醫院綜合檔案管理新模式研究

摘 要：近年來，我國社會經濟在不斷發展和進步，國家相關部門對于醫療事業的關注也在提高。目前，醫院的改革在不斷深入，需要重視檔案管理工作，不斷完善醫院綜合檔案管理工作，提高工作的質量和效率。文章分析了醫院在改革發展過程中采用的各種措施，全面提升了綜合檔案管理質量，符合醫院具體的發展要求。

關鍵詞：醫院檔案；管理模式；管理改革

綜合檔案管理工作是我國醫院實施管理過程中較為重要的內容之一。伴隨我國醫療事業的快速發展和完善，醫院綜合檔案管理工作也迎來了全新的挑戰。目前，在醫院綜合檔案管理工作當中，需要結合全新的醫療理念，進一步提升綜合檔案管理的效率和效果，滿足實際的綜合檔案管理要求，并對全新的綜合檔案管理模式實施改革，保證符合時代發展需求。

一、綜合檔案管理模式改革的原則

1.符合時代發展

隨著科學技術的發展，信息技術走進了千家萬戶，不僅企事業單位在結合信息技術尋求發展路徑，人們的生活也已離不開信息技術。醫院的綜合檔案管理模式改革也要結合互聯網、大數據等技術，轉變傳統工作管理思想、應用技術手段，以數字化的形式完成綜合檔案歸檔，建立患者病歷檔案等，以數字化的綜合檔案管理提升工作效率和準確性，實現綜合檔案管理的質效提升。

2.符合醫院發展需求

綜合檔案管理模式改革并不是毫無目的，必須結合自身的發展需求以及工作中存在的問題完成改革和發展。醫療事業關系到民生，因此，醫療事業一直是改革中的重點項目，國家及各地政府也結合當地發展需求，為醫院的發展提供了政策支持，這也足以證明醫院改革發展的重要性，為了確保醫院的有效改革，綜合檔案管理部門必須結合醫院發展需求調整自身管理要求，有規劃地完成改革工作。

二、綜合檔案管理在醫院管理中發揮的重要作用

1.綜合檔案能夠推動醫院管理工作再上一個新臺階

醫院的綜合檔案主要是醫院在工作、活動中的留痕和存檔，由于醫院作為公共事業單位，具有知識密集型的特點，所以，對于醫務人員專業資質的要求非常高，而對各類醫務人員的個人檔案實施集中有效的管理，能夠直接了解各位醫務人員的學歷水平和實踐經驗，從而為醫院在人才考察方面提供相關依據。同時，也為醫院建設高水平的醫療團隊提供強大的助力。

2.高質量的綜合檔案管理能推動醫院各項改革工作落到實處

醫院的綜合檔案管理工作與醫院各項制度的改革有著密切的關聯，尤其是對于職工的薪資水平改革方面，檔案更是提供了更加全面的參考資料。醫院在開展職工工資核算時，需要參考單位職工的工齡、學歷等相關信息，還要借助財務相關的統計報表和相應的檔案信息，從而實現工資水平增減的公平性，也為激勵職工發揮自身主觀能動性創造了條件。

3.綜合檔案管理能夠使醫院各項資源的統一調度分配更加合理

目前，許多醫院的綜合檔案管理都在穩步提高，尤其是對于信息化水平的應用，建設信息化的綜合檔案管理平臺能夠幫助醫院系統了解職工的各類情況，并提供相應的數據展開分析。所以，在醫院的人力資源分配上綜合檔案管理發揮了重要的作用。對于醫院的其他資源，如資金、設備設施等，同樣也能夠通過較為科學的綜合檔案管理實施統一的調度和分配，進而實現醫院有限資源的最大化利用，提高醫院管理的工作效率。

三、醫院綜合檔案管理模式存在的問題

1.綜合檔案管理體制不健全

由于大部分醫療機構對綜合檔案管理工作重視程度不夠，醫療機構管理人員對檔案管理工作較為忽視，所以，在醫療機構中綜合檔案管理的體系制度不夠完善。此外，大部分醫院將工作重點放在科研工作中，在一定程度上忽略了對綜合檔案工作的管理，并在一定程度上加重了綜合檔案管理工作的制度缺失，導致綜合檔案管理工作模式模糊、責任粗略、結構不全、內容空洞等問題，使綜合檔案管理工作隨意性強，綜合檔案管理人員形同虛設，這些都是由于綜合檔案管理工作制度不健全所造成的。所以，要在一定程度上加強對綜合檔案管理工作制度的建設，提升綜合檔案管理工作的規范性，調動管理人員的積極性，全面減少醫療機構的資源消耗，提升對綜合檔案管理工作的重視程度，加強綜合檔案管理體系的建設。

2.綜合檔案管理人員專業能力良莠不齊

綜合檔案管理工作中人員分布也存在一定問題，且專業人員的能力同樣有待提高，所以，要重視醫院綜合檔案管理人員的培養，從不同的渠道吸收綜合檔案管理的優秀人才。一方面，可以從各類高校中吸收綜合檔案管理優秀人才，并對其開展定向培養，使其能夠研發各種檔案科研項目，并對醫療機構的綜合檔案管理工作提供創新性的建設意見，分析醫療機構的檔案資源管理規劃，提升醫院的醫療競爭水平；另一方面，可以從人才市場吸收優秀人才，考察其專業工作能力和職業道德，要保證綜合檔案管理人員具備一定程度的醫療業務知識和專業管理素養，使綜合檔案管理更加規范，并保證其具有較強的責任意識和工作道德。從不同方面吸收優秀的檔案管理人員，不斷完善綜合檔案管理人員的分布情況，全面提升綜合檔案管理人員的專業能力，提高管理檔案的技術水平，解決檔案管理工作人員素質良莠不齊的問題。

3.綜合檔案管理意識薄弱，管理項目不規范

目前，有些醫療機構存在綜合檔案管理意識薄弱的問題。醫院大部分人員對綜合檔案管理工作不夠熟悉，對綜合檔案管理工作形成長久的忽視態度，導致綜合檔案管理意識比較薄弱，這種思想意識也逐漸對醫院的綜合檔案管理機制產生了較大的影響，綜合檔案管理工作開展受到阻礙，并對管理人員形成較大的工作壓力，管理人員在繁多的工作中找不到工作重點，不能主動提升自己的能力，只會在日復一日的工作中喪失工作興趣，使綜合檔案管理工作頻頻出現失誤。在這種情況下，綜合檔案管理工作容易形成一種“空頭支票”。

4.綜合檔案管理品類多，管理不符合要求

在科學技術快速發展的今天，逐步拓寬了醫院日常管理范圍，增加了醫院綜合檔案管理種類，這就意味著當前的綜合檔案管理模式已經滿足不了現代綜合檔案管理的需要。一方面，我國社會醫療行業綜合檔案的類型不斷增加，比較常見的類型有財務檔案、文書檔案、招標檔案以及各科室檔案等；另一方面，當前社會醫院檔案形式發生了較大變化，傳統的檔案保存方法滿足不了現代聲像綜合檔案管理的需要，且檔案數量越來越多，增加了綜合檔案管理工作的壓力。

5.不注重保存病歷，弱化病案管理價值

醫院醫療活動探索性與風險性較強，且現代社會經濟水平不斷提高，人們可以接觸較多的事物，醫療活動風險不斷增加，這就意味著醫院病歷檔案具有客觀證明的作用。然而，醫療活動中綜合檔案管理人員對病歷管理的重要性認識不足，病歷檔案不精準、不及時以及連貫性不足，甚至還會出現病歷管理流程操作不嚴格或漏記的問題，病案管理的價值被弱化。

四、綜合檔案管理模式改革在醫院綜合檔案管理中的具體應用

1.提高綜合檔案管理的安全性

醫院應加強綜合檔案信息管理，保障醫院各類檔案的安全，防止因信息被泄露而發生不良事件。首先，要加強基礎設施建設，規范綜合檔案管理模式和制度。醫院應設置綜合檔案庫房，負責檔案資料的保管與存放。檔案庫房應加強防潮、防火等基礎設備設施，以避免受到環境和其他物理因素的干擾；其次，充分利用信息技術對各類綜合檔案實施整理和歸檔。隨著信息技術的飛速發展，綜合檔案的內容、形式越來越復雜，僅靠人工處理已不能滿足現有工作的需求，不僅耗費人力、物力，還增加了檔案管理人員的工作量。為了避免這種情況的發生，醫院應積極運用信息技術開展檔案管理，以減輕相關人員的工作壓力，提高檔案管理的質量和效果。此外，利用信息技術能快速完成檔案的歸納總結和門類劃分等工作，有利于充分發揮綜合檔案的功能價值；最后，應重視紙質檔案和電子檔案的保護。為了更好地保存綜合檔案的信息內容，相關人員應盡快將紙質檔案轉換成電子檔案。而在電子檔案保護過程中，要做好資源信息備份，加強網絡安全建設，確保檔案質量。

2.提升綜合檔案管理人員職業素養

管理人員的職業素養、專業能力直接影響綜合檔案管理的質量和效果，甚至關系醫院整體的發展。現階段，醫院綜合檔案管理人員存在專業匹配度不高、工作能力較弱和職業素養較低等問題，嚴重制約了檔案管理工作質量的提高。針對這種情況，醫院應注重引進專業人才，確保其所學專業與工作內容相匹配，優化人才引進制度，鼓勵檔案工作人員定期參加線上線下各類檔案專業技術培訓活動，不斷提高自身工作能力和專業技術水平。同時，醫院還要重視對相關人員信息素養的培養，為今后綜合檔案管理信息化建設提供支持。

3.創建綜合檔案信息化管理平臺

部分醫院忽視了綜合檔案信息化管理平臺，導致平臺建設進展緩慢，無法充分發揮綜合檔案管理信息化平臺的作用。還有一些醫院在建立綜合檔案管理平臺的過程中，沒有考慮醫院的實際情況和發展方向，導致綜合檔案管理平臺不適應實際情況。為此，醫院應加大資金投入，設立專項資金，加強設備設施引進，重視信息化人才培養，積極嘗試建立綜合檔案信息化管理平臺，從而加強管理平臺的適用性，提高綜合檔案管理質量，保障檔案查閱、檢索等相關工作能夠順利、高效地開展。

4.完善綜合檔案管理制度

完善的檔案管理制度是保障檔案工作順利開展的基礎，是醫院發展的重要保證，有利于加強綜合檔案管理工作的系統性。醫院在完善綜合檔案管理制度的同時，也要考慮現行醫療體制、科室設置、人員配備以及醫院發展方向等多方面的問題。醫院還要重視完善綜合檔案管理制度，使綜合檔案管理模式符合實際情況，明確檔案資料的收集、整理、歸檔和查借閱等工作流程，嚴格控制檔案資料的審核。此外，還應優化綜合檔案的保密與查借閱制度，規范綜合檔案管理模式，提高檔案的利用效率。

5.建設信息化綜合檔案管理模式

在信息技術飛速發展的今天，各行業都在積極將信息技術與日常檔案工作相結合，創造出適合自己的工作模式和方法，以適應時代的發展，實現資源的優化配置，以提高工作質量和效果。現階段，醫院在發展過程中涉及的工作內容越來越多，需要記錄和收集的數據也越來越多，如果按照以往的管理模式，不僅無法有效提高工作質量，而且會對醫院的發展產生一定的制約作用。為了適應時代的發展，提高醫院綜合檔案管理模式的有效性，必須重視建立信息化的綜合檔案管理模式，在日常管理中融入網絡信息系統、集成管理系統和資源開發系統等。在信息錄入過程中，相關人員要借助計算機等設備設施提高信息的準確性，提高工作效率，減輕工作壓力。醫院也可以嘗試將視頻、圖片和音頻等文件轉化為數據，進一步提高檔案的完整性。

五、思考與展望

針對以上的現況和問題，筆者認為，在醫院綜合檔案管理的實施中，需要不斷解決和完善存在的問題。

首先，在檔案室建設發展體系方面，需要持續對管理方案實施細化。同時，要進一步細化各項建設標準，減少差異，促進兄弟單位之間的交流學習、共同發展和共同進步，最大限度地保障醫院綜合檔案管理的質量和效率得以提高。

其次，在人才培養方面需要更加引起重視，人才是負責綜合檔案管理的主體。目前，檔案工作人員存在著發展前景不夠明朗、薪資待遇相對較低下，使得綜合檔案管理的人才隊伍建設存在一定的難度以及相對嚴重的人才流失問題，要提高綜合檔案管理的效果，更好地推動醫院發展，就必須解決人才流失問題。關于人才流失的問題，筆者結合自身經驗提出了以下建議：加大政策扶持及專項資金投入力度，以此充分滿足醫院建設發展人才隊伍的實際需求，讓每一位投身于綜合檔案管理的工作人員在生活待遇和工作待遇上得到充分保障，不斷擴大、充實人才隊伍。

21世紀是信息技術的時代，任何工作的開展都需要充分利用互聯網的力量，特別是工作量巨大、信息煩瑣的檔案資料管理工作，更需要借助互聯網平臺和現代化技術開展資源整合。目前，在綜合檔案查閱利用過程中，基本上是以電子軟件搜索的查閱方式代替傳統紙質目錄的查閱方式，還會應用音頻、錄像等方式，對于珍貴的檔案資料，更需要很好地保存，為我國醫療檔案事業的發展和進步打下更加堅實的基礎。

六、結束語

隨著現代醫療衛生機構改革的深入，各大醫院綜合檔案管理由單一模式的發展逐步轉化為綜合管理模式。多數醫院存在綜合檔案管理內部改革的需求，在改革實施中需要循序漸進，防止因速度過快導致日常工作無法正常運行。同時，需要把握好改革的方向，選擇正確的方式方法。綜合檔案管理作為醫院運行的重要組成部分，與其持續發展和正常運轉緊密相連，著重綜合檔案管理工作的同時，全面分析所存在的弊端，并研究解決措施，進一步完善管理工作的方法。相關工作人員應該自我提升和培養專業能力，并不斷提高綜合檔案管理水平，建設安全、科學的數據庫，實現綜合檔案的價值。因此，醫院需要建立完善的管理制度，使用數字化的信息技術，積極培養復合型人才，從而全面發揮綜合檔案管理的作用，以此提高工作效率。

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（作者單位：濰坊醫學院附屬醫院）

作者簡介：張蕾（1982—），女，漢族，山東章丘人，本科，館員，研究方向：檔案。