信息化背景下工程檔案信息化管理現(xiàn)狀、問(wèn)題及優(yōu)化策略研究

摘 要：本文從工程檔案信息化管理現(xiàn)狀出發(fā)，查擺存在檔案資源建設(shè)不足、規(guī)范化程度不高、利用體系不健全、安全體系漏洞較多等問(wèn)題。對(duì)標(biāo)數(shù)字中國(guó)建設(shè)要求，工程檔案信息化建設(shè)需要從加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)、發(fā)揮新技術(shù)支撐作用、加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析與利用、防范化解安全風(fēng)險(xiǎn)等方面努力。

關(guān)鍵詞：工程檔案；信息化；優(yōu)化策略

信息化轉(zhuǎn)型升級(jí)是新發(fā)展階段工程部門(mén)全面融入數(shù)字中國(guó)戰(zhàn)略、加快建設(shè)現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)的具體行動(dòng)，是撬動(dòng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域改革戰(zhàn)略的重要抓手，也是現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重大標(biāo)志性成果[1]。因此，必須深入分析工程檔案信息化建設(shè)管理的現(xiàn)狀，分析其存在的原因，深挖問(wèn)題根源，對(duì)癥施策，以信息化轉(zhuǎn)型推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

1 信息化背景下工程檔案信息化管理現(xiàn)狀

在新技術(shù)環(huán)境下，工程檔案信息化呈現(xiàn)新的特點(diǎn)，為轉(zhuǎn)型升級(jí)指明了方向。

1.1 從雙套制向單套制轉(zhuǎn)變

電子檔案單套制改革正在推行，有的工程施工單位基于工作效率的考量正逐步施行電子檔案單套制，即以電子檔案為唯一歸檔方式，將確有必要的紙質(zhì)原件以電子檔案附件形式歸檔的管理模式[2]。部分地方政府依托《電子檔案單套管理一般要求》，制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)已逐步推行。如福建省制定《工程建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔一體化管理技術(shù)要求》提出項(xiàng)目電子文件處理、歸檔、管理的技術(shù)要求以及歸檔格式、數(shù)據(jù)包結(jié)構(gòu)和元數(shù)據(jù)規(guī)范，為工程建設(shè)項(xiàng)目電子文件單套歸檔與管理提供可復(fù)制推廣的技術(shù)方案。

1.2 從靜態(tài)向動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)變

檔案信息資源逐步從“幕后”走向“前臺(tái)”。以檔案信息為核心，利用云計(jì)算和大數(shù)據(jù)的力量實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新應(yīng)用，推動(dòng)工程部門(mén)更好地運(yùn)用數(shù)據(jù)，構(gòu)建以數(shù)據(jù)為導(dǎo)向的全新檔案數(shù)據(jù)生態(tài)范疇，更好地釋放檔案潛在價(jià)值。工程檔案作為新型生產(chǎn)要素，成為推動(dòng)建設(shè)項(xiàng)目高質(zhì)量發(fā)展的新引擎。依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)獲取與分析，工程建設(shè)可以憑借數(shù)據(jù)分析靈活調(diào)整措施。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用使工程建設(shè)的準(zhǔn)確性增加，基于對(duì)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的獲取與處理，在問(wèn)題產(chǎn)生時(shí)快速響應(yīng)，減少損失的發(fā)生。傳統(tǒng)工程建設(shè)由于檔案信息獲取存在滯后性等方面的問(wèn)題，導(dǎo)致缺乏前瞻性的預(yù)測(cè)，新技術(shù)的應(yīng)用則實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)治理向著數(shù)據(jù)精準(zhǔn)治理的轉(zhuǎn)變[3]。

1.3 從單一向共享轉(zhuǎn)變

數(shù)據(jù)管理正從單一數(shù)據(jù)中心管理轉(zhuǎn)為跨域的共享與協(xié)同管理，檔案功能進(jìn)一步拓展。檔案利用的“玻璃墻”被打破，共享制度的建立重塑信息管理流程，存在于各部門(mén)、各系統(tǒng)之間的“信息孤島”、數(shù)據(jù)煙囪、重復(fù)建設(shè)等問(wèn)題得以解決。有的工程企業(yè)采用通過(guò)物理集中和邏輯集中的方式，搭建共享交換平臺(tái)，將檔案數(shù)據(jù)與企業(yè)管理數(shù)據(jù)融合，在不改變檔案數(shù)據(jù)歸屬權(quán)的前提下，提供和使用過(guò)程要可追溯，解決糾紛，明確責(zé)任，解決數(shù)據(jù)提供部門(mén)的后顧之憂(yōu)。

1.4 從分散向協(xié)同轉(zhuǎn)變

長(zhǎng)期以來(lái)，工程檔案主要服務(wù)于企業(yè)內(nèi)部，檔案社會(huì)屬性未能充分發(fā)揮。隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段的快速發(fā)展，全社會(huì)檔案使用意識(shí)的提高，工程部門(mén)必須向社會(huì)全方面提供檔案信息，滿(mǎn)足公眾的實(shí)時(shí)檔案使用需求。工程檔案信息化建設(shè)打破限制，擴(kuò)大檔案共享的范圍，基于互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建安全、可靠、高效的檔案共享環(huán)境，滿(mǎn)足全社會(huì)對(duì)工程檔案信息的使用需求[4]。工程部門(mén)與綜合檔案部門(mén)合作開(kāi)展城市記憶工程，將工程建設(shè)的進(jìn)度等向公眾展示，既提升工程建設(shè)的認(rèn)知度，也起到良好宣傳效果。

2 信息化背景下工程檔案信息化管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案資源建設(shè)不足

工程檔案的多樣性、復(fù)雜性特點(diǎn)造成信息資源收集的困難，主要表現(xiàn)在：一是收集范圍狹窄。對(duì)文書(shū)、會(huì)計(jì)、勘測(cè)、施工、監(jiān)理等重視程度高，對(duì)影像、自媒體等新介質(zhì)檔案重視力度不夠，未能及時(shí)調(diào)整數(shù)據(jù)歸檔范圍，“三合一”制度體系未能有效建立起來(lái)。二是歸檔不系統(tǒng)。工程檔案具有成套性特點(diǎn)，參建單位往往比較重視工程建設(shè)的進(jìn)度、質(zhì)量、資金等問(wèn)題，不重視日常檔案數(shù)據(jù)的收集歸檔，待到工程要竣工驗(yàn)收時(shí)，突擊進(jìn)行歸檔整理，造成大量數(shù)據(jù)的不齊全、不系統(tǒng)，使工程檔案的成套性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性得不到保障，影響了日后查考和利用。

2.2 檔案規(guī)范化程度不高

《建筑項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》對(duì)電子檔案和數(shù)字化做出了明確規(guī)定，但在實(shí)踐中仍然存在著標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化缺失的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：一是電子檔案管理系統(tǒng)功能不齊全。系統(tǒng)權(quán)限控制和安全備份功能缺失，有的權(quán)限開(kāi)放度過(guò)高，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案利用分類(lèi)和安全分級(jí)管理。檢索功能較為單一，檔案查詢(xún)系統(tǒng)性不強(qiáng)，模糊查詢(xún)能力落后，檔案利用效率較低。工程電子文件歸檔保存的文件格式不符合電子檔案長(zhǎng)期保存的格式要求，有些文件沒(méi)有元數(shù)據(jù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無(wú)法使用。二是檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)較低。檔案掃描、圖像處理與存儲(chǔ)、目錄建庫(kù)未能按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）進(jìn)行加工，數(shù)據(jù)分辨率過(guò)低、目錄不齊全，整體數(shù)字化質(zhì)量不高。

2.3 檔案利用體系不健全

工程檔案利用機(jī)制缺失、開(kāi)發(fā)利用不足，資源價(jià)值未能充分釋放。一是數(shù)據(jù)分析能力不足。未能根據(jù)工程檔案的復(fù)雜性和多樣性開(kāi)展數(shù)據(jù)分析，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)能力的提升。比如對(duì)監(jiān)理檔案數(shù)據(jù)的分析，可系統(tǒng)總結(jié)質(zhì)量管理的好經(jīng)驗(yàn)好做法等。二是個(gè)性化利用不足。多數(shù)工程建設(shè)單位是直接購(gòu)買(mǎi)應(yīng)用軟件，未能結(jié)合工程特點(diǎn)開(kāi)展區(qū)塊鏈、服務(wù)技術(shù)應(yīng)用，檔案管理數(shù)據(jù)化優(yōu)勢(shì)未能完全體現(xiàn)。三是開(kāi)發(fā)利用不到位。人工智能等技術(shù)使檔案展示方式更加多樣化、鮮活化，檔案應(yīng)用場(chǎng)景更加多元，工程檔案開(kāi)發(fā)程度較低，大多處于被動(dòng)利用階段，查詢(xún)方式尚未拓展到線(xiàn)上，便捷利用最大效能無(wú)法顯現(xiàn)。

2.4 檔案安全體系漏洞較多

技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)是工程檔案面臨的新問(wèn)題，新技術(shù)環(huán)境下檔案應(yīng)用技術(shù)日新月異，病毒入侵、非法侵害等風(fēng)險(xiǎn)日益突出。工程檔案本身具有敏感性、獨(dú)有性、價(jià)值性的特點(diǎn)，極易受到外界的不法侵害，對(duì)于一些國(guó)家重點(diǎn)項(xiàng)目一旦泄露關(guān)鍵數(shù)據(jù)，將對(duì)國(guó)家、工程建設(shè)企業(yè)和項(xiàng)目造成無(wú)法挽回的損失。當(dāng)前，工程檔案管理防控安全風(fēng)險(xiǎn)的能力較弱，缺少必要的安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)支撐。同時(shí)，有的企業(yè)過(guò)渡依賴(lài)信息技術(shù)，自主控制能力不足，為安全建設(shè)埋下隱患。

3 信息化背景下工程檔案信息化管理的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)

3.1.1構(gòu)建多元收集格局。工程檔案管理機(jī)構(gòu)作為牽頭部門(mén)，要轉(zhuǎn)變治理思維，建立多元協(xié)同的檔案管理格局。工程建設(shè)檔案部門(mén)要發(fā)揮引領(lǐng)優(yōu)勢(shì)，通過(guò)技術(shù)融合搭建數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，打破信息壁壘，建立跨區(qū)域、部門(mén)、階段的檔案治理模式。

3.1.2延長(zhǎng)檔案收集鏈。要完善“三合一”制度建設(shè)，對(duì)檔案門(mén)類(lèi)齊不齊、歸檔范圍全不全、保管期限劃分準(zhǔn)不準(zhǔn)開(kāi)展回頭看，圍繞工程建設(shè)大局，緊跟施工建設(shè)進(jìn)度，將重點(diǎn)類(lèi)型檔案、文件材料及時(shí)納入檔案分類(lèi)方案和文件材料歸檔范圍，做好工程項(xiàng)目文件歸檔與工程建設(shè)同步進(jìn)行。要拓展檔案收集范圍，采集和歸檔網(wǎng)頁(yè)、新媒體等資源，實(shí)現(xiàn)文本、圖片、音頻、視頻原版原貌歸檔和長(zhǎng)久保存利用。比如以時(shí)間軸方式重現(xiàn)不同歷史時(shí)間點(diǎn)上采集下來(lái)的網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)等信息，所有資源可存儲(chǔ)到網(wǎng)頁(yè)電子文件管理系統(tǒng)中，并依據(jù)電子文件管理系統(tǒng)通用功能建設(shè)要求，將電子文件自動(dòng)分類(lèi)到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)頁(yè)數(shù)據(jù)的歸檔。

3.1.3加強(qiáng)歸檔時(shí)效性建設(shè)。要提前介入，在工程開(kāi)工時(shí)事前加強(qiáng)培訓(xùn)控制，提升歸檔意識(shí)；事中要靠前服務(wù)與指導(dǎo)，重點(diǎn)針對(duì)文書(shū)檔案、項(xiàng)目檔案、歸檔文件規(guī)范化整理、建設(shè)檔案分類(lèi)方案制定、專(zhuān)門(mén)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)字化質(zhì)量、檔案保管利用要求等方面進(jìn)行指導(dǎo)服務(wù)；檔案管理機(jī)構(gòu)在驗(yàn)收環(huán)節(jié)要積極精簡(jiǎn)材料、壓縮時(shí)間，深化流程再造，創(chuàng)新優(yōu)簡(jiǎn)管理模式，提升歸檔效能。

3.2 發(fā)揮新技術(shù)支撐作用

面對(duì)質(zhì)量異構(gòu)、數(shù)據(jù)龐大的檔案信息資源，需要引入以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、區(qū)塊鏈等為代表的新一代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)工程檔案的全生命周期管理。

3.2.1更“新”技術(shù)應(yīng)用。積極推動(dòng)新技術(shù)與工程管理的融合應(yīng)用，打造功能強(qiáng)大且豐富的基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)為檔案“收、管、存、用”提供技術(shù)支撐。

3.2.2釋放“快”的優(yōu)勢(shì)。新技術(shù)在提升檔案?jìng)鬏斝省⑻嵘?wù)效能上具有獨(dú)特作用，特別是在數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)采集、數(shù)實(shí)融合方面對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有重要作用。要持續(xù)拓展應(yīng)用場(chǎng)景，釋放在圖像處理、知識(shí)圖譜、語(yǔ)義分析、文本挖掘上的潛能。

3.2.3持續(xù)加強(qiáng)資金支持。信息技術(shù)領(lǐng)域的投入高于一般傳統(tǒng)技術(shù)，但是新技術(shù)能夠有效支撐檔案治理需求，解決檔案治理過(guò)程中面臨的困境與挑戰(zhàn)，具有高投入、高產(chǎn)出的優(yōu)勢(shì)。工程建設(shè)部門(mén)要算大賬、長(zhǎng)遠(yuǎn)賬，深刻認(rèn)識(shí)新技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展趨勢(shì)，在基礎(chǔ)設(shè)施投入上予以?xún)A斜。

3.2.4加強(qiáng)數(shù)字檔案室建設(shè)。數(shù)據(jù)中心是提升檔案信息化質(zhì)量和效能的重要抓手。要制定詳細(xì)的電子文件歸檔和檔案數(shù)字化工作方案，明確工作目標(biāo)、內(nèi)容、步驟和要求，建立完善的培訓(xùn)、監(jiān)督檢查驗(yàn)收一體的外包管理機(jī)制，嚴(yán)格落實(shí)技術(shù)要求和各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范電子文件歸檔和檔案數(shù)字化提檔、加工、驗(yàn)收、還檔等全過(guò)程監(jiān)督管理。工程管理人員與信息技術(shù)人員也要參與數(shù)字化成果的抽樣驗(yàn)收，確保檔案數(shù)字化的準(zhǔn)確性、完整性和可用性。

3.3 加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析與利用

3.3.1強(qiáng)化數(shù)據(jù)挖掘。要實(shí)現(xiàn)對(duì)非結(jié)構(gòu)化工程檔案的內(nèi)在價(jià)值挖掘和利用，利用大數(shù)據(jù)及人工智能技術(shù)將“死材料”變成“活資源”，釋放工程檔案中蘊(yùn)藏的巨大價(jià)值。數(shù)據(jù)資源中施工檔案的實(shí)時(shí)歸檔監(jiān)管，可建立以數(shù)據(jù)中心為基石、以人工智能為引擎，將數(shù)據(jù)監(jiān)管貫穿管理各個(gè)工作環(huán)節(jié)，確保歸檔工作的規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性，提高管理質(zhì)量與效率。

3.3.2加強(qiáng)個(gè)性化服務(wù)。工程檔案利用群體多樣，要積極收集分析不同人員的喜好，提供更為優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)服務(wù)。比如利用檔案查詢(xún)系統(tǒng)，識(shí)別查詢(xún)者的知識(shí)背景、資源偏好，對(duì)用戶(hù)進(jìn)行精準(zhǔn)畫(huà)像分析，將更多有價(jià)值的檔案信息提供給查詢(xún)者。

3.3.3強(qiáng)化信息研判。基于人工智能、大數(shù)據(jù)、射頻識(shí)別、智能感知等前沿技術(shù)，在數(shù)字檔案室基礎(chǔ)上分級(jí)設(shè)置查詢(xún)使用權(quán)限，通過(guò)精準(zhǔn)檢索與綜合分析快捷了解工程檔案管理現(xiàn)狀，有效整合、分析勘察、監(jiān)理、施工等零散信息資源，為全面、辯證地評(píng)價(jià)工程建設(shè)提供實(shí)證。

四是拓寬服務(wù)場(chǎng)景。探索“數(shù)字+檔案”模式，撬動(dòng)傳統(tǒng)“窗口服務(wù)”向“線(xiàn)上檔案”管理全面轉(zhuǎn)變，提供移動(dòng)端查檔服務(wù)，實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)上申請(qǐng)、遠(yuǎn)程辦理”的在線(xiàn)檔案利用，打通檔案信息服務(wù)“最后一公里”。

3.3.4強(qiáng)化編研開(kāi)發(fā)。要認(rèn)真分析本地區(qū)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、管理以及社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的需求狀況，確定工程檔案信息資源的建設(shè)內(nèi)容，利用信息化建設(shè)的成果，發(fā)揮專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)、大數(shù)據(jù)的作用，通過(guò)知識(shí)手冊(cè)、新媒體視頻等形式，展示工程檔案的獨(dú)特魅力。

3.4 防范化解安全風(fēng)險(xiǎn)

傳統(tǒng)的安全防御手段已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足對(duì)抗日益復(fù)雜的數(shù)據(jù)安全威脅、無(wú)法處理海量的數(shù)據(jù)和應(yīng)對(duì)智能化攻擊，智能化的防御體系構(gòu)建成為應(yīng)對(duì)新型挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)可管可控的必要舉措。

3.4.1深化密碼技術(shù)應(yīng)用。密碼已成為維護(hù)數(shù)據(jù)安全最有效、最可靠的關(guān)鍵核心技術(shù)。要?jiǎng)?chuàng)造良好的應(yīng)用環(huán)境，加強(qiáng)多方合作，推進(jìn)密碼產(chǎn)品與檔案基礎(chǔ)軟硬件集成適配，防止身份冒充和未經(jīng)授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)。優(yōu)化訪(fǎng)問(wèn)控制策略，規(guī)范用戶(hù)適用權(quán)限。

3.4.2深化加密技術(shù)應(yīng)用。區(qū)塊鏈技術(shù)具有去中心化、共識(shí)機(jī)制、不可篡改、可以追溯、規(guī)則透明等特點(diǎn)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)要素的個(gè)體可識(shí)別、用途可追溯和價(jià)值可衡量，在數(shù)據(jù)安全領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。工程檔案要找好二者結(jié)合點(diǎn)，自由選擇、靈活接入需求，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)跨鏈共享、安全監(jiān)管。

3.4.3強(qiáng)化制度建設(shè)。將“安全第一、預(yù)防為主”的理念貫穿信息化建設(shè)始終，強(qiáng)化信息化安全制度建設(shè)，落實(shí)安全責(zé)任，制定安全應(yīng)急預(yù)案，常態(tài)化開(kāi)展信息安全風(fēng)險(xiǎn)排查，及時(shí)消除安全漏洞。

3.4.4著力提升安全意識(shí)。要加強(qiáng)信息安全教育，運(yùn)用線(xiàn)上線(xiàn)下相結(jié)合方式，從檔案數(shù)據(jù)安全管理、網(wǎng)絡(luò)安全防范、突發(fā)事件應(yīng)對(duì)等方面進(jìn)行檔案信息安全業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)等問(wèn)題的解決措施，增強(qiáng)工作人員網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)、信息技術(shù)水平和應(yīng)急處置能力，提升檔案信息安全軟實(shí)力，構(gòu)筑堅(jiān)強(qiáng)的安全屏障。

結(jié)語(yǔ)

工程檔案信息化建設(shè)要堅(jiān)持改革精神和創(chuàng)新意識(shí)，積極適應(yīng)新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的要求和數(shù)字中國(guó)戰(zhàn)略，更新數(shù)字化工作理念、思路和方法，使工程檔案管理更好體現(xiàn)時(shí)代性、規(guī)律性、創(chuàng)造性。提高檔案治理能力和治理現(xiàn)代化，建立較為完備的數(shù)字檔案資源體系、利用體系和安全體系，實(shí)現(xiàn)部門(mén)間數(shù)據(jù)共享、業(yè)務(wù)協(xié)同。充分釋放工程檔案服務(wù)人民群眾、服務(wù)社會(huì)發(fā)展的潛能，加快推進(jìn)檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供全面的工程檔案信息支持。

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作者簡(jiǎn)介：張海妮（1983—）大學(xué)學(xué)歷，陜西省引漢濟(jì)渭工程建設(shè)有限公司館員，主要從事工程項(xiàng)目檔案管理工作。