高校教務(wù)檔案管理工作的功能作用及改進(jìn)措施

文/鄭青

教務(wù)檔案可為教育管理的有效實(shí)施提供依據(jù)，并為管理決策提供參考，在學(xué)校教學(xué)質(zhì)量評估中發(fā)揮重要作用。教務(wù)檔案管理是高校管理的基礎(chǔ)性工作之一，對高校教學(xué)質(zhì)量與管理水平提升乃至教學(xué)發(fā)展具有重要意義。但是，教務(wù)檔案管理工作也面臨一些問題需要改進(jìn)。

高校教務(wù)檔案管理工作功能作用

為教學(xué)管理提供支撐。教學(xué)管理是高校教學(xué)管理的中心，教務(wù)檔案管理則是教學(xué)管理活動得以科學(xué)有效實(shí)施的一個重要基礎(chǔ)，旨在為教學(xué)任務(wù)順利開展以及教學(xué)質(zhì)量提升提供保障。教務(wù)檔案內(nèi)容包括既往教學(xué)質(zhì)量的記錄與反映，有的還包括學(xué)生反饋信息。教務(wù)檔案在教學(xué)質(zhì)量評估中至關(guān)重要，良好的教務(wù)檔案管理可為教學(xué)質(zhì)量評估分析、監(jiān)控以及提升創(chuàng)造有利條件。

學(xué)習(xí)資料功能。在實(shí)際管理中，教務(wù)管理人員需要基于實(shí)際情況不斷改進(jìn)與完善自身工作方法與手段，提升工作效率與效果。其中較為重要的便是吸收已有的成功管理經(jīng)驗(yàn)與方式，為己所用，而教務(wù)檔案中的教育管理資料與經(jīng)驗(yàn)可作為學(xué)習(xí)資料使用，便于教務(wù)管理人員教學(xué)活動（如教學(xué)計(jì)劃以及考試安排、課程安排等）的有效全面開展。對于新進(jìn)管理人員而言，還可借助教務(wù)檔案學(xué)習(xí)借鑒經(jīng)驗(yàn)。

查閱憑證功能。高校檔案包括教務(wù)檔案、科研檔案、學(xué)生檔案、人事檔案等，其中教務(wù)檔案是對學(xué)校教務(wù)管理運(yùn)營的一種記錄。教務(wù)檔案管理是高校檔案管理系統(tǒng)的重要組成部分，由于教務(wù)檔案具備其他信息所不能替代的功能，因此可提供有效憑證。如教師在指導(dǎo)教學(xué)科研時需了解往屆課程情況、教務(wù)任務(wù)起草的相關(guān)材料，或者處理問題時借鑒歷年任課情況與學(xué)生學(xué)習(xí)情況，均需查閱相應(yīng)的教務(wù)檔案。

為校務(wù)決策提供依據(jù)。教務(wù)檔案涉及教師、學(xué)生及教務(wù)人員相關(guān)的真實(shí)信息記錄，是學(xué)校教學(xué)管理相關(guān)情況的歷史記錄，包括具體實(shí)施情況、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，可為教師與學(xué)生提供真實(shí)可靠的憑據(jù)，為教務(wù)活動、教學(xué)決策、教學(xué)改革方案制定等提供全面且有力的信息支撐。

服務(wù)支撐功能。檔案管理實(shí)質(zhì)是服務(wù)高校各方面建設(shè)的，如教學(xué)、科研、文化及管理等方面的建設(shè)，基于教務(wù)檔案可直觀地對高校發(fā)展歷程進(jìn)行了解，結(jié)合以往經(jīng)驗(yàn)及時改進(jìn)現(xiàn)有工作。

高校教務(wù)檔案管理存在的不足

工作人員綜合素質(zhì)待提升。教務(wù)檔案管理工作不僅要求具備相應(yīng)的電腦操作技能和檔案保管能力，還需要具備一定的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)。而在實(shí)際管理工作中，部分人員綜合素質(zhì)并不能很好地滿足現(xiàn)實(shí)工作需求，一些檔案管理人員會同時兼任其他教務(wù)或者行政事務(wù)，時間、精力有限，容易導(dǎo)致其對教務(wù)檔案管理不夠重視。

檔案歸檔不及時。部分高校在教務(wù)檔案管理過程中存在歸檔不及時的問題，容易忽視未及時歸檔的資料，導(dǎo)致資料收集不完整，這會影響資料存儲與使用，不利于保障教務(wù)檔案信息的全面性。隨著學(xué)校教學(xué)的發(fā)展，相關(guān)文件數(shù)量增長，使教務(wù)檔案管理工作難度增加，不僅文件來源渠道較為分散、形式多樣，一些新資料歸檔范圍及歸檔要求難以準(zhǔn)確界定，增加了收集難度，從而影響教務(wù)檔案信息收集的完整性。

檔案開發(fā)利用度不高。教務(wù)檔案價值中的一個重要體現(xiàn)便是檔案管理開發(fā)利用程度，而實(shí)際管理中教務(wù)檔案開發(fā)利用程度略顯滯后。一方面，檔案材料中紙質(zhì)文本占較高比重，形式相對單一。雖然已經(jīng)開展信息化建設(shè)，但仍在推進(jìn)完善中，而檔案運(yùn)用方面也未完全將教務(wù)檔案中記錄內(nèi)容及反映出的信息完全轉(zhuǎn)化為有效的信息資源。另一方面，部分高校尚未全面推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化、信息化，仍需手工進(jìn)行檢索，效率較低。

高校教務(wù)檔案管理工作改進(jìn)措施

從思想上加深認(rèn)識。教務(wù)檔案管理工作是比較繁雜且關(guān)注細(xì)節(jié)的基礎(chǔ)性工作，具有學(xué)習(xí)資料、查考憑證等方面的功能，可為教務(wù)決策、教學(xué)管理提供重要支撐。教務(wù)檔案的功能價值是需要通過對其管理來實(shí)現(xiàn)的。這就需要高校管理層從思想上重視教務(wù)檔案管理工作，加強(qiáng)宣傳，使大家充分認(rèn)識到教務(wù)檔案的價值，積極配合，便于教務(wù)檔案管理工作的有效開展。開展教務(wù)檔案管理工作需將責(zé)任落實(shí)到個人，增強(qiáng)其管理責(zé)任意識，重視管理工作，必要時可設(shè)置專門工作小組負(fù)責(zé)分析處理教務(wù)檔案管理工作遇到的各種問題，確保相應(yīng)規(guī)劃落到實(shí)處，增強(qiáng)教務(wù)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)價值。

完善管理制度。教務(wù)檔案具有周期性、專業(yè)性以及程序性，需要制度予以保障，完善的管理制度是教務(wù)檔案管理工作得以科學(xué)有效實(shí)施的制度基礎(chǔ)，對此，需要就現(xiàn)有相關(guān)管理制度進(jìn)行完善。第一，完善檔案收集相關(guān)制度。如教務(wù)檔案材料收集應(yīng)包括事前介入、事中參與等不同環(huán)節(jié)，確保檔案能夠統(tǒng)一管理；在對收集的檔案進(jìn)行管理時，應(yīng)根據(jù)具體檔案材料性質(zhì)特征、類型等進(jìn)行整理分類與歸檔。第二，教務(wù)檔案以教學(xué)管理和實(shí)踐過程中形成的文件材料為主要內(nèi)容，其中的二級類目應(yīng)全面，除了學(xué)籍、招生、畢業(yè)生、課程教學(xué)和教學(xué)實(shí)踐以外，還包括學(xué)位與綜合等多個模塊內(nèi)容。對于上述二級類目還需根據(jù)需要設(shè)置必要的三級類目，如在課程教學(xué)、教學(xué)實(shí)踐下細(xì)分兩個三級類目，將實(shí)驗(yàn)與理論教學(xué)四級類目歸屬到課程教學(xué)，而將實(shí)習(xí)、畢業(yè)論文、科研訓(xùn)練、競賽等四級類目歸屬到教學(xué)實(shí)踐中。第三，實(shí)施責(zé)任制，明確專人負(fù)責(zé)教務(wù)檔案管理。一方面，通過監(jiān)督督促教務(wù)檔案管理人員遵循制度規(guī)定完成管理任務(wù)，及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題與不足；另一方面，借助合理的考核評估管理人員工作情況，適時調(diào)整。

推進(jìn)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化、信息化。邁入信息化時代，思維方式、工作方式發(fā)生了翻天覆地的變化，各行各業(yè)都在推進(jìn)信息化建設(shè)，高校管理工作也應(yīng)如此。要及時更新管理理念，革新傳統(tǒng)管理模式，從而順應(yīng)發(fā)展趨勢，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化與信息化需求。在教務(wù)檔案管理過程中積極引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，更新現(xiàn)有技術(shù)設(shè)備，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案中的紙質(zhì)文本較為直觀但存放管理成本高，而電子檔案便于查找、使用管理效率高，因此，各類教務(wù)檔案存檔應(yīng)注重紙質(zhì)文檔與電子文檔配置合理，搭建能夠?qū)崿F(xiàn)二者同步管理的信息化平臺，梳理檔案信息，進(jìn)行統(tǒng)一編碼管理。

提升教務(wù)檔案開發(fā)利用程度。教務(wù)檔案只有開發(fā)利用方能發(fā)揮其價值。對此，應(yīng)重視對教務(wù)檔案的利用，檔案管理與利用要二者并重，而不是讓管理流于形式。要始終堅(jiān)持管理促進(jìn)利用、利用推動管理改進(jìn)的教務(wù)檔案管理工作開展原則，逐步改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，將教務(wù)檔案納入教學(xué)管理運(yùn)行體系，逐步向教學(xué)管理過程的各個環(huán)節(jié)滲透。

加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)。隨著管理信息化、現(xiàn)代化建設(shè)的推進(jìn)，對教務(wù)檔案管理工作也提出了更高的要求。而實(shí)際教務(wù)檔案管理人員通常兼任其他職務(wù)，這使得管理人員綜合素養(yǎng)與實(shí)際管理需求存在一定差距。對此，需要通過培訓(xùn)等方式不斷提升教務(wù)檔案管理人員綜合素養(yǎng)。培訓(xùn)內(nèi)容涉及專業(yè)檔案管理理論與技能、信息化操作技能等，通過系統(tǒng)全面培訓(xùn)提升檔案管理人員的專業(yè)水平，確保人崗適配，為管理工作質(zhì)量提升奠定良好的基礎(chǔ)；組織開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)交流會及專題講座等活動，并由檔案管理專家針對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)交流。此外，教務(wù)管理人員也應(yīng)主動加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升能力，既包括思想認(rèn)識的提升，也包括業(yè)務(wù)能力的提升（如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能等）。

教務(wù)檔案是高校檔案體系的重要組成部分，教務(wù)檔案管理對教學(xué)管理乃至學(xué)校管理具有積極作用。如今，對高校管理包括教務(wù)檔案管理提出了更高的要求，為了充分發(fā)揮教務(wù)檔案價值和作用，需要針對現(xiàn)有問題從各方面努力提升效率與質(zhì)量，從而充分發(fā)揮教務(wù)檔案管理工作的作用，更好地為高校管理與發(fā)展服務(wù)。