《企業檔案管理規定》解讀

摘 要：新修訂的《企業檔案管理規定》于2023年10月1日正式實施。新修訂的《規定》章節條數均較舊《規定》有了較大幅度的增加，內容及體系更加完備、科學。本文以新修訂的《企業檔案管理規定》為研究對象，對新修訂《規定》的背景、原則和主要結構內容進行詳細分析，并就貫徹落實提出對策建議，為全面把握新修訂《企業檔案管理規定》的核心要義、主要特點及具體要求提供更為全面的指導，具有積極的現實意義。

關鍵詞：《企業檔案管理規定》；檔案管理；解讀

概述

根據工信部、市場監管總局在第十八屆中國國際中小企業博覽會上公布的數據顯示，截至2022年底，我國中小微企業數量超過5200萬戶，平均每天新設企業2.38萬戶，新設中小微企業保持較快速度增長，有力推動經濟社會發展，保障了就業。在企業研發、建設、生產、經營和服務等活動以及企業新設、變更、撤銷、合并等過程中產生大量對國家、社會和企業具有保存價值的歷史記錄。這些歷史記錄成為企業發展的重要見證，也是十分寶貴的檔案資料。為進一步加強企業檔案工作，推進企業檔案科學、規范管理，服務企業和中國特色社會主義事業。2023年4月7日，國家檔案局頒布新修訂的《企業檔案管理規定》（以下簡稱《規定》），并于當年10月1日起正式施行，對企業檔案管理工作起到提綱挈領的作用[1]。同時宣告2002年7月發布的《企業檔案管理規定》廢止。

1 修訂背景及意義

新時代，檔案工作要始終圍繞“把蘊含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時代黨領導人民推進實現中華民族偉大復興的奮斗歷史記錄好、留存好，更好地服務黨和國家工作大局、服務人民群眾”[2]，并將其作為進一步做好檔案工作、推動檔案事業高質量發展的根本遵循和行動指南。1996年、2016年和2020年，我國先后對《檔案法》進行三次修訂和完善。新修訂的《檔案法》于2021年1月1日正式實施。此次實施的第三次修訂的《檔案法》突出“黨對檔案工作的領導”的工作導向，并高度重視檔案信息化工作，設立“檔案信息化建設”獨立章節，詳細規定了檔案信息化建設涉及的主體、要求、內容等，還以法律形式明確規定“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力”。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》就“十四五”時期檔案工作做了頂層擘畫設計，明確把“堅持依法治檔”作為重要原則，并提出要“做好新修訂檔案法配套法規、規章、行政規范性文件的立改廢釋工作”。綜上，為認真落實“四好”“兩服務”要求，貫徹好“十四五”時期檔案事業發展的頂層規劃設計，切實增強企業檔案法治化、規范化水平，在征求社會各界意見建議后，國家檔案局完成對《企業檔案管理規定》第三次修訂。

《規定》的修訂實施，對完善企業檔案管理制度，提升企業檔案管理質量，發揮企業檔案在服務中國特色社會主義事業中的應有價值，均具有積極的現實意義。一是有利于完善企業檔案工作機制。較2002年舊《規定》相比，新修訂的《規定》詳細規定了企業檔案管理的機構設置、人員配備要求，還專門規定監督管理、獎勵與處罰等，使企業檔案管理體制運行、機制保障更加完善，也為新時代企業檔案管理工作提供了良好的法規保障。二是有利于提高企業檔案工作水平。新修訂的《規定》與《檔案法》一脈相承，體現了《檔案法》的立法實質和精神要求，涵蓋企業文件材料的形成、收集、整理與歸檔要求，也包括了企業檔案的保管、保護、鑒定與處置以及利用、開發、統計與移交等，尤其是專門制定“檔案信息化建設”這一章節。這些修訂都能夠為企業檔案管理提供有力支持和保障，規范企業檔案管理的細節和流程，對提高企業檔案工作水平具有積極意義。三是有利于發揮企業檔案工作價值。新修訂的《規定》第一條就明確提出本次修訂的宗旨和目標，即“服務企業各項工作，服務中國特色社會主義事業”，并把“檔案開發利用、宣傳、教育取得突出效果”作為六種企業檔案工作表彰獎勵情形之一，樹立了良好的價值導向，引導企業立足自身實際，積極融入經濟社會發展大局，發揮企業檔案價值，積極做好為黨、國家和人民群眾服務。

2 修訂的原則及特點

本次《規定》修訂遵循了如下基本原則：一是依法修訂的原則。《規定》第一條就明確提出本次修訂是“根據《中華人民共和國檔案法》等法律法規，制定本規定。”第二十七條就企業的文件材料歸檔范圍的確定應依據“《檔案法》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》和國家及行業人相關規定”。二是一體管理的原則。本次新修訂的《規定》共由十章77條組成，較2002年的21條有了大幅度的增長。從修訂的內容來看，體現了企業檔案管理與利用一體推動的修訂要義。包括企業檔案形成、收集至統計、移交等，涵蓋企業檔案管理的各個環節、流程。三是相互銜接的原則。《規定》修訂時，除了《檔案法》外，還相繼參考一系列檔案國家、行業標準以及法律法規、部門規章和規范性文件，突出體現了本次修訂與其他正在實施的文件保持一致。如企業檔案庫房檔案裝具參照《檔案裝具》《直列式檔案密集架》等；企業歸檔文件材料整理參照《文書檔案案卷格式》《歸檔文件整理規則》《會計檔案案卷格式》等。

本次《規定》修訂突出體現合法性、延續性、系統性顯著特點。首先是合法性。本次《規定》中的正文部分有關文件材料形成、整理、保護、監督管理內容與《檔案法》的要求提出的“從事檔案收集、整理、保護、利用及其監督管理活動，適用本法”的要求一致，也是保證《規定》標準內容及規定要求依法合規。其次是延續性。此次修訂的《規定》中，有大量有關企業檔案具體業務的要參照已經出臺的法律法規、檔案標準繼續遵循，在制度、系統及資源建設等方面體現了延續性特點。再次是系統性。《規定》雖然只是關于企業檔案的一部專門性文件，但《規定》的內容體現系統性，不僅有關于企業檔案具體業務方面的操作性規定，還有機構和人員、設施設備等規定，具有很強的指導性和可操作性。

3 主要結構及內容

《規定》共分10章77條，包括總則，機構和人員，設施設備，文件材料的形成、收集、整理與歸檔，檔案的保管、保護、鑒定與處置，檔案的利用、開發、統計與移交，檔案信息化建設，監督管理，獎勵與處罰，附則。與2002年《規定》相比，新修訂的《規定》重新界定了企業檔案的基本范圍，即企業“研發、建設、生產、經營和服務等活動中直接形成的”，較舊《規定》的企業在“生產經營和管理活動”更細化到研發、建設以及服務等，而且將“各種形式”具體到“文字、圖表、聲像等”。而且還進一步明確企業檔案機構和人員、設施設備、檔案信息化建設、監督管理、獎勵與處罰等專門規定，體現了黨管檔案、問題導向、與時俱進、守正創新等修訂價值取向。

3.1 機構人員及設施

《規定》明確指出，央企、地方大型國企在總部設立檔案工作職能部門。其他企業類型根據規模、管理模式設置檔案部門或有負責檔案工作的部門。企業檔案部門履行“監督和指導所屬單位的檔案工作”等8項職責。企業各部門負責本部門檔案工作。并設置有“檔案辦公用房、閱覽用房、檔案庫房”等三房，規定“三房”的面積、位置、安全及信息化要求。按照企業規模配備專職工作人員、分管檔案工作負責人、檔案部門負責人，檔案保管利用人員、檔案業務監督指導人員配備數量則分別與檔案數量、年度新增檔案數確定，部門、所屬單位及項目數量確定。檔案總監設置則根據企業實際需求確定。

3.2 文件材料收集歸檔

《規定》明確要求，企業檔案部門派員參加產品鑒定、科研成果審定、項目驗收等活動，并提供業務指導。落實“四同步”，即企業下達項目計劃任務與提出項目文件材料歸檔要求同時、檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同時、驗收鑒定項目成果與驗收鑒定項目文件歸檔同步、項目總結與項目文件材料歸檔交接同步。確定文件材料歸檔范圍及保管期限，分為永久、定期（分30年和10年），央企國企文件歸檔范圍及保管期限需報同級檔案主管部門同意執行。企業撤銷部門，應在部門撤銷后1個月內歸檔，人員變動的，由接任者負責歸檔。多個企業形成的文件材料，原件由主辦企業負責歸檔，其他企業歸檔副本或復制件。

3.3 檔案保管利用

《規定》指出企業應按照“全宗”管理檔案，不同載體企業檔案選擇不同的保管、保護方式。企業制定檔案備份方案、檔案管理應急預案，定期備份、組織應急演練。檔案庫房應達到“九防”標準、適宜的溫濕度。同時，要做好受損、易損檔案修復、復制或其他技術處理，需要備份的，要作出修復說明。保管期限到期的要定期開展鑒定，形成鑒定意見。企業成立檔案鑒定委員會或者鑒定小組，負責審批檔案鑒定意見。檔案銷毀應按程序辦理：編制銷毀清冊—銷毀報批—簽署意見—銷毀。企業資產或產權發生變動，應及時報告并做好企業檔案處置。對企業檔案利用作出相應禁止性要求，即“不得損害國家安全和利益”“不得侵犯他人的合法權益”。企業檔案管理部門應編制檢索工具，主動推動企業檔案信息開發編研工作，發揮企業檔案價值。

3.4 檔案信息化建設

《規定》第七章單獨設立了一個章節，專門規定企業檔案信息化建設。要求企業加強檔案信息化規劃，配備有相應的軟硬件條件。企業電子檔案管理信息系統建設要具備收集等10項基本功能，并要注意與其他辦公自動化等其他系統相銜接，方便及時捕獲這些系統中產生的元數據。企業電子文件元數據與電子文件一并歸檔，并滿足“真實、完整、可用、安全”的標準要求。還規定了企業電子文件歸檔的時間、格式、安全、存儲標準要求，做好電子檔案備份，并做好“四性”檢測。按照規定步驟開展電子檔案遷移，并做好遷移過程記錄。在落實“增量電子化”的同時，也要按照“存量數字化”要求，做好企業傳統載體檔案數字化工作。還明確規定電子檔案與傳統載體檔案同等效力，但必須符合“來源可靠、程序規范、要素合規”要求。

3.5 監督管理及獎懲

《規定》還指出企業檔案工作既要受檔案主管部門的檢查監督，也要對所屬單位檔案工作開展監督、指導。在檢查監督、指導過程中發現“檔案資源未集中統一管理，面臨散失、損毀危險的”等八種安全隱患的，應責令限期整改。《規定》還列出了“檔案收集、整理、移交成績顯著的”等六種表彰獎勵情形以及一種處罰情形。

4 落實要求及措施

4.1 及時開展《規定》學習宣傳

黨的十八屆四種全會強調：“要堅持把全民普法和守法作為依法治國的長期基礎性工作，深入開展法制宣傳教育”[3]。《規定》第七十七條規定“本法自2023年10月1日起施行”。從《規定》公布之日至正式實施是學習宣傳《企業檔案管理規定》的關鍵期、黃金期。要通過廣播、電視、報紙、雜志、網絡、微信、微博、新聞客戶端等傳統媒體和新媒體為平臺，進行全方位的宣傳、報道，營造全社會學新法、知新法、用新法的濃厚氛圍，切實提升廣大企業經營者、管理者以及一線員工檔案意識。各級政府，尤其是企業、檔案行政主管部門要帶頭學習宣傳《規定》，企業主要負責人、車間負責人、部門負責人、業務骨干、檔案部門工作人員的要重點做好《規定》的學習宣傳工作，檔案行政主管部門、企業檔案管理部門要積極開展送法進企業、進車間、進一線，把《規定》普法宣傳送到生產一線，送到企業員工心坎上。

4.2 認真做好《規定》貫徹落實

此次新修訂的《規定》，對央企、大型國企、其他企業以及檔案主管部門、企業檔案工作部門、企業主要負責人、檔案人員等就做好企業檔案工作均做出了十分細致的規定，關鍵在落實。首先是企業，要根據其規模及管理方式設置專門的檔案部門或者有具體負責企業檔案工作的部門，并配置一定數量的檔案人員，認真履職盡責。要安排專門經費用以支持企業檔案設施設備的配備和更新，檔案庫房要滿足安全條件和標準要求。要把好企業文件形成源頭質量關，要按照全宗管理檔案，采用人防、物防、技防等措施，確保企業檔案實體和信息安全。要注重企業檔案信息開發利用，為企業生產、經營和管理提供文獻參考、決策支持。要按照“增量電子化、存量數字化”的方針，加快推進企業檔案信息化建設，并做好電子檔案安全。

4.3 繼續推進《規定》實踐完善

法規、政策及制度標準的生命力在于在具體實踐中的貫徹和落實。既要落實《規定》中的具體檔案業務，也要落實《規定》中的監督管理，并將《規定》作為獎勵與懲罰的重要依據，發揮《規定》的監督制約作用。要認真貫徹落實《規定》，重視《規定》中的獎懲情形規定，發揮《規定》的引導作用，把做好企業檔案管理工作意識轉變為廣大企業經營者、管理者以及一線員工貫徹企業檔案管理規定的理性行為。既要自覺落實倡導性規定，也要嚴格執行強制性條款。《規定》作為一部全國范圍內有效的部門規章，各地各部門各行業系統，尤其是企業應為新的規章實施積極準備條件。此外，規章制度的實施也是一個從完善到更加完善的發展過程，后期還需要立足經濟社會發展進一步細化《規定》，要根據檔案及企業檔案工作形勢的變化、發展實際，及時完善《規定》，就其中的規章精神、原則再進一步的具體化，提升規章實踐的可執行性。如要進一步統籌檔案信息系統，完善集團型企業檔案信息化業務規范標準等[4]。

結語

綜上，《企業檔案管理規定》的修訂進一步豐富了我國檔案管理內涵，為新時期企業檔案管理提供了專業性指導，對提高企業檔案管理工作能力和水平具有積極的現實意義。要認真組織學習，吃透精神實質，抓好貫徹落實，不斷推動企業檔案管理科學化水平。

參考文獻

[1]趙彥昌.聚焦檔案文化內涵 承擔全新文化使命[J]中國檔案，2023（10）：8-9.

[2]張劍.新《企業檔案管理規定》視閾下銀行檔案管理優化研究[J]云南檔案，2023（5）：44-48.

[3]劉丹丹.借力新媒體普法 傳播法治正能量——廣西中煙探索新媒體普法工作的思考[J]廣西經濟，2015（11）：67-68.

[4]王艷.集團型企業檔案信息化建設面臨的挑戰及應對策略[J]辦公自動化，2023（12）：43-45.

作者簡介：孫輝（1980.8—），女，碩士學位，山東省鄆城縣經濟開發區管理委員會館員，主要從事檔案管理研究。