企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)探究

聶斌燕

(海口民間旅行社有限公司杭州分公司，浙江 杭州 310003)

0 引言

在當(dāng)前數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代，內(nèi)控信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)管理變革發(fā)展的必然方向和趨勢。 雖然部分企業(yè)已經(jīng)開始了內(nèi)控信息化建設(shè)，并取得了一定的效果，但仍有企業(yè)沒有開始內(nèi)控信息化建設(shè)，或在建設(shè)內(nèi)控信息化的過程中面臨著一定的問題和阻礙，無法有效發(fā)揮內(nèi)控信息化的價(jià)值，給企業(yè)造成不利的影響。 因此，如何有效實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息化是企業(yè)應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注的問題。

1 企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)的重要意義

企業(yè)在內(nèi)控管理工作當(dāng)中引入信息化技術(shù)，構(gòu)建信息化系統(tǒng)，打通內(nèi)部溝通壁壘，不僅能夠提高內(nèi)部之間的溝通和協(xié)同效率，同時還能夠借助信息化技術(shù)和平臺實(shí)時收集各個部門以及各項(xiàng)經(jīng)營業(yè)務(wù)活動中的數(shù)據(jù)信息，有效監(jiān)控和掌握企業(yè)的內(nèi)控情況，進(jìn)而及時改進(jìn)和調(diào)整自身的內(nèi)控制度和方案，降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)經(jīng)營活動規(guī)范、資產(chǎn)安全完整，有效提升內(nèi)控質(zhì)量[1]。 而且，企業(yè)通過借助信息系統(tǒng)當(dāng)中的數(shù)據(jù)處理和分析等功能模塊，能夠高效處理和挖掘數(shù)據(jù)信息，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)信息的重要作用和價(jià)值，進(jìn)而提升企業(yè)內(nèi)控管理的效率和質(zhì)量[2]。

2 企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)存在的主要問題

2.1 內(nèi)控環(huán)境不夠完善

內(nèi)控信息化管理模式與傳統(tǒng)的內(nèi)控模式存在一定的差異，需要企業(yè)提升對內(nèi)控信息化建設(shè)的重視程度，充分認(rèn)識到建設(shè)的內(nèi)容和目的，建立完善和明確的建設(shè)制度和方案，合理設(shè)置和分配各個崗位的職責(zé)和目標(biāo)，確保信息化建設(shè)能夠有效落實(shí)[3]。 然而，當(dāng)前部分企業(yè)的管理者對信息化建設(shè)的認(rèn)識還不夠清晰，未全面了解內(nèi)控信息化建設(shè)的具體要求，僅僅認(rèn)為其只是在內(nèi)控工作當(dāng)中引入一定的信息技術(shù)和系統(tǒng)，這阻礙了內(nèi)控信息化建設(shè)進(jìn)程。 即便是部分企業(yè)明確認(rèn)識到了內(nèi)控信息化的重要作用，但也僅僅將建設(shè)工作交給財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，并沒有要求其他部門參與到建設(shè)工作當(dāng)中，也沒有構(gòu)建完善的崗位分工機(jī)制和相應(yīng)的配套管理機(jī)制，這也在一定程度上阻礙了建設(shè)進(jìn)程。

2.2 信息系統(tǒng)安全管理不到位

在內(nèi)控信息化管理模式下，企業(yè)在開展內(nèi)控工作的過程中必然借助信息系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)的收集、存儲和處理[4]。 在這種情況下，企業(yè)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息都保存在信息系統(tǒng)當(dāng)中。 一旦信息系統(tǒng)安全建設(shè)或管理不到位，很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)信息丟失或泄露，給企業(yè)帶來嚴(yán)重的不利[5]。 然而，在實(shí)際建設(shè)當(dāng)中，部分企業(yè)并沒有建立完善的信息安全管理制度，缺少信息安全管理流程和具體工作要求，導(dǎo)致部分員工在工作中存在一定的違規(guī)操作現(xiàn)象。 同時，部分企業(yè)還缺少專業(yè)的人員來負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的安全維護(hù)等，導(dǎo)致信息系統(tǒng)本身存在一定的安全漏洞，無法有效保證信息系統(tǒng)的安全。

2.3 內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)信息質(zhì)量不高

為了有效發(fā)揮內(nèi)控信息化的作用，企業(yè)需要借助信息技術(shù)和系統(tǒng)對完整、準(zhǔn)確和高質(zhì)量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集和處理，以此來及時掌握和監(jiān)控內(nèi)控情況，并挖掘數(shù)據(jù)背后的價(jià)值，為企業(yè)內(nèi)控決策和管理提供有效的參考[6]。 為了達(dá)到這一目的，企業(yè)必須確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量。 然而，在實(shí)際建設(shè)過程中，部分企業(yè)并沒有結(jié)合自身的實(shí)際情況建立數(shù)據(jù)管理制度，沒有明確數(shù)據(jù)管理的具體人員責(zé)任，部分員工在錄用和處理數(shù)據(jù)的過程中存在隨意或者不規(guī)范的操作行為，導(dǎo)致數(shù)據(jù)存在一定的誤差，數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，降低了內(nèi)控信息化的作用和效果。

2.4 內(nèi)控人員綜合能力不強(qiáng)

內(nèi)控信息化工作模式對企業(yè)內(nèi)控人員提出了較高的要求，需要內(nèi)控人員能夠真正了解內(nèi)控信息化的具體工作內(nèi)容和要求，掌握扎實(shí)的內(nèi)控專業(yè)知識和具備一定的信息系統(tǒng)操作和應(yīng)用能力，以此來勝任內(nèi)控信息化模式下的工作[7]。 但是，當(dāng)前部分企業(yè)并沒有組織內(nèi)控人員參與信息系統(tǒng)操作方面的培訓(xùn)，也沒有建立完善的培訓(xùn)機(jī)制和獎懲機(jī)制，引導(dǎo)和鼓勵員工提升專業(yè)能力，無法提升內(nèi)控人員的綜合素質(zhì)，導(dǎo)致員工不能完全勝任內(nèi)控信息化工作。

2.5 業(yè)務(wù)流程和會計(jì)組織不夠科學(xué)

企業(yè)在建設(shè)和實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息化以后，其授權(quán)審批等業(yè)務(wù)流程也必然會發(fā)生較大的變化。 為此，企業(yè)需要優(yōu)化業(yè)務(wù)流程來適應(yīng)信息化工作的開展。 同時，企業(yè)在建設(shè)和實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息化以后，其傳統(tǒng)的會計(jì)核算和監(jiān)督控制工作也可以由信息系統(tǒng)進(jìn)行完成，為此，企業(yè)也需要優(yōu)化會計(jì)組織來發(fā)揮信息化的價(jià)值。 然而，部分企業(yè)在建設(shè)內(nèi)控信息化的過程中，并沒有開展相應(yīng)的改革工作，沒有優(yōu)化授權(quán)審批等業(yè)務(wù)流程和會計(jì)組織，導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程和會計(jì)組織不夠科學(xué)。 比如，仍然使用人工來進(jìn)行審批，存在一定的主觀因素影響，無法高效客觀地進(jìn)行審批和控制；沒有設(shè)置專業(yè)的人員來審核數(shù)據(jù)質(zhì)量、成立專業(yè)的內(nèi)控信息化系統(tǒng)健康和維護(hù)小組等，給企業(yè)內(nèi)控信息化工作帶來一定風(fēng)險(xiǎn)。

3 優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)的對策

3.1 完善內(nèi)控環(huán)境

首先，企業(yè)的管理者必須從自身做起，加強(qiáng)對內(nèi)控信息化建設(shè)的了解和認(rèn)識，明確建設(shè)的具體路徑、目標(biāo)和內(nèi)容，并為此設(shè)置完善的建設(shè)方案和制度，加強(qiáng)對內(nèi)控信息化建設(shè)的宣傳，提升全體人員的建設(shè)意識，進(jìn)而在建設(shè)工作當(dāng)中能夠自覺遵守和完成既定的建設(shè)目標(biāo)，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息化。

其次，企業(yè)需要重點(diǎn)完善內(nèi)控信息化建設(shè)下的崗位分工機(jī)制。 具體而言，企業(yè)需要將內(nèi)控信息化建設(shè)目標(biāo)和內(nèi)容分解至各個部門和員工層面，制定詳細(xì)的崗位工作說明書或具體的細(xì)則，實(shí)現(xiàn)對各個員工的目標(biāo)分工，并據(jù)此建立相應(yīng)的職責(zé)機(jī)制，提升對員工的約束力，確保員工能夠在制度或職責(zé)的約束下按照既定的方案開展相應(yīng)的建設(shè)工作。 同時，企業(yè)在實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息化管理以后，各個崗位的職責(zé)邊界也會產(chǎn)生一定的變化，工作重點(diǎn)也會發(fā)生改變，因此，企業(yè)還需要對信息化建設(shè)完成以后的崗位分工進(jìn)行一定的優(yōu)化和改進(jìn)，明確崗位的具體工作內(nèi)容和要求，確保能夠適應(yīng)和發(fā)揮內(nèi)控信息化的重要作用和價(jià)值。

最后，企業(yè)需要設(shè)置專業(yè)的信息部門，完善企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。 內(nèi)控信息化工作模式必然離不開信息系統(tǒng)的支持，因此，為了滿足工作的需求和充分發(fā)揮內(nèi)控信息化的作用，企業(yè)應(yīng)該設(shè)置專業(yè)的信息部門，建立專業(yè)的信息管理體系，由其來負(fù)責(zé)管理信息系統(tǒng)和對企業(yè)所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位的管理。 為此，企業(yè)還需要明確信息部門的崗位職責(zé)，規(guī)范業(yè)務(wù)工作流程，提升相關(guān)工作人員的綜合能力，并使工作人員能夠清楚認(rèn)識到自身的工作內(nèi)容和權(quán)限，強(qiáng)化信息系統(tǒng)管理意識。

3.2 加強(qiáng)內(nèi)控信息系統(tǒng)安全管理

首先，完善網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系。 企業(yè)在建設(shè)內(nèi)控信息化建設(shè)和開展內(nèi)控信息化管理模式的過程中也離不開網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，因此，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性和安全程度也會給企業(yè)內(nèi)控信息化工作帶來一定的影響。為此，企業(yè)需要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全維護(hù)，具體可以設(shè)置由信息部門的指定工作人員來進(jìn)行負(fù)責(zé)，并定期檢查和監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，防止內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)信息被泄露，給企業(yè)帶來損失。 同時，也為企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的傳輸以及與外部之間的溝通交流，提供一個穩(wěn)定的和安全的環(huán)境。

其次，加強(qiáng)對軟件的更新和安全維護(hù)。 內(nèi)控信息化建設(shè)并不是簡單地將內(nèi)控工作嵌入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，同時也需要使用一定的軟件來實(shí)現(xiàn)其預(yù)期的功能和作用。 而工作人員在使用和操作軟件的過程中也必然會保留一定的操作痕跡或者存在操作失誤以及越權(quán)操作等情況，給企業(yè)內(nèi)控工作帶來不利影響。為此，一方面，企業(yè)需要建立操作日志管理制度，在軟件當(dāng)中嵌入記錄和查詢功能，使內(nèi)控人員能夠查詢到相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，方便開展后續(xù)的監(jiān)督和審查工作，同時也應(yīng)該明確不同管理層級的功能權(quán)限，防止產(chǎn)生內(nèi)控人員濫用職權(quán)損害員工利益的情況；另一方面，企業(yè)也應(yīng)該建立相應(yīng)更新優(yōu)化機(jī)制，由信息部門的工作人員對軟件的情況進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保軟件的安全性能。

最后，企業(yè)也可以建立一定的管理機(jī)制，設(shè)置不同員工的系統(tǒng)訪問和操作權(quán)限，禁止員工隨意安裝不必要的軟件，防止系統(tǒng)中毒導(dǎo)致軟件數(shù)據(jù)內(nèi)容丟失或修改等給企業(yè)帶來損失。

3.3 提高內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)信息質(zhì)量

為有效提升內(nèi)控信息化建設(shè)的質(zhì)量，企業(yè)必須保證自身內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)信息的質(zhì)量。 為此，企業(yè)還需要建立完善的內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)信息治理機(jī)制。 具體做法如下:

一是要建立內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)管理體系。 企業(yè)需要從整體和全局的角度出發(fā)，組織內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)信息的使用人員、錄用人員以及管理人員共同進(jìn)行討論和商議，明確內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)信息管理各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)以及內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)信息應(yīng)該達(dá)到的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并編制成冊或制定相應(yīng)的制度，以此要求相關(guān)工作人員按照制度要求開展相關(guān)工作。

二是要明確內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)信息的管理責(zé)任。 一方面，企業(yè)需要結(jié)合自己的內(nèi)控情況，明確內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)信息質(zhì)量目標(biāo)和具體工作的管理責(zé)任，倒逼員工自覺按照具體工作要求來錄入數(shù)據(jù)信息，防止出現(xiàn)員工隨意錄入、修改和處理內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)信息等情況。 另一方面，企業(yè)還需要建立數(shù)據(jù)管理考核機(jī)制，考評員工在內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)信息管理的過程中取得的成效和存在的問題，并加以改進(jìn)和完善，確保內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)信息安全、完整、規(guī)范和準(zhǔn)確。 一旦相關(guān)人員在錄用和處理內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)信息的過程中出現(xiàn)失誤或差錯，導(dǎo)致內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)信息質(zhì)量降低，應(yīng)該進(jìn)行懲罰和追究責(zé)任。

3.4 提升內(nèi)控人員綜合能力

為了適應(yīng)內(nèi)控信息化工作和發(fā)揮內(nèi)控信息化的作用，企業(yè)應(yīng)該提升內(nèi)控人員的綜合能力。

一是要完善內(nèi)控人員管理體系。 企業(yè)首先需要建立一定的輪崗機(jī)制，通過不同崗位進(jìn)行輪崗的方式使內(nèi)控人員能夠真正了解不同部門的工作需求，加深員工對其他業(yè)務(wù)工作的了解，進(jìn)而在開展內(nèi)控工作的過程中能夠真正借助信息化的優(yōu)勢發(fā)揮內(nèi)控監(jiān)督的重要作用。 同時，企業(yè)還應(yīng)該建立一定的薪酬激勵機(jī)制，激勵員工自主學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識，提升個人綜合能力，以此為內(nèi)控工作開展提供支持。

二是要加強(qiáng)人員培訓(xùn)。 內(nèi)控信息化系統(tǒng)當(dāng)中的各個功能模塊存在一定的差異，企業(yè)需要結(jié)合各個崗位的具體工作要求，加強(qiáng)對內(nèi)控人員在信息系統(tǒng)操作方面的培訓(xùn)，比如通過組織人員外出實(shí)地參觀和操作、邀請專業(yè)人員進(jìn)到企業(yè)內(nèi)部對員工進(jìn)行培訓(xùn)等方式，提升員工的信息系統(tǒng)操作能力。 同時，企業(yè)還需要建立一定的考核機(jī)制，考核員工培訓(xùn)的效果，通過任務(wù)驅(qū)動的方式促進(jìn)員工能夠在培訓(xùn)的過程中自主學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)內(nèi)容，提升內(nèi)控人員的綜合能力。

3.5 優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和會計(jì)組織

一是優(yōu)化授權(quán)審批等業(yè)務(wù)流程。 在建設(shè)完成內(nèi)控信息化以后，一些頻繁的且要求比較清晰明確的審批工作完全可以由信息系統(tǒng)進(jìn)行自動審批，而對一些不經(jīng)常發(fā)生的和比較復(fù)雜的工作仍然需要人工進(jìn)行授權(quán)審批，以免發(fā)生不合理和不合規(guī)的情況。為此，企業(yè)應(yīng)該優(yōu)化明確具體的授權(quán)審批內(nèi)容，建立完善的授權(quán)審批制度，優(yōu)化授權(quán)審批業(yè)務(wù)流程，確保各個授權(quán)審批當(dāng)中的節(jié)點(diǎn)合理、規(guī)范和清晰，提高業(yè)務(wù)流程的流暢性和規(guī)范性。 同時，企業(yè)還應(yīng)該將授權(quán)審批等工作遷移至信息系統(tǒng)內(nèi)部，實(shí)現(xiàn)授權(quán)審批自動化和信息化，以此可以通過信息系統(tǒng)自動分析相關(guān)預(yù)算費(fèi)用是否合理，提高審批的工作效率和質(zhì)量。 此外，企業(yè)還應(yīng)該加強(qiáng)對授權(quán)審批等業(yè)務(wù)流程的管控，做到更加細(xì)致和具體，確保內(nèi)控工作穩(wěn)健運(yùn)行。

二是優(yōu)化會計(jì)組織。 內(nèi)控信息化完成以后，企業(yè)的會計(jì)工作也會發(fā)生相應(yīng)的改變，崗位以及工作內(nèi)容也會發(fā)生變化。 為此，企業(yè)還應(yīng)該調(diào)整崗位配置，重新設(shè)置不同崗位的工作內(nèi)容，明確不同會計(jì)人員的崗位職責(zé)，確保會計(jì)工作所提供的數(shù)據(jù)信息安全、完整、規(guī)范和準(zhǔn)確，以此為內(nèi)控信息化工作的開展提供有效的數(shù)據(jù)支撐，使得內(nèi)控人員能夠高效和準(zhǔn)確分析出內(nèi)控當(dāng)中存在的問題，并據(jù)此進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，進(jìn)而提升企業(yè)整體的內(nèi)控效率和質(zhì)量。

4 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)開展內(nèi)控信息化建設(shè)，不僅能夠有效監(jiān)控和掌握企業(yè)的內(nèi)控情況，及時改進(jìn)和調(diào)整自身的內(nèi)控制度和方案，降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，提高內(nèi)控質(zhì)量，同時也能借助信息系統(tǒng)高效處理和挖掘數(shù)據(jù)信息，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)信息的重要作用和價(jià)值。 針對內(nèi)控信息化建設(shè)存在的問題，企業(yè)做好持續(xù)完善內(nèi)控環(huán)境、加強(qiáng)內(nèi)控信息系統(tǒng)安全管理、提高內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)信息質(zhì)量、提升內(nèi)控人員綜合能力、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和會計(jì)組織等工作。