基于商用ERP的市場銷售業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)探索與實(shí)踐

盧超月、王園琳、于廣瑩、吳浩、樂金/北京微電子技術(shù)研究所

在當(dāng)前元器件國產(chǎn)化以及國際形勢緊張的大背景下，國產(chǎn)元器件需求數(shù)量激增，企業(yè)市場銷售業(yè)務(wù)量翻倍增加，導(dǎo)致原有的市場銷售業(yè)務(wù)系統(tǒng)不堪重負(fù)，市場人員工作量較大，加班成為常態(tài)，依靠人力來解決工作量的問題，治標(biāo)不治本。為深入落實(shí)中國航天科技集團(tuán)有限公司“數(shù)字航天”等各項戰(zhàn)略部署，北京微電子技術(shù)研究所以數(shù)字化轉(zhuǎn)型為抓手，開展市場業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)，引入商用成熟ERP（企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)，并根據(jù)企業(yè)市場銷售業(yè)務(wù)的特點(diǎn)進(jìn)行改進(jìn)，其中針對產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中需要驗收、二篩、借還庫等特殊要求，定制化配置了系統(tǒng)流程，使商用ERP 能夠更好地適應(yīng)生產(chǎn)單位。

ERP 是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策者及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺，通過軟件把企業(yè)的人、財、物、產(chǎn)、供銷及相應(yīng)的物流、信息流、資金流、管理流等緊密地集成起來，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化和共享，對于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。傳統(tǒng)生產(chǎn)研發(fā)型企業(yè)可依托ERP 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化、無紙化辦公，從而帶動管理提升。在市場銷售業(yè)務(wù)方面，ERP 不僅可以完成客戶數(shù)據(jù)管理、合同管理、出入庫管理以及開票管理等基礎(chǔ)功能建設(shè)，同時也規(guī)范了合同簽訂、產(chǎn)品出入庫以及開票的審批流程，實(shí)現(xiàn)了銷售業(yè)務(wù)全流程的閉環(huán)管理，達(dá)到了為企業(yè)降本增效的目的。

一、現(xiàn)狀及存在的問題

企業(yè)傳統(tǒng)市場銷售業(yè)務(wù)流程如圖1 所示，需要先后在財務(wù)軟件—神舟財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、庫房軟件—浪潮出入庫軟件系統(tǒng)、科研生產(chǎn)軟件—任務(wù)單管理系統(tǒng)三個系統(tǒng)上交替才可完成。同一個訂單在系統(tǒng)之間進(jìn)行任務(wù)對接時，需要對初始的訂單信息不斷重復(fù)錄入，導(dǎo)致工作效率低下、錯誤率增高，訂單進(jìn)度跟蹤難度大，數(shù)據(jù)統(tǒng)計及管理仍需依賴人工電子記賬。傳統(tǒng)市場銷售業(yè)務(wù)流程只能滿足一定的市場銷售業(yè)務(wù)需求，在業(yè)務(wù)量大幅增長的情況下，傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的問題日益凸顯。企業(yè)傳統(tǒng)市場銷售業(yè)務(wù)流程主要由以下四個部分構(gòu)成：

圖1 企業(yè)傳統(tǒng)的市場銷售業(yè)務(wù)流程

一是合同簽訂。客戶提出采購訂單需求，共有X 條產(chǎn)品采購條目。業(yè)務(wù)人員需要在神舟財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中錄入并提交訂單信息，進(jìn)行合同評審流程。由于該系統(tǒng)中一個合同單據(jù)只能錄入一條產(chǎn)品的訂單信息，因此完成該采購訂單一共需要錄入X次用戶信息及產(chǎn)品信息。合同評審?fù)ㄟ^后，按照訂貨合同模板需要使用WORD 軟件再次進(jìn)行人工編輯用戶及產(chǎn)品信息。完成合同制作后交給客戶，客戶蓋章后及時收回原件保存。

二是出入庫管理。完成合同簽訂后，在浪潮出入庫軟件系統(tǒng)上按照合同的品種、數(shù)量、質(zhì)量等級填寫借庫申請單，并提交審批流程。審批通過后，在任務(wù)單管理系統(tǒng)上提交產(chǎn)品驗收、二篩等試驗任務(wù)的申請單。產(chǎn)品完成任務(wù)單的試驗后填寫還庫單退回庫房，業(yè)務(wù)人員按照合同的品種、數(shù)量、質(zhì)量等級填寫出庫申請單，并提交審批流程。審批通過后，產(chǎn)品進(jìn)行出庫、包裝，并交付客戶。

三是任務(wù)單管理。在任務(wù)單管理系統(tǒng)上，按照合同的品種、數(shù)量、質(zhì)量等級以及質(zhì)保單位要求，以EXCEL 作為附件的形式匯總并提交產(chǎn)品驗收、二篩任務(wù)申請單進(jìn)行審批流程。審批通過后進(jìn)行產(chǎn)品的二篩、驗收試驗，試驗完成后將產(chǎn)品退回庫房。

四是開票回款。用戶收到產(chǎn)品并確認(rèn)產(chǎn)品合格后，業(yè)務(wù)人員在神舟財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)上參照合同單據(jù)生成開票申請單，提交進(jìn)入開票審批流程。審批通過后，打印紙質(zhì)開票申請單提交到財務(wù)部門進(jìn)行開票。再將發(fā)票送交用戶并催要回款，收到回款后業(yè)務(wù)部門需手工核銷應(yīng)收賬款，完成整個合同流程的閉環(huán)管理。

由此可見，企業(yè)傳統(tǒng)市場銷售業(yè)務(wù)流程在完成合同全流程閉環(huán)管理過程中存在以下四方面不足：

一是缺乏頂層規(guī)劃設(shè)計。各部門根據(jù)部門內(nèi)部業(yè)務(wù)流程獨(dú)立建設(shè)信息系統(tǒng)，造成信息“孤島”，信息的連貫性、及時性、有效性和共享性無法得到保證。

二是工作效率極低。一個采購訂單的信息需要在三個系統(tǒng)之間來回切換，經(jīng)過多次重復(fù)填寫和流程審批，才能完成整個市場業(yè)務(wù)流的閉環(huán)。

三是工作流程存在漏洞。多系統(tǒng)的流程并行，極易出現(xiàn)上一個系統(tǒng)審批流程未完成，而下一個系統(tǒng)已經(jīng)開始走流程的情況，審批流程的時間順序不符合審批工作流程規(guī)定。

四是需要手工記錄臺賬。銷售業(yè)務(wù)經(jīng)歷的各個環(huán)節(jié)都需要手工登記臺賬才能做到數(shù)據(jù)的實(shí)時更新，實(shí)現(xiàn)合同全流程的跟蹤管理，以保證市場數(shù)據(jù)的完整性和正確性。

二、市場銷售業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)實(shí)施分析

由于企業(yè)傳統(tǒng)市場銷售業(yè)務(wù)流程存在諸多問題，數(shù)字化、信息化建設(shè)刻不容緩。研究所通過頂層策劃，梳理從采購、銷售、生產(chǎn)等全部業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行統(tǒng)一部署，分階段實(shí)施。在引進(jìn)成熟商用ERP系統(tǒng)后，針對企業(yè)銷售業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)進(jìn)行改進(jìn)，形成了全新的市場銷售業(yè)務(wù)流程，如圖2 所示，銷售業(yè)務(wù)所涉及的全部流程只需在ERP 一個系統(tǒng)上就可完成，主要由以下三部分構(gòu)成：

圖2 市場銷售業(yè)務(wù)采用ERP系統(tǒng)后的業(yè)務(wù)流程

一是合同管理。按照用戶采購訂單需求，在ERP 系統(tǒng)中錄入訂單信息，并提交審批。審批通過后，系統(tǒng)會自動生成合同，業(yè)務(wù)人員點(diǎn)擊生效按鈕，即可完成新訂單的合同制作，整個過程只需要錄入一次訂單信息。通過該系統(tǒng)，可隨時對合同的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行監(jiān)測、統(tǒng)計、查看，實(shí)現(xiàn)合同的動態(tài)管理。

二是過程管理。合同生效后，根據(jù)產(chǎn)品的驗收要求，在系統(tǒng)中提交審批流程并實(shí)現(xiàn)流水式借、還庫中轉(zhuǎn)，生成出庫單并經(jīng)出庫員在系統(tǒng)簽字確認(rèn)后，由系統(tǒng)生成產(chǎn)品交付單，完成產(chǎn)品交付流程。

三是結(jié)算管理。已完成交付的合同，通過該系統(tǒng)提交開票申請，系統(tǒng)自動形成應(yīng)收賬款。客戶回款后，在系統(tǒng)中生成對應(yīng)的回款單，可自動核銷該客戶的應(yīng)收賬款，實(shí)現(xiàn)結(jié)算管理以及整個市場業(yè)務(wù)流的閉環(huán)。

ERP 系統(tǒng)實(shí)施后，市場銷售業(yè)務(wù)流程更加簡潔、規(guī)范，初始訂單信息只需在系統(tǒng)中錄入一次，該訂單后續(xù)的合同、出庫、開票等業(yè)務(wù)流程所需的信息可以直接參照訂單信息，銷售數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性得到了保證。

三、市場銷售業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)實(shí)施效果

市場銷售業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)實(shí)施近兩年來，在集成化管理、降本增效、規(guī)范和優(yōu)化管理業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)和信息共享、無紙化辦公等方面起到了至關(guān)重要的作用，同時也為企業(yè)后續(xù)安排生產(chǎn)任務(wù)、制定營銷策略等提供了完備的數(shù)據(jù)支撐。

一是實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)的集成化管理。通過ERP系統(tǒng)自身的集成性，很大程度地實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)和信息的共享，規(guī)范和優(yōu)化了管理業(yè)務(wù)流程，避免了信息的重復(fù)錄入，實(shí)現(xiàn)了跨部門的有效溝通，支撐企業(yè)管理集約化、精益化。提升工作效率和科學(xué)決策能力，整合規(guī)范合同流程、任務(wù)單流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)庫存數(shù)據(jù)的實(shí)時傳輸，各個環(huán)節(jié)的動態(tài)更新，信息化協(xié)同，數(shù)據(jù)共享，解決多個部門的溝通難題，快速實(shí)現(xiàn)了庫存資源優(yōu)化配置。

二是提升生產(chǎn)和管理能力，實(shí)現(xiàn)降本增效。通過梳理、分析系統(tǒng)中產(chǎn)品的銷售數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)、交付數(shù)據(jù)等信息，優(yōu)化資源配置，合理安排生產(chǎn)計劃，提高合同履約能力的同時，顯著降低庫存積壓帶來的生產(chǎn)成本，有效提升競爭能力。

三是規(guī)范、優(yōu)化管理業(yè)務(wù)流程。實(shí)現(xiàn)了對訂貨合同、產(chǎn)品出入庫以及開票和回款整個合同全流程的閉環(huán)管理，各流程環(huán)環(huán)相扣，杜絕違規(guī)情況出現(xiàn)。

四是實(shí)現(xiàn)了線上無紙化辦公。通過ERP 系統(tǒng)，市場銷售業(yè)務(wù)所涉及的流程和審批都可以在系統(tǒng)上進(jìn)行，避免使用紙質(zhì)材料，更好地協(xié)調(diào)生產(chǎn)和管理，提高整體運(yùn)營效率。

四、幾點(diǎn)思考

開展市場銷售業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)，一是有助于市場管理業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范、高效，依據(jù)各流程的管理規(guī)定，通過ERP 系統(tǒng)對各個部門的審批權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，加強(qiáng)了各部門之間的監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控管理目的；二是多個部門之間可以通過該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)、信息共享和傳遞；三是數(shù)字化系統(tǒng)大幅度減少了市場人員的工作量，提高了工作效率和市場信息的及時性、有效性，推動研究所向高質(zhì)量發(fā)展。

在市場銷售業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)過程中，有兩點(diǎn)思考：

一是優(yōu)化和創(chuàng)新數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)。數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)需要不斷迭代更新，要鼓勵系統(tǒng)開發(fā)人員和操作人員在現(xiàn)有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，使系統(tǒng)更加貼合使用需求。

二是多維度的數(shù)據(jù)挖掘。數(shù)字化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了客戶信息、產(chǎn)品信息、銷售數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)、交付數(shù)據(jù)等信息的集成，可進(jìn)行多維度的數(shù)據(jù)分析，為后續(xù)市場業(yè)務(wù)制定營銷計劃提供數(shù)據(jù)支撐，充分發(fā)揮對企業(yè)發(fā)展的前瞻性作用。