新時(shí)代數(shù)碼照片檔案規(guī)范化管理內(nèi)容及路徑芻議

盧媛

摘 要：近年來，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，傳統(tǒng)的膠片型照片逐漸被數(shù)碼照片所取代，數(shù)碼照片數(shù)量和規(guī)模呈現(xiàn)出快速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。數(shù)碼照片檔案具有去實(shí)體化、不可逆性和真實(shí)性等特點(diǎn)，需要從歸檔、整理和著錄、存儲(chǔ)和保管、利用和鑒定銷毀等方面全面做好數(shù)碼照片檔案規(guī)范化管理，不斷提升數(shù)碼照片檔案規(guī)范化管理水平，守牢數(shù)碼照片檔案安全底線，發(fā)揮數(shù)碼照片檔案價(jià)值最大化。

關(guān)鍵詞：數(shù)碼照片檔案；檔案管理；規(guī)范化

概述

與文本類檔案不同，照片檔案更加直觀、具體和生動(dòng)，其形成、歸檔、保存及利用具有區(qū)別于文本類檔案的獨(dú)特方法[1]。近年來，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的普及和應(yīng)用以及數(shù)碼技術(shù)的更新迭代，傳統(tǒng)的膠片型照片數(shù)量和越來越少，數(shù)碼照片檔案則呈現(xiàn)出快速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，成為現(xiàn)場(chǎng)客觀記錄最為珍貴的一手資料之一，是十分寶貴的不可再生資源[2]。數(shù)碼照片檔案有其自身特點(diǎn)，其歸檔、分類、存儲(chǔ)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求也有著顯著特點(diǎn)。規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要手段。但規(guī)范化往往既會(huì)受到主觀因素的影響，又會(huì)受到一些客觀因素的制約，國(guó)家檔案局專門制定了《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》，從數(shù)碼照片及數(shù)碼照片檔案的各個(gè)方面提出規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)要求和內(nèi)容，還附帶有“規(guī)范性附錄”，進(jìn)一步明確了數(shù)碼照片檔案全宗號(hào)、保管期限、年度、照片組號(hào)、張?zhí)枴z影者、參見號(hào)等相關(guān)著錄項(xiàng)目，為新時(shí)代做好數(shù)碼照片檔案規(guī)范化管理提供有力指導(dǎo)。

1 數(shù)碼照片檔案及特點(diǎn)

根據(jù)《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》中有關(guān)“數(shù)碼照片”“數(shù)碼照片檔案”術(shù)語定義的內(nèi)涵來看，數(shù)碼照片檔案具有與其他檔案較大的差別。一方面，數(shù)碼照片形成、存儲(chǔ)及檔案管理高度依賴于技術(shù)設(shè)備和載體；另一方面，數(shù)碼照片檔案分類、編目、著錄有著專門的規(guī)定和要求，這也反映出數(shù)碼照片檔案與其他領(lǐng)域檔案的不同之處。

1.1 形式去實(shí)體化

從數(shù)碼照片及數(shù)碼照片檔案的定義來看，其形成離不開數(shù)字成像設(shè)備，其閱讀和處理依賴于計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備。與傳統(tǒng)照片檔案存在實(shí)體物相比，數(shù)碼照片檔案無實(shí)體底片，沒有“銀鹽膠片”那樣紙質(zhì)形態(tài)的“實(shí)體”，也沒有傳統(tǒng)照片檔案意義上的“底片”。從技術(shù)角度來看，數(shù)碼照片檔案實(shí)際上是數(shù)字成像設(shè)備采集并保存在數(shù)碼照片內(nèi)的Exif信息，是一組參數(shù)。數(shù)碼照片檔案存儲(chǔ)的載體主要是磁盤、磁帶或光盤。一般采用層級(jí)文件夾形式存儲(chǔ)，在計(jì)算機(jī)硬盤非系統(tǒng)分區(qū)建立“數(shù)碼照片檔案”總文件夾，在總文件夾下依次按保管期限、年度及照片組建立層級(jí)子文件夾，且歸檔數(shù)碼照片檔案的格式主要有JPEG、TIFF或RAW等。

1.2 形成不可逆性

從數(shù)碼照片檔案的著錄項(xiàng)目組成來看，除了傳統(tǒng)的全宗號(hào)、年度、部門、保管期限等一般性規(guī)定外，還包括攝影者、組題名、文字說明、參見號(hào)、照片組號(hào)。而且，數(shù)碼照片拍攝時(shí)，其形成的場(chǎng)景是即時(shí)性的，是在特定時(shí)間點(diǎn)聚焦特定對(duì)象的瞬時(shí)狀態(tài)，一旦錯(cuò)過將造成無法挽回的遺憾。因此，從數(shù)碼照片檔案的形成特性和著錄項(xiàng)目組成來看，數(shù)碼照片檔案具有形成不可逆性[3]。基于此特點(diǎn)，數(shù)碼照片檔案形成前，需要提前做好拍攝前的各項(xiàng)預(yù)案工作，特別是重大活動(dòng)、重要會(huì)議舉行前，要熟悉總體場(chǎng)景、關(guān)鍵環(huán)節(jié)、人物出席等，從不同時(shí)段、不同角度拍攝多張數(shù)碼照片，確保數(shù)碼照片檔案完整。

1.3 Exif信息真實(shí)性

可交換圖像文件格式（Exchangeable image file format，簡(jiǎn)稱Exif）是專門為數(shù)碼相機(jī)照片設(shè)定，可記錄數(shù)碼照片的屬性信息和拍攝數(shù)據(jù)。數(shù)碼照片檔案作為一種電子文件，既包括人物、事件、會(huì)議等重要信息，又包括焦距、ISO、拍攝光圈、快門、型號(hào)、制造廠商、感光度等數(shù)碼相機(jī)數(shù)字成像設(shè)備。而且這些信息內(nèi)容均被鑲嵌于JEPG、TIFF、RAW等格式中，從而形成對(duì)數(shù)碼照片檔案的“身份證明”，確保數(shù)碼照片檔案信息的真實(shí)性。尤其是RAW格式數(shù)碼照片檔案，由于無需在格式的頭部插入Exif信息以保證真實(shí)性，在數(shù)碼照片檔案真實(shí)性保障方面，RAW格式更具優(yōu)勢(shì)[4]。

2 數(shù)碼照片檔案規(guī)范化管理內(nèi)容

淄博市體育中心于2009年7月建成，由體育場(chǎng)、綜合體育館和游泳跳水館“一場(chǎng)兩館”三大主體工程構(gòu)成。淄博市體育中心建成后先后成為第11屆全運(yùn)會(huì)分賽場(chǎng)、第22屆山東省運(yùn)動(dòng)會(huì)主會(huì)場(chǎng)，也承辦了十一運(yùn)男子足球賽等一系列重大賽事，在此過程中留下了大量數(shù)碼照片檔案，見證了諸多賽事的經(jīng)典時(shí)刻。為做好數(shù)碼照片檔案規(guī)范化管理，淄博市體育中心嚴(yán)格按照《檔案法》《大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理辦法》《山東省檔案條例》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《淄博市體育局檔案管理實(shí)施辦法》相關(guān)規(guī)定，從數(shù)碼照片檔案歸檔、整理、著錄、存儲(chǔ)、保管、利用和鑒定銷毀等，做到全過程規(guī)范化管理。要精心篩選歸檔數(shù)碼照片，嚴(yán)格執(zhí)行數(shù)碼照片檔案歸檔格式、分辨率、時(shí)間等要求，并進(jìn)行科學(xué)分組、規(guī)范文字說明，從分類和排列、編號(hào)和編目等方面切實(shí)規(guī)范數(shù)碼照片檔案整理和著錄，從存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)、存儲(chǔ)條件和數(shù)字安全等方面要規(guī)范數(shù)碼照片檔案的存儲(chǔ)和保管。此外，還需要做好數(shù)碼照片檔案的規(guī)范利用和鑒定銷毀等工作。

2.1 規(guī)范歸檔

（1）精心篩選。按照“去粗存精”“去粗保真”的原則，把“Exif信息明晰、拍攝人、拍攝主題突出、主要人物明確”“內(nèi)容確定、文字說明完整”且“有典型性、代表性”的數(shù)碼照片作為歸檔篩選重點(diǎn)。（2）嚴(yán)格要求。數(shù)碼照片檔案格式推薦使用JPEG、TIFF或RAW；單張數(shù)碼照片分辨率為500萬像素，即2560×1920；數(shù)碼照片檔案應(yīng)有Exif信息、文字說明；數(shù)碼照片檔案應(yīng)為原始圖像文件；堅(jiān)持?jǐn)?shù)碼照片拍攝結(jié)束及時(shí)歸檔原則，至遲不得超過次年6月底前完成歸檔。（3）科學(xué)分組。數(shù)碼照片檔案分組應(yīng)堅(jiān)持“同一次”活動(dòng)、會(huì)議、事件的照片歸為一組。（4）規(guī)范文字說明。數(shù)碼照片檔案應(yīng)有相應(yīng)的文字說明，文字說明要能夠反映數(shù)碼照片主要內(nèi)容：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等。編寫的文字說明應(yīng)注意可靠性與簡(jiǎn)明性，文字與照片應(yīng)互為參見、文圖配套齊全。

2.2 規(guī)范整理和著錄

（1）規(guī)范分類和排列。根據(jù)《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》及相關(guān)規(guī)定，同一全宗數(shù)碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”進(jìn)行科學(xué)分類，其中“照片組”即若干張密切關(guān)聯(lián)的數(shù)碼照片的集合，如一次運(yùn)動(dòng)會(huì)、一次賽事、一次會(huì)議。同一照片組內(nèi)數(shù)碼照片檔案根據(jù)數(shù)碼照片檔案形成時(shí)間排列。（2）規(guī)范編號(hào)和編目。將文件夾中每張照片進(jìn)行排序、編號(hào)，可按照“序號(hào)+時(shí)間+主題”文字說明。如“202303200體育中心服務(wù)宣傳周活動(dòng)”文件夾內(nèi)數(shù)碼照片檔案排序、編號(hào)方式：0002＼20230321＼開幕式全景，0003＼20230321＼xx局長(zhǎng)講話。規(guī)范編目包括規(guī)范數(shù)碼照片檔案內(nèi)目錄、總目錄、分類目錄和專題目錄等等。每一類目錄著錄項(xiàng)目都要規(guī)范，包括字段名稱、字段名（見表1）。

2.3 規(guī)范存儲(chǔ)和保管

數(shù)碼照片檔案存儲(chǔ)與其他載體檔案有著明顯不同：在存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)上，采用層級(jí)文件夾形式存儲(chǔ)。通常是按照總文件夾/保管期限/年度/照片組等層級(jí)式存儲(chǔ)。如E：＼數(shù)碼照片檔案＼YJ＼2022＼0005＼。存儲(chǔ)的載體主要有磁帶、硬磁盤、只讀光盤，只讀光盤應(yīng)用更為廣泛。在存儲(chǔ)數(shù)量上，采用一式3套，可分別標(biāo)為A、B、C，分別作為封存保管、查閱利用和異地保存。存儲(chǔ)條件上，避免直接擦、劃、觸摸記錄涂層以及擠壓、堆疊和彎折，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、有害氣體，注意防塵、防光、防磁、防摔，控制好溫度和相對(duì)濕度，并定期進(jìn)行安全檢查，按照“2年”抽檢1次、“4年”轉(zhuǎn)存1次的頻率，抽樣檢查率不低于10%，做好存儲(chǔ)數(shù)碼照片檔案抽檢、轉(zhuǎn)存。近年來，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)碼照片檔案也面臨著病毒、黑客等非傳統(tǒng)安全因素威脅，要安裝正版查殺毒軟件，定期查殺毒，并及時(shí)做好軟件升級(jí)；采用技術(shù)措施，保護(hù)數(shù)碼照片檔案的原始性、真實(shí)性，禁止直接使用未經(jīng)殺毒的外來磁盤、光盤[5]。

2.4 規(guī)范利用和鑒定銷毀

數(shù)碼照片檔案在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過程中也發(fā)揮著十分重要的作用，利用頻繁。同時(shí)，已到保管期限的數(shù)碼照片檔案還需要對(duì)其進(jìn)行鑒定、銷毀，做到規(guī)范利用。嚴(yán)格按照數(shù)碼照片檔案單位利用借閱的具體制度執(zhí)行，履行相應(yīng)的查檔、借檔手續(xù)，滿足規(guī)范利用所需的條件，要確保數(shù)碼照片檔案信息安全，避免發(fā)生信息泄露或者在利用過程中導(dǎo)致檔案損毀、丟失。規(guī)范化開展數(shù)碼照片檔案鑒定銷毀，收集館藏?cái)?shù)碼照片檔案到期情況，掌握需要鑒定的數(shù)碼照片檔案范圍，然后逐張逐份登記造冊(cè)，并進(jìn)行分批、分期鑒定。經(jīng)鑒定需要繼續(xù)保存的，應(yīng)注明；經(jīng)鑒定需要銷毀的，應(yīng)編制數(shù)碼照片檔案銷毀清冊(cè)，一式兩份，按照規(guī)范的流程做好銷毀[6]。

3 數(shù)碼照片檔案規(guī)范化管理策略

3.1 不斷增強(qiáng)規(guī)范化意識(shí)

機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視數(shù)碼照片檔案的規(guī)范化工作。要把檔案工作，尤其是檔案規(guī)范化建設(shè)作為一項(xiàng)長(zhǎng)期性工作，做到常提醒、常部署、常要求。要在思想上充分認(rèn)識(shí)到規(guī)范化對(duì)于數(shù)碼照片檔案管理的重要現(xiàn)實(shí)意義，切實(shí)把“規(guī)范”放在心中、抓在手上。切實(shí)提高政治站位，積極開展形式豐富、靈活多樣的數(shù)碼照片檔案規(guī)范化知識(shí)的宣傳教育，增強(qiáng)檔案管理者、一線工作人員的規(guī)范化意識(shí)。要把規(guī)范化作為衡量檔案工作成效的重要標(biāo)尺，始終以《檔案法》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》等法律法規(guī)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)為遵循，注重把各項(xiàng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和要求落實(shí)到具體行動(dòng)中。要圍繞“存史、資政、育人”的要求和標(biāo)準(zhǔn)，積極探索“傳幫帶”工作機(jī)制[7]，傳承數(shù)碼照片檔案規(guī)范化管理優(yōu)良傳統(tǒng)。進(jìn)一步明確數(shù)碼照片檔案規(guī)范化管理程序、管理責(zé)任及內(nèi)容，以責(zé)任制倒逼規(guī)范行為的落實(shí)。

3.2 不斷健全規(guī)范化機(jī)制

要從建立制度、落實(shí)制度和完善制度三個(gè)方面持續(xù)健全數(shù)碼照片檔案規(guī)范化工作機(jī)制。首先是要健全各項(xiàng)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。以《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》為標(biāo)準(zhǔn)，建立數(shù)碼照片檔案收集、歸檔、整理、利用等各項(xiàng)規(guī)章制度，以嚴(yán)格的制度、標(biāo)準(zhǔn)體系來保障數(shù)碼照片檔案規(guī)范化。其次是要落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在數(shù)碼照片檔案的歸檔、分類、文字說明、編號(hào)、編目、分類、排列、存儲(chǔ)、保管、利用以及鑒定和銷毀等實(shí)際工作中，要把各項(xiàng)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作為數(shù)碼照片檔案管理的現(xiàn)實(shí)依據(jù)，定期開展監(jiān)督檢查，把規(guī)范化落實(shí)情況及成效作為檔案工作考核的一項(xiàng)重要內(nèi)容，實(shí)行獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。再次是要完善各項(xiàng)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。隨著數(shù)碼技術(shù)的發(fā)展，檔案管理理念的變化，數(shù)碼照片檔案規(guī)范化管理的要求也會(huì)不斷地發(fā)生新的變化、提出新的要求，要根據(jù)這些新變化、新要求，及時(shí)的更新和完善各項(xiàng)規(guī)范化管理的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。如根據(jù)數(shù)字化的要求，數(shù)碼照片檔案錄入數(shù)據(jù)庫，要及時(shí)做好“四性”檢測(cè)，按照“四性”的標(biāo)準(zhǔn)和要求做好相關(guān)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的“立改廢”。

3.3 不斷提升規(guī)范化水平

數(shù)碼照片檔案規(guī)范化管理，一方面，廣大檔案工作者要熟悉數(shù)碼照片檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，要切實(shí)加強(qiáng)《檔案法》《保密法》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《檔案征集工作規(guī)范》等法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的自主學(xué)習(xí)，不斷提升專業(yè)素能。還要注重思想教育，提升政治站位，提高政治“三力”，增強(qiáng)做好數(shù)碼照片檔案規(guī)范化管理的使命感、責(zé)任感。另一方面，單位要積極開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)知識(shí)專題講座、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點(diǎn)是要組織檔案工作者加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的學(xué)習(xí)，通過邀請(qǐng)專家授課、舉辦業(yè)務(wù)知識(shí)競(jìng)賽、選派業(yè)務(wù)骨干赴先進(jìn)地區(qū)開展參觀學(xué)習(xí)，熟練掌握數(shù)碼照片檔案規(guī)范化管理的最新技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)和要求，切實(shí)提升檔案規(guī)范化管理的意識(shí)、能力和水平。

結(jié)語

數(shù)碼照片檔案作為檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是檔案的重要組成部分。其中，規(guī)范化是數(shù)碼照片檔案標(biāo)準(zhǔn)化的成果體現(xiàn)，既受到主觀因素影響，又受客觀因素制約，要從轉(zhuǎn)變思想觀念、健全規(guī)章制度、提升素質(zhì)能力等全方位發(fā)力，持續(xù)不斷地規(guī)范數(shù)碼照片檔案工作，并以數(shù)碼照片檔案規(guī)范化為突破口，不斷提升單位檔案管理規(guī)范化水平的整體提升和進(jìn)步。

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作者簡(jiǎn)介：蘆媛（1980.4—），大學(xué)學(xué)歷，淄博市體育中心館員，主要從事政務(wù)檔案及人力資源檔案研究。