對新時期如何創(chuàng)新城建檔案管理工作的研究

梁麗芬

摘??要：目前，城建檔案管理工作需要根據(jù)科學(xué)發(fā)展觀的要求，結(jié)合城市建設(shè)發(fā)展的實際需要突破和創(chuàng)新。因此，對新時期城建檔案管理工作的創(chuàng)新措施進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;文化內(nèi)涵;管理意識;標(biāo)準(zhǔn)流程

中圖分類號：G275.9??????????????文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A???????????????DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.14.041

1??城建檔案管理工作的意義

對于城市發(fā)展而言，其歷史是需要不可間斷記錄的。只有這樣，才能體現(xiàn)一個城市的發(fā)展進(jìn)程。在記錄過程中，會出現(xiàn)不同的城建檔案，不一樣的城市其風(fēng)格各不相同、特色相對獨特、文化內(nèi)涵不盡相同，其具有的不同特質(zhì)是在漫長的歷史進(jìn)程中一步一步積累而來的，而這樣的積累過程中也使每一座城市獨具風(fēng)格，各自有獨一無二的歷史文化和風(fēng)景名勝。在積累的過程中，各個城市的發(fā)展方向在逐步明了，因此，城建檔案管理工作有著非比尋常的意義。同時，城建檔案管理工作對突發(fā)事件的處理有著一定的應(yīng)對措施，對人們的生命財產(chǎn)安全的保護(hù)也具有一定的意義。一旦城市遭遇洪澇、地震和泥石流等自然災(zāi)害時，根據(jù)城建檔案中對城市地下網(wǎng)等設(shè)施的記錄資料，可對現(xiàn)場營救的策略、方案起到很大的輔助作用。

2??城建檔案管理工作的創(chuàng)新措施

2.1??創(chuàng)新工作觀念

要在新形勢下提升檔案管理工作的時效性，具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳡顟B(tài)，將標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的工作制度和工作流程融入日常工作中。在前期階段，檔案資料的整合和收集一定要全面，且要達(dá)到一定的深度，不可停留在表面，否則，后期的整理工作將十分艱難，將相關(guān)聯(lián)資料、數(shù)據(jù)等集中后，可方便后期使用和查詢;對于歸檔和立卷，必須盡可能地詳細(xì)，要嚴(yán)格地對檔案進(jìn)行分類歸檔，還要在歸檔時保證檔案資料的完整性。

檔案管理工作務(wù)必要符合規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和具有高效性，因此，需要整理出一套符合流程、全面的檔案管理操作規(guī)范和管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)中不僅可對檔案管理工作的開展流程進(jìn)行詳細(xì)明確，還可對每一步操作流程中需要完成的相關(guān)工作內(nèi)容、檔案管理工作中相關(guān)工作人員的工作職責(zé)、范疇進(jìn)行明確體現(xiàn)。只有這樣，才能確保檔案管理工作可更加詳細(xì)、高效地開展。在我國現(xiàn)階段城建檔案管理工作中存在的最大問題是人們對該項工作的重視程度不足，對待該項工作的態(tài)度較差，直接造成相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時采取了消極的態(tài)度，工作效率低下，且工作質(zhì)量較差。因此，要提升人們對城建檔案管理工作的重視程度，將管理意識融入日常工作中。

2.2??服務(wù)方式的創(chuàng)新

檔案工作的核心是檔案服務(wù)工作，只有通過檔案服務(wù)，才能將檔案工作的有效性提至最高，才能使檔案管理工作與社會經(jīng)濟發(fā)展相協(xié)調(diào)，從而給檔案管理事業(yè)注入新的活力和生機，使其可以步入科學(xué)的可持續(xù)發(fā)展道路。因此，我們需要消除以往檔案服務(wù)中的被動觀念，提升主動服務(wù)意識。只有這樣，才能將檔案管理工作發(fā)展到一個新的高度。檔案部門在新時代的發(fā)展浪潮中，應(yīng)找好自身的位置，將館藏作為新的出發(fā)點，并對現(xiàn)有的檔案管理模式和體系進(jìn)行大膽改制，將現(xiàn)代化、服務(wù)化、信息化和開放性融入檔案管理事業(yè)中，并在這幾個方向大力改革，建立一套科學(xué)、可行、反應(yīng)靈敏、靈活多變的新型管理模式，將以往的“重保管、輕利用”思想徹底拋棄，并將檔案的資源數(shù)據(jù)等的開發(fā)利用作為新的重點開發(fā)對象，努力達(dá)到服務(wù)方式的多元化、社會化和優(yōu)質(zhì)高效化;應(yīng)該強化檔案管理者的參與意識，明確管理工作的內(nèi)容和思想，積極參與社會經(jīng)濟建設(shè)，時刻掌握和了解社會發(fā)展動態(tài)和人們對檔案信息的合理需求，這樣才能做到有針對性地開展檔案管理服務(wù)工作;檔案主管部門應(yīng)作為牽頭部門，將高校檔案科與地方檔案管理處緊緊地聯(lián)系起來，開展廣泛合作、建立協(xié)作機制，使檔案管理的信息互通、資源優(yōu)化，做到真正意義上的資源共享。

2.3??加強規(guī)范化管理

要想提高檔案管理工作的質(zhì)量，就要實現(xiàn)規(guī)范化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化程序。因此，在實際操作過程中，應(yīng)注意以下5點：①對檔案進(jìn)行全面、細(xì)致的核查工作，特別是對已竣工的工程檔案資料進(jìn)行移交時，要確保準(zhǔn)備文件、施工文件和竣工文件等的完整性，且要符合系統(tǒng)要求。對于一些沒有特殊要求的檔案、原件，僅保留1份即可，從而避免在后期實施計算機管理時發(fā)生重復(fù)。②城建檔案的著錄是計算機管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，每一個城建檔案管理部門的條件都不盡相同，且計算機技術(shù)更新?lián)Q代交換，因此，每一個城建檔案管理部門都需要根據(jù)自身情況制訂符合本部門的檔案著錄細(xì)則，從而實現(xiàn)檔案著錄的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步提升檔案管理工作的水平。③合理組合案卷，使其標(biāo)準(zhǔn)化。在檔案整理工作中，一旦發(fā)現(xiàn)案卷內(nèi)容錯亂、無頁碼等現(xiàn)象時，一定要及時處理，且對所有有聯(lián)系的文件都進(jìn)行編號組合，從而使案卷組合可達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和合理化，這對科學(xué)管理有很大幫助，可有效提升計算機管理效率。④檔案的分類號碼、名稱都應(yīng)做到確準(zhǔn)無誤。只有這樣，才能明顯提高檢索查準(zhǔn)率，尤其要立即處理一些含義模糊的名稱，從而有效避免在操作計算機時出現(xiàn)無法識別的現(xiàn)象。⑤為了提升檢索的查全率，要對檔案進(jìn)行合理分類。在分類的流程中，一定要提高校審強度，且全程細(xì)致、仔細(xì)、耐心地糾正錯誤，這樣才能確保該項工作萬無一失。

2.4??提高檔案人員的素質(zhì)

檔案管理的相關(guān)工作人員要主動借助各種網(wǎng)絡(luò)信息工具并加強學(xué)習(xí)，通過網(wǎng)絡(luò)、圖書館等多種渠道搜集檔案管理的相關(guān)資料，轉(zhuǎn)變管理思想，結(jié)合成功案例，逐步提升自身的管理水平，在具體的檔案管理工作中，工作人員要及時與其他相關(guān)部門做好溝通，高效率地完成檔案的整理、歸檔、集中管理等工作，確保檔案種類、內(nèi)容的完整性和規(guī)范性;通過培訓(xùn)的方式提升檔案管理人員能力和素質(zhì)，在培訓(xùn)過程中，要具有針對性和目的性，緊密結(jié)合相關(guān)檔案管理人員的實際情況分門別類地進(jìn)行，從而保障培訓(xùn)效果，全面提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，為檔案管理部門和企業(yè)提供必要的管理人才。

3??結(jié)束語

每一座城市都有其獨特的發(fā)展史，這些都是需要被記載在冊的。而檔案管理工作的存在為此提供了較為堅實的后盾，其對城市發(fā)展史的傳承作出了卓越貢獻(xiàn)。因此，應(yīng)提升人們對檔案管理工作的認(rèn)知度和重視度，改變?nèi)藗儗n案管理工作的消極態(tài)度，提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，制訂檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)流程，提升檔案管理工作的效率。