基于智慧城市的城建檔案管理與運(yùn)用分析

摘 要：人工智能技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展推動(dòng)了城市建設(shè)的改革創(chuàng)新，使城市建設(shè)與管理向智能化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。作為智慧城市的記錄者，城建檔案管理也直接影響著后續(xù)智慧城市的改造發(fā)展與演變。基于此，文章分析了智慧城市下城建檔案管理的現(xiàn)狀，探討了城建檔案的應(yīng)用對(duì)智慧城市的價(jià)值，并圍繞基于智慧城市如何有效開展城建檔案管理與應(yīng)用提出了幾點(diǎn)策略。

關(guān)鍵詞：智慧城市；城建檔案；檔案管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

改革開放以來，我國(guó)的城市化建設(shè)與發(fā)展先后經(jīng)歷了從傳統(tǒng)向創(chuàng)新的改革與發(fā)展過程。智慧城市作為現(xiàn)代化產(chǎn)物，以人工智能技術(shù)和數(shù)字技術(shù)為主要驅(qū)動(dòng)力，改革與創(chuàng)新了傳統(tǒng)的城市建設(shè)模式，在很大程度上超越了傳統(tǒng)的城建方式，推動(dòng)了現(xiàn)有城市建設(shè)的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。在此背景下，如何促進(jìn)智慧城市城建檔案的管理與運(yùn)用，也成為當(dāng)前智慧城市重塑管理機(jī)制的主要手段。

一、智慧城市城建檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案載體兼容性差

智慧城市管理期間應(yīng)建立線上智能管理體系，從目前來看，大部分城市在應(yīng)用智慧化管理體系的過程中，現(xiàn)代化信息系統(tǒng)建設(shè)不完善，導(dǎo)致工作人員在檔案管理中很難靈活應(yīng)用傳統(tǒng)的管理方式與信息化管理手段。再加上一部分管理人員缺乏信息管理經(jīng)驗(yàn)與創(chuàng)新意識(shí)，也導(dǎo)致信息化管理平臺(tái)應(yīng)用程度不足。另外，由于智慧城市的數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案很難兼容，也導(dǎo)致管理人員在管理過程中無(wú)法對(duì)相關(guān)數(shù)值的準(zhǔn)確性做出有效判斷。由于智慧化水平不足，導(dǎo)致城建檔案管理工作人員往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力將紙質(zhì)數(shù)據(jù)輸入線上系統(tǒng)中，也暴露了數(shù)據(jù)管理不當(dāng)和數(shù)據(jù)甄別不仔細(xì)等問題。

2.檔案管理體系不完善

智慧城市中由于城建檔案信息較多且較為復(fù)雜，城建檔案管理人員并未認(rèn)識(shí)到城建檔案對(duì)智慧城市發(fā)展的重要作用，使得智慧城市尚未建立完善的城建檔案管理體系，影響了城建檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重視程度。比如在城建檔案管理工作中，由于城建檔案管理工作人員的管理意識(shí)薄弱，使得城建檔案信息出現(xiàn)不完善或城建檔案管理不集中的情況，主要原因是城建檔案管理人員并未具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，且檔案管理水平不高，使智慧城市理念與檔案管理工作融合程度較淺，進(jìn)而使智慧城市缺乏高素質(zhì)的城建檔案管理人員，影響了城建檔案管理工作效率的提高。除此之外，在智慧城市背景下城建檔案管理工作并未有效融合智慧城市理念，存在城建檔案信息化管理體系不完善的情況，主要體現(xiàn)在城建檔案管理工作中，并未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)變，仍舊將實(shí)體檔案作為管理中心，使城建檔案的管理效率較低。

3.檔案管理信息化建設(shè)水平較低

在智慧城市建設(shè)背景下，城建檔案管理工作要融合智慧城市建設(shè)理念，通過加強(qiáng)城建檔案信息化管理，提升城建檔案信息化應(yīng)用等措施，發(fā)揮城建檔案的價(jià)值。當(dāng)前，由于城建檔案建設(shè)并未充分融合智慧城市的建設(shè)理念，使得城建檔案信息化建設(shè)水平較低。主要表現(xiàn)為部分城建檔案管理機(jī)構(gòu)并未深入解讀智慧城市建設(shè)理念，并未關(guān)注城建檔案信息化硬件設(shè)備與管理體系的完善，仍以傳統(tǒng)實(shí)體檔案作為管理主體，使得城建檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與應(yīng)用仍處于傳統(tǒng)的人工階段，影響了城建檔案管理效率。除此之外，在城建檔案的管理與維護(hù)工作中仍采用傳統(tǒng)人工的方法，按照相關(guān)維護(hù)制度與步驟展開城建檔案的管理與維護(hù)。尤其是在城建檔案網(wǎng)站管理中，并未將現(xiàn)代信息化技術(shù)應(yīng)用于城建檔案的維護(hù)工作中，使得城建檔案網(wǎng)站并不穩(wěn)定，無(wú)法實(shí)現(xiàn)城建檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理。

二、智慧城市城建檔案應(yīng)用價(jià)值

1.為智慧城市發(fā)展提供支持

智慧城市的發(fā)展需要建立在現(xiàn)有的城市管理數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上，而智慧城市檔案則為智慧城市建設(shè)提供了基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)支撐。智慧城市建設(shè)可以依據(jù)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)判斷當(dāng)前城市發(fā)展?fàn)顩r，如城市的基建圖紙、數(shù)據(jù)圖表同樣能為智慧城市的建設(shè)和發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐。另外，也可以根據(jù)相關(guān)的圖表內(nèi)容對(duì)城市的發(fā)展方向和具體的發(fā)展情況作出專業(yè)判斷，根據(jù)當(dāng)前城市的現(xiàn)有問題作出明確規(guī)劃并設(shè)計(jì)具體的實(shí)施方案。依托城建檔案中的數(shù)字內(nèi)容，優(yōu)化與調(diào)整城建管理方案，如可以對(duì)城市文化景點(diǎn)開展重新規(guī)劃或是對(duì)城市現(xiàn)有的歷史遺跡作文字描述等。

值得注意的是，智慧城市建設(shè)當(dāng)中的檔案管理直接影響著公共服務(wù)，因此，城建檔案管理也屬于對(duì)外公共服務(wù)的主要部分。但由于客觀原因影響，在以往的檔案管理工作中，檔案內(nèi)容只針對(duì)特定的工作部門開放，這一現(xiàn)象不符合智慧城市的建設(shè)思路，也不符合智慧化檔案管理的工作原則。因此，在智慧城市建設(shè)背景下，檔案管理必須貼合智慧城市的建設(shè)需要，利用信息化管理手段為智慧城市建設(shè)提供更多的線上服務(wù)。一方面，城建檔案管理必須對(duì)接線上管理平臺(tái)為信息服務(wù)平臺(tái)提供數(shù)據(jù)依托和問題處理服務(wù)，確保檔案信息能夠滿足公共服務(wù)需求；另一方面，線上檔案管理必須優(yōu)先滿足當(dāng)前智慧城市的發(fā)展建設(shè)，通過數(shù)據(jù)整理和數(shù)據(jù)公開共享，提高智慧城市的建設(shè)水平。

2.提高智慧城市發(fā)展水平

智慧城市的發(fā)展以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，智慧城市發(fā)展速度較快，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息規(guī)模較大。傳統(tǒng)紙質(zhì)的城建檔案并不能匹配智慧城市發(fā)展的速度，使部分城市發(fā)展數(shù)據(jù)難以及時(shí)歸入城建檔案中。基于智慧城市的城建檔案要向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，將城市發(fā)展的數(shù)據(jù)信息完整歸檔，并篩選重復(fù)數(shù)據(jù)，提升城建檔案管理效率，進(jìn)而為智慧城市的發(fā)展提供支持，提高智慧城市的發(fā)展水平。同時(shí)通過加強(qiáng)智慧城市城建檔案的智慧管理與應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)城建檔案的高效提取與應(yīng)用，充分發(fā)揮城建檔案的服務(wù)價(jià)值，推動(dòng)智慧城市的可持續(xù)發(fā)展。

三、智慧城市背景下城建檔案管理與運(yùn)用策略

1.完善城建檔案內(nèi)容

在智慧城市背景下，各行業(yè)之間的信息交流和數(shù)據(jù)交往也越發(fā)密切，迫切需要打破傳統(tǒng)數(shù)據(jù)管理之間的獨(dú)立性。通過整合碎片化城建資源，增加城市內(nèi)部檔案信息的共享程度，建立全面的智慧城建檔案管理平臺(tái)，確保智慧城建檔案信息數(shù)據(jù)能夠完整、系統(tǒng)地歸入線上管理平臺(tái)，從而解決在傳統(tǒng)城建檔案管理過程中存在的碎片化和數(shù)據(jù)集成問題。要想實(shí)現(xiàn)智慧城建檔案管理數(shù)據(jù)的全面集成，就需要做好智慧城建檔案的數(shù)據(jù)接收與數(shù)據(jù)管理工作，應(yīng)當(dāng)從數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)優(yōu)化和數(shù)據(jù)管理三個(gè)角度，解決目前智慧城建檔案管理不完善且數(shù)據(jù)管理質(zhì)量不高等問題。第一，優(yōu)化智慧城建檔案數(shù)據(jù)收集工作方式。在智慧城建檔案數(shù)據(jù)收集工作當(dāng)中，由于傳統(tǒng)的保證金制度被取消，相關(guān)的管理制度并未得到及時(shí)完善，導(dǎo)致智慧城建數(shù)據(jù)收集工作存在欠缺，出現(xiàn)了大量的數(shù)據(jù)流失等問題。為確保智慧城建檔案管理工作的完整性，應(yīng)當(dāng)從管理機(jī)制的角度入手，完善收集工作制度，為智慧城建檔案管理的高效發(fā)展打下基礎(chǔ)。首先，應(yīng)當(dāng)在智慧城建檔案收集中采用誠(chéng)信管理制度，通過明確管理機(jī)構(gòu)和移交方式約束相關(guān)單位的文件移交時(shí)間與移交內(nèi)容。如此一來，能夠明確檔案管理的責(zé)任主體，對(duì)于在工程驗(yàn)收和數(shù)據(jù)移交過程中存在的不符合國(guó)家規(guī)定的行為，也能及時(shí)作出懲罰和警告；其次，建立健全城建檔案管理責(zé)任制，嚴(yán)格監(jiān)督城建檔案管理的收集工作，確保檔案管理工作的合理分工，并細(xì)致劃分工作職責(zé)。與此同時(shí)，制定嚴(yán)格的責(zé)任指標(biāo)，明確工作人員的工作要求，也就是說在接收智慧城建檔案時(shí)，應(yīng)明確各類文件的接收標(biāo)準(zhǔn)與管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，建立健全責(zé)任考核與監(jiān)督機(jī)制。智慧城建檔案收集工作應(yīng)有明確的監(jiān)管機(jī)制，如誰(shuí)來管、怎么管和所管的內(nèi)容都需要做出明確規(guī)定，才能夠確保工作制度真正落到實(shí)處。第二，豐富智慧城建檔案歸檔內(nèi)容。一直以來，智慧城建的檔案數(shù)據(jù)主要包括法律規(guī)定的內(nèi)容和面向社會(huì)征集的內(nèi)容。法律規(guī)定的內(nèi)容主要包括各單位的施工內(nèi)容和竣工檔案。面向社會(huì)征集的檔案則主要包括與城市建設(shè)和城市發(fā)展相關(guān)的數(shù)據(jù)，主要由各級(jí)檔案館保管和收集。在智慧城建背景下，大量的工程建設(shè)項(xiàng)目也會(huì)通過數(shù)據(jù)的形式形成，并分散于各個(gè)施工單位的管理體系當(dāng)中。因此，建立線上集成管理系統(tǒng)也成為當(dāng)前智慧城建檔案管理的主要工作方向。通過豐富智慧城建檔案歸檔內(nèi)容，不僅能夠完善智慧城市發(fā)展過程中的歷史記憶，也能收集社會(huì)習(xí)俗、傳統(tǒng)文化等文化內(nèi)容，豐富智慧城市的文化內(nèi)涵。一方面，應(yīng)及時(shí)歸檔和處理法律規(guī)定所要管理的城建檔案。城建檔案是智慧城市發(fā)展的真實(shí)數(shù)據(jù)記錄，從數(shù)據(jù)化的角度改革檔案管理方式，不僅能促進(jìn)檔案資源的形態(tài)質(zhì)變，還能進(jìn)一步提升智慧城市建設(shè)和發(fā)展過程中的真實(shí)數(shù)據(jù)與變更。從目前來看，我國(guó)城市建設(shè)檔案管理規(guī)定等相關(guān)法律文件中并未將數(shù)據(jù)檔案納入其中，因此，必須及時(shí)更新在信息化時(shí)代數(shù)字檔案的管理范圍和管理標(biāo)準(zhǔn)，從而保證智慧城建背景下檔案數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性；另一方面，在智慧城建背景下，檔案管理應(yīng)當(dāng)與當(dāng)?shù)氐臍v史文化和社會(huì)發(fā)展相結(jié)合，真正實(shí)現(xiàn)因地制宜。例如，智慧城市可以根據(jù)當(dāng)?shù)靥赜械臍v史文化和經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況，收集具有當(dāng)?shù)卮硇缘膮^(qū)域特色檔案，從而達(dá)到豐富智慧城建檔案資源的目的。

2.重視檔案服務(wù)建設(shè)

檔案服務(wù)建設(shè)是促進(jìn)智慧城建發(fā)展的主要內(nèi)容，是提升城市公共服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此，應(yīng)當(dāng)在數(shù)字化建設(shè)的背景下，進(jìn)一步提升檔案服務(wù)水平，在提升智慧城市公共服務(wù)能力的同時(shí)，盡可能地為智慧城建提供數(shù)據(jù)支持。在實(shí)施過程中，將城建檔案公共服務(wù)與智慧城市公共服務(wù)體系相融合，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步調(diào)整和優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)，將與智慧城市相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息共享，確保公眾能夠靈活調(diào)用和查詢城建工作檔案，為相關(guān)部門的工作提供更完整、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)服務(wù)。

智慧城建檔案服務(wù)需要面向全社會(huì)提供數(shù)字化管理內(nèi)容，在提供數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上做好軟件和硬件準(zhǔn)備工作，結(jié)合智慧城市的發(fā)展需求。城市檔案管理也應(yīng)做好網(wǎng)站管理工作。線上網(wǎng)站不僅能夠?yàn)楣娞峁┎樵儥n案的平臺(tái)，還可以通過網(wǎng)站快速調(diào)取針對(duì)性的數(shù)字檔案，而所有的數(shù)據(jù)內(nèi)容必須符合智慧城市的實(shí)際情況。同時(shí)，檔案管理工作人員應(yīng)定期做好數(shù)據(jù)更新和數(shù)據(jù)維護(hù)，通過及時(shí)更新智慧城市的檔案資源，確保線上檔案內(nèi)容符合當(dāng)前城市發(fā)展現(xiàn)狀。在利用智慧檔案提供公共服務(wù)的途中，也要注意檔案服務(wù)的互動(dòng)性。因此，智慧城建的檔案管理內(nèi)容并非只是單純地提供數(shù)字資料，而是通過轉(zhuǎn)變思想觀念，為公眾提供更高質(zhì)量的檔案服務(wù)。通過強(qiáng)化與公眾之間的互動(dòng)，為公眾提供定制化的檔案服務(wù)。這就需要檔案管理部門根據(jù)公眾的實(shí)際需求整理材料，并定向分類材料，從而提升城建檔案資源的完整性與利用價(jià)值。

3.優(yōu)化檔案管理流程

城建檔案管理一般包括數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)利用、數(shù)據(jù)維護(hù)和數(shù)據(jù)更新等環(huán)節(jié)。在智慧城建背景下更強(qiáng)調(diào)以人為本和提高效率，智慧城建檔案管理工作必須進(jìn)一步優(yōu)化管理工作方式，提升管理效率，降低管理成本。第一，智慧城建的發(fā)展促使各領(lǐng)域檔案數(shù)據(jù)不斷增加，再加上信息化管理水平的成熟，導(dǎo)致智慧城建檔案管理工作不再只是簡(jiǎn)單的流程復(fù)制，而是由傳統(tǒng)的人力管理向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的城市檔案管理是以紙質(zhì)載體為基礎(chǔ)，數(shù)字化管理不再受紙質(zhì)載體的影響，而是依托線上管理平臺(tái)整合處理檔案信息。因此，需要將全周期管理理念融入管理體系當(dāng)中，在此基礎(chǔ)上將數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)應(yīng)用和數(shù)據(jù)更新等環(huán)節(jié)集于一體，重新定位與思考智慧城建檔案管理的新特征和新要求。第二，智慧城建具有周期長(zhǎng)、整體性、綜合性和專業(yè)性的特征，智慧城建檔案管理應(yīng)做到全過程和全方位管理。在數(shù)字化背景下，城建檔案管理人員的數(shù)據(jù)管理工作也需要提前開展，從文件形成至文件保存階段都需要檔案管理部門根據(jù)智慧城建的建設(shè)現(xiàn)狀，制定包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)整合等要素在內(nèi)的管理方案。在智慧城建項(xiàng)目建設(shè)途中也應(yīng)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和云分析技術(shù)鑒別處理和挖掘項(xiàng)目施工過程中所產(chǎn)生的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，從而提升數(shù)據(jù)管理效率。在城建項(xiàng)目竣工后，應(yīng)當(dāng)在整理檔案數(shù)據(jù)的過程中利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和數(shù)據(jù)可視化分析技術(shù)，科學(xué)、合理地預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)管理需求。從服務(wù)于城市建設(shè)和公眾日常生活的角度優(yōu)化數(shù)據(jù)管理方式，從而確保檔案管理能夠滿足社會(huì)的多元化需求。

4.豐富檔案利用方式

基于智慧城市的城建檔案運(yùn)用能夠加強(qiáng)城市公共服務(wù)質(zhì)量，共享與利用智慧城市的信息資源，實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)共建共享，推動(dòng)城市的共同發(fā)展。第一，應(yīng)用智慧化城建檔案館，創(chuàng)新城建檔案利用與服務(wù)形式。智慧化城建檔案館能夠公開城建檔案信息，并能夠使公眾及時(shí)了解相關(guān)信息，提升城建檔案的利用率與服務(wù)能力。比如，城建檔案管理部門可以開發(fā)某信小程序，方便相關(guān)人員上傳產(chǎn)權(quán)信息、單位介紹信等材料，提高城建檔案的服務(wù)能力。城建檔案部門也可以開發(fā)電子簽章系統(tǒng)，針對(duì)部分需要使用城建檔案查檔利用專用章的情況，可以利用電子簽章系統(tǒng)方便城市居民的使用，提高城建檔案的利用能力。第二，探索城建檔案共享途徑，提高城建檔案服務(wù)能力。為積極推進(jìn)公共服務(wù)，智慧城市要加強(qiáng)信息開放與信息共享。通過探索城建檔案共享途徑，發(fā)揮智慧城市城建檔案館的優(yōu)勢(shì)，向社會(huì)各個(gè)主體開展信息共享。同時(shí)，智慧城市可以針對(duì)城市的城建檔案開展統(tǒng)籌管理，建立不同層次的城建檔案共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息資源的整合。比如，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)，與不同城市或不同行政機(jī)關(guān)建立城建檔案數(shù)據(jù)區(qū)域共享聯(lián)盟，實(shí)現(xiàn)區(qū)域規(guī)劃數(shù)據(jù)、建設(shè)數(shù)據(jù)的共享，不僅能夠發(fā)揮城建檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，還能提高智慧城市的行政服務(wù)能力。

四、結(jié)論

總的來說，智慧城市的建設(shè)不僅能夠?yàn)槲覈?guó)城市發(fā)展提供方向，還能推動(dòng)城市建設(shè)模式的變革。智慧城市的城建檔案管理工作是推動(dòng)智慧城市建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)智慧城市城建檔案管理要結(jié)合智慧城市的發(fā)展理念，完善城建檔案內(nèi)容，加強(qiáng)城建檔案公共服務(wù)建設(shè)，優(yōu)化城建檔案管理流程，豐富城建檔案利用形式，發(fā)揮城建檔案的應(yīng)用價(jià)值，推動(dòng)智慧城市的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：青島西海岸新區(qū)建筑工程管理服務(wù)中心）

作者簡(jiǎn)介：云志（1974—），女，漢族，山東淄博人，本科，館員，研究方向：檔案管理。