創新醫院檔案管理 提高檔案工作水平

[摘 要]隨著醫療信息化的發展，醫院檔案管理面臨著越來越多的挑戰。傳統的檔案管理模式已經無法滿足日益增長的醫療信息需求。因此，創新醫院檔案管理的重要性不言而喻。創新檔案管理不僅要關注科學高效的檔案分類和歸檔制度的建立，還需實施信息共享和建立跨部門協作機制，提升醫院檔案工作的協同性與高效性。同時，通過設定評估指標和監測實施效果，能夠全面了解創新措施的實際效果，并提供改進建議；通過收集醫務人員和患者的反饋意見，可對檔案管理工作進行持續優化和改進。

[關鍵詞]醫院；檔案管理；策略；評估

中圖分類號：G271；R197 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）03-0094-03

創新的檔案管理方法包括建立科學高效的檔案分類和歸檔制度，推進信息化平臺的應用，以及促進跨部門間的檔案共享和協同工作[ 1 ]。

評估指標的設定和監測可以客觀地衡量創新措施的實施效果，提供改進建議和優化方向。收集醫務人員和患者的反饋意見則能更好地了解檔案管理工作的實際情況和問題，持續改進與優化。創新醫院檔案管理的實施將有助于提高檔案工作的質量和效能，推動醫療機構整體發展，使其為大眾提供更優質的醫療服務。

（一）醫院檔案管理的重要性和現狀

醫院檔案管理作為醫療服務的重要組成部分，承載了患者的基本信息、病歷情況、醫療記錄等重要內容，直接關系到醫院的醫療質量、安全、科研、教學和管理等方面。因此，加強和改進醫院檔案管理顯得尤為重要。

醫院檔案管理的重要性體現在其對醫院內部管理的支撐作用上。有效的檔案管理能夠為醫院管理部門提供精準的數據支持，為醫院管理決策提供可靠的依據，有助于提高醫院的運行效率和管理水平[ 2 ]。

醫院檔案管理還對醫療質量和患者安全具有重要意義。良好的檔案管理有利于醫務人員及時獲取患者的歷史病例和過往治療數據，有助于醫生更好地進行診斷和治療，提高醫療質量，降低誤診率。另外，在醫療事故調查和醫患糾紛處理中，檔案管理也發揮著關鍵作用。

然而，在實際工作中，部分醫院的檔案管理現狀并不理想。一些醫院存在著檔案信息不完整、混亂、無法共享、難以查詢的情況。這導致醫護人員在工作中面臨著信息不對稱、查找困難等問題，影響了工作效率和患者服務體驗[ 3 ]。此外，傳統的手工管理模式也容易出現檔案損壞、遺失等問題，安全性和可靠性存在隱患。因此，深入分析醫院檔案管理現狀，找出問題癥結，提出切實有效的解決方案迫在眉睫。

（二）創新檔案管理對醫院管理和服務水平的影響

創新檔案管理對醫院的管理和服務水平有著積極的影響。

首先，引入現代化信息技術，推動醫院檔案數字化管理，能夠極大提高檔案管理的效率和便利性。數字化檔案可以實現快速存取、多地共享，可大大降低患者檔案的遺失和損壞風險，增強檔案的安全性和可靠性。此外，數字化檔案管理能夠實現數據的全面統計和分析，為醫院管理層提供更為準確的數據支持，有利于醫院管理決策的科學化和精細化。

其次，創新檔案管理對醫院的服務水平有著積極的提升作用。數字化檔案管理使得患者的病歷和就診信息可以在醫院內部各個科室、不同醫生之間實現快速共享，有利于提高醫務人員的工作效率和診療質量。患者在醫院就診時，能更快地獲取其歷史病歷和檢查結果，方便了醫患溝通，保證了治療過程的持續性。

此外，先進的檔案管理系統有助于醫院實現對患者就診過程的全程跟蹤和管理，提升了醫院服務的質量和效果[ 4 ]。

（一）引入數字化檔案管理技術

引入數字化檔案管理技術是創新醫院檔案管理的重要策略，其意義重大且具有深遠影響。隨著信息技術的迅猛發展，傳統紙質檔案管理方式逐漸顯露出諸多不足之處，如信息查閱不便、存儲空間占用大、數據易遺失等問題。因此，引入數字化檔案管理技術成為解決這些問題、提高醫院檔案管理水平的關鍵途徑。

首先，引入數字化檔案管理技術能夠提高檔案信息的存儲效率和便捷性[ 5 ]。通過建立電子病歷系統和檔案數據庫，醫院工作人員可以快速地獲取、修改和存儲患者檔案信息，極大地提高了工作效率。數字化檔案管理技術使得信息檢索更為便捷，避免了傳統管理中煩瑣的查找和整理過程，有效解決了紙質檔案管理方式下的諸多不便。

其次，數字化檔案管理技術在提高醫院檔案管理質量方面具有突出優勢。采用數據加密、備份和權限管理等手段，可以有效避免檔案信息的丟失和泄露風險，提高了檔案信息的完整性和可信度。同時，數字化檔案管理技術使得檔案信息更易于共享與調取，不僅能夠克服傳統模式下信息共享的阻礙，而且有利于加強醫院內部與外部的溝通和協作，促進醫療信息的互聯互通[6]。

最后，數字化檔案管理技術也為醫院管理層提供了更為準確的數據支持，為醫院管理決策提供了可靠的依據。通過電子化的數據統計和分析，醫院管理者可以更加直觀地了解醫院運行的各個方面，有利于醫院管理決策的科學化和精細化，進而提高醫院管理水平和服務質量。

（二）建立科學高效的檔案分類和歸檔制度

建立科學高效的檔案分類和歸檔制度是創新醫院檔案管理的重要策略之一，具有關鍵性的意義。

首先，科學的檔案分類制度可以提升醫院檔案管理的規范性和可操作性。通過合理的分類方式，將檔案信息按照一定的規律劃分，有助于醫院工作人員對檔案進行更加清晰的管理和歸類。例如，可以按照患者個人信息、疾病類型、就診科室等因素分類，使檔案信息更易于查找和使用。

其次，科學的檔案歸檔制度對于醫院檔案管理的整體效率起到至關重要的作用。明確的歸檔規定能夠為工作人員提供確切的操作流程和歸檔要求，使檔案信息的存儲和整理更加有序。同時，設定合理的存儲期限和檔案保存要求，有助于及時歸檔和銷毀過期的檔案，減少冗余信息的存儲，提高工作效率[7]。

最后，為了建立科學高效的檔案分類和歸檔制度，現代化的信息技術手段十分關鍵。采用條碼識別、RFID技術等自動化手段，可以提高檔案管理的精確度和自動化水平，減少人為操作的錯誤和疏漏。同時，醫院還需要加強對檔案管理人員的培訓，使其熟練掌握檔案管理的專業知識和技能，執行科學的歸檔流程。

（三）實施信息共享和跨部門協作機制

實施信息共享和跨部門協作機制是創新醫院檔案管理的關鍵策略之一，具有重要意義和深遠影響。

首先，實施信息共享機制有助于促進醫院內部各部門之間的溝通與協作。在傳統的醫院檔案管理模式下，“信息孤島”現象較為普遍，導致各部門難以共享和獲取所需檔案信息。實施信息共享機制，特別是通過搭建統一的數字化檔案管理平臺，可以共享和調取醫院內不同科室、服務部門間的檔案信息，有利于提高工作協同效率，減少信息交流誤差，提高醫療服務質量與效率[8]。

其次，跨部門協作機制的實施有助于提高醫院檔案管理的整體效能。醫院的檔案管理工作通常需要不同部門的協作配合，例如醫務部門、護理部門、行政管理部門等之間需要共同協作完成檔案歸檔、存儲、檢索等工作。因此，建立跨部門協作機制，明確各部門的職責和權限，能夠提高醫院檔案管理工作的協同性與效率。

最后，實施信息共享和跨部門協作機制可以縮短醫院內部流程，減少冗余工作，提高醫療服務的整體效率。借助科技手段，例如建立統一的醫療信息系統，不同科室和醫務人員可以快速共享患者的病歷、檢查結果和醫囑等信息，實現信息實時傳遞和共享，提高患者診療效率，減少重復檢查和操作，優化整體醫療服務流程。

（一）設定評估指標，監測實施效果

設定評估指標是創新醫院檔案管理成效評估的重要步驟，可以客觀地衡量創新措施的實施效果，為后續的改進提供指導。在設定評估指標時需要考慮以下幾個方面的問題。

首先，可以從效率和質量兩個維度設定評估指標。效率方面可以考慮病案歸檔速度、信息檢索速度等；質量方面可以考慮檔案準確性、信息完整性等。同時，可以考慮檔案管理成本、信息安全等方面的指標，綜合評估檔案管理效果。

其次，評估指標應該具體、可量化，并與創新檔案管理的目標相匹配。例如，可以將每日平均歸檔數量、檔案查閱成功率、患者滿意度調查結果等作為評估指標，從而準確衡量創新措施的實際效果。

最后，為了確保評估結果的客觀性和準確性，需要在設定評估指標時充分考慮醫院的實際情況和檔案管理的特點。可以借鑒相關標準和指南，結合醫院的特點進行適當的調整和修改，確保指標的科學性和可操作性。

（二）收集醫務人員和患者的反饋意見

收集醫務人員和患者的反饋意見是創新醫院檔案管理成效評估的重要環節。醫務人員和患者是檔案管理工作的主要參與者和服務對象，他們的意見和建議能夠反映創新措施的實際效果和問題。因此，積極收集、分析和應用他們的反饋意見，對于優化檔案管理工作至關重要。收集醫務人員的反饋意見可以通過開展問卷調查、召開座談會或舉辦工作坊等方式進行。

問卷調查可以覆蓋更多的人員，便于數據統計和分析；座談會和工作坊則有助于深入了解醫務人員的實際需求和問題，加強互動交流。在收集醫務人員的反饋意見時，可以關注檔案管理流程是否合理高效、是否存在技術和設備問題、人員培訓是否到位等，以全面了解創新措施的實施情況。

收集患者的反饋意見可以通過開展滿意度調查、傾聽患者意見等方式進行。滿意度調查可以從整體滿意度、信息獲取與隱私保護、檔案查閱方便性等方面實施評估；傾聽患者意見則可以通過建立投訴與建議渠道，定期匯總和分析患者的意見，實施有效整改。

（三）提出改進建議，持續優化和改進檔案管理工作

在形成評估結果的基礎上，提出改進建議是創新醫院檔案管理成效評估的重要環節。通過對評估結果的分析，可以發現創新措施的不足和問題，提出相應的改進措施。建立持續優化和改進的檔案管理工作機制，有助于不斷提高醫院的檔案管理水平和服務質量。改進建議可以從不同方面提出，如流程優化、系統改進、培訓提升等。例如，可以完善檔案歸檔和查閱流程，減少冗余環節和煩瑣操作；優化檔案管理信息系統，提高系統的穩定性和功能性；加強醫務人員的培訓和技能提升，提高其檔案管理的專業水平等。

改進建議應根據實際情況具體化、可操作化，以便實施和達到預期效果。持續優化和改進檔案管理工作是創新醫院檔案管理的關鍵環節，通過綜合評估、收集反饋意見和提出改進建議，可以不斷改進和完善檔案管理工作，逐步提高醫院檔案管理的效能和效果。這有助于為醫院提供更高質量的醫療服務和管理支持，提升醫療機構的整體競爭力。

創新醫院檔案管理對于提高檔案工作水平具有十分重要的意義。通過引入數字化檔案管理技術，建立科學高效的檔案分類和歸檔制度、實施信息共享和跨部門協作機制，醫院檔案管理能夠實現信息的高效傳遞和共享，促進工作流程的協同配合。通過設定評估指標和監測實施效果，可以了解創新措施的實際效果并提供改進建議。同時，通過收集醫務人員和患者的反饋意見，可持續優化和改進檔案管理工作。創新醫院檔案管理的實施將為醫院提供更好的醫療服務和管理支持，提高檔案工作水平。只有不斷創新，醫院檔案管理才能與時俱進，適應信息化時代的需要。

[1]劉淑君.人工智能技術在醫院檔案管理中的應用與展望[J].黑龍江檔案，2023（05）：265-267.

[2]程貴寶.“信息化+公共衛生”背景下醫院檔案管理的優化策略[J].黑龍江檔案，2023（05）：79-81.

[3]姜化利.淺析“互聯網+”背景下如何加強醫院檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2023（05）：94-96.

[4]馬茂盛.新醫改背景下醫院檔案管理工作創新性研究[J].蘭臺內外，2023（30）：65-67.

[5]李琳.醫院檔案管理數字化發展面臨的問題及對策[J].黑龍江檔案，2021（06）：174-175.

[6]劉園園.面向“互聯網+”環境創新醫院檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2021（06）：256-257.

[7]左天普.關于大數據處理技術在醫院信息檔案管理中的應用[J].中國衛生標準管理，2021（24）：4-8.

[8]周耀林，吳化，劉麗英，等.健康醫療大數據背景下我國醫院檔案管理研究：需求、轉變與對策[J].檔案學研究，2021（06）：78-83.