高校差旅費報銷業務優化的探究

王迪娜

隨著高校不斷向更深層次發展，師生對外交流培訓、調研活動也逐步頻繁。差旅費支出在經費支出中的比重也逐步上升。本文結合實際，從一線財務人員的視角，對差旅費報銷中存在的問題，通過加強信息化建設，引入智能商旅平臺，合理解讀并宣傳差旅費政策，統一報銷口徑等解決措施，實現在差旅費報銷的內部控制下，確保高校資金流向的安全透明。

一、差旅費的定義

差旅費是指因公務需要到市轄區以外地區公務出差所發生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和公雜費等費用。

城市間交通費是指出差人員到市區以外地區公務出差乘坐火車、輪船、飛機、客車等公共交通工具所發生的城市間交通費用。

住宿費是指出差人員公務出差期間入住賓館（包括飯店、招待所、農村旅館等）發生的房租費用。

伙食補助費是指對出差人員在公務出差期間給予的伙食補助費用。

公雜費是指出差人員公務出差期間發生的市內交通費用（含市內機場大巴費）、機場服務費、打包費、訂票費以及打印、復印、傳真、寄送資料等發生的費用。

二、差旅費報銷中存在的問題

（一）差旅報銷單據不規范，財務審核壓力大

現行差旅費報銷體系下，出差人員仍需自行到第三方進行購票，由于沒有進行事前溝通，后期取得的交通、住宿發票五花八門，最為集中的情況是機票行程單沒有打印，直接用航空公司的發票進行報銷，城市間交通用滴滴打車票報銷，還有住宿發票是第三方比如攜程、藝龍等訂票平臺所開具的發票，在酒店住宿的現場也并沒有索要住宿清單。

（二）判斷差旅業務真實性難度加大，后續監督沒有到位

對于出差業務真實性、票據真實性的判斷，需要建立在出差人員誠信道德的基礎上，是對財務人員職業判斷及溝通手段是一大考驗，詢問太細，認為你不信任他們，會引起財務人員與出差人的矛盾；不問太細，很多佐證材料就沒辦法提供，差旅費報銷附件就不全。比如有些出差人員出差住宿費超過差旅費住宿標準，與酒店協商虛開住宿天數或者將同一筆住宿費拆分成2次出差住宿，使得其符合住宿標準，增加財務人員審核的難度。隨著電子化的推行，各地大力推行電子發票，對于住宿費電子發票重復報銷問題，不能僅僅依靠財務人員的記憶和出差人員的誠信，這對財務報銷系統提出了更高的要求。

（三）差旅費規定的后續解讀不到位，財務報銷口徑不一致

對于差旅費規定中一些涵蓋范圍不明朗的概念，財務人員如果沒有進行進一步的補充解釋，不僅會增加師生疑慮，還會加大溝通成本。在差旅費報銷中對于出差人員的定義，是否包含邀請的專家，校內學生是否可以一起參與調研、學習。還有關于差旅補助的一些疑問，比如乘坐公共交通出行，在火車或者飛機上過夜第二天凌晨才結束行程，這個第二天的補助能不能給；學生跟老師一起出差是參照老師的補助給予，還是憑餐飲、市內打車等發票限額報銷等一些常見問題，沒有形成統一口徑轉化為差旅費后續解讀普及給出差人員。

（四）財務平臺建設不完善，部門之間信息沒有實現共享

高校各職能部門所用的工作系統并不是同一個軟件公司開發，很大程度上導致了各系統互不關聯，單打獨斗。歸口部門對于項目庫建設與財務系統沒有關聯，無法在網上查詢自己項目的預算規劃。比如對一些預算非常明確的項目，出差人員可能手頭項目很多沒辦法分清楚哪個項目哪一塊的預算是多少，在報銷差旅費時，往往存在項目預算超支現象，實際發生業務但是沒有經費可以報銷。出差人員就要在項目歸口部門與財務部門之間往返溝通，甚至還涉及項目預算調整問題。同時，差旅報銷系統與人事請假系統尚未關聯，這樣會導致重復審批，同時也會增加出差人員的困惑，自己明明已經走過一遍請假審批流程，為什么不能通用。所以，有時會出現出差先行，而審批置后的情況。

（五）政策宣傳力度不夠，對出差人員培訓不到位

財務人員平時忙于操作性事務，而疏忽了對于差旅政策的宣傳工作，沒有利用好部門公眾號等一些校內宣傳平臺，通常采用群內通知或者口頭宣傳等方式，忽視了財務政策的宣傳才是財務工作推廣的第一步，間接導致出差人員對于差旅政策理解力不足，影響后續工作推進。同時，由于出差人員多為系部教師或教輔人員，非本專業出身，對于財務制度或者手冊平時并沒有多余的時間去研究，對于有些細節的把握和理解在實際報銷時會產生一定的偏差，這也是引發矛盾的一個關鍵點。

三、差旅費報銷問題的解決措施

（一）完善網上報賬系統，引入智能商旅平臺

利用成熟的信息化技術，在原有的差旅費網上報銷的基礎上，引入商旅平臺建設，創新差旅費管理模式，真正實現差旅費“一站式服務”。出差人員在通過商旅平臺進行行程預定、酒店預訂時，相應的交通票據、住宿票據、酒店住宿清單均可由商旅平臺上的供應商郵寄給財務人員，直接公對公進行結算，從而減少因票據遺失而產生的額外證明手續，提升差旅費報銷效率，化繁為簡，降低原本反復溝通成本。出差人員也不必自行從第三方購票訂房，免去了墊付資金帶來的還款壓力。其中也能從源頭上控制差旅費超標問題，有些出差人員并不清楚住宿標準或者可以乘坐的交通工具的級別，在商旅平臺中訂票錄入個人信息時可以加入公務出差住宿標準與交通標準提示環節，直接可以選擇符合差旅費規定金額范圍內的酒店與交通工具，解決了出差人員在著急預訂時，遺漏財務住宿等報銷限額，后期自己貼錢的問題。也從另外一方面杜絕了以前差旅業務中存在的虛假開票、違規開票等行為，對財務人員處理差旅業務提供了強有力的幫助，減輕財務人員職業判斷的壓力。完善差旅費線上報銷系統，實現行程自動歸類合計，補貼自動生成，財務人員根據實際情況進行審核，一定程度上減輕了多人多天的差旅費核算壓力。

（二）實現數據共享，拒絕信息孤島

在信息化不斷推進的時代，各個系統相互兼容顯得尤為重要，彼此之間能夠互聯互通，能夠開通端口調取所需信息，這樣能夠減少一些不必要的重復勞動。要將差旅費網上報銷系統與票據系統、電子檔案系統、項目庫管理系統、人事系統等相互銜接，數據共享。比如出差人員根據學校請假規定在準備出差前會在人事系統中填寫請假報備表格，系統也會推送至上一級領導審批，從而形成一張與差旅事前審批單相似的請假報備單據?？梢栽诓盥觅M報銷平臺與人事請假平臺做一個接口，在相應差旅費報銷時，自動關聯出差人員之前已經審批完成的請假表單，免去了其事前重復填寫相似表單的過程。這樣一定程度上可以規避出差在前審批在后的差旅現象，也能減少差旅費報銷的一個流程，為出差人員提供更大的便利。

（三）加強人員培訓，強調后續監督

對于業務真實性問題，一方面我們要秉持相互信任的原則，大力宣傳差旅制度的剛性與嚴肅性，加強人員培訓。當然這僅靠財務人員熟知差旅費報銷制度與所需材料是遠遠不夠的，需要系統性地培訓各系部財務聯系人，通過他們再將政策普及到每個系部中去。在平時財務培訓時盡量站在出差人員的角度上去解讀差旅費相關政策，能夠大大提升非財務出身的出差人員的理解力，減輕他們對于報銷差旅費流程煩瑣的焦慮，同時也引導他們要嚴格遵守差旅費報銷制度。也可以制作簡易通俗的差旅費報銷小視頻，發布在財務部門公眾號中，或者將差旅費報銷流程做成流程圖的形式，制作成易拉寶放置于財務部門門口。利用大數據信息技術，在公眾號中創建財務問答機器人，通過關鍵字搜索的方式，解答一些基礎差旅費報銷業務問題。這些措施主要還是推進差旅費制度的理解與落實，減少因為政策不熟悉而引起的業務問題。另一方面要強調差旅費業務的后續監督，可以集結審計、紀檢等多部門一起開展審查。針對差旅費特定事項進行專項審計，比如對于出差審批后置問題，也可以抽查幾筆多人出差差旅費報銷業務，通過核對人事考勤與出差時間，來核查差旅真實性問題，以此來保證差旅費后續的執行力。

（四）正確解讀差旅費制度，適當拓展

對于在差旅費管理辦法中本身解釋不太明確的內容范圍，要進行進一步補充說明，確定一個明確的范圍，比如行政級別中的相當職級人員，財務人員可以根據以往業務經驗和實際情況，再進行細分。可以對一些經常被人詢問的不明確的問題后續出一個政策解讀，以問答的形式簡單明了地解決問題，也可以減少平時的溝通時間。在強調對出差人員進行培訓的同時，也要關注財務人員自身的培訓。要確保差旅費管理辦法在執行過程中的一貫性與統一性，財務內部要展開交流培訓，形成統一口徑與判斷標準，尤其對于一些定義不那么明確的概念內部解讀的口徑要一致，不然會使同一類人員差旅費報銷的標準不一樣，這樣就無法體現制度的公平性，同時也會加深教職工對于差旅費報銷的疑慮，不便于后續工作的開展。

四、結 語

綜上所述，高校差旅費業務的報銷任務繁重、手續復雜，不僅對財務人員的專業技能提出更高要求，也需要全校師生的相互配合。在利用現代信息化技術的基礎上，引入更適合高校差旅費業務報銷的智能系統也顯得更為重要，這樣不僅能將財務人員從煩瑣的基礎操作上解放出來，也能為出差人員帶來更便捷的服務。本著服務至上的宗旨，如何在保證業務真實合規、資金安全的基礎上，實現差旅費制度的補充修訂，差旅報銷方式的變革，出差人員報銷舒適度的提升，也是我們仍需探索的問題。