檔案信息化建設在醫院檔案管理中的意義探究

摘 要：隨著醫療技術的不斷進步和信息化時代的到來，醫院檔案管理正面臨著前所未有的挑戰和機遇。檔案信息化建設作為醫院檔案管理的重要組成部分，對于提高檔案管理效率、保障檔案安全、優化醫療服務等方面具有重要意義。文章闡述了檔案信息化建設在醫院檔案管理中的必要性和作用，詳細介紹了檔案信息化建設的實施方法與技術手段，強調了檔案信息化建設中存在的問題與解決對策，以期為相關研究和實踐提供有益參考。

關鍵詞：檔案；信息化建設；醫院檔案管理；意義探究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

醫院檔案作為記錄醫院歷史、服務患者的重要資料，管理質量直接關系到醫療質量和患者滿意度。然而，傳統的檔案管理方式已經難以滿足現代醫療服務的需要，檔案管理面臨著效率低下、安全隱患等諸多問題。隨著信息技術的飛速發展，檔案信息化建設成為醫院檔案管理的必然趨勢。通過信息化手段，可以實現對檔案信息的全面覆蓋、動態管理、高效利用，從而提升醫院檔案管理水平和服務質量。

一、檔案信息化建設在醫院檔案管理中的意義

1.提高檔案管理效率

傳統的醫院檔案管理方式依賴于手工操作，效率低下，難以滿足快速發展的醫療業務需求。通過檔案信息化建設，可以將檔案信息數字化、電子化，實現檔案的快速檢索、查詢及利用，從而提高檔案管理效率，為醫院各項業務提供更好的支持。

2.保障檔案安全

檔案信息化建設采用了多種安全技術手段，如加密技術、權限控制等，可以有效保障檔案信息的安全。同時，電子檔案的存儲和使用也減少了傳統紙質檔案因人為損壞、自然災害等原因造成的檔案丟失或損壞的風險，確保了檔案的安全性和完整性。

3.優化醫療服務

通過檔案信息化建設，可以實現患者信息的共享和整合，方便醫生快速了解患者的病史、診斷、治療等情況，提高醫療服務的質量和效率。同時，醫生可以利用信息化手段對患者信息展開分析和挖掘，為臨床決策和治療提供更加科學和精準的依據。

4.提高醫院管理決策水平

檔案信息化建設的核心是將醫院的各種檔案信息數字化、電子化管理，從而形成一個龐大的數據集。這些數據不僅包括患者的病歷、診斷、治療等信息，還包括醫院的運營數據、財務數據等。通過對這些數據的實時收集、整理和分析，醫院管理層可以獲得全面、準確的數據支持，為決策提供科學依據。通過分析醫院的運營數據，管理層可以了解到醫院的資源使用情況，包括人力資源、醫療設備、物資儲備等，有助于管理層更加合理地配置資源，優化醫療服務的流程和效率，避免資源的浪費或短缺。

5.促進醫療行業的交流與合作

傳統的醫院檔案管理方式，由于受到物理限制，使得不同醫療機構之間的信息交流變得困難。檔案信息化建設通過數字化、網絡化的手段，使得醫療信息可以在不同醫療機構之間實時共享和交流，不僅方便了醫生對患者的診療，還促進了醫療機構之間的合作與協同。對于一些復雜病例或者需要多學科聯合治療的病例，通過檔案信息化建設，可以實現不同醫療機構、不同科室之間的快速信息共享和交流，有助于醫生制定更加全面和精準的治療方案，提高救治的成功率。

二、醫院信息化檔案管理的現狀

1.信息化水平參差不齊

首先，不同醫院在檔案管理信息化建設投入上存在顯著差異。一些大型綜合性醫院由于資金和技術優勢，能夠投入大量資源實行信息化檔案管理體系的建設，包括硬件設備設施、軟件系統和網絡等。而中小型醫院受到資金和技術的限制，往往在信息化投入上相對較少，導致信息化水平較低；其次，即使在開展檔案管理信息化建設的醫院，其技術應用層次也存在差異。一些醫院能夠充分利用信息技術手段，實現檔案信息的數字化、電子化管理，并具備良好的系統功能和用戶體驗，有的醫院可能僅實現了簡單的電子化存儲，未能充分利用信息技術提升檔案管理效率和質量。另外，醫院檔案管理信息化需要具備一定的信息技術知識和技能的檔案管理人員來操作和維護。然而，不同醫院的檔案管理人員在技能水平上存在差異，這也影響了醫院檔案管理信息化的推進和發展。

2.信息安全問題突出

由于醫療檔案涉及大量患者的個人信息，如姓名、聯系方式、病歷等，這些信息一旦被非法獲取或濫用，將對患者的隱私造成嚴重侵害。隨著醫院信息化程度的提高，網絡攻擊和病毒傳播的風險也隨之增加。惡意攻擊者可能會利用系統漏洞，竊取或篡改檔案信息，導致信息的完整性和真實性受到威脅。另外，還存在硬件故障和數據丟失風險。醫院信息化檔案管理依賴于各種硬件設備設施，如服務器、存儲設備等。硬件故障可能導致數據丟失或系統癱瘓，影響檔案的正常管理和使用。部分醫院在檔案管理信息化過程中，由于管理不善，如權限設置不當、操作不規范等，也可能導致信息被泄露或非法訪問。

3.缺乏統一的標準和規范

目前，醫院檔案管理信息化缺乏統一的國家標準和行業標準。首先，各個醫院根據自己的理解和實踐在實施管理，導致檔案管理的方式、流程和規范存在較大差異。這種不統一的標準使得不同醫院之間的信息交流和共享變得困難，制約了醫療行業的協同發展；其次，由于缺乏明確的檔案管理規范，醫院在信息化過程中可能存在操作不規范、信息不完整或信息質量不高的問題，不僅影響了檔案管理的效率和準確性，還可能導致醫療信息的失真或遺漏；最后，隨著醫療技術的不斷發展，新的醫療檔案不斷涌現。然而，缺乏統一的標準和規范，使得醫院在選擇和應用新的技術手段開展檔案管理時缺乏明確的指導，可能導致技術應用不當或資源浪費。

4.人員素質有待提高

第一，醫院檔案管理信息化建設需要工作人員具備檔案管理、信息技術等相關專業的知識。然而，目前部分醫院的檔案管理人員可能缺乏這些專業知識，導致在信息化過程中出現操作不規范、信息處理不當等問題；第二，隨著信息技術的發展，醫院檔案管理信息化需要檔案管理人員具備一定的技術操作能力，如系統操作、數據備份與恢復等。然而，部分醫院的檔案管理人員在技能水平上存在不足，難以勝任檔案管理信息化的要求；第三，部分醫院的檔案管理人員對檔案管理信息化的認識不足，仍停滯在傳統的管理模式上。他們可能缺乏創新意識和學習動力，對新的技術和理念持有抵觸態度，影響了檔案管理信息化的推進和發展；第四，部分醫院可能缺乏對檔案管理人員開展培訓和進修的支持，使得他們難以獲得新的知識和技能，導致檔案管理人員的素質無法得到有效提升，制約了醫院檔案管理信息化的進步。

5.軟硬件設備設施不完善

首先，一些醫院的硬件設備設施，如計算機、服務器、存儲設備等可能過于陳舊，性能不足，無法滿足信息化檔案管理的需求，可能導致系統運行緩慢、數據存儲和處理能力受限等問題；其次，醫院檔案管理信息化需要相應的軟件系統支持，如檔案管理軟件、操作系統等。然而，一些醫院的軟件系統可能過于老舊，功能不完善，無法滿足檔案管理的復雜需求，可能導致檔案管理效率低下、信息處理不準確等問題。另外，醫院檔案管理信息化還需要良好的網絡通信環境，但一些醫院由于網絡設施不完善，通信帶寬不足，導致檔案信息傳輸速度慢、數據同步困難等問題，影響了檔案信息的及時共享和交流，降低了檔案管理效率。

三、提升醫院檔案管理信息化建設的有效策略

1.制定完善的檔案管理制度

首先，醫院應明確各個部門和人員的檔案管理職責，確保檔案的收集、整理、保管和利用等各環節都有明確的責任人，形成完整的檔案管理網絡；其次，可以根據醫院實際情況，制定科學、合理的檔案分類大綱。分類大綱應涵蓋醫院各個方面的檔案，以便于對各類檔案分類管理。然后，針對不同類型的檔案，醫院應建立相應的保管制度。例如，對紙質檔案應定期檢查、除塵、防潮等；對電子檔案應定期備份、病毒查殺、數據恢復等。另外，醫院應完善檔案利用制度，規范檔案的借閱、復制、公開等行為。同時，應加強檔案保密措施，確保檔案的安全；最后，醫院應建立檔案管理考核制度，定期對各部門和人員的檔案管理情況考核。對于檔案管理不到位的部門和個人，應實行相應的整改和處罰。比如，一家醫院在完善檔案管理制度后，各科室都能按照統一的標準規范檔案管理工作。同時，醫院還建立了檔案管理考核制度，定期對各科室的檔案管理情況實施考核。例如，在一次考核中，發現某科室存在檔案分類混亂、整理不規范等嚴重問題，針對這些問題，醫院對該科室實行了相應的整改和處罰，并加強了對該科室的檔案管理培訓和指導。經過一段時間的努力，該科室的檔案管理水平得到了顯著提高。由此可見，制定完善的檔案管理制度是提升醫院檔案管理信息化建設的重要保障。

2.加強軟硬件設備設施建設

通過加強硬件設備設施、軟件系統等方面的建設，提高醫院檔案管理的信息化水平，為檔案的收集、整理、保管和利用等各個環節提供更好的技術支持。第一，醫院及時應對檔案管理所需的硬件設備設施升級和更新。包括計算機、打印機、掃描儀和存儲設備等，確保設備設施性能穩定、功能齊全，能夠滿足檔案管理信息化的需求；第二，醫院應引進適合自身需求的檔案管理軟件系統，實現檔案的電子化管理。軟件系統應具備檔案分類、整理、保管、檢索、利用等功能，并能與其他醫療管理系統實行數據交換和共享；第三，通過數字化技術，將傳統紙質檔案轉化為數字檔案，建立數字檔案庫，以提高檔案的保存質量和利用效率，減少檔案損壞和丟失的風險；第四，醫院應定期對軟硬件設備設施檢查、維護和升級，確保設備設施的正常運行和性能優化。比如，醫院在加強軟硬件設備設施建設后，檔案管理信息化水平得到了顯著提高。醫院引進了先進的檔案管理軟件系統，實現了檔案的電子化管理。同時，還建立了數字檔案庫，將傳統紙質檔案數字化，提高了檔案的保存質量和利用效率。在軟硬件設備設施建設中，醫院還加強了網絡安全防護措施，確保檔案信息的安全和保密。此外，醫院還定期檢查、維護和升級軟硬件設備設施，確保正常運行和性能優化，有力地推動了醫院檔案管理信息化建設的進程。

3.加強人才培養和培訓

通過加強人才隊伍建設，提高檔案管理人員的專業素質和技能水平，為醫院檔案管理信息化建設提供有力的人才保障。第一，醫院在招聘檔案管理人員時，應注重選拔具有相關專業背景和技能的人才，如檔案管理、計算機科學、醫學等專業；第二，醫院應定期開展檔案管理相關的培訓和交流活動，包括檔案管理理論、信息技術、法律法規等方面的內容。通過培訓和交流，提高檔案管理人員的專業素質和技能水平；第三，在人才培養和培訓中，應加強檔案管理人員的職業道德教育，培養他們嚴謹、負責、保密的工作態度；第四，醫院應建立相應的激勵機制，如晉升機制、獎勵機制等，鼓勵檔案管理人員積極投身于檔案管理信息化建設。比如醫院在加強人才培養和培訓后，檔案管理人員的專業素質和技能水平得到了顯著提高。醫院應定期開展檔案管理相關的培訓和交流活動，包括檔案管理理論、信息技術等方面的內容。同時，醫院還加強了職業道德教育，培養檔案管理人員嚴謹、負責、保密的工作態度。此外，醫院還建立了激勵機制和人才儲備機制，鼓勵檔案管理人員積極投身于檔案管理信息化建設，并為醫院的檔案管理信息化建設提供持續的人才支持。

4.建立檔案信息共享平臺

通過建立檔案信息共享平臺，實現醫院各部門之間、醫院與外部機構之間的檔案信息共享和交流，提高檔案的利用效率和使用價值。首先，明確檔案信息共享的范圍和對象，如醫院各科室、臨床醫生、患者以及外部機構，如醫保部門、科研機構等；其次，根據醫院實際情況，設計和建立檔案信息共享平臺的架構，包括平臺的硬件和軟件環境、網絡連接、數據存儲等方面。另外，根據檔案信息共享的需求，開發平臺的功能模塊，如檔案檢索、在線瀏覽、數據導出等，以滿足不同用戶的需求。此外，在建立檔案信息共享平臺時，應加強檔案信息安全防護措施，如數據加密、權限控制、訪問日志等，確保檔案信息的安全和保密；最后，還要定期對檔案信息共享平臺評估和改進，根據用戶反饋和使用情況，優化平臺的功能和性能，提高檔案信息共享的效率和效果。比如醫院建立了檔案信息共享平臺，實現了醫院各部門之間、醫院與外部機構之間的檔案信息共享和交流。該平臺采用云計算技術，具有強大的數據處理能力和靈活的擴展性。同時，該平臺還采用了身份認證、數據加密等技術手段，確保檔案信息的安全和保密。通過該平臺，臨床醫生可以方便地查閱患者的病歷資料、影像資料等信息，各科室之間可以共享行政文檔、人事資料等。醫院與外部機構可以開展科研合作、數據交換等，提高了醫院的醫療服務質量和科研水平，也提升了醫院與外部機構的合作能力。

四、結語

檔案信息化建設在醫院檔案管理中具有深遠的意義，不僅提高了檔案管理效率，還為醫療服務提供了有力支持。然而，在實際操作中仍存在諸多問題，如信息孤島、數據安全等。因此，需要進一步加強檔案信息化建設的理論研究和實踐探索，不斷完善檔案管理體制和運行機制，為醫院檔案管理的發展和醫療服務質量的提升做出更大的貢獻。同時，也需要加強對檔案信息化建設相關人員的培訓和教育，提高專業素養和技術水平，以更好地適應和推動檔案信息化建設的發展。

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（作者單位：臨沂市中醫醫院）

作者簡介：陳菁（1922—），女，漢族，山東臨沂人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。