大數據時代高職院校數字檔案館建設探討

魯婧

摘要：20世紀末互聯(lián)網技術如雨后春筍般崛起，大數據時代悄然而至，與之而來的是海量電子文件的不斷生成。為提高電子文件的管理與利用效率，數字檔案館應時而起，近年來，伴隨國家檔案事業(yè)的繼續(xù)發(fā)展，數字檔案建設愈發(fā)受到社會各界的關注。基于此，探討大數據時代高職院校數字檔案館建設，具有重要的現實意義，本文主要就相關要點加以概述。以期為高職院校數字檔案館的建設提供有益參考。

關鍵詞：大數據；高職院校；數字檔案館；信息化

引言

大數據時代，促進檔案資源的數字化轉型，提高檔案管理的智能化、信息化、高效化已然成為檔案管理領域的必然趨勢。各高職院校也應與時俱進，加快數字檔案館的建設步伐，以期實現檔案資源的無紙化、便捷化、長效化管理。依托于數字檔案館建設，同樣可以為高職院校的信息共享、學術研究以及教研活動的循序開展提供更全面、準確的檔案資源支撐。

一、大數據時代高職院校數字檔案館的建設現狀

（一）服務與利用方式的固化

一直以來，由于深受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，“重視保管，輕視利用”的檔案管理思維早已積重難返，導致院校檔案的服務與利用方式長期停留在“你查我調”層面^[1]。在過去，如果有需求者想要查閱檔案，則需先經由管理者的同意，再結合具體需求就相關電子目錄加以搜索，最后到存儲室人為查找方能完成。這樣的服務與利用方式不但固化落后且耗時耗力，在加重管理者的工作負擔之余也嚴重影響需求者的檔案使用效率，產生諸多不便。加之，由于這一過程需要大量的人工參與，致使檔案資源的查詢與利用存在一定的不準確性，同樣也限制了檔案信息的流動性與共享性。

（二）頂層設計與規(guī)劃的不足

數字檔案館建設本身便是一項囊括細節(jié)多、涉及范圍廣，需要多方人員參與的綜合性、繁瑣性工程，這也決定了其要做好全面、細致的頂層設計與統(tǒng)籌規(guī)劃。院校方面應確立明確的短、中、長期目標與建設方案，按部就班、有條不紊地推進相應建設工作，然而，就現狀而言，頂層設計與規(guī)劃的不足依然是制約院校數字檔案館建設的主因所在。頂層設計的不足，致使數字檔案館的功能定義缺乏清晰性與完整性，難以全面適應用戶的需求，影響檔案管理的效率與質量。加之，在缺乏統(tǒng)一標準與規(guī)范的情況下，各部門或項目所施行的標準往往也各有出入，致使數字檔案館的建設結果缺乏一致性和互用性。

（三）滯后于校園數字化建設

就現階段而言，雖然大部分高職院校的教學、科研與管理活動皆實現了數字化管理，但在檔案數字館建設領域由于投入應用時間較晚，發(fā)展相對滯后。這種滯后性也導致檔案信息化管理的延遲性與不完善性，難以同其他信息化系統(tǒng)實現及時性的資源共享與良性互動。首先，存量檔案的數字化管理受到人力與經費的限制，啟動速度較慢，使得大量歷史檔案依舊以紙質形式存在，很難同其他信息化系統(tǒng)有效銜接，導致信息孤島問題。其次，增量檔案的信息化建設受到技術、制度等因素的限制，致使新生成的檔案信息未能及時轉化為電子形式，難以實現在線歸檔與管理，影響到正常使用，甚至成為“死檔案”。

（四）數字化管理人才的缺乏

大數據時代高職院校數字檔案館的建設工作，給檔案管理人員提出了更高、更多的要求，要求其具備扎實的傳統(tǒng)檔案管理技能外，還要求熟練運用數字化技術。為適應數字化管理的多方面需求，檔案館需設立不同的崗位，諸如數字化檔案管理師、數字資料管理師、系統(tǒng)管理員等。然而，就現階段而言，大部分高職院校未能配備這些具有特定技能與專業(yè)背景的優(yōu)質數字化檔案管理人才，且在人才培訓方面不夠重視。此外，科技水平一日千里，各種前沿技術，如人工智能、區(qū)塊鏈、云計算等在檔案管理中的應用也愈發(fā)普遍。數字化管理人才的缺乏導致高職院校難以有效應用這些前沿技術手段，自然也無法加快數字檔案館的建設進程。

二、大數據時代高職院校數字檔案館的建設路徑

（一）做好頂層設計與統(tǒng)籌規(guī)劃

做好頂層設計與統(tǒng)籌規(guī)劃，可以為數字檔案館的建設打下更堅實的基礎，在實際執(zhí)行中，院校方面應充分考量多方面的要素與需求，有側重性地做好相應規(guī)劃與設計事宜：一是要成立專門的數字檔案館建設工作組，配備一支跨部門協(xié)作的專業(yè)團隊，具體應包含檔案管理、信息技術、法律事務等多領域的專項管理人員，方能充分把握數字檔案館建設的整體需求與實際狀況；二是要進一步搞清楚建設目標與戰(zhàn)略規(guī)劃，立足于院校整體發(fā)展戰(zhàn)略以及數字化轉型需求，明確數字檔案館建設的短、中、長期目標，并擬定與之相針對的戰(zhàn)略規(guī)劃，把握好具體的發(fā)展方向與優(yōu)先領域^[2]；三是要制定兼具統(tǒng)一性、全面性與可行性的建設標準與規(guī)范，確保其同行業(yè)標準及國家規(guī)范相適應，配備針對性的實施計劃與時間表，提高建設工作的規(guī)范性、高效性、循序性、可行性與可持續(xù)性；四是要致力于數字檔案館的功能細化與制度體系優(yōu)化，依托于廣泛的調研與需求剖析，促進檔案館功能定位的不斷細化，搭設嚴密、細致的管理制度體系，將數字化管理流程、數據安全系統(tǒng)等細則一一涉及在內^[3]。此外，在頂層設計過程中還應致力于管理權限的準確分配，確保處在不同崗位的管理人員可以有目標、有計劃地踐行好自身工作職責，并強化權限管控，避免出現數據泄露與濫用問題。同時，還要確保數字檔案館同其他各相關業(yè)務系統(tǒng)的有效對接，確保數字檔案館可以同院校其他業(yè)務系統(tǒng)（諸如教務、科研、人事等）保持良好的協(xié)同關系，實現信息的共享共用與互聯(lián)互通^[4]。

（二）標準化管理與元數據建設

數字檔案館建設首先要將相應基礎設施打牢，配備好各種前沿硬件技術設備與網絡基礎設施，比如說服務器、存儲設備、網絡設備等，確保數字檔案可以有效且安全地存儲與傳輸，見圖1。將基礎夯實之后，需著手設置元數據管理體系，明確具體的管理標準與政策（諸如數據采集與維護流程、元數據的使用與共享規(guī)范等），并一絲不茍地執(zhí)行。致力于各類檔案資料（諸如科研數據、學生檔案等）的數字化，院校方面應配備專門的元數據管理團隊，進一步細化團隊職責與管理程序，確保所有元數據的高效管理與有效維護^[5]。基于院校實際需求選擇適宜的數字檔案管理系統(tǒng)，尤其要關注系統(tǒng)的元數據管理功能，可以實現對元數據的有效創(chuàng)建、循序管理與順利檢索，以此助推檔案管理質量與效率的協(xié)同提升。完善數字檔案的審計與監(jiān)督機制，定期開展自查與督導工作，及時揪出并解決元數據建設與檔案管理工作中出現的問題與不足，確保數字檔案管理工作可以規(guī)范、有序、有效地推進。此外，為確保數字檔案的安全性與保密性，在元數據建設與檔案管理過程中，院校方面還應制定針對性的保密方案，落實好相應數據安全維護措施。綜合運用加密、權限管理等手段，全方位保證數字檔案的安全性與可控性，同時定期做好備份管理，盡可能地防范檔案信息的外泄與丟失^[6]。需強調的是，數字檔案館的建設需要持之以恒地改進與優(yōu)化，院校應積極收集各方面的反饋與建議，定期做好評估與審查工作，并以此促進建設方案的不斷優(yōu)化^[7]。

（三）服務與利用方式的創(chuàng)新

一是要打造專門的數字化檔案平臺，提供并優(yōu)化在線檔案查詢與瀏覽功能，用戶利用平臺便可以實現對檔案資源的遠程訪問、查詢與應用。平臺需設有簡潔直觀的用戶界面，具備全面有效的搜索功能，如此，可以大大提高用戶查詢信息的便捷性與時效性，提升用戶體驗感^[8]。二是要積極引入智能化技術，依托于各種前沿智能化技術手段，諸如自然語言處理、機器學習等，開發(fā)并利用智能化的檔案查詢工具，見圖2。使得廣大用戶僅使用一些簡單的語言或指令，便可以獲取到所需要的檔案信息，免除不必要的人工干預，提高信息查詢的準確性與有效性。三是要創(chuàng)新多元化服務方式，除去基本的檔案展覽與檢索服務之外，數字檔案館還可以充分運用VC/VR技術搭設虛擬展廳、組織在線講座、開展數字文化活動等，致力于檔案利用方式的多元化。并整合運用人工智能、大數據分析等新型技術手段，不斷優(yōu)化數字檔案智能化管理系統(tǒng)，促進檔案檢索、查詢與分析的自動化與便捷性。四是要提供個性化服務，立足于用戶的基本需求與行為數據分析，為他們提供針對性的檔案資源推薦與定制化服務項目。以大數據分析技術為依托，全面了解不同用戶的檔案信息需求，為他們提供更具針對性的檔案服務與更為個性化的利用方式。五是要健全協(xié)作共享機制，多多參與檔案資源的共享與協(xié)作項目，保持同其他院校檔案館的密切協(xié)作，實現數字檔案資源的共享、共用與共建，不斷優(yōu)化檔案館服務內容。同時，還要強化跨界合作，同各信息技術公司、文化創(chuàng)意企業(yè)等單位保持溝通，齊力探討數字檔案館服務與利用方式的創(chuàng)新，引入更多的外部資源，致力于數字檔案的高效利用與服務場景的多元擴充。

（四）緊抓數字化管理人才建設

一方面，要建立、健全崗位體系，摒棄以往“檔案管理等同于庫房管理”的固化觀念，基于數字檔案館的建設需求、工作細節(jié)等就崗位體系加以優(yōu)化設置，明確各崗位的具體職責與要求。依托于招聘、引進等途徑，充分挖掘兼具基本檔案管理素養(yǎng)與數字化技能的專業(yè)人才，通過開展公開招聘、配備中長期人才規(guī)劃等方式，引入更多優(yōu)質人才資源。還要進一步拓展人才來源渠道，院校方面應當深化同相關科研機構的協(xié)作，拓展數字化管理人才的來源渠道，也可以同企事業(yè)單位合作，吸引更多經驗豐富的數字化管理人才。同時，優(yōu)化福利待遇，為專業(yè)人才提供良好的工作環(huán)境，比如說公正的薪酬機制、優(yōu)渥的福利待遇、廣闊的發(fā)展空間等，激勵他們以積極踴躍的態(tài)度投身于數字檔案館的建設工作中。另一方面，要緊抓內部管理，設置完善可行的內部人才培養(yǎng)規(guī)劃，盡可能地創(chuàng)設更多同數字檔案管理相關的教育與培訓機會。以多措施著手強化現有檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與管理技能，比如說可以開展定期性的內部培訓活動、邀請專家來院校演講或授課、組織管理人員外出參觀學習等，皆是不錯的可行手段。加大對團隊建設的重視力度，形成融洽的團隊氛圍與良好的協(xié)作關系，增強管理團隊的凝聚力與工作效率，可以定期召開專門的團隊會議或者組織一些交流活動，推動員工之間的信息共享、經驗交流與團隊協(xié)作。總之，唯有配備一支職責意識強烈、專業(yè)素養(yǎng)扎實、技術技能先進的檔案數字化管理人才隊伍，方能確保相應建設事宜的循序落實，并為數字檔案館的發(fā)展與運營供以強力支撐。

結語

綜上所述，近年來，伴隨各種前沿技術手段的不斷創(chuàng)新，高職院校數字檔案館建設工作也迎來了新的發(fā)展機遇期，同樣也面臨更多的發(fā)展挑戰(zhàn)。就現狀而言，服務與利用方式的固化、頂層設計與規(guī)劃的不足、滯后于校園數字化建設、數字化管理人才的缺乏是當前高職院校數字檔案館建設存在的主要不足。大數據時代高職院校數字檔案館的建設工作應立足于對現存不足的深度剖析，從多方面著手、以多措施推進、多視角切入，綜合考量技術設備、人才配備、機制標準等多元要素，將這些不足逐個擊破。在實際執(zhí)行中，應采取做好頂層設計與統(tǒng)籌規(guī)劃、強化標準化管理與元數據建設、創(chuàng)新服務與利用方式、緊抓數字化管理人才建設等措施，致力于數字檔案館建設質量與效率的協(xié)同提升。

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（作者單位：湖北工業(yè)職業(yè)技術學院）

（責任編輯：豆瑞超）