“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院做好人事檔案管理工作的策略

文/董海巖 付釗

近年來，隨著數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展，多個(gè)領(lǐng)域都出現(xiàn)了許多創(chuàng)新成果，也進(jìn)一步推動(dòng)各個(gè)領(lǐng)域向智能化的方向發(fā)展。在這樣的背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，并對(duì)各行各業(yè)產(chǎn)生較大影響。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)醫(yī)療服務(wù)也提出了更高的需求，需要醫(yī)院提升管理水平、服務(wù)質(zhì)量。

做好檔案管理工作有利于醫(yī)院的發(fā)展。而醫(yī)院的人事檔案是檔案管理工作的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在為人們提供便捷服務(wù)的同時(shí)，也給檔案管理帶來新挑戰(zhàn)。如何有效地利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)進(jìn)行檔案管理，進(jìn)一步提升人事檔案的管理水平，提高醫(yī)院人力資源的使用效率，成了醫(yī)院思考的課題之一。

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院人事檔案管理存在的不足

信息化水平相對(duì)較低。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，許多醫(yī)院紛紛選擇構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，提供門診處方、預(yù)約掛號(hào)、繳費(fèi)充值和住院開藥等服務(wù)，減少了人力資源的消耗。然而，人事檔案管理在與信息技術(shù)的整合上仍然顯得相對(duì)滯后，導(dǎo)致許多人力資源被人事檔案管理所占據(jù)。在傳統(tǒng)的人事檔案管理理念中，由于保密級(jí)別相對(duì)較高，一些管理人員往往片面地認(rèn)為，采用“互聯(lián)網(wǎng)+”的管理模式可能會(huì)對(duì)檔案的保密性產(chǎn)生影響，導(dǎo)致部分醫(yī)院對(duì)人事檔案管理信息化工作不夠重視，使人事檔案管理工作未能充分發(fā)揮其應(yīng)有作用。一些醫(yī)院的人事檔案管理軟件中的某些功能尚未得到充分開發(fā)和應(yīng)用，一些檔案管理人員對(duì)數(shù)字化檔案管理的知識(shí)了解不足，不能熟練掌握操作系統(tǒng)軟件，這也影響了檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

人力資源檔案的使用率相對(duì)較低。為了增強(qiáng)員工的綜合技能并提升工作效果，醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員經(jīng)常需要與各部門互動(dòng)，流動(dòng)性也因此增加。隨著職位的變動(dòng)，其個(gè)人檔案也會(huì)被轉(zhuǎn)移到相應(yīng)的部門。因此，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理成為目前醫(yī)院管理工作者需要重點(diǎn)研究解決的問題之一。在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理人員主要通過手工方式來整理檔案資料，且傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要人工逐個(gè)查找，查找效率低，工作效率不高。而且隨著時(shí)間的推移，可能會(huì)積累大量的檔案資料，如果檔案中的資料并未得到及時(shí)整理和匯總，會(huì)降低查詢檢索檔案的效率。由于醫(yī)院的工作節(jié)奏較快，需要處理的事務(wù)也相對(duì)較多，一些醫(yī)院人事檔案的使用率相對(duì)較低。醫(yī)院對(duì)個(gè)人資料的保存時(shí)間也較為固定，造成了檔案信息與實(shí)際情況脫節(jié)，增加了管理的復(fù)雜性。一些醫(yī)院工作人員對(duì)個(gè)人資料信息的重視程度不夠，內(nèi)部人員之間交流與溝通較少；檔案的所有者缺乏對(duì)個(gè)人檔案補(bǔ)充和完善的意識(shí)，導(dǎo)致了一些本應(yīng)該添加到個(gè)人檔案中的資料出現(xiàn)了保管不當(dāng)、丟失或損壞的情況。

此外，由于受到傳統(tǒng)的檔案管理觀念的影響，許多醫(yī)院的人事檔案內(nèi)容主要集中在家庭背景和個(gè)人經(jīng)歷等方面，卻忽視了個(gè)人的興趣愛好等因素，導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺乏獨(dú)特性。

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院加強(qiáng)人事檔案管理的策略

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下加強(qiáng)信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院人事管理具有至關(guān)重要的作用，有利于醫(yī)院的長(zhǎng)治久安。在引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)后，能夠在很大程度上促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展，同時(shí)能夠保證服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)質(zhì)性，能使全體職工的業(yè)務(wù)水平明顯提升。所以，醫(yī)院需要在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下積極引入人事信息化管理技術(shù)，并打造醫(yī)院專業(yè)的、優(yōu)質(zhì)的人員隊(duì)伍。

構(gòu)建人事檔案信息管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在管理不便、易損壞等問題，而數(shù)字化檔案庫則能將檔案信息轉(zhuǎn)換成電子形式，便于管理。如電子病歷的建立與整合，通過數(shù)字化建設(shè)，用電子病歷記錄患者就診信息、醫(yī)療診斷、用藥方案等，可以減少紙質(zhì)病歷的使用，提高數(shù)據(jù)整合和查詢的速度。醫(yī)院的檔案管理部門需要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)和數(shù)字化管理平臺(tái)的研發(fā)和資金支持，加速人事檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。建立完善的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門間的溝通協(xié)作。利用先進(jìn)的技術(shù)迅速對(duì)文本進(jìn)行識(shí)別，并根據(jù)信息的重要性進(jìn)行自動(dòng)提取，同時(shí)確保信息的完整性。要建立檔案信息管理系統(tǒng)，完善相關(guān)管理制度。檔案管理人員在獲取與年齡、工齡、黨齡、工作和教育背景等相關(guān)信息時(shí)，可以利用電子識(shí)別系統(tǒng)掃描學(xué)歷學(xué)位證書和個(gè)人履歷表，提高數(shù)據(jù)獲取的效率，并發(fā)揮信息化管理的作用。此外，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員需要對(duì)信息技術(shù)有更深入地了解和掌握，在工作中，要注意做好檔案管理與利用的銜接和協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。要加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)，特別是對(duì)高水平、專業(yè)和尖端人才的培訓(xùn)，推動(dòng)檔案管理的信息化進(jìn)程，為檔案管理專業(yè)人才創(chuàng)造更廣闊的職業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì)。在日常的檔案管理工作中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案專業(yè)人員的信息化培訓(xùn)，提高培訓(xùn)的頻率，確保檔案管理人員能夠掌握最新的信息技術(shù)，從而提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

提高人事檔案的使用效率。人事檔案是醫(yī)院人力資源管理體系的基礎(chǔ)組成部分，也是人才開發(fā)的主要依據(jù)。醫(yī)院需要根據(jù)人員變動(dòng)、員工的工作經(jīng)驗(yàn)和在職教育背景等因素，及時(shí)更新和完善其檔案資料。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，信息平臺(tái)能夠通過自動(dòng)添加提醒功能，確保在電子檔案錄入過程中對(duì)個(gè)人的聯(lián)系方式等信息進(jìn)行備案登記，并根據(jù)更新的節(jié)點(diǎn)向檔案主體發(fā)送提交檔案材料的信息。所有這些任務(wù)都由檔案管理人員預(yù)先設(shè)定，并進(jìn)行統(tǒng)一的管理，醫(yī)院需要建立與醫(yī)療活動(dòng)相適應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)，以方便日常使用。例如，醫(yī)院每年都會(huì)對(duì)所有醫(yī)護(hù)人員崗位勝任能力和醫(yī)德進(jìn)行全面考核和評(píng)估，檔案管理人員需要根據(jù)醫(yī)院的要求，通過檔案信息化管理平臺(tái)向所有參評(píng)人員發(fā)送統(tǒng)一的提示信息，當(dāng)參評(píng)人員收到檔案管理人員發(fā)送的相關(guān)考核表時(shí)就可以準(zhǔn)備相應(yīng)的材料，這樣不僅節(jié)約人力成本，還能提高工作效率。為了更好地進(jìn)行檔案管理，檔案管理人員可以利用微信群、QQ 群等線上交流平臺(tái)，建立更多的溝通渠道。還可以利用信息技術(shù)創(chuàng)建在線檔案目錄。通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理是一種全新的方式，通過醫(yī)院的人事檔案數(shù)字化平臺(tái)，可以查詢到個(gè)人的檔案列表，根據(jù)檔案的保密級(jí)別，詳細(xì)列出一些容易查閱的檔案清單。當(dāng)員工有此需求時(shí)，可以通過搜索引擎直接前往檔案保管部門進(jìn)行查詢，這不僅有助于降低管理的成本，還能提高檔案的使用效率。

加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。人事檔案管理工作離不開一支優(yōu)秀的人才隊(duì)伍。目前，部分醫(yī)院的檔案管理人員管理觀念有待更新，專業(yè)能力有待提升。因此，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高醫(yī)院人事檔案管理人員專業(yè)能力工作勢(shì)在必行。為了進(jìn)一步提高醫(yī)院的人事檔案管理能力，應(yīng)當(dāng)持續(xù)強(qiáng)化人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，并努力提升工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。可以招聘一些專業(yè)人才，同時(shí)加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部員工隊(duì)伍建設(shè)，建立一支穩(wěn)定的人才隊(duì)伍。醫(yī)院的人事檔案管理需要與時(shí)俱進(jìn)，要定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，可以通過“走出去+ 請(qǐng)進(jìn)來”的方式加強(qiáng)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)相關(guān)政策的深入了解，并提升其專業(yè)技能和綜合能力，提高他們的工作能力。還要優(yōu)化人員獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，先進(jìn)的技術(shù)有利于開展績(jī)效考核工作。醫(yī)院可以依據(jù)崗位的不同制定針對(duì)性的考核機(jī)制，通過不斷優(yōu)化人員激勵(lì)機(jī)制可以更好地發(fā)揮激勵(lì)作用，增強(qiáng)檔案管理人員的歸屬感與責(zé)任感。

圖據(jù)網(wǎng)絡(luò)。

如今，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被應(yīng)用于醫(yī)院人事管理等多個(gè)領(lǐng)域。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析和人工智能等新興技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的智能化管理和服務(wù)，提高檔案工作的效率和質(zhì)量；通過建立數(shù)字檔案館，將檔案資料以電子形式存儲(chǔ)和展現(xiàn)，不僅節(jié)約了空間和資源，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的迅捷檢索和共享。此外，結(jié)合人工智能技術(shù)，可以自動(dòng)識(shí)別和分類檔案資料，提高檔案整理和歸檔的效率。通過信息化手段，完善檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一管理和共享，能夠更好地滿足各個(gè)部門和個(gè)人的檔案需求，提升醫(yī)院的人事檔案管理效能，促進(jìn)多項(xiàng)服務(wù)工作的開展，為醫(yī)院信息化建設(shè)提供持續(xù)動(dòng)力，對(duì)醫(yī)院社會(huì)效益及管理水平提升均具有重要的意義。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)持續(xù)學(xué)習(xí)和應(yīng)用前沿的管理方法和經(jīng)驗(yàn)，以尋找更高效的人事檔案管理策略，并構(gòu)筑檔案管理的創(chuàng)新模式。