，圖書館變更了借閱政策。北師大館對于該類問題的處理辦法是根據實際情況，分析問題圖書最有可能被放置的位置，到相應位置進行查找確認，如遇到無法確切查找的情況，就做好相關記錄，以便隨時查詢。

4 高校圖書館館藏清點工作對策

4.1 采用科學的管理手段

4.1.1 加大對館藏實體資源的維護力度。高校圖書館應定期對館藏實體資源進行梳理，重新打印粘貼模糊不清、難以辨認的書標，更換掉落、褪色的圖書色標，積極關注空間使用情況，及時對在架圖書進行轉移、下架等調整。

4.1.2 規范讀者的借閱行為。高校圖書館應重視新生入學教育、閱讀推廣等工作的開展，引導讀者盡快了解和熟悉中圖分類法、館內排架規則，規范他們的借閱行為。

4.1.3 完善書庫管理工作。高校圖書館應做好過程性管理工作，制作書庫分布平面圖、圖書分類目錄簡表、圖書架位排列規則等展板，放于書庫顯著位置，方便工作人員隨時參考；利用Alma系統的“統計分析”功能，分析圖書借閱率、借閱高峰期等數據，適時加大整架力度，摸查錯架周期特性，建立巡架、順架等書庫管理機制；利用基于機器視覺的圖書亂架識別系統及智能圖書盤點機器人等先進技術設備解決錯架問題[7]。

4.1.4 建立績效考核制度。高校圖書館應建立績效考核制度，將圖書排架工作納入工作績效考核體系，嚴格控制錯架率，并定期進行抽查，增強工作人員的工作責任感。

4.2 提高相關工作的精細化水平

4.2.1 利用系統功能監控圖書單冊狀態。高校圖書館應利用Alma系統中的“監控請求”和“單冊處理”功能，定期監控圖書狀態，分析、查找處理類型為“轉運供重新上架”圖書的館藏地、圖書類型等信息，分區域、分步驟地對問題圖書進行處理。

4.2.2 規范業務操作流程。高校圖書館應規范業務操作流程，編寫相關文檔，建立崗位責任機制，要求工作人員嚴格按照相關規章制度和操作規范開展館藏清點工作，如：對于“預約架”狀態的圖書須及時掃碼上架，對于“轉運”狀態的圖書須明確其館藏地，對于“訂單撤銷”狀態的圖書須及時跟蹤處理等。

4.2.3 制定精細化的流通管理規則。高校圖書館的圖書外借、歸還、預約等操作都無法脫離Alma系統，任何操作失誤都會對最終的系統報告結果產生影響。因此，高校圖書館應制定精細化的流通管理規則，加強審核制度建設，保障各項數據正確無誤。

4.3 加大對書目數據質量的把控力度

4.3.1 建立健全編目數據質量審核制度。目前，已有部分高校圖書館對部分編目工作進行外包處理，主要包括中文圖書編目、館藏單冊數據處理、RFID標簽加工等工作。工作外包有助于高校圖書館工作人員擺脫繁復勞作，專注于書目數據核對、質量控制和數據維護等工作的開展。高校圖書館應建立健全編目數據質量審核制度，明確圖書著錄、標引、規范控制等方面的編目工作細則，提升外包編目人員的工作質量，降低他們的編目出錯率[8]。

4.3.2 定期維護書目數據庫。高校圖書館應利用Alma系統的元數據編輯器對書目數據庫進行定期維護，保障編目數據的統一和規范，如：定期更新系統中的索書號，建立相關臺賬，并重新打印、粘貼索書號異常的館藏實體資源的書標。此外，高校圖書館還應對書目數據庫進行數據統計和分析，及時發現和糾正同書異號、同號異書等異常數據。

5 結語

館藏清點對于高校圖書館評估系統數據與館藏實體資源是否一致具有重要的作用，對于其館藏動態管理等工作的有效開展至關重要，有助于館藏資源的順利流通。高校圖書館應積極引進基于機器視覺的圖書亂架識別系統及智能圖書盤點機器人等先進技術設備，定期統計、分析書目數據，發現和糾正異常數據，不斷提升館藏清點工作質量，避免相關數據問題的產生，切實為讀者借閱館藏資源提供便利。

參考文獻：

[1] 劉哲.高流轉率調劑書庫文獻清點實踐研究[J].圖書館學刊，2022（10）：63-66.

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[6] 黃薇，于靜，張慧琴.基于新一代統一資源管理系統Alma的文獻清點實踐研究[J].圖書館理論與實踐，2020（3）：58-61.

[7] 蘇志芳，徐德剛，袁小一.基于機器視覺的圖書亂架清點系統：以中南大學圖書館為例[J].高校圖書館工作，2020（6）：60-65.

[8] 喻亞琴.圖書館館藏文獻書目數據清理[J].四川圖書館學報，2017（4）：62-65.