新時代背景下如何提高小型事業單位檔案管理水平

摘 要：新時代背景下，小型事業單位也在不斷深化改革創新，雖然在此過程中逐漸認識到檔案管理對單位發展的重要性，并加大了對檔案管理工作的重視程度，進一步采取有效措施優化和完善檔案管理工作。但從目前來看，我國小型事業單位的檔案管理遇到一些阻礙，不利于檔案管理工作高效高質開展。為此，需要小型事業單位綜合自身實際情況，并結合國家相關政策法規，采取有效措施不斷提升檔案管理水平，確保檔案管理價值作用得以充分發揮，促進事業單位良好健康發展。文章分析了新時代小型事業單位開展檔案管理的重要價值意義，探討了新時代小型事業單位檔案管理存在的不足之處，并提出了完善新時代小型事業單位檔案管理的有效途徑。

關鍵詞：新時代背景下；小型事業單位；檔案管理；不足之處；完善途徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

目前，我國仍有些小型事業單位存在資金經費少、人員編制有限、部門機構設置不健全等局限性，嚴重阻礙其日常工作高效有序地開展，也不利于事業單位服務社會、服務大眾的核心價值的實現。由于小型事業單位自身的局限性，使其檔案管理工作的開展也面臨重重困難，因此，造成檔案管理水平不高，嚴重制約小型事業單位健康長遠發展。

一、新時代小型事業單位開展檔案管理的價值意義

在新時代背景下，檔案管理在小型事業單位的作用價值逐漸凸顯，能夠推進事業單位健康長遠發展。檔案管理的價值作用體現在以下幾方面：一是檔案管理具有較高的服務價值。檔案管理不僅是各類檔案的登記、分類、保存和調取，還涉及人事檔案、科研項目檔案、專項工作等檔案合理、有效地使用，能夠為各部門提供真實、準確的信息數據，能夠更好地服務各部門的工作，使得檔案管理具有較高的服務價值；二是檔案管理能夠推進單位治理工作開展。檔案涉及內容比較多，主要記錄事業單位日常經營活動和人員變動情況。并且，年限跨度較大，能夠長時間記錄保存單位各部門發展和管理的相關資料，為事業單位管理治理提供歷史依據，推動事業單位良好健康發展；三是保證單位機密不被泄露。事業單位有些檔案數據資料涉及單位工作機密，檔案管理工作的高效規范開展，能夠全面、有效地保護單位機密文件，避免其被泄露，造成不必要的損失；四是實現檔案管理信息化建設。在新時代背景下，信息技術快速發展推動事業單位檔案管理信息化建設，事業單位引入先進的檔案管理系統及技術，將傳統紙質檔案資料轉換成電子檔案，有利于檔案資料的長久保存。同時，檔案管理信息化系統應用，能夠提升檔案工作效率，大大降低檔案管理人力、物力的投入，實現事業單位檔案管理的經濟價值。

二、新時代小型事業單位檔案管理存在的不足之處

由于小型事業單位自身局限性，使得檔案管理工作日常開展遇到一些阻礙，不利于事業單位檔案管理水平的提高，阻礙小型事業單位長遠健康發展。目前來看，檔案管理存在不足之處，具體包括以下幾方面。

1.檔案管理意識不強

有些小型事業單位存在資金經費少、人員編制有限和部門機構設置不健全等局限性，導致單位領導只重視日常業務工作的開展，忽略檔案管理工作的重要性，造成事業單位工作人員檔案管理意識不強，使得檔案管理工作很難高效有序開展。由于缺乏檔案管理意識，檔案管理人員消極怠工、敷衍應付工作，不僅造成檔案管理工作的積壓，還會造成檔案資料的遺失，嚴重阻礙檔案管理工作開展。例如，有些事業單位雖然制定一系列科學、合理的檔案管理制度，制定嚴格的檔案登記、轉接等流程，但由于工作人員缺乏檔案管理意識，不能嚴格按照檔案管理制度和流程完成檔案管理工作，導致檔案管理工作開展不規范、落實不到位，容易出現檔案資料數據隨意被篡改、檔案資料遺失等問題。因此，會對事業單位日常工作造成不利影響，嚴重的會給事業單位造成巨大損失。

2.檔案管理資金投入不到位

小型事業單位檔案管理存在資金投入不到位的問題，嚴重制約檔案管理工作高效高質開展。由于缺乏對檔案管理資金的投入，使得檔案管理設備設施比較陳舊落后，軟硬件設置不合理、不到位，有的事業單位甚至沒有引入現代化檔案管理技術和設備設施，沒有專門的檔案管理辦公室和檔案保管室，嚴重影響檔案管理工作效率和工作質量。另外，檔案管理資金投入不到位，導致許多小型事業單位沒有資金引入先進的檔案管理信息化設備設施和技術，使得檔案管理仍然沿用人工模式，由檔案管理工作人員手工抄錄、查詢檔案等。因此，在此過程中很容易造成檔案數據遺失、數據被篡改等問題，在檔案查閱翻動過程中，也會造成紙質檔案的破損。并且，人工查找檔案文件會花費大量的時間和精力，使得檔案管理工作效率不高。

3.檔案管理信息化建設有待加強

在新時代背景下，信息化管理技術得到突飛猛進的發展與進步，在檔案管理領域應用比較廣泛，檔案管理逐漸引入大數據、云計算等先進的信息技術，能夠將傳統紙質檔案轉化為電子檔案，彌補傳統檔案不易保管、存儲的不足之處。并且，運用先進的信息技術，還能夠提升檔案管理工作效率和工作質量。雖然有些小型事業單位認識到檔案管理信息化建設的重要性，加大對檔案管理信息化建設的投入，積極引入先進的檔案管理信息系統，但是對于檔案管理系統運用只涉及檔案錄入、保存等內容，沒有充分發掘運用檔案管理系統分析、查詢、轉遞等功能，使得檔案管理信息化水平比較低。除此之外，信息化管理技術是依托互聯網絡實施開展的，需要維護互聯網絡安全，確保信息化檔案管理的安全。有些小型事業單位雖然重視檔案管理信息化建設，但是忽略網絡安全環境的維護，使得信息化檔案管理工作頻繁失誤，由于網絡環境的不安全、不穩定，容易造成檔案數據信息的被泄露、篡改等問題，給單位造成巨大損失。所以，需要進一步加強檔案管理信息化建設，提高檔案信息化管理能力，為檔案管理營造良好、安全的網絡環境。

4.檔案管理機制不健全

小型事業單位檔案管理還存在管理機制不健全的問題，有些小型事業單位受傳統檔案管理模式影響頗深，加上小型事業單位自身的局限性，導致單位檔案管理機制不完善、不健全。一方面，受單位人員編制限制影響，部分單位沒有設置專門的檔案管理部門，也沒有專業檔案管理人員從事檔案管理工作，而是由其他部門工作人員兼任，檔案管理工作開展缺乏專業性和規范性，造成檔案管理工作不嚴謹，容易使檔案管理工作出錯，檔案管理工作價值作用難以發揮出來；另一方面，有些小型事業單位雖然設立專門檔案管理部門，也聘用專業的檔案管理人員，但還存在檔案管理制度不完善、不合理問題，檔案管理工作開展缺乏制度支持，給檔案管理帶來一些阻礙，增加了工作難度。除此之外，有些單位檔案管理制度貫徹落實不到位、執行力度不夠，沒有嚴格按照制度規范管理檔案，檔案管理制度流于形式，造成檔案管理頻繁出現錯誤，不利于工作順利開展。

5.缺少專業的檔案管理人員

在新時代背景下，檔案管理專業人才比較緊缺，由于小型事業單位自身的局限性，在人才引進方面處于劣勢，導致小型事業單位檔案管理人員十分缺乏，單位不得不安排其他工作人員兼職檔案管理工作，由于不是專業的檔案管理人員，不具備專業的檔案管理技能，因此，單位檔案管理能力水平不高。有的單位將經營業務活動放在工作首位，對單位檔案管理工作不重視，資金、設備設施和人員等投入不到位，尤其是檔案管理人員缺乏比較嚴重，有的單位沒有專門的檔案管理人員，往往將單位老員工安排到檔案管理崗位或者由其他崗位員工兼職，檔案管理水平不高，長期下去不利于檔案管理工作的高效、有序開展。

三、完善新時代小型事業單位檔案管理的有效途徑

在新時代背景下，隨著檔案管理作用價值日益凸顯，小型事業單位也應加大對檔案管理工作的重視，積極拓展小型事業單位檔案管理的有效途徑，以提高檔案管理水平，具體應從以下幾方面入手。

1.增強事業單位檔案管理意識

新時代背景下，小型事業單位應增強單位領導與員工的檔案管理意識，積極借鑒其他單位優秀檔案管理模式，不斷學習檔案管理相關知識，積累豐富的檔案管理經驗，充分認識檔案管理對單位發展長遠的價值作用。只有單位領導認識到檔案管理的重要性，重視檔案管理工作的投入和建設，單位員工才能上行下效，將檔案管理工作放在心上，才能夠促使各部門員工積極配合檔案管理工作，也有利于檔案管理人員嚴格按照檔案管理制度和流程開展工作。并且，能夠促使檔案管理人員保持認真負責的工作態度，避免檔案管理出現紕漏，確保檔案資料不被泄露和篡改，保證檔案管理工作的高效、安全開展。

2.加大對檔案管理資金的投入力度

新時代背景下，小型事業單位要想確保檔案管理工作高效高質開展，必須加大對檔案管理的資金投入力度，需要在人力、物力和財力等方面給予適當支持。首先，需要加大對檔案管理辦公設備設施的資金投入，檔案管理部門可以運用這部分資金購買現代化辦公設備設施，以提高檔案管理現代化辦公水平，取代傳統人工檔案管理模式，不僅能夠減輕檔案管理人員的工作負擔，還能夠確保檔案管理工作準確無誤地開展，大幅度提高檔案管理工作效率和工作質量；其次，單位應設置專門的檔案管理辦公室和檔案保管室，配置專門的存儲柜放置紙質檔案文件，并設置有效的防火、防盜措施，確保紙質檔案文件存儲安全可靠，做到檔案管理工作萬無一失；最后，需要加大對檔案管理信息技術的資金投入，不斷優化和升級檔案管理軟硬件設備設施，進一步提高檔案管理的信息化水平，不僅能夠避免檔案數據遺失或被篡改等問題的出現，還能夠提高檔案利用效率，更好地服務社會發展和大眾需求。

3.加強檔案管理信息化建設

如今，是信息化管理技術高速發展的時代，針對小型事業單位檔案管理工作存在的信息化水平不高問題，單位應進一步加強檔案管理信息化建設，以便能夠使檔案管理跟上信息時代發展的需求。一方面，單位應不斷優化完善檔案管理信息化系統，加大力度將紙質檔案轉換為電子檔案，有利于檔案資料的長期保存。利用系統的分析、查詢等功能能夠快速、有效查詢目標檔案文件，不僅提升檔案管理工作效率，還能提高檔案利用率；另一方面，單位除了需要深入挖掘和運用檔案管理信息化系統的功能作用，還需要確保檔案管理信息化系統運行環境安全、可靠。單位應不斷升級網絡安全防護軟件，使用防火墻、殺毒軟件等確保網絡環境安全穩定運行，避免出現電子檔案數據信息被泄露、篡改等問題。

4.完善檔案管理機制

為提升小型事業單位檔案管理水平，單位應結合自身實際情況不斷完善檔案管理機制。首先，單位應積極構建檔案管理組織機構，應結合自身實際情況和檔案管理工作需求，設置專門的檔案管理部門，并配置獨立檔案保管室。同時，聘請專業檔案管理人員開展檔案管理工作，確保檔案管理基礎設備設施完備，為檔案管理工作高效高質開展奠定基礎；其次，單位還應結合自身實際情況，以《檔案法》為準則，制定符合單位自身發展需求的檔案管理制度，如檔案登記制度、檔案轉遞制度和檔案使用制度等。同時，需要結合檔案管理工作需求變化，不斷優化完善檔案管理制度，使檔案管理工作開展有據可依；最后，檔案涉及單位機密，為避免檔案資料被泄露損害單位利益，需要單位制定嚴格的檔案保密制度，將保密責任落實到人，確保檔案資料不被泄露，有利于促進單位長遠健康發展。除此之外，還應建立檔案管理獎懲激勵制度，對于檔案管理優秀員工給予物質獎勵和評優獎勵，對于消極怠工的員工給予一定懲處，以此激勵檔案管理人員更好地投入本職工作。

5.建立專業的檔案管理團隊

小型事業單位為提高檔案管理水平，還需要建立專業的檔案管理團隊，以便能夠更加高效高質開展檔案管理工作。首先，小型事業單位應結合自身需求，科學、合理制訂檔案管理人才引進計劃，合理控制檔案管理工作人員引進數量，針對專業人才緊缺、引進困難的問題，單位可適當放寬招聘條件，提高工作福利待遇，以便能夠吸引更多優秀的檔案管理人才，盡量避免單位其他部門工作人員兼職檔案管理工作，使檔案管理工作開展更加規范化；其次，應加強對單位檔案管理人員專業技能培訓，單位可定期組織檔案管理人員學習先進的檔案管理知識，并借鑒其他單位檔案管理先進案例，不斷積累檔案管理經驗，從而提升檔案管理人員綜合業務素質能力，有利于單位檔案管理工作高效高質開展；最后，單位檔案管理應適應信息化時代發展需求，加大對檔案管理人員計算機信息技術的培訓，單位應聘請專業計算機軟件專家培訓檔案管理人員，確保檔案管理人員熟練掌握計算機基本操作技能和檔案管理系統操作技術，提高檔案管理人員管理的信息化水平。

四、總結

綜上所述，在新時代背景下，小型事業單位檔案管理工作任重道遠，需要事業單位采取有效途徑不斷提高檔案管理水平。事業單位應進一步增強檔案管理意識，不斷加大對檔案管理資金的投入力度。同時，需要加強檔案管理信息化建設，不斷完善檔案管理機制，積極建立專業的檔案管理團隊，以此實現事業單位檔案管理水平的提高，從而促進事業單位長遠、健康發展。

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（作者單位：山東省鄆城縣經濟開發區管理委員會）

作者簡介：孫輝（1980—），女，漢族，山東鄆城人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。