高校人力資源管理信息化 轉型路徑研究

卿芳梅

當前我國正在全面推進數字化建設，開放大學是運用現代信息技術的先行者，但是內部管理的信息化程度還不夠，在人力資源管理方面存在信息系統支撐不足、工作自動化程度不夠、檔案數據化程度不高等問題，本文在進一步闡述人力資源管理信息化意義的基礎上，總結了人力資源管理信息化轉型的路徑，為高校人力資源管理信息化轉型提供參考。

2023年3月，中共中央、國務院印發的《數字中國建設整體布局規劃》指出，建設數字中國是數字時代推進中國式現代化的重要引擎，要大力實施國家教育數字化戰略行動。教育信息化和現代遠程教育工作對現代化教育事業發展意義重大，但當前部分高校在人力資源管理信息化方面建設不足，不利于教育信息化和國家教育數字化戰略行動的全面展開。

開放大學人力資源管理信息化現狀

開放大學是在廣播電視大學基礎上建立的一所新型高等學校，是我國集中力量發展終身教育的一個創舉。辦學40多年來，開放大學系統走出了“先進傳播手段+名師名教”的發展之路，初步形成了“互聯網+教育”的新模式。信息化是開放大學的顯著特征，但近些年開放大學的信息化發展未能完全跟上時代的節拍，系統太多、APP 泛濫、部門割據、數據孤島等問題盤根錯節，信息技術應用存在散、慢、亂的問題（2020，荊德剛），人力資源管理信息化的發展尤為遲緩。

信息系統支撐不足 目前部分開放大學尚未建立專門的人力資源管理信息系統，部分開放大學在辦公系統中嵌入了人力資源管理的模塊，能處理部分人力資源管理工作，但是與人力資源管理的專業性匹配度不夠、對業務流程支撐不足。人力資源管理工作中大量依靠紙質材料，如工資工作表涉及要素多，經常出現一張A3紙橫向打印都難以完整展示該項表格的全部內容，不便于管理者全面了解信息；在業務審批時，由于紙質文件只能按照行政層級“串行作業”逐級審批，且無法遠程審閱審批，嚴重影響工作效率。

工作自動化程度不夠 人力資源管理過程中經常涉及政策調整、人員變動、崗位調整、績效考核等多種管理要素的調整，最后逐步傳遞影響到工資薪酬和社會保險業務上，工作中涉及大量的統計和數據運算。由于信息化程度不足，人力資源管理人員不僅要收集、調整、統計大量的人力資源信息，還要分析內部人員的數量、結構、質量等的變動情況，總工作量大，管理效率低，管理者很難及時全面掌握人力資源狀況的動態，不利于充分調動教職員工工作的積極性。

檔案數據化程度不高 當前，開放大學的人力資源管理業務檔案的信息化程度低，人事檔案基本是通過紙質材料保存，人員基本信息電子化數據涵蓋范圍較窄，且存在數據更新不及時等情況，部分工作需要在紙質檔案中反復查找比對準確信息；人力資源管理政策及工作要求等信息管理不規范，部分通過主管部門培訓方式獲得的工作要求和實施細則散落于不同時期的經辦人，未能歸檔整理，不利于工作要求和業務信息的精準傳達，容易導致操作失誤。

開放大學人力資源管理信息化建設的重要意義

增強人才選育的科學性 依托信息化和大數據技術，人力資源部門能通過系統直觀地掌握全校人力資源數量、質量、結構、使用情況和績效貢獻，提升人才選育的科學性。一方面，系統清晰記錄學校各崗位工作的閑忙程度、工作產出和工作質量，結合二級單位提出的人力資源需求與內外部人力資源供給情況，可以準確為學校的發展提供合適的人才支撐。另一方面，通過系統可以為人才發展培育提供集成式的支持環境。通過制度、文件的展示，讓教職工精準掌握學校的相關要求，尤其是幫助新入校教職工迅速了解學校的情況和工作要求，明確個人發展方向，匯入學校發展大流。同時，通過歸集培訓資源，能提升培訓的便捷性和培訓內容的針對性，促進教職工持續優化知識結構、提升履職能力；通過系統檔案管理功能，能方便工作人員在職權范圍內查看相關人員的歷史表現情況、重要獎懲信息、個人履歷等情況，有助于提高考核、考察的科學性。

提高人力資源管理效率 人力資源管理信息化利用先進的信息技術和大數據作支撐，使管理流程更科學、處理更快捷，自動化程度更高，效率將大幅度提高。高校人力資源管理工作有大量的信息需要匯總、統計和分析，特別是人員基礎信息更新、考勤、薪酬和人事檔案等較為繁瑣的事務更是如此，人工統計消耗了大量的人力和時間，通過系統可以使管理人員從繁瑣的事務性工作中解脫出來，不僅減輕了工作量和工作壓力，而且有利于保證工作成果的真實性和準確性，提高了人力資源管理效率。

提升人力資源信息記錄準確性和傳遞高效性 在傳統模式下，人力資源管理信息主要依賴于紙質文件方式傳遞，傳導效率低、歸檔難度高，尤其對于多地辦學的開放大學而言管理成本更高。通過系統的電腦端或個人手機端的隨身通訊，極大地提高人力資源管理信息傳遞的效率。一是依托人力資源信息化平臺，學校將人力資源管理制度規定、工作安排和要求、重要人力資源信息核對與反饋等迅速、準確地傳遞給全員，提高運行效率和執行力。二是學校各管理部門與人力資源部門實現即時互動，各部門在考勤、崗位調整、工作記錄、培訓、績效管理等在記錄的同時就傳遞到了人力資源管理部門，提升管理效率。三是人力資源管理系統可以將員工信息以數據的方式集中記錄和呈現，實現員工自助請假考勤、查詢個人信息及薪酬福利享受情況等，減少接待員工現場查詢的工作量，提升教職工的滿意度和歸屬感。

人力資源管理信息化轉型的路徑

構建人力資源管理信息系統是信息化轉型的基礎 人力資源管理信息系統是信息化轉型的具體載體和核心工具，承擔著信息集中管理、溝通和流程記錄的核心功能，是信息化轉型的基礎。當前市場上有很多成熟的人力資源管理信息系統解決方案可供選擇，我們可以結合學校的實際情況優選之后再進行二次開發，以適應開放大學的實際業務需求。首先，人力資源管理部門與學校管理層進行深入溝通，明確信息系統建設的核心需求，并由信息科技部門根據實際情況統籌做好預算、立項等采購前置工作。其次，選擇合適的系統供應商，選擇管理思路、架構與自身需求最匹配的系統，進行系統二次開發匹配自身的管理流程。再次，在實施過程中要保持系統開發團隊與人力資源管理部門的密切溝通，明確需求、細化設計、設置參數，并做好系統測試后正式投入運營。最后，持續優化系統，根據管理需要不斷優化完善系統功能，始終保持系統對管理職能的全流程支撐。

優化人力資源管理流程是信息化轉型的關鍵 人力資源管理信息化轉型的關鍵是流程的優化與再造，在信息化工具的介入下，實現常規業務流程化、業務流程信息化、流程信息數據化，從而更好地服務學校的戰略目標和教職員工。首先，深入開展人力資源管理流程調研。對招聘與離職管理、績效管理、薪酬管理、檔案管理等不同業務模塊的管理事項進行解構，梳理業務流程，分解管理動作，了解每個步驟的目的、執行者和時間消耗，形成工作流程圖。厘清各項管理職能的內在邏輯，比如薪酬受教職工崗位聘用、出勤情況、考核結果等因素影響，在系統設計中就應該將上一個流程的工作結果數據自動關聯到下一個流程，通過程式化的參數設計自動計算。其次，研究人力資源管理流程優化。通過工作關聯部門及人力資源管理部門的內部研究，以職責為核心，研究在信息化環境下流程優化的方案，減少冗余環節和不必要的程序，增加流程運轉的并行環節，提高整體效率，形成流程優化方案。最后，持續改進流程，優化方案實施后依然需要定期評估效果，并根據反饋和新的需求進行調整和改進。

人力資源數據治理是信息化轉型的核心 在信息化環境下，所有的管理運作和管理流程，體現的都是數據流，數據的客觀真實性直接決定了人力資源管理業務的準確性，數據治理至關重要。一是要做好存量數據的清理，人力資源管理的延續性非常強，存量數據的清理與錄入是一項系統性工程。在基礎信息方面，可以以人事檔案專審數據為基礎，把重要的檔案資料信息化，作為各項工作的基礎數據。二是建立數據審核確認機制，在系統建設時要充分考慮各類管理數據調整的發起、復核、審批流程，通過系統的功能保證系統數據的安全性。要建立數據調整確認機制，所有數據的變化都需要至少雙人復核確認，重要數據的調整需要經過有權審批人的審批，確保數據調整的合法性和準確性。三是要建立不同數據間的交叉核驗機制，各類人力資源管理數據存在很強的內部關聯性，將有關的業務數據參數化后，可以對不同數據間的邏輯進行交叉比對，從而確保數據準確性。四是實現業務參數管理，在數據的系統設計方面，按照業務邏輯對相關的結果數據進行拆解實現參數化，從而實現常規業務辦理的自動化。如，職工的工資受工作年限、崗位、考核、考勤和學校分配方案等影響，把影響因素進行拆解后形成工資分配參數，比如每年由于工作年限自然增長導致工資分配變化應實現系統自動生成調整數據。

與其他部門良性互動是信息化轉型的保障 人力資源管理是高校順暢運轉的核心，在人力資源管理信息化轉型的過程中，人力資源管理部門要與其他部門建立良性互動。一是要實現人力資源管理信息系統與其他系統間的互聯互通，建立人力資源管理信息系統與學校的辦公系統、教務管理系統、即時通訊系統等數據交互，確保數據的自動推送和互認，比如教務系統統計的教師工作量可以每月定期向人力資源管理信息系統推送數據，從而實現教師工作量聯動核算教師績效工資。二是形成人力資源管理事項的溝通討論機制，通過會議、討論或工作坊等溝通渠道對重要事項進行交流、協商，研究解決方案，強化對業務的系統支持。三是強化培訓支持，在系統上線之前進行充分培訓，結合崗位制作操作手冊，確保系統用戶對系統的使用和操作有充分的了解，充分利用好系統功能。

[作者單位：廣州開放大學黨委教師工作部（組織人事處）]

基金項目：本文系1．廣西職業教育教學改革研究項目“平陸運河助推經濟騰飛背景下社區教育發展的研究與實踐”（課題號：GXSQJG2023B007）；2.廣西開放大學校級課題“鄉村社區教育助力鄉村振興的研究與實踐”（課題號：2023XYB09）階段性研究成果。