新形勢下油田檔案管理信息化建設探析

摘 要：文章探析了新形勢下的油田檔案管理信息化建設及其基本建設意義，并結合實際案例探索具體的信息化建設路徑，包括提升重視程度、建設檔案管理平臺、建設數字化檔案館等，以此來形成完整的、更加先進的檔案管理信息化體系，徹底解決油田企業在檔案管理中的遺留問題，為油田檔案室的相關管理工作提供更大的便利，執行一體化管理機制，提高管理效率，實現檔案數據和信息的綜合利用，發揮其價值，為油田企業創造更大的效益。

關鍵詞：新形勢；油田檔案管理；信息化建設

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在新形勢背景下，油田企業發展迅速，其涉及的業務、發展內容呈多元化趨勢，油田企業的檔案管理工作開始面臨更大的挑戰。基于此，很多油田檔案室開始著力于推進檔案管理信息化建設，以期通過信息化技術、設備設施等，整合當前的各類管理手段、方式，形成檔案管理合力，杜絕檔案遺漏、損壞、丟失等相關問題，保證檔案的完整性、即時性等，為油田企業制定相關戰略提供可靠的參考，推動油田企業可持續發展。

一、新形勢下油田檔案管理信息化建設的意義

1.便于檢索

從長遠發展來說，當前很多油田的檔案管理工作皆以手工為主，在需要調閱檔案時，根據檔案目錄查找，會耗費較長時間，耽誤正常使用，且同一時間只能調閱給一個人，若調閱中出現丟失、損壞，會引發更多的問題。檔案管理信息化建設可以有效解決該問題，檔案管理人員依靠信息化技術組合、分類檢索檔案，直接在線上將檔案傳輸給申請人。

2.消除“信息孤島”效應

部分油田檔案管理部門雖然已經引入信息化設備設施及技術，但信息化程度不足，未串聯各個信息管理系統，使得檔案數據、參數等難以實現互聯互通，引發了“信息孤島”效應，使得檔案管理人員不得不花費更多的時間搜集、校對、存儲檔案，且易出現錯漏、信息失真等問題，不利于檔案管理工作穩定、高效地開展。而加強檔案管理信息化建設，協同相關部門，保持檔案數據信息共享，可隨時校對相關數據，節約了人力、物力資源，讓檔案發揮出更大的作用。

3.提供高效服務

油田檔案管理信息化建設可通過信息技術、設備設施實現檔案提取、篩查、分類、分析、存儲、使用、傳遞等，在相關部門需要時，直接列出檔案目錄或名字，即可獲取相關檔案信息，為其提供高效、精準的檔案服務，且在一定程度上保證了檔案信息的私密性，對油田企業的長遠發展具有深遠的意義。

二、案例分析

以某油田檔案管理室檔案管理信息化建設為例展開研究，已知該檔案室正組織力量對當地油水井地質資料開展接收、篩查、整理、歸類歸檔，充實企業檔案庫藏。經過統計得知，2022年度該企業共收集整理入庫289卷3240件檔案資料，2901件勘探開發單井資料已及時分發到科研所及管理區。雖然檔案室在去年取得了較好的成績，但投入的人力、物力資源也比較龐大，且暴露出了較多的問題。

首先，檔案工作與各業務系統無法保持協同，進而難以確定其他部門遞交的檔案資料的準確性和完整度，影響了檔案工作流程的順利開展。

其次，面臨較大的信息安全風險，因檔案管理工作組成員大部分是一些中老年人，只掌握一些最基礎的信息技術手段，在面臨檔案信息被私自篡改、丟失、泄露時，難以及時采取對應的解決措施，讓油田企業因此蒙受損失。

最后，沒有統一的油田企業檔案管理平臺，使得各項檔案管理工作即便能順利開展，仍處于相對分離狀態，難以整合當前的信息技術、設備設施服務于一體化檔案管理工作，造成檔案管理效率較低，難以滿足下一階段的檔案管理需求。

三、新形勢下油田檔案管理信息化建設途徑

1.提升重視程度

提升對油田檔案管理信息化建設的重視程度，為其創造更好的建設環境，是保證油田檔案信息化建設取得較好成果的基礎與前提。

首先，加強油田企業領導層宏觀指導。油田企業領導應真正認識到檔案管理信息化建設對于整個企業發展的價值，從而在戰略層面予以重視，將其納入企業的整體發展規劃中，引入專業的信息化建設人員，參與企業檔案信息化建設，結合油田檔案管理的實際需求，豐富檔案管理信息化建設手段，靈活分配各項資源、資金，創造更加良好的信息化建設局面。

其次，在制度層面予以保障。制定油田檔案管理信息化建設制度，要求企業其他部門配合檔案室的檔案信息化建設進程。包括提供紙質與電子檔案資料、協助搭建檔案管理信息化框架等，形成檔案信息化建設合力，共同解決信息化建設中可能面臨的難題與阻礙。

2.搭建油田檔案管理平臺

選擇適宜的軟件，檔案管理數據庫引入高效、智能的SQL Server 2022，開發軟件以.NET技術為基礎，靈活應用.NET框架，簡化平臺搭建流程，讓平臺開發人員可以得到相對可靠的數據庫應用程序。離線客戶端決定采用Microsoft SilverLight，其作為一個跨客戶平臺、跨瀏覽器的專項技術，可以支持開發功能更加豐富的油田檔案管理平臺。賦予平臺具有以下功能項：

（1）權限管理。不同部門登錄檔案管理平臺被賦予不同的管理權限。其中，油田企業領導人、檔案室管理者具備后臺管理權限，可隨時更改相關賬號權限、啟閉各模塊功能，以此來保障檔案數據安全。

（2）一站式檔案管理門戶。平臺在識別登錄人員信息后，根據其不同的角色崗位，提供個性化的崗位工作門戶，檔案室庫房管理人員的管理門戶各項功能一目了然，為其管理檔案提供最大的便利。如圖1

（3）檔案室庫房管理系統。收集存檔：收集存檔錄入、收集存檔查詢；借閱利用：檔案借閱、借閱審批、借閱查詢、歸還提醒；保管鑒定：庫房信息、庫房溫濕度登記、庫存溫濕度查詢、鑒定銷毀、鑒定銷毀查詢；檔案檢索：智能檢索、分類檢索、名稱檢索；系統設置：檔案類目、部門信息、人員信息；其他管理：外來文件、其他資料、會議文件、公司證件、規章制度。

（4）檔案采集、接收。檔案接收支持多種錄入方式，包括系統接口對接線上獲取、電子文件批量上傳、數字化加工成果自動導入等，分析并處理各個渠道接收的數據，對有價值的檔案排序、編號、著錄、組卷等，整理完畢后移交整理庫。

（5）檔案統一管理。其功能項細化為檔案整理（檔案注入、多門類設置、多分類方式、卷／件管理）、全卷宗管理（全宗介紹、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定）、綜合利用（檔案在線瀏覽、效果反饋、檔案編研、知識管理、復制管理、開發利用設置）等。從不同部門收集的相關檔案數據，依靠平臺傳遞至檔案室檔案管理中心，閱覽、打印及存儲檔案數據。

（6）檔案鑒定銷毀。主要功能為無保存價值檔案鑒定（涉密文件、單據票據、紙質資料、設計圖等）、自動化執行銷毀操作（直接銷毀、進入回收站）、自定義時間范圍、到期自動銷毀。整個鑒定過程全部由平臺負責，在平臺留痕，嚴禁人員參與其中，以此來保證銷毀工作的順利性和私密性。

（7）檔案智能化檢索。基于人工智能、大數據技術實現模糊檢索、條件檢索、全文檢索、智能檢索、智能推薦和知識圖譜等一站式檢索，檔案管理人員可通過在平臺檢索窗口輸入檔案名字或者目錄直接提取對應檔案。若檔案管理人員不具備提取該檔案的權限，可遞交平臺管理人員申請檢閱檔案，得到授權后即可查閱檔案。

（8）檔案統計分析。一是多源數據鏈接。圍繞油田檔案室鏈接多源數據，助力企業打通數據孤島，讓更多數據應用于檔案室綜合化管理、業務分析等；二是決策報表。檔案組件化拖拽設計，專用于設計可視化程度較高的dashboard駕駛艙、大屏和移動端報表；三是統計分析模塊。更新檔案接收、管理、利用、保存狀況，便于檔案管理人員實時更新相關數據；五是其他功能。借閱統計、檔案應用統計、檔案室工作狀況統計、年報統計等。

（9）檔案自定義設置。油田企業分工明確，不同部門對檔案管理平臺的功能需求不同，該平臺支持不同部門設置不同的檔案管理功能。例如，設置檔案全宗、門類、分類、元數據、檔號編碼、系統框架、業務流程等工作模式。

3.建設數字化檔案室

建設油田數字化檔案室，解決傳統載體檔案檢索不便、管理記錄混亂等問題，并簡化檔案入庫、上架、出庫、移庫、盤點等日常操作。

（1）網絡環境建設。專用內部網，負責檔案館藏數字化，收集檔案加工、存儲、發布日常信息，支持常規化辦公等。公眾網向油田企業一線員工提供檔案查詢、瀏覽服務、檔案日常數據維護等。

（2）硬件基礎設備設施建設。檔案輸入設備設施，負責將油田檔案室收集的各類紙質檔案轉化為電子版，包括數碼攝影機、數碼相機、音頻視頻數字化設備設施、彩色膠片掃描儀、縮微膠片掃描儀、快速掃描儀、大幅面掃描儀、平板A3、A4掃描儀等；輸出設備設施，如A4噴墨打印機、A3彩色激光打印機、大幅面彩色噴墨打印機、視頻輸出設備等；網絡設備設施，如計算機、高性能服務器、配線柜、光端設備、高速MODEM、防火墻、路由器、高速交換機等；存儲設備設施，如磁帶、磁盤、光盤、NAS存儲器、SAN存儲器、移動硬盤、計算機硬盤。

（3）軟件基礎設備設施建設包括兩種類型，一是系統軟件，如操作系統、數據通信程序、數據庫管理程序、語言翻譯程序、調試程序、監控管理程序。其中，操作系統為核心，應遵循維護方便、使用可靠、節省等原則；二是應用軟件，包括財會管理軟件、人事管理軟件、檔案管理軟件、業務管理軟件等。

（4）數字檔案館標準體系建設。包括管理制度、文件分類、文件整理、標簽標明、特殊文件加密等。流程規范：檔案接收、檔案整理（檔案排序、檔案編號、檔案拆裝、檔案修復、列出檔案清理表單）、檔案目錄著錄（案卷目錄、卷內目錄，列明檔案年度、檔號、全宗號、目錄號、案卷題名等）、檔案掃描規范與分工。數據標準按照《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》《國有企業文件材料歸檔辦法》《工業企業檔案分類試行規則》等文件確定檔案標準；技術標準：多媒體信息壓縮技術、視音頻捕捉技術、光學字符識別技術、文字圖像掃描技術等。

（5）數字檔案資源建設。包括檔案數字化加工，如紙質檔案、微縮膠片、錄音錄像等。油田業務系統歸檔接口，如辦公自動化系統、人力資源系統、業務或者產品系統、社交軟件、門戶網站、財務會計系統、公務郵件系統等；專題數據庫建設，如勘探生產數據庫、物探數據庫、完井報表數據庫、油井質量與安全事故專題庫、油田技術項目與成果專題數據庫、油田產品與專項業務專題數據庫、油田設備儀器與在建項目數據庫、油田相關政策法規專題數據庫、會議專題檔案數據庫、人物檔案專題數據庫。

（6）安全保密體系建設。數字化管理系統安全包括系統日志記錄數字化系統每日配置操作，業務管理日志記錄油田檔案維護操作（查、改、刪、增），檔案利用日志記錄檔案利用情況。權限管理：控制方式，如臨時權限、默認權限、規則權限；控制程度：控制檔案資源，確定檔案可瀏覽、下載范圍；系統支持：系統管理員、安全管理員和安全審計員的“三員分立”；接口安全：接口認證、采用安全的傳輸協議、電子文件“四性”檢測；傳輸安全：檔案加密、斷點續傳；存儲安全：檔案數據存儲加密、介質空間預警、文件格式控制。

4.信息化人才培養

油田檔案信息化建設離不開專業人才的支持，應注重信息化人才培養，主要體現在以下幾方面。

（1）引入外部專業人才。傾注更多的資金引入專業的信息化人才，壯大企業整體的信息化建設力量，并在企業內部起到以點帶面的作用，逐步提升檔案室管理人員的管理能力。

（2）長效化培訓。要求所有進入檔案室的管理人員在進入崗位前，經過系統化培訓，對油田檔案管理、信息技術等有足夠的了解，能迅速適應檔案室的信息化管理環境。此外，應制定每月培訓的機制，執行長效化培訓策略，確保檔案室管理人員具備先進的檔案管理意識，掌握最新的檔案管理技術，以此來更好地完成崗位任務。

四、結束語

綜上所述，文章基于新形勢背景下油田檔案管理信息化建設展開綜合論述與分析，在給予其足夠重視的情況下，明確各項建設措施在實際落實中的具體反饋，注重總結經驗、記錄不足，從而在新時期的發展中持續深化油田檔案管理信息化建設策略，提高檔案管理信息化水平，減少管理環節，降低管理難度，創造更大的收益。

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（作者單位：延長油田股份有限公司寶塔采油廠檔案室）

作者簡介：馬娜（1980—），女，漢族，陜西延安人，專科，助理館員，研究方向：檔案管理。