基于財務(wù)共享服務(wù)模式下的高校預(yù)算管理優(yōu)化研究*

路迪茜 付 贊

河北師范大學(xué) 河北 石家莊；河北省學(xué)生資助事務(wù)中心 河北 石家莊

一、高校建立財務(wù)共享服務(wù)中心的背景和意義

1.研究背景

隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用和發(fā)展，高校財務(wù)工作也逐步實現(xiàn)了數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。目前，多數(shù)高校財務(wù)信息化建設(shè)正處在業(yè)務(wù)信息化或管理信息化的發(fā)展階段，為了提高預(yù)算管理工作的效率和準(zhǔn)確性，高校開始探索建立財務(wù)共享服務(wù)模式，共享、整合、管理財務(wù)數(shù)據(jù)和信息，實現(xiàn)更加高效、科學(xué)、簡單的財務(wù)管理手段。財務(wù)共享服務(wù)模式打破了系統(tǒng)孤島的局面，實現(xiàn)了系統(tǒng)的有效銜接，剝離出重復(fù)性的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，通過統(tǒng)一規(guī)范的制度再造組織流程，使預(yù)算管理人員能夠從煩瑣的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)中抽身出來去處理更有價值的業(yè)務(wù)活動。同時，財務(wù)共享服務(wù)以大數(shù)據(jù)、云計算為支撐形成完整的數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的實時獲取、集成共享與精準(zhǔn)分析，通過人工智能降低數(shù)據(jù)處理誤差，提高預(yù)算執(zhí)行精準(zhǔn)度，還可利用系統(tǒng)生成動態(tài)分析報告，幫助管理者做出科學(xué)決策。

以H高校為例，作為教育機構(gòu)，其預(yù)算管理涉及很多方面，如課程設(shè)置、師資配置、設(shè)施建設(shè)、科研經(jīng)費等。H 高校預(yù)算編制主要由各部門或?qū)W院單獨負(fù)責(zé)，財務(wù)部門進行匯總，缺乏整體的協(xié)調(diào)和論證，導(dǎo)致資源分配不均衡、重復(fù)建設(shè)、資金浪費等問題。因此，建立財務(wù)共享服務(wù)中心是高校財務(wù)管理創(chuàng)新的必然選擇。

2.研究意義

（1）提高管理效率和精度。財務(wù)共享服務(wù)中心可以實現(xiàn)高校財務(wù)管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化，更加方便地分享信息數(shù)據(jù)，通過一致的標(biāo)準(zhǔn)進行數(shù)據(jù)錄入，提高財務(wù)管理的準(zhǔn)確性和效率。

（2）加強內(nèi)部控制和風(fēng)險管理。財務(wù)共享服務(wù)中心可以通過統(tǒng)一管理和監(jiān)控，加強對高校財務(wù)活動的內(nèi)部控制與風(fēng)險管理，降低財務(wù)風(fēng)險發(fā)生的概率，保障高校財務(wù)安全、穩(wěn)定運行。

（3）促進信息共享互通。財務(wù)共享服務(wù)中心可以促進高校內(nèi)部信息共享互通，以及跨部門、跨單位的信息交流與協(xié)作，建立更加高效的工作協(xié)同機制，提高高校整體管理水平和綜合競爭力。

（4）降低管理成本。財務(wù)共享服務(wù)中心可以實現(xiàn)高校內(nèi)部財務(wù)業(yè)務(wù)的優(yōu)化與協(xié)調(diào)，降低業(yè)務(wù)處理成本和人力成本，提高工作效益和財務(wù)管理效率。

二、高校財務(wù)共享服務(wù)中心研究動態(tài)

近年來，高校的規(guī)模不斷擴大、經(jīng)費管理趨緊，使建立財務(wù)共享服務(wù)中心逐漸成為高校預(yù)算管理的重要舉措之一。財務(wù)共享服務(wù)中心是指將高校內(nèi)部的財務(wù)管理資源進行集中管理，并為各部門提供專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化的財務(wù)服務(wù)，實現(xiàn)財務(wù)管理的集中化和專業(yè)化。童辰琛(2018)認(rèn)為財務(wù)共享是通過對前端業(yè)務(wù)的集約將更多工作以系統(tǒng)自動運行代替人工操作，利用統(tǒng)一的平臺強化信息傳遞效率，實現(xiàn)財務(wù)信息共享，使數(shù)據(jù)發(fā)揮更大價值，提高管理水平。

目前，國內(nèi)高校通過建立財務(wù)共享服務(wù)中心來提高預(yù)算管理效率和質(zhì)量。這種模式的建立需要經(jīng)過一系列的步驟，包括組織架構(gòu)調(diào)整、人員培訓(xùn)、信息系統(tǒng)建設(shè)等，同時還需要各部門的積極配合與共同落實。要實現(xiàn)預(yù)算管理的集中化和專業(yè)化，建立財務(wù)共享服務(wù)中心只是一個重要步驟，更為關(guān)鍵的是要在具體的實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，完善自身的管理體制和工作流程，逐步提升高校預(yù)算管理水平，為高校的穩(wěn)定發(fā)展提供堅實的財務(wù)保障。

三、高校建立財務(wù)共享服務(wù)中心的過程分析

1.前期準(zhǔn)備

在建立高校財務(wù)共享服務(wù)中心之前，需要開展充分的前期準(zhǔn)備工作。首先，需要制定具體的實施計劃和目標(biāo)，確定服務(wù)中心的職責(zé)和范圍；其次，需要評估現(xiàn)有財務(wù)系統(tǒng)和流程的優(yōu)缺點，以及各學(xué)院和部門的需求與痛點；最后，需要組建一個負(fù)責(zé)實施運營的團隊，并指定團隊負(fù)責(zé)人和工作任務(wù)。

2.系統(tǒng)規(guī)劃和設(shè)計

在前期準(zhǔn)備工作完成后，需要進行具體的系統(tǒng)規(guī)劃與設(shè)計，其中包括確定共享服務(wù)中心的組織架構(gòu)、流程和技術(shù)支持方案，以及系統(tǒng)集成和數(shù)據(jù)遷移等工作。同時，還需要考慮如何保證數(shù)據(jù)安全性和信息保密性，以及如何確保系統(tǒng)與其他相關(guān)系統(tǒng)的兼容性。

3.實施階段

實施階段是高校搭建財務(wù)共享服務(wù)中心最核心，也是最關(guān)鍵的部分。這個階段需要安排具體的實施計劃和時間表，確保各項任務(wù)按照預(yù)定計劃有序進行。此外，還要開展技術(shù)培訓(xùn)與人員配備，確保系統(tǒng)和新流程的順利推廣與應(yīng)用。

4.運營和維護階段

高校財務(wù)共享服務(wù)中心搭建完成后，還要建立運營和維護機制，以確保系統(tǒng)和流程的穩(wěn)定運行。這需要匹配完善的監(jiān)管反饋機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，同時還要定期進行數(shù)據(jù)備份與系統(tǒng)維護，保證數(shù)據(jù)的安全性和系統(tǒng)的正常運行。

四、高校預(yù)算管理現(xiàn)狀及存在的問題

高校預(yù)算主要來自財政撥款和自籌經(jīng)費，預(yù)算分配主要由財務(wù)部門根據(jù)教育發(fā)展方針及學(xué)校的需求和規(guī)劃確定。同時，按照《中華人民共和國預(yù)算法》《高等學(xué)校會計制度》等對高校預(yù)算執(zhí)行進行嚴(yán)格管理，實行預(yù)算執(zhí)行動態(tài)監(jiān)控機制，定期開展內(nèi)部審計，接受外部審計監(jiān)督，以保障預(yù)算使用合理、規(guī)范、準(zhǔn)確。

高校預(yù)算管理依托信息技術(shù)手段完成預(yù)算編制、執(zhí)行，以及財務(wù)報表的制作和績效分析。目前，大部分高校已經(jīng)完成了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并建立了專門的預(yù)算管理信息系統(tǒng)，可以輔助實現(xiàn)預(yù)算編制和執(zhí)行等方面的功能。

以河北省高校為例，預(yù)算基調(diào)是過緊日子，強化運用零基預(yù)算理念打破支出固化的問題。有些高校在編制預(yù)算時過于簡單，直接復(fù)制上一年度的數(shù)據(jù)，沒有考慮到本年度的實際情況和需求，業(yè)務(wù)與財務(wù)融合程度較低，導(dǎo)致預(yù)算不合理、資源浪費。另外，由于預(yù)算分配不科學(xué)，某些高校資源配置不合理，使學(xué)科領(lǐng)域或?qū)W生群體的發(fā)展受到限制，可能導(dǎo)致貧富差距和教育公平的問題。

同時，部分高校沒有建立科學(xué)有效的預(yù)算管理制度，管理人員在執(zhí)行預(yù)算時不嚴(yán)謹(jǐn)，出現(xiàn)預(yù)算編制與實際執(zhí)行不相符的情況，浪費了大量的預(yù)算資金。財務(wù)人員對預(yù)算監(jiān)管的不到位也導(dǎo)致了貪污和挪用資金的現(xiàn)象，加重了高校預(yù)算管理的問題。

通過深入分析H高校，發(fā)現(xiàn)高校預(yù)算編制對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的需求量較大，依賴程度較高，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的及時性、準(zhǔn)確性對科學(xué)編制預(yù)算有顯著影響。同時，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的篩選、業(yè)務(wù)事項的審核及預(yù)算金額的確定大部分由人工完成，主觀性過強。在預(yù)算執(zhí)行過程中，由于高校宏觀發(fā)展目標(biāo)和學(xué)院實際管理績效節(jié)點不一致、審批流程不完善、業(yè)務(wù)事項分年度規(guī)劃流程較長等原因，導(dǎo)致預(yù)算編制與執(zhí)行之間的偏差較大，執(zhí)行進度無法按預(yù)期完成，績效目標(biāo)設(shè)定不符合實際情況。

五、財務(wù)共享服務(wù)模式下H 高校預(yù)算管理業(yè)務(wù)的框架設(shè)計

1.財務(wù)共享服務(wù)中心的職責(zé)與目標(biāo)

H高校財務(wù)共享服務(wù)中心的整體框架設(shè)計旨在提升預(yù)算工作效率，減少預(yù)算編制誤差，加強預(yù)算執(zhí)行進度，逐步完善預(yù)算績效評價體系。財務(wù)共享通過從數(shù)據(jù)整合到業(yè)務(wù)分析的管理定位轉(zhuǎn)化、從分散到集中的管理模式變革，將現(xiàn)行的預(yù)算管理職能整合為業(yè)務(wù)共享、數(shù)據(jù)共享，重新梳理了財務(wù)與各學(xué)院單位業(yè)務(wù)的融合程度。

2.財務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)流程再造

（1）業(yè)務(wù)共享。財務(wù)共享服務(wù)模式下的預(yù)算管理幫助高校將業(yè)務(wù)集中至共享中心處理，讓全面預(yù)算管理轉(zhuǎn)化成標(biāo)準(zhǔn)流程管理。各學(xué)院單位在編制預(yù)算時，一般只考慮本部門的效益，與學(xué)校發(fā)展目標(biāo)缺乏貫通性和協(xié)調(diào)性，統(tǒng)一處理業(yè)務(wù)能夠有效降低人工管理成本，同時在事實論證層面能夠掌握更多信息，便于管理人員審議判斷，根據(jù)高校的整體發(fā)展目標(biāo)進行全盤考量。

業(yè)務(wù)共享推動預(yù)算編制對事項進行事前、事中和事后控制。在預(yù)算編制的事前階段幫助單位更好地梳理職能業(yè)務(wù)，以國資處為例，將校內(nèi)基建業(yè)務(wù)可行性研究報告和發(fā)展規(guī)劃及進度目標(biāo)等上傳至共享中心，幫助領(lǐng)導(dǎo)更好地了解事項，推動項目及時開展。在共享中心實施業(yè)務(wù)事中控制，維護業(yè)務(wù)開展進程，能夠更方便地與預(yù)算執(zhí)行進度聯(lián)合，適時調(diào)整預(yù)算，保證學(xué)校整體支出目標(biāo)完成。

（2）數(shù)據(jù)共享。財務(wù)共享服務(wù)模式下預(yù)算管理的主要流程是數(shù)據(jù)提取，從而提高財政預(yù)算和校內(nèi)預(yù)算的匹配度和精確度。以人事處為例，將人員信息整合至共享中心，教工級別、工資等變化能夠及時反饋至財務(wù)處，可準(zhǔn)確計算人員經(jīng)費預(yù)算。業(yè)務(wù)流程與財務(wù)預(yù)算流程本應(yīng)相互融合，但基于目前高校預(yù)算編報運行模式，業(yè)務(wù)與財務(wù)的融合程度還不夠，執(zhí)行數(shù)據(jù)和項目開展進程割裂，導(dǎo)致財政預(yù)算和校內(nèi)預(yù)算差別較大。另外，業(yè)務(wù)生成后能夠依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)，進行信息化的專業(yè)分析，減少財務(wù)人員的主觀判斷，實現(xiàn)預(yù)算的自動化管理。

3.財務(wù)共享服務(wù)中心的組織運行

H高校建立財務(wù)共享服務(wù)中心，打破了原有的預(yù)算管理組織結(jié)構(gòu)，將分散的人力和財務(wù)資源整合到一起進行全流程控制。針對數(shù)據(jù)梳理、資金結(jié)算等環(huán)節(jié)，設(shè)置中心內(nèi)部預(yù)算工作組，具體崗位設(shè)置相應(yīng)的業(yè)務(wù)職責(zé)，打造專業(yè)化的預(yù)算管理隊伍。各學(xué)院單位不再單獨進行數(shù)據(jù)報送，全鏈條預(yù)算管理以財務(wù)共享服務(wù)中心為基礎(chǔ)，將學(xué)生情況及業(yè)務(wù)內(nèi)容上傳至共享中心，開通信息互聯(lián)，將學(xué)生情況統(tǒng)一到財務(wù)共享服務(wù)中心進行管理，免去了重復(fù)報送材料及財務(wù)工作組反復(fù)對學(xué)院單位進行數(shù)據(jù)核實的過程。由財務(wù)共享服務(wù)中心將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)開展內(nèi)容傳遞至預(yù)算編報系統(tǒng)，編報系統(tǒng)根據(jù)現(xiàn)有數(shù)據(jù)進行歷年預(yù)算橫向比對，初步形成預(yù)算審批金額，工作組對數(shù)據(jù)和延續(xù)事項進行審核，如涉及新增事項則直接提交至業(yè)務(wù)主管校領(lǐng)導(dǎo)處審核，審批通過后再報送至預(yù)算編制委員會進行統(tǒng)一論證。

編報流程全部完成后，預(yù)算金額自動下達，每月形成執(zhí)行進度提醒發(fā)送給各學(xué)院單位的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人。預(yù)算績效目標(biāo)將根據(jù)財務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)進展登記情況進行匯總，自然年度結(jié)束后生成預(yù)算績效報告。若業(yè)務(wù)的年度進展較慢或無進展，財務(wù)人員將根據(jù)資金結(jié)算進度進行催報，或及時溝通并進行預(yù)算調(diào)整，管控風(fēng)險，從而保證學(xué)校整體績效目標(biāo)的實現(xiàn)。

4.財務(wù)共享服務(wù)中心的信息系統(tǒng)維護

目前H高校使用天財系統(tǒng)開展預(yù)算管理，財務(wù)共享服務(wù)中心可以在此基礎(chǔ)上進行業(yè)務(wù)互連，打通財務(wù)、教務(wù)、科研、資產(chǎn)、人事等系統(tǒng)的接口，把運行制度規(guī)則嵌入流程內(nèi)部，借此推動實現(xiàn)線上信息運作，減少線下人工跑辦。

財務(wù)共享服務(wù)中心采用內(nèi)控流程驅(qū)動預(yù)算發(fā)展的模式，在校內(nèi)形成了一張信息網(wǎng)，信息安全性和備份等問題需要預(yù)算工作組設(shè)置專門的系統(tǒng)維護人員，實現(xiàn)了跨系統(tǒng)的對接與合并。同時，須提升財務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)和精細(xì)化管理能力，理順信息流，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)運行痛點與難點，提升信息處理效率，促進高校信息發(fā)展提質(zhì)增效。

六、結(jié)語

高校財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)流程復(fù)雜、涉及面廣、統(tǒng)籌事項多，且存在潛在風(fēng)險，是一項需要長期規(guī)劃和安排的項目。結(jié)合當(dāng)前高校信息化發(fā)展階段及預(yù)算管理模式，從數(shù)據(jù)集中、業(yè)務(wù)流程再造、內(nèi)控環(huán)節(jié)梳理、系統(tǒng)搭建等角度入手，逐步完成財務(wù)共享，充分發(fā)揮財務(wù)對業(yè)務(wù)的指導(dǎo)作用。