高職院校財務信息化路徑探究

Q學院財務信息化的建設成果

Q學院在21世紀初開始啟用會計電算化代替傳統的手工記賬模式，在20多年的發展過程中，會計電算化在會計科目設置、預算控制、項目統計、報表查詢等方面功能日趨完善，提高了賬務處理環節的效率和正確率。2014年引入了天津神州浩天科技有限公司的銀校互聯系統，實現了專戶資金的銀校互聯，可以將賬務系統的付款信息直接推送至銀行端，大大提高了付款環節的效率。

2020年，Q學院搭建了財務網上辦公平臺，將報銷環節也納入了統一辦公平臺。隨著2019年新政府會計制度改革的實施，Q學院逐步建立了基于OA系統的事前審批流程以及基于天財高校財務管理系統的網上報賬系統。

現階段Q學院的報銷入賬流程已經實現了一定的智能化：師生可使用手機等移動終端對增值稅發票、原始單據進行拍照上傳，審批人員通過線上審核。填報完整的線上流程經相關經費負責人、備案人員審批通過后流轉到會計制單人員處，制單人員進行線上預審，審核無誤的單據通過后就完成了網上審批流程，形成附帶二維碼的網報單。經手人將網上報銷單據打印后會同其他原始單據就近投遞到投單柜，財務人員定時開柜收取其中的報銷單。制單人員收到網上報銷單據，掃描單據附帶的二維碼進行信息讀取，通過預置的報銷項目和財務科目映射關系，可自動生成記賬憑證。報銷的費用通過銀行轉賬的方式轉入報銷人的賬戶，師生可以無接觸完成報賬工作。

高職院校財務管理的信息化大大提高了財務管理水平。一方面，財務報銷和查詢系統的應用，大大節省了師生線下簽字和單據流轉的時間；另一方面，信息化優化了財務人員處理業務的流程和效率，提高數據處理的準確性和及時性。

Q學院財務信息化建設中存在的問題

Q學院的財務信息化建設步伐不斷向前，取得了豐富的建設成果和經驗，但其中存在的一些問題也不容忽視，以下通過五個方面進行具體分析：

一、財務溝通的信息化水平較低

在財務報銷過程中，廣大師生對報銷制度、報銷流程缺乏了解是制約報銷工作效率的重要原因。很多行政部門及二級學院的老師不懂財務報銷制度，財務制度文件多而雜，老師們很難系統地掌握，在報銷時基本都需要或多或少的業務指導；對于財務人員而言，在每天的工作中耗費大量的精力應對解答老師們提出的各項報銷問題，產生了大量的重復性工作，在本來就繁重的審核制單工作上增添了額外負擔，而有報銷需求的老師也在輾轉尋求正確的解答過程中耗費大量的時間和精力。Q學院的現狀是一個負責報銷業務的財務人員要對接幾個部門和學院上百名教職工，排隊等待解答也變成了老師們頭疼的問題。在人工智能高度發展的現代社會，例如事前審批額度、差旅費住宿標準、會議（培訓費）開支限額等標準化問題，均可通過搭建線上問答平臺，使用人工智能助手進行解答。除此之外，報銷進度反饋、職能部門關聯業務、往來款項到期通知等相關信息均可通過大數據和信息化手段進行即時傳遞，而Q學院目前在這方面的建設還存在很大的滯后性。

二、信息化管理過分依賴軟件供應商

Q學院的賬務處理系統、網上辦公平臺、手機端審批系統使用的都是天津神州浩天科技有限公司提供的產品，由此可見學院的信息化發展與該公司深度綁定。該公司的天財高校財務管理化平臺在高校財務軟件領域深耕多年，其財務系統在高校細分領域有著明顯的優勢，客戶眾多，但同時也存在諸多問題。由于系統在運行中存在許多系統性或非系統性的問題，而財務人員普遍缺乏計算機、網絡相關知識，日常使用中非常依賴軟件公司的技術人員。該公司負責客戶服務的技術員一人分管多個學院，工作十分繁忙，出現問題尋求幫助時往往要排隊等待很長時間，導致很多工作的延遲。該公司還傾向于發展普適的、一般性的功能，對于符合學院自身情況的個性化需要往往難以滿足。學院因為缺少相關的專業人才，在采購談判時就處于劣勢，購買后更是處處掣肘。例如，購買的合同管理系統因不能滿足需求而無法啟用；工資系統從購買后一直在協調功能改進，歷時3年至今仍無法上線使用。

三、預算環節信息化程度低

預算環節在財務軟件中的使用主要體現主項目預算總額控制，即在起初下達預算后，各項目便預設好在該預算金額內支出，當支出金額大于項目余額時，單據便無法保存。預算編制涉及的部門及業務內容廣泛，論證周期長，數據龐雜，目前主要還是通過Office軟件進行手工編制和匯總處理，溝通方式也以郵件或者OA內部留言為主，效率較低。另外，無論是財政資金還是自籌資金，在安排項目預算時，除了有金額的限定，還有項目支出方向和支出內容的限制。在信息系統使用中只能控制支出額，而無法控制支出方向。在預算執行時，對于項目支出內容靠項目執行人員和財務審核制單的工作人員主觀把握，難免會有資金用途使用錯誤的情況。總之，相對于核算業務，預算環節的信息化建設程度低，發展速度較慢，不利于整體財務工作的轉型升級。

四、大數據平臺未搭建

財務信息化建設不是一個孤立的碎片，在大數據、云平臺迅速發展的今天，校內各業務部門的信息化溝通不暢成為制約財務信息化建設的重要方面。在日常財務工作中需要對接包括科研管理系統、工資系統、資產管理系統、學生管理系統等各個信息系統在內的業務板塊，各業務模塊分別由不同職能部門開發維護，互不相聯，相互之間的信息取用、傳輸仍是以人為媒介。以學生勤工助學酬金的發放業務為例，因沒有實現與學生管理信息系統的對接，辦理業務時經辦老師需要先在學生管理系統填報一遍發放信息以通過學生處的勤工助學資格審核，同時又需要在財務系統將相似信息再填寫一遍，因財務部門不掌握學生的實際情況，也無法獲知學生管理系統的審核結果，因此財務報銷流程中又增加了擬發放酬金的學生資格信息要經學生處簽字備案的環節。與之相似的還有工資系統、科研系統等，在職能部門信息端口收集的數據無法向財務系統傳遞，而財務系統加工生成的統計數據（如橫向課題入賬總額）同樣無法推送至業務系統，這種存在于校內各部門的信息壁壘降低了信息化的便捷優勢，制約了業財融合的建設步伐。

五、財務檔案管理的信息化水平較低

Q學院目前的財務檔案完全以紙質形式存檔，這種原始檔案管理方式不僅存在管理成本高昂、工作效率低下等問題，而且由于信息無法通過網絡共享，讓財務的檔案數據成為“信息孤島”。Q學院作為省市雙管的公辦高職院校，常常面臨上級巡視檢查、審計、績效目標考核、項目驗收等各種監督檢查工作，不時需要為專業建設、課題申立等業務提供財務數據支持，這就使日常工作中需要大量地查閱、復印歷史記賬憑證、原始材料等內容。目前檔案查閱工作效率低且容易出現遺漏，尤其在短時間內需要提供大量歷史資料的情況下，給財務人員的工作帶來了極大的壓力。

推進高職院校財務信息化建設的對策建議

一、保障財務信息化建設領域資金投入

高職院校應充分認識到財務信息化工作的重要作用，保證充分的經費投入，合理安排經費配置和使用。領導層應建立信息化思維，重視學院整體信息化建設布局，保障充足的人員、經費和技術支持，以保證財務信息化建設工作順利開展。

二、大力培養、引入復合型財務人才

財務工作人員大部分不具備相關的計算機知識，在與軟件公司的溝通談判中往往會因信息化專業領域的知識不足而掣肘。財務信息系統的后期維護、系統升級、業務流程再造等工作也對財務工作人員的素質和能力提出了更高的要求，因此大力培育和引進既有財務基礎，又懂信息化、管理學等知識的復合型人才是信息化建設的重要助力。財務部門要加強對不同崗位財務人員的針對性培訓，構建立體式的人才分布框架。財務人員從管理層到基層工作人員按照需求和工作要求不斷進行專業素養和綜合素質的全面提升，從會計學、管理學至法律知識、信息化大數據應用等領域，不斷提升財務人員的綜合水平，轉變傳統觀念，利用互聯網思維，提高工作效率。根據業務需要，可設置專門的信息系統管理崗位，招聘具有信息技術和會計專業知識雙重背景的復合型人才。

三、積極推進預算管理系統升級

配合全面績效管理和精細化預算編制的管理模式，全面升級預算管理系統。通過大數據平臺收集分析各年度的預算申報、執行、績效目標考核等信息，可以為科學合理的預算安排提供支持；將預算的編制、申報、審批納入線上管理，既提高了辦事效率，又加強了信息的交互性，使預算數據可以橫向、縱向對比分析，預算審核的結果可以通過線上實時反饋給各部門。將預算管理系統和賬務系統全面對接，實現預算的全過程管理，通過兩個系統的數據共享，可以對預算收支進行實時跟進，對預算支出的范圍和額度進行監控，也可以實時收集準確的預算執行進度并進行比對分析，為管理層決策提供有力的支持。

四、搭建數據集成共享的綜合財務管理平臺

利用Web Service 技術建立數據交互中心，建立大數據集中應用平臺，實現數據溝通共享。借助財務一體化辦公平臺建立電子會計檔案平臺，實現索引體系建立、多維度檔案查詢及檔案自動移交、鑒定和銷毀等功能，實現前端系統電子會計檔案分類有序歸檔至會計檔案管理系統。在學院各個業務部門之間整體布局，全面管理，使學院實現業財深度融合，多維有機協同。財務管理系統與人事、科研、教務、學生等系統聯動升級，統一標準，打通接口，保障各業務模塊數據傳遞的準確性和高效性。以“人、財、物”為管理核心，實現財務預算、政府采購、經濟合同、固定資產和物資、科研項目以及人員動態跟蹤和標準化流程管理。搭建綜合性全方位的財務管理服務平臺，將“預算、核算、決算”融為一個有機整體，有效建立事前、事中、事后一體化監督管理體系，促進財務管理走向扁平化、精細化和科學化，使財務信息系統更加有效地處理和傳遞財務數據，為高職院校的發展提供強有力的支撐。

（作者單位：青島職業技術學院）