基于Python的辦公自動化應(yīng)用

周洪斌，苗盼盼

（沙洲職業(yè)工學(xué)院數(shù)字化與微電子學(xué)院，張家港 215600）

0 引言

Python 程序設(shè)計語言具備語法簡潔、靈活高效、類庫豐富等優(yōu)點，在網(wǎng)絡(luò)爬蟲［1］、數(shù)據(jù)分析、人工智能、辦公自動化、Web 自動化測試［2］等方面得到了廣泛運(yùn)用。辦公自動化是眾多企事業(yè)單位每天面臨的重要工作，當(dāng)面臨多個文檔、電子表格需要處理時，采用傳統(tǒng)的單個文檔一一處理的方式不僅枯燥乏味、耗時費(fèi)力，而且容易出錯，采用Python 實現(xiàn)辦公自動化，實現(xiàn)文檔、電子表格的批量處理，可以有效提高辦公效率。Python 語言提供了豐富的類庫支持Word 文檔、Excel 表格的自動化處理［3］以及電子郵件的自動收發(fā)。

1 Python辦公自動化基礎(chǔ)

1.1 操作Word文件

Win32com 是Python 操作Word 文件的常用組件，只要計算機(jī)已安裝Microsoft Office 軟件，Python 就可以通過內(nèi)置的Win32com 組件對Microsoft Office文件進(jìn)行存取。

（1）創(chuàng)建Word應(yīng)用程序變量

from win32com.client import Dispatch

word=Dispatch（“Word.Application”）

word.Visible=0

word.DisplayAlerts=0

Word 應(yīng)用程序變量的Visible 屬性表示是否顯示W(wǎng)ord 界面，0 表示不顯示；DisplayAlerts 屬性表示是否顯示W(wǎng)ord警告信息，0表示不顯示。

（2）新建文檔并寫入內(nèi)容

doc=word.Documents.Add（）

range=doc.Range（0，0）

range.InsertAfter（“Python寫入”）

Word 應(yīng)用程序變量的Documents.Add 方法用于新建一個文件，Range方法用于設(shè)置文件位置，InsertAfter方法表示在該位置后面寫入內(nèi)容。

（3）保存、關(guān)閉文件并退出Word應(yīng)用程序

doc.SaveAs（“D:\py.docx”）

doc.Close（）

word.Quit（）

自動操作文件完成后退出Word 應(yīng)用程序，以免占用系統(tǒng)資源。

1.2 讀寫Excel文件

Pandas 是Python 廣泛使用的數(shù)據(jù)分析庫，可以用于讀寫Excel 表格、CSV 等格式的數(shù)據(jù)文件［4］。Pandas庫主要提供了Series、DataFrame兩種類型的數(shù)據(jù)對象用于存儲及分析數(shù)據(jù)。Series用于存儲一行或一列的數(shù)據(jù)，可以理解為Excel表格中的一列數(shù)據(jù)；DataFrame 用于存儲多行和多列的數(shù)據(jù)集合，可以理解為Excel 的表格。通過Pandas讀寫Excel文件的基本步驟如下：

（1）通過pandas 提供的read_excel 方法讀取Excel文件

import pandas as pd

data=pd.read_excel（“員工信息.xlsx”）

上面的data 變量即為DataFrame 類型的變量。

（2）通過列名訪問數(shù)據(jù)列

from datetime import datetime

#計算工齡

data［“工齡（年）”］=datetime.now（）.year-data

［“入職時間”］.dt.year

（3）通過to_excel方法寫數(shù)據(jù)到Excel文件中

data.to_excel（“員工工齡.xlsx”）

1.3 Python發(fā)送郵件

SMTP 是發(fā)送郵件的協(xié)議，Python 通過內(nèi)置的smtplib和email兩個模塊提供對SMTP的支持，smtplib 負(fù)責(zé)發(fā)送郵件，email 負(fù)責(zé)構(gòu)造郵件。使用Python發(fā)送郵件的主要代碼如下：

（1）導(dǎo)入需要的smtplib和email模塊

import smtplib

import email.mime.multipart

import email.mime.text

（2）給出發(fā)件人郵箱、授權(quán)碼及收件人郵箱

#發(fā)件人郵箱

sendAddr=‘szitzhb@qq.com’

#發(fā)件人授權(quán)碼

password=‘wheqqckqwysxugha’

#收件人郵箱

recipientAddrs=‘itfans@163.com’

（3）通過email 模塊的MIMEMultipart 對象構(gòu)造郵件內(nèi)容，包括發(fā)件人、收件人、郵件主題及正文

#構(gòu)造郵件內(nèi)容

msg=email.mime.multipart.MIMEMultipart（）

msg［‘from’］=sendAddr

msg［‘to’］=recipientAddrs

#郵件主題

msg［‘subject’］=‘Python發(fā)送郵件’

#郵件正文

txt=email.mime.text.MIMEText（‘這是一封來自

Python的郵件。’，‘plain’，‘utf-8’）

msg.attach（txt）

（4）建立與服務(wù)器的連接并發(fā)送郵件

#建立SMTP_SSL連接

smtp=smtplib.SMTP_SSL（‘smtp.qq.com’，465）

#登錄郵箱

smtp.login（sendAddr,password）

#發(fā)送郵件

smtp.sendmail（sendAddr,recipientAddrs,str（msg））

smtp.quit（）

2 綜合應(yīng)用

企業(yè)人力資源部門給新員工發(fā)送PDF 格式的錄用通知書通知其辦理入職手續(xù)，是人力資源部門的一項常規(guī)工作。如果錄用的新員工人數(shù)較多，則是一項費(fèi)時費(fèi)力的工作。我們可以通過Python 實現(xiàn)PDF 格式錄用通知書的批量產(chǎn)生并自動發(fā)送電子郵件，具體過程如圖1所示。

圖1 批量產(chǎn)生錄用通知書并發(fā)送郵件過程

2.1 制作新員工錄用通知書模板

制作如圖2 所示的錄用通知書Word 模板，｛｛name｝｝、｛｛gender｝｝、｛｛department｝｝以及｛｛position｝｝表示占位符，是需要填充的內(nèi)容，并可以根據(jù)需要設(shè)置好格式。

圖2 新員工錄用通知書模板

2.2 讀取新員工錄用名單

通過Pandas 從圖3 所示的員工錄用Excel 名單中讀取錄用信息。

圖3 新員工錄用名單

主要代碼如下：

#導(dǎo)入pandas

import pandas as pd

#讀取excel文件

emps=pd.read_excel（‘錄用名單.xlsx’）

#依次獲得各列的值，即新員工姓名、

性別、入職部門、崗位以及郵箱

name=emps［“姓名”］.str.rstrip（）

#將性別男、女轉(zhuǎn)換成先生、女生

gender=emps［‘性別’］.str.rstrip（）.map（dict（zip

（［‘男’，‘女’］，［‘先生’，‘女士’］）））

department=emps［‘入職部門’］.str.rstrip（）

position=emps［‘入職崗位’］.str.rstrip（）

email=emps［‘郵箱’］.str.rstrip（）

2.3 根據(jù)模板批量生成錄用通知書

使用DocxTemplate 可以根據(jù)模板批量生成錄用通知書，主要步驟如下：

（1）安裝并導(dǎo)入DocxTemplate

pip install docxtpl

from docxtpl import DocxTemplate

（2）使用2.2 節(jié)讀取的新員工錄用名單填充模板

num=emps.shape［0］

for i in range（num）：

context=｛

“name”：name［i］，

“gender”：gender［i］，

“department”：department［i］，

“position”：position［i］

｝

tpl=DocxTemplate（‘錄用通知書模板.docx’）

#通過DocxTemplate的render方法渲染模板

tpl.render（context）

#生成每個新員工的錄用通知書

tpl.save（file_path+r“｛｝的錄用通知書.docx”.format

（name［i］））

生成的錄用通知書效果如圖4所示。

圖4 生成的新員工錄用通知書

2.4 生成PDF格式的錄用通知書

可以通過Win32com 組件把上一步生成的Word 格式的錄用通知書自動轉(zhuǎn)換成PDF 格式。主要代碼如下：

doc=word.Documents.Open（fileName）

#下面的2行代碼用于把文件擴(kuò)展名改為pdf

index=fileName.find（“.”）

pdfFile=fileName［0:index］+“.pdf”

#存為PDF格式，17代表PDF格式

doc.SaveAs（pdfFile,17）

doc.Close（）

2.5 自動發(fā)送電子郵件

使用Python 自動發(fā)送電子郵件，并把上一步生成的PDF 格式的錄用通知書作為附件發(fā)送。添加附件的主要代碼如下：

msg=email.mime.multipart.MIMEMultipart（）

part=MIMEApplication（open（attachName,‘rb’）.read（））

part.add_header（‘Content-Disposition’，‘a(chǎn)ttachment’，

filename=attachName）

msg.attach（part）

3 結(jié)語

Python語言為辦公自動化提供了Win32com、Pandas、DocxTemplate、smtplib 等豐富的類庫，可以實現(xiàn)Word、Excel文檔以及郵件處理的自動化，擺脫機(jī)械性和重復(fù)性的煩瑣事務(wù)，降低企事業(yè)單位用工成本，提高工作“含金量”，實現(xiàn)企事業(yè)單位的自動化、高效化、智能化辦公。