財務(wù)共享下出版集團公司全面預(yù)算管理信息化研究

摘要：全面預(yù)算是管理會計落實經(jīng)濟責(zé)任的一把“利器”，通過預(yù)算制定、控制、調(diào)整、分析及評價等閉環(huán)管理流程，可以有效協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部各方資源，切實助企業(yè)完成預(yù)算目標(biāo)，增強企業(yè)核心競爭力，推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。近年來，財務(wù)共享服務(wù)模式在越來越多企業(yè)中得以應(yīng)用，而信息化水平也在一定程度上決定了全面預(yù)算管理的成敗。以A出版集團為例，詳細(xì)闡述全面預(yù)算管理在設(shè)計、運行過程及信息化建設(shè)中的亮點，并分析全面預(yù)算管理順利落地的重要保障——組織設(shè)置、制度制定、信息化建設(shè)及人才保障，以期為提升出版集團企業(yè)全面預(yù)算管理水平提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：全面預(yù)算；信息化；財務(wù)共享；出版集團公司

0 引言

“十四五”時期是貴州省闖新路、開新局、搶新機、出新績的關(guān)鍵5年，人民生活和文化水平將進一步提高，對高質(zhì)量精神文化生活的需求將進一步增強，這些都為出版行業(yè)的發(fā)展提供了新的歷史機遇。與此同時，受內(nèi)外部環(huán)境變化影響，經(jīng)濟發(fā)展的不確定因素有所增加，經(jīng)濟短期內(nèi)下行壓力有所加大，社會、文化、生活數(shù)字化程度不斷加深，人口出生率明顯趨緩等，都對傳統(tǒng)出版業(yè)務(wù)形成較大沖擊。

為有效“破題”“解題”，A出版集團擬運用全面預(yù)算管理提升治理能力，加強內(nèi)部控制管理，建立健全事前、事中、事后管控體系，提高管控水平，同時推進管理系統(tǒng)、平臺建設(shè)與軟件使用，提升管理決策數(shù)據(jù)化、智能化水平[1]。本文闡述A出版集團全面預(yù)算管理信息化的設(shè)計及運行過程，為出版行業(yè)其他企業(yè)的深化改革提供參考。

1 全面預(yù)算相關(guān)理論介紹

全面預(yù)算分為業(yè)務(wù)預(yù)算和財務(wù)預(yù)算兩部分。業(yè)務(wù)預(yù)算描述組織在預(yù)算期間計劃開展的不同種類的活動，如招聘員工、購買機器設(shè)備及原材料、生產(chǎn)和分配等；財務(wù)預(yù)算則是根據(jù)上述經(jīng)營計劃進行經(jīng)營結(jié)果測算，尤其是對現(xiàn)金流和利潤進行預(yù)估。

預(yù)算的編制過程能讓組織評估目標(biāo)是否可行，以及是否可達成。當(dāng)預(yù)算被恰當(dāng)?shù)刂贫ê螅軌騾f(xié)調(diào)各責(zé)任單位、各業(yè)務(wù)部門朝著組織目標(biāo)前進，推進企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。同時，企業(yè)可運用全面預(yù)算管理中的預(yù)算控制、預(yù)算調(diào)整及預(yù)算分析，如通過方差分析對比實際結(jié)果與計劃量的顯著差異，從量差和價差兩個方面來下查差異形成的原因，并對癥下藥；通過評價與考核形成全面預(yù)算管理的閉環(huán)，使得組織上下全員參與，提升職工對預(yù)計目標(biāo)的關(guān)注度和認(rèn)同感，最終推動業(yè)務(wù)發(fā)展，落實經(jīng)濟責(zé)任。

2 現(xiàn)階段A出版集團全面預(yù)算管理中存在的問題

2.1 管理層對全面預(yù)算管理重視度不足

A出版集團管理層對預(yù)算的豐富內(nèi)涵了解不足，并沒有認(rèn)識到可將全面預(yù)算管理作為一種現(xiàn)代企業(yè)的重要管理工具來推動經(jīng)濟責(zé)任的落實，普遍表現(xiàn)出重視度不足問題。A出版集團部分二級預(yù)算單位負(fù)責(zé)人甚至認(rèn)為預(yù)算工作只是做財務(wù)表格，讓財務(wù)人員自行填寫上報即可。在沒有管理層和業(yè)務(wù)的支持下，財務(wù)人員只好在同期歷史數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上對現(xiàn)有數(shù)據(jù)稍作加工就完成了“預(yù)算”工作。這種背景下形成的“預(yù)算”表格對業(yè)務(wù)促進和經(jīng)營目標(biāo)落地毫無價值，與全面預(yù)算管理的初衷更是背道而馳。

2.2 全面預(yù)算閉環(huán)管理體制和機制缺乏

A出版集團內(nèi)部各層級機構(gòu)并沒有設(shè)置相關(guān)的機構(gòu)、流程、制度來執(zhí)行監(jiān)督、績效考核等配套的后續(xù)管理程序，導(dǎo)致下屬各責(zé)任單位的管理層及具體經(jīng)辦人員不明白全面預(yù)算管理的初衷和運行模式，簡單地將預(yù)算工作視作集團內(nèi)部的一項行政工作，認(rèn)為將預(yù)算數(shù)據(jù)上報后就意味著該項工作“完成”了。這進一步降低了A出版集團管理層對預(yù)算工作的重視度，與上述問題共同形成了惡性循環(huán)。

3 A出版集團全面預(yù)算管理流程及信息系統(tǒng)預(yù)算管理模塊搭建要點

3.1 制定目標(biāo)

A出版集團圍繞自身總體戰(zhàn)略布局制定目標(biāo)，并重點篩選出營業(yè)收入、凈利潤、圖書凈發(fā)貨碼洋、書號使用量、成書上傳率、經(jīng)營活動凈現(xiàn)金流入、工資總額作為關(guān)鍵性指標(biāo)。營業(yè)收入、凈利潤指標(biāo)可引導(dǎo)A出版集團實現(xiàn)經(jīng)濟效益增長；圖書凈發(fā)貨碼洋可引導(dǎo)發(fā)行板塊積極拓展渠道，同時聯(lián)動生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)發(fā)展，推動產(chǎn)量和銷量增長，提高市場占有率；書號使用量、成書上傳率可引導(dǎo)出版板塊多出書、出好書、出精品書、出傳世書，進一步做足做優(yōu)內(nèi)容生產(chǎn)，推動出版物影響力、競爭力再上新臺階；經(jīng)營活動凈現(xiàn)金流入要求A出版集團各業(yè)務(wù)單位主要防控企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營風(fēng)險，積極穩(wěn)妥、量入為出、收支平衡，確保現(xiàn)金流的穩(wěn)定，同時聚焦主業(yè)，打造具備內(nèi)生性、持續(xù)性的利潤增長點；工資總額可實現(xiàn)經(jīng)濟效益和員工工資總額的聯(lián)動管理，真正激發(fā)集團上下全體員工生產(chǎn)經(jīng)營的積極性，進一步增強企業(yè)內(nèi)生動力。

3.2 預(yù)算編制

A出版集團預(yù)算方案由業(yè)務(wù)預(yù)算和財務(wù)預(yù)算構(gòu)成，業(yè)務(wù)部門先提出經(jīng)營計劃，預(yù)測“掙錢和花錢的打算”，即資源配置；然后財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)預(yù)算進行經(jīng)營結(jié)果及相關(guān)報表的試算，經(jīng)相關(guān)機構(gòu)審批后即完成預(yù)算編制流程。具體流程如下：

第一步：業(yè)務(wù)預(yù)算。這一部分大體包括6個運營計劃。在完成目標(biāo)設(shè)定后，A出版集團根據(jù)“誰發(fā)起、誰預(yù)算”的原則確定預(yù)算主體，由預(yù)算主體進行預(yù)算編制。業(yè)務(wù)部門制定銷售預(yù)算，并在此基礎(chǔ)上考量庫存政策等因素，再制定生產(chǎn)預(yù)算，還需確定采購計劃、人力成本預(yù)算、費用預(yù)算、資本預(yù)算等。以A出版集團為例說明上述流程：策劃編輯部門根據(jù)營業(yè)收入、書號使用量、成書上傳率等任務(wù)目標(biāo)設(shè)定年度出版計劃；發(fā)行部門根據(jù)圖書凈發(fā)貨碼洋向編輯部門訂購圖書，包銷數(shù)量及發(fā)行數(shù)量構(gòu)成年度造貨數(shù)量的基數(shù)；在此基礎(chǔ)上，出版部門制定采購紙張和印刷服務(wù)的預(yù)算金額；人力部門根據(jù)年度培訓(xùn)計劃、在職職工情況及招聘計劃等因素制定人力成本預(yù)算；總編辦按超出編輯、校對及審讀人員的基本工作量情況編制超編超校費用預(yù)算；后勤保障部門在充分考慮年度常規(guī)工作和擬完成工作基礎(chǔ)上直接確定費用預(yù)算。

第二步：財務(wù)預(yù)算。業(yè)務(wù)部門運用業(yè)務(wù)語言完成預(yù)算編制后，通過事先搭建好的信息化模塊直接實現(xiàn)業(yè)務(wù)語言到財務(wù)語言的轉(zhuǎn)換，編制出預(yù)算財務(wù)報表的初步版本。財務(wù)人員根據(jù)各部門匯總的收付款計劃及賬期情況估算資金盈余水平，預(yù)測本年度所需的融資費用或能夠獲得的利息收益。此外，財務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)的匯總情況補充稅金預(yù)計金額，最終預(yù)測上述生產(chǎn)、投資、銷售等活動的財務(wù)結(jié)果，呈現(xiàn)形式為3張預(yù)算財務(wù)報表，即預(yù)算資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表及現(xiàn)金流量表。信息系統(tǒng)直接匯總內(nèi)部抵銷部分，即可生成集團公司財務(wù)預(yù)算報表。在該環(huán)節(jié)中，財務(wù)部門作為所有業(yè)務(wù)及財務(wù)信息的集成點，對預(yù)算數(shù)據(jù)和上期實際數(shù)據(jù)差距較大或缺失新增的部分應(yīng)高度重視，需與相關(guān)業(yè)務(wù)部門再次核實，真正做到預(yù)算項目不重不漏。

3.3 預(yù)算控制

預(yù)算控制是指企業(yè)以預(yù)算為標(biāo)準(zhǔn)，通過全流程監(jiān)督、差異分析等使得日常經(jīng)營不偏離預(yù)算的管理活動[2]。控制過程應(yīng)注重剛?cè)岵瑢θ嵝灾笜?biāo)要事先確定彈性幅度。A出版集團按季召開預(yù)算執(zhí)行情況及經(jīng)營情況分析會議，對關(guān)鍵性預(yù)算指標(biāo)的執(zhí)行偏差及時進行分析，找到偏差形成的原因，并及時糾偏；對預(yù)算執(zhí)行過程中的重大問題進行及時預(yù)警，落實風(fēng)險防控，為全集團生產(chǎn)經(jīng)營保駕護航。

信息系統(tǒng)預(yù)算管理模塊中的預(yù)算控制輸入信息，為各單位各業(yè)務(wù)板塊的關(guān)鍵預(yù)算指標(biāo)、業(yè)務(wù)預(yù)算、業(yè)務(wù)計劃、預(yù)算執(zhí)行控制標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)算執(zhí)行情況等。該模塊通過對預(yù)算數(shù)據(jù)和實際執(zhí)行數(shù)據(jù)的校驗、比較和匯總，得出差異情況，同時通過預(yù)算監(jiān)控模型的設(shè)置，對超預(yù)算彈性情形實施預(yù)警并暫時凍結(jié)預(yù)算，根據(jù)制度及設(shè)置執(zhí)行預(yù)算控制審核流程。此外，該模塊定期輸出預(yù)算執(zhí)行差異分析報告，以及初步的經(jīng)營調(diào)整措施等。

該環(huán)節(jié)為了保證預(yù)算目標(biāo)數(shù)據(jù)的權(quán)威性、可比性及準(zhǔn)確性，應(yīng)盡量減少數(shù)據(jù)生產(chǎn)過程中的人為因素。A出版集團通過在信息系統(tǒng)中設(shè)置一定的控制條件，避免了同一業(yè)務(wù)因核算統(tǒng)計人員的職業(yè)判斷不同而產(chǎn)生不同的結(jié)果。財務(wù)共享由于其本身的集中化及規(guī)范化，同一類業(yè)務(wù)由一人或固定幾人進行核算處理。財務(wù)數(shù)據(jù)在此方面具有天然的優(yōu)勢，但業(yè)財數(shù)據(jù)還需從信息化的搭建上再加一道“保險”。例如，預(yù)算管理模塊與圖書出版管理平臺打通，實現(xiàn)實時傳遞書號使用量及成書上傳情況；現(xiàn)金流量的設(shè)定在憑證制作環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化，財務(wù)核算系統(tǒng)根據(jù)對方科目預(yù)先設(shè)定默認(rèn)的現(xiàn)金流量選項，操作人員修改時也只能根據(jù)實際情況在某個大類中做出選擇；人力資源系統(tǒng)與財務(wù)核算系統(tǒng)設(shè)置接口，所有人力成本由人事部門在自身系統(tǒng)中完成制表，財務(wù)核算系統(tǒng)讀取單據(jù)后自動生成模式憑證，預(yù)算管理模塊中的“工資總額”直接從模式憑證中取數(shù)。

3.4 預(yù)算調(diào)整

財務(wù)會計追求精準(zhǔn)、精確，但是不建議追求預(yù)算的準(zhǔn)確率。管理會計更追求管理工具的“功效性”，也就是全面預(yù)算管理能不能真正推動企業(yè)完成既定的任務(wù)，或者是否能推動企業(yè)降本增效、開源節(jié)流等。A出版集團意識到過度追求預(yù)算的準(zhǔn)確性會帶來預(yù)算管理僵化問題，降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的靈活性。此外，過度追求預(yù)算的準(zhǔn)確性還會帶來兩個方面負(fù)面影響：一是沒有人愿意制定和審批預(yù)算，這意味著給制定人和審批人帶來額外的責(zé)任和枷鎖；二是企業(yè)會選擇按照既定的預(yù)算執(zhí)行，可能出現(xiàn)給多少錢辦多少事、該做的事沒有預(yù)算不做的現(xiàn)象，也可能出現(xiàn)只要有預(yù)算，不該辦的事或可以明年辦的事也給辦了的問題，反而限制了企業(yè)的進步。A出版集團要求預(yù)算審批后就必須嚴(yán)肅執(zhí)行，不能隨意調(diào)整和更改，只有遵循嚴(yán)格的審批流程并具有理性、數(shù)據(jù)化的審批依據(jù)，才允許修正。

隨著組織經(jīng)營活動的推進，A出版集團在每季度召開預(yù)算執(zhí)行情況及經(jīng)營情況分析會議后，對全面預(yù)算年度方案進行必要的調(diào)整和修改，或者審批下屬業(yè)務(wù)單位提出的預(yù)算調(diào)整方案。財務(wù)人員依靠信息系統(tǒng)預(yù)算管理模塊迅速測算出可能的財務(wù)報表，再按調(diào)整流程上報預(yù)算審批機構(gòu)，預(yù)算審批機構(gòu)經(jīng)過審議并同意后形成新的預(yù)算方案。為提高經(jīng)營業(yè)務(wù)的靈活性，A出版集團對預(yù)算調(diào)整實施授權(quán)管理，針對非關(guān)鍵預(yù)算指標(biāo)的調(diào)整，在不影響關(guān)鍵預(yù)算指標(biāo)的前提下，由所屬企業(yè)實施內(nèi)部審批流程后即可自行調(diào)整。

預(yù)算管理模塊中在此環(huán)節(jié)的輸入信息一般包括各業(yè)務(wù)單位及業(yè)務(wù)板塊的主要績效指標(biāo)、預(yù)算執(zhí)行差異分析報告等。企業(yè)對預(yù)算數(shù)據(jù)進行調(diào)整后，該模塊自動分解調(diào)整后的預(yù)算目標(biāo)，自動匯總預(yù)算，最終輸出結(jié)果為各業(yè)務(wù)單位及業(yè)務(wù)板塊調(diào)整后的績效指標(biāo)等。

3.5 預(yù)算分析與評價

A出版集團在預(yù)算管理模塊搭建過程中設(shè)置多種預(yù)算分析模型，同時實現(xiàn)與業(yè)務(wù)及財務(wù)系統(tǒng)的共享互聯(lián)、自動取數(shù)，進行預(yù)算差異的自動計算，高效、準(zhǔn)確、自動地在財務(wù)共享中心完成大量前期統(tǒng)計工作。各單位管理會計人員或業(yè)財支持人員通過數(shù)據(jù)分析，判斷關(guān)鍵突破點，可直接在系統(tǒng)中向具體業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人分配相關(guān)問題，由對方負(fù)責(zé)分析業(yè)務(wù)方面存在的差異原因，以及對下一步業(yè)務(wù)的思考。管理會計人員或業(yè)財支持人員也可在線下與業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人面對面地進行溝通。財務(wù)部門通過上述線上或線下的方式，與具體業(yè)務(wù)部門共同分析差異的成因，最終輸出不同部門、不同期間、各種層級等多維度的業(yè)財預(yù)算差異分析報告，為后續(xù)績效考核提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，進一步實現(xiàn)對預(yù)算的預(yù)警、分析、評價、考核和獎懲，形成預(yù)算的閉環(huán)式管理。

該環(huán)節(jié)還需關(guān)注，預(yù)算的調(diào)整并不等同于KPI（關(guān)鍵績效指標(biāo)）的調(diào)整，之前定下的預(yù)算依然是年度業(yè)績考核的重要支撐。這也體現(xiàn)了預(yù)算指標(biāo)的嚴(yán)肅性。

通過上述5個要點，A出版集團形成了全面預(yù)算管理的閉環(huán)。

4 A出版集團全面預(yù)算管理的重要保障

4.1 組織保障

全面預(yù)算管理是“一把手工程”，管理層要意識到預(yù)算不是一項簡單的計算統(tǒng)計工作，而是一個管理過程。組織保障是全面預(yù)算管理的第一保障，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)班子承擔(dān)的是行政職責(zé)，成立預(yù)算管理相關(guān)機構(gòu)則可以強化領(lǐng)導(dǎo)班子的經(jīng)濟職責(zé)。

A出版集團為此設(shè)立了預(yù)算管理委員會、預(yù)算審議機構(gòu)、預(yù)算管理辦公室、預(yù)算責(zé)任單位四級預(yù)算管理體系。各二級公司可根據(jù)預(yù)算管理需要設(shè)立相關(guān)機構(gòu)。

4.2 制度保障

在設(shè)立預(yù)算管理體系的基礎(chǔ)上，A出版集團制定相應(yīng)策略，確定了全面預(yù)算管理的目標(biāo)和原則，對各級預(yù)算管理機構(gòu)的職責(zé)進行劃定，對預(yù)算執(zhí)行過程及預(yù)算調(diào)整的相關(guān)流程進行明確，規(guī)定了按季度進行預(yù)算分析及調(diào)度，并針對后續(xù)的考核和獎懲制定了細(xì)則，據(jù)此保障全面預(yù)算管理的順利落地。

4.3 信息化保障

信息系統(tǒng)的智能化水平也是全面預(yù)算管理能否成功的決定性因素之一。A出版集團通過內(nèi)嵌的預(yù)算管理模塊，在預(yù)算控制與執(zhí)行過程中實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的動態(tài)分析優(yōu)化與預(yù)算計劃調(diào)整[3]，并能對企業(yè)預(yù)算管理模型搭建、預(yù)算目標(biāo)設(shè)定、預(yù)算編制、預(yù)算控制、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算分析和評價等實施全流程信息化管理，提升了預(yù)算的合理性與科學(xué)性，保障了全面預(yù)算管理高效、準(zhǔn)確地落地運行。

4.4 人才保障

在全面預(yù)算管理中，組建優(yōu)質(zhì)、高效的管理團隊和技術(shù)團隊尤為必要[4]。全面預(yù)算管理落地執(zhí)行時需要財務(wù)人員從核算會計向管理會計轉(zhuǎn)型，還需要強有力的信息化技術(shù)人才作為支撐。管理會計人才基于對業(yè)務(wù)實質(zhì)及相關(guān)預(yù)算專業(yè)知識的掌握，在對上與對下的溝通、協(xié)調(diào)中起到重要作用，同時需逐步加強大數(shù)據(jù)背景下復(fù)雜數(shù)據(jù)和信息處理的互聯(lián)網(wǎng)思維及能力。此外，信息化人才負(fù)責(zé)信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理、日常維護和優(yōu)化升級等工作，當(dāng)信息化系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，能夠及時、有效地給予處理，并通過權(quán)限設(shè)置等方式提升數(shù)據(jù)安全性，避免商業(yè)機密數(shù)據(jù)泄露等情況。A出版集團為此強化了管理會計專業(yè)人才和信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)與引進，通過培訓(xùn)、專題講座等多種形式增強相關(guān)人才能力，從而提升全面預(yù)算人才的綜合素養(yǎng)[5]，為財務(wù)共享體系下全面預(yù)算管理信息化的順暢運行保駕護航。

5 結(jié)語

全面預(yù)算是管理會計落實經(jīng)濟責(zé)任的一把“利器”，能讓員工在履行好行政責(zé)任的前提下，將經(jīng)濟職責(zé)放在第一位。所以，不能簡單地將全面預(yù)算管理看作財務(wù)工具，而要將其視為很好的業(yè)務(wù)推動工具。要讓全面預(yù)算管理發(fā)揮作用，編制預(yù)算的過程就非常重要，而且要做好后續(xù)的過程跟蹤、結(jié)果評價等工作。財務(wù)人員在這個過程中要運用自身的專業(yè)知識，尤其是全面預(yù)算管理的理念及方法，引導(dǎo)企業(yè)進行全面預(yù)算管理體系搭建和方法運用，運用信息化力量全程服務(wù)全面預(yù)算的閉環(huán)管理，讓這一企業(yè)管理“利器”發(fā)揮真實作用。

參考文獻

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收稿日期：2023-07-27

作者簡介：

經(jīng)典，女，1990年生，碩士研究生，高級會計師、高級經(jīng)濟師、注冊會計師，主要研究方向：企業(yè)財務(wù)、管理會計、財務(wù)數(shù)字化、企業(yè)管理。