基于內部控制的高校財務網上審批模式研究

陳南寧

浙江機電職業技術學院 浙江 杭州

一、研究背景

教育部等部門聯合下發的《關于“十一五”期間進一步加強高等學校財務管理工作的若干意見》《關于深化高等教育領域簡政放權放管結合優化服務改革的若干意見》等文件提出，高等學校要大力推進財務信息化建設，創新財務管理手段，精簡和規范辦事程序，積極推動高校公共服務事項網上辦理，縮短辦理時限，提高辦事效率，讓高校教學科研人員從煩瑣的非專業性日常工作中解放出來。目前，大部分高校都已經加快了財務數智化建設，開始實行網上預約報銷、自助式投遞等全天候無等待的報銷模式，雖然在一定程度上緩解了報銷難現象，但并未從根本上解決“簽字難”“退單多”等痛點問題。

就已有研究而言，何愛群、李洋（2019）認為應從指導思想、技術準備等角度實施網上報賬審批的路徑選擇；沈方晴、張春江（2021）認為應從人員培訓與業務宣講、加強財務部門內部培訓、多系統對接模式等角度實施網上報銷審批；王琦、王仕會、張娟娟等（2020）提出了財務規章制度梳理與實施辦法構建、內嵌審批流程和審批權限設定。已有研究透徹分析了網上報銷審批所需的硬件需求、一般流程和制度宣傳的重要性，本文擬從內部控制視角，依托Z大學實際工作案例，從網上報銷業務流出發，厘清各審批環節內部控制風險點，打造“過程管理”和“事后監督”的管理平臺，從而實現財務管理向財務治理的轉變，推進學校高質量發展。

二、財務報銷存在的問題

1.報銷資料復雜

一方面，財政部制定的《2022年政府收支分類科目》部門預算支出經濟分類的類級科目，分為工資福利支出、商品和服務支出、對個人及家庭補助支出、資本性支出和其他支出等10個，其中商品和服務支出下設款級支出科目辦公費、印刷費等27個，在日常報銷業務中，一般每個支出科目按要求需提供的原始單據附件各異，為報銷人員準確規范整理資料帶來一定難度。另一方面，學校隨著社會的不斷發展，資金來源多樣化，不同資金來源、性質對應的經費使用管理辦法也不同。如財政部、教育部印發的《現代職業教育質量提升計劃資金管理辦法》、浙江省財政廳、浙江省教育廳印發的《浙江省高校“雙一流”建設專項資金管理辦法》和學校出臺的《Z大學經費管理辦法》，均對資金使用做出了明確規定。此外，盡管學校已經出臺《Z大學合同管理辦法》《Z大學資產管理辦法》《Z大學采購管理辦法》等制度，但由于時間有限和精力不足，報銷人員常常無法掌握最新的報銷規定和實施細則，因報銷附件資料缺失和支出內容不符合規定等問題導致的退單情況時有發生。

2.審批簽字難

雖然多數高校目前已采用網上預約報銷、自助式投遞報銷模式，以解決報銷人員排隊的問題，但線下報銷審批仍然存在一些難題。一方面，支出業務經費歸屬難以區分，盡管學校規定由經費負責人審批支出業務，但在實際操作中，報銷人員有時難以確定支出業務事項所屬的經費項目和準確的審批流程。另一方面，單張票據的審批環節常涉及多個部門負責人，一旦遇到某位負責人參加會議或異地出差時，完成所有審批環節的周期將大大延長。此外，科研人員的主要任務是開展教育科學研究工作，兼任報銷業務處理卻成為其日常工作中不可忽視的一部分，但由于對報銷業務、經費支出審批流程及權限的不清楚等原因，常導致其多次跑“冤枉路”的現象。線下審批模式流程復雜、手續煩瑣，“簽字難”問題使報銷人員和審核人員工作效率低下，嚴重制約了科研人員的積極性。

3.內控流于形式

盡管許多高校明確要求各級領導須對報銷原始單據的真實性、合理性、必要性進行嚴格審核，按支出額度大小實行逐級審批，但實際情況是校級領導和部門負責人經常出差，回到單位后待審批的報銷單已積壓較多，使其無法仔細審核協議、驗收條款就簽字審批，未有效落實審核責任。另外，項目支出額度往往需要經過多個部門的審批，但這些部門之間信息溝通不及時，導致審批人員在簽字審批時無法準確掌握項目的實際支出情況，容易出現超額度審批的現象，使得內控制度流于形式。

三、網上審批流程設計

1.加強組織領導

學校領導高度重視財務信息化工作，落實《關于深化高等教育領域簡政放權放管結合優化服務改革的若干意見》，根據上級財經法律法規和學校內部控制管理制度，大幅提高部門負責人審批額度，縮減經費支出審批層級，提高報銷審批效率。以Z大學為例，部門負責人的審批權限由5000元提高到10萬元，業務分管校領導的審批權限由1 萬元提高到100 萬元，審批層級減少3級，以2022年憑證制單量為例，全年可減少審批約5000人次。同時，推進校院兩級管理制度改革，二級學院運行經費實行“預算管理，績效分配”包干制，核撥經費由二級學院統籌分配，樹立二級學院自主理財意識。學校已建立較完善的工作機制，明確各級責任分工，形成齊抓共管的工作格局，突出強調信息化建設牽頭部門做好指導協調和服務工作，實時掌握項目全流程進展情況，及時向學校領導報告關鍵信息，有效推進財務信息化建設進程，提高學校的信息化水平。

2.優化審批流程

在推出網上審批流程之前，Z大學應認真細致梳理上級法律法規和學校有關的財務管理辦法，以浙江省省級行政事業單位內部控制指引為依據，從業務流、資金流出發，重新規劃設計審批環節和審核事項，修訂完善不符合“放管服”要求或信息化管理的制度，厘清經費支出審批責任，構建適合Z大學的網上審批流程體系。

（1）完善學校財務制度建設。根據《關于進一步調整優化結構提高教育經費使用效益的意見》等財經政策，學校制定了《Z大學合同管理辦法》《Z大學經費管理辦法》《Z大學財政資金預算執行管理辦法（試行）》《Z大學二級經費分配實施辦法》《Z大學采購管理辦法》等制度，建立了科學化、精細化的預算管理機制，以依法依規、合理規范使用經費，提高預算執行效率，按照“誰使用、誰負責”的經費使用管理責任體系，明確經費使用的責任與義務，從而提高經費使用的自主權和社會效益。《Z大學科研經費管理辦法》規定經費支出實行項目負責人制，賦予了科研人員對經費的自主支配權，明確了經費支出、預算調整等審批流程和審批權限，優化了科研項目和經費管理。

（2）構建事前事中審批模式。業務流方面，每項業務的開展都需要進行事前申請，由部門負責人審批，部門負責人應對該業務開展所需發生的預算支出進行審核，主要審核業務預算支出明細的合理性，預算支出內容的合規性，以及按學校制度規定是否需要由采購辦進行采購，設備配置是否超標準，是否需要簽訂合同等；事前業務審批將作為下一步網上報銷的前置程序。資金流方面，按照《Z大學公務卡使用管理辦法》和《Z大學經費管理辦法》的要求，財務報銷實行無現金結算模式，從資金收款單位和發票出具方進行對照審核，以確保業務的真實性。

（3）厘清經費支出審批責任。傳統財務報銷采用的是線下審批模式，報銷單據和支出內容是否符合要求，由財務人員、經費審批負責人進行手工判斷，報銷相關資料的審核存在多次重復現象，工作效率低下。實行網上審批后，可以把業務管理職能和經費審批責任相結合，各業務管理部門根據部門職責，按照浙江省省級行政事業單位內部控制指引和學校內控要求，對報銷業務在部門責權范圍內負責審批工作，專業人員負責歸口業務事項審核，審核事項辦理程序和支出內容是否符合部門出臺的相關管理制度，對該環節的審核事項負全責，全部審核記錄和提交的附件在審批通過后，將以電子檔案的格式推送至財務核算系統。財務部門網上接單時，一般不再對相關事項進行復核，擬采用抽查或事后監督模式，壓實業務管理部門的經費支出審核責任，從而進一步提高財務報銷效率。

3.建設智能財務一體化系統

借助云計算、人工智能、量子技術、大數據等信息技術，構建一個集智能化、網絡化、數字化與學校發展于一體的智能財務平臺，平臺建設將突破業務系統之間的壁壘，實現學校信息的相互聯通。一方面，實現了全校財務數據的共享共治，有效解決了業務數據與財務數據連貫性和財會監督不足的問題，加強了多部門之間的數據交換，有利于健全數據信息預警機制，強化內部控制。另一方面，是利用學校大力發展建設智慧校園的契機，全面梳理學校各項業務，以資金流為主線，分析預算、采購、合同、支付、監督、績效等環節跨部門共享的基礎模塊，打通預算管理、采購申請、合同管理、資產管理、網上報銷，以及網上審批等校內系統。采用信息化技術，將內部控制管理所需要的采購申請單、固定資產入庫單等報銷附件全部推送至網上報銷系統，對最原始的數據進行統一收集、分類、存儲，以電子檔案的形式保存在財務核算系統中，并通過技術分析提升財務數據的使用價值，在推行財務電子檔案前，紙質檔案只保留了上級文件規定的相關材料、發票和報銷審批單，不僅可以大大減少財務審核單據的工作量，還降低了打印紙質原始憑證所產生的財務費用和財務檔案整理成本。

4.網上審批內部控制設計

完善的內控體系對于順利推行網上審批系統至關重要，內控體系通過規范制定流程、風險識別、評估和內部控制評價等手段，有效促進學校各項業務的規范運作，健全審計、監督和糾正機制，及時發現和解決系統運行中存在的問題，以確保數據的真實性、完整性和準確性。

（1）匯聚監督數據資產。通過學校數據中心平臺，抽取教學管理、科研管理、人事管理、學生管理、財務管理、采購管理等數據，及原始憑證照片、采購訂單、合同文檔等電子資源，匯聚形成監督數據集。按照最新的內控監督評價要求，從中選取重點、關鍵、高附加值的要素資源，進行數據分析、標識、分類、歸檔，整合形成有效的監督數據資產。

（2）構建內部控制風險監測網絡。根據財經法規和相關制度，梳理各項經濟業務和流程的常見風險點，收集主要業務風險特征，設計風險監控模型，開發智能化風險識別系統，自動化實時監控學校數據資產，高效定位風險點和具體業務，調取原始憑證電子檔案進行全面核實，分析預警原因，進一步優化風險監控模型，實現內部控制風險的有效監測。

四、結語

在內部控制評價體系下，學校利用先進的信息技術，強化業務系統與財務系統深度融合，推動以業務流、資金流為主的內部控制體系來實現智能化發展。同時，學校關注業務關鍵環節、重要崗位、重點業務和高風險領域，加強跨部門間的工作協同，進一步健全學校內部控制體系，優化業務流程，提高財務線上審批模式的有效性與認可度，從而提升學校的管理水平和風險防范能力，推動學校高質量發展。