大數據背景下傳統軍工企業檔案管理存在問題與對策

【摘要】大數據時代檔案管理在檔案收集、整理、保管、利用等各方面都發生了較大變化。文章首先分析了傳統軍工企業檔案管理的重要性，然后從管理意識、管理制度、管理手段和人員素質等維度，系統分析了當前檔案管理存在的問題。再從提高檔案意識、完善制度、提升水平、加強人員培訓、加大安全保障措施、提高利用效率等方面提出了相應的舉措，為大數據時代軍工企業的發展和檔案管理轉型提供參考。

【關鍵詞】大數據|傳統軍工企業|檔案管理|問題|對策

隨著互聯網以及電子信息技術的不斷發展，我國已逐漸進入大數據時代。數據信息量大、種類多樣、內容豐富、復雜性高、傳播速度快、價值密度低等是大數據時代的主要特征。傳統的管理模式已無法適應大數據時代檔案管理需求，實現數據管理轉型是檔案工作發展的必然選擇。

軍工企業是國防建設的重要支柱，是國家安全的重要保障力量，其檔案工作為企業各項工作的順利開展提供了強大的物質保障。大數據為企業發展帶來機遇的同時也給檔案管理工作帶來了新的挑戰，如何在大數據時代推進檔案管理的高質量發展，是檔案管理人員需要重點思考的問題。

一、傳統軍工企業檔案管理的重要性

軍工企業檔案是企業發展歷史和文化傳承的重要見證，在企業的科研生產中起到了不可或缺的作用。檔案管理工作的好壞，直接或間接地影響企業的經濟效益和社會效益，關系到企業的核心競爭力和可持續發展能力。一是軍工企業檔案承載了企業生產、經營及科研等多個領域的數據信息，是企業決策的重要依據。二是軍工企業檔案包含了大量技術資料、科研成果、生產數據等有價值的信息，是企業的核心知識資產。高質量的檔案管理可以有效地保護知識資產，為知識傳承和創新提供保障。三是檔案管理是企業法律法規遵從的重要保障。軍工企業涉及到國家安全和保密等方面的問題，通過有效管理，可以確保企業各項業務符合國家法律法規，避免因檔案管理不當而出現法律訴訟、監管等風險。

二、傳統軍工企業檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

檔案管理意識淡薄是傳統軍工企業存在的一個普遍問題，部分領導和員工對檔案管理的重要性認識不足，缺乏對檔案工作的重視和支持。企業在檔案管理方面投入的人力、財力、物力不充分，導致檔案工作參與度不夠，資料的完整性和準確性得不到保障。

（二）檔案管理體制不完善

傳統軍工企業的檔案管理體制不完善，缺乏規范化、標準化的規章制度和管理機制。主要體現在：一是檔案管理機構不健全，檔案工作多由其他部門兼任，以致缺乏專業性和獨立性；二是管理制度不健全，大多數軍工企業沒有完善的規章管理制度，導致檔案工作缺乏規范和標準；三是管理流程不規范，許多軍工企業流程設置不規范，造成檔案資料不能按要求收集齊全、完整。

（三）檔案管理技術落后

檔案開發利用的重要性與日俱增，當前很多傳統軍工企業都面臨著技術落后、缺乏現代化的檔案管理工具和技術手段等共性問題。如何打破傳統，引進專業軟件和先進方法，改變傳統的檢索借閱方式，探究更為便捷的管理流程，是檔案管理實現現代化和統一性的發展趨勢和需求。

（四）檔案管理人員素質不高

傳統思想認為檔案工作不是專業事業，檔案人員不需具備專業知識，因此很多軍工企業無專職檔案管理人員或習慣安排老、弱、病、殘人員擔任檔案管理工作。隨著大數據時代的來臨，檔案人員專業素質薄弱、信息技術落后、缺乏大數據的運用經驗和檔案管理專業知識技能等一系列問題越來越凸顯。

（五）檔案安全風險較高

傳統軍工企業的檔案管理手段落后、基礎設施往往配置不足，安全風險較高，存在檔案丟失、損毀、泄密等安全問題。大數據時代，軍工企業檔案利用權限的設置是保密開展的關鍵之處，也是確保檔案資料安全完整的有效手段。如何保障檔案信息的完整、準確、安全是大數據時代亟待解決的問題。

（六）檔案利用效率低下

傳統檔案管理的載體形式主要有紙質、相冊、牌匾、錄像等，需要占用大量人力、物力以及存儲空間進行收集、整理、保管和利用。不同單位、部門難以實現信息資源共享，查借閱耗時費力，管理效率有待提高。隨著國企改革的深入推進和人力資源結構優化，管理人員占比逐年降低，檔案人員數量也在逐年下降。提升檔案檢索效率和質量，才能適應軍工企業發展的戰略需求。

三、大數據時代傳統軍工企業檔案管理應對措施

（一）提高檔案管理意識

對于傳統軍工企業而言，管理層決策對員工檔案意識具有顯著影響，而領導層的檔案意識亦對企業檔案管理水平起著決定性作用。如果領導層高度重視檔案工作，在環境氛圍的熏陶下，員工便能樹立良好的檔案觀念和意識，主動投身于檔案管理的各項任務，從而使企業檔案管理水平得到顯著提升，緊跟時代發展步伐。因此，強化檔案意識的關鍵在于領導層對檔案工作的重視程度以及員工參與意識的培養。

（二）完善檔案管理制度

傳統軍工企業檔案反映了企業發展變化全貌，是企業管理的重要組成部分和無形資產。建立規范標準的檔案管理制度，是檔案工作順利開展的前提，也是檔案價值充分發揮的重要保證。一是建立符合國家規定和企業適用的檔案管理制度及辦法，確保檔案業務順利實施。二是建立監督指導機制，切實發揮檔案部門的監督、指導和考核作用。同時根據實際情況，及時修訂制度，使檔案制度具有時效性、可操作性、規范性，不斷適應軍工企業的發展變化。

（三）提升檔案管理技術水平

軍工企業檔案工作貫穿企業生產經營各個環節。檔案人員不僅要具備先進的管理理念和扎實的專業技能，也要與時俱進，不斷優化知識結構，提高業務水平。同時要注重計算機水平和信息知識的提升，力爭成為掌握檔案知識和信息知識的復合型專業人才。大數據時代，傳統企業應該跳出原有的固定思維模式，適時引入先進設備，強化檔案基礎設施構建，運用現代工具與技術方法，提升和完善檔案管理技術水平，推進檔案電子化與數字化進程，以實現檔案管理效益最大化。

（四）加強檔案管理人員培訓

檔案工作具有很強的連貫性，從業人員需要很長時間的學習和積累才能逐漸適應并熟悉。傳統軍工企業檔案人員普遍專業素質不高，因此要重視檔案人才的培養，建立健全人員進出管理制度，采取多元化途徑引進專業人才及年輕力量，持續優化隊伍年齡架構與知識體系。構建人才發展激勵機制，塑造合理的職業晉升通道，充分激發人才的積極性與創造力，真正實現人才引進、留住、善用。此外，應為檔案人員提供學習、交流、實踐的機會，使檔案人員掌握檔案工作前沿、實用且有效的知識技能，以適應大數據時代檔案事業的發展需求。

（五）加大檔案安全保障措施

保密安全是軍工企業檔案數字化建設不可逾越的紅線。在檔案信息化和數字化進程中，檔案數據關系國計民生，數據安全至關重要。軍工企業檔案系統要符合保密管理的相關要求，所有的硬件設備和軟件配備要滿足檔案管理需要。檔案數字化加工要制定相應的保密制度和崗位職責，形成的電子文件符合規范和保管要求。檔案利用履行審批手續，根據需要“賦權”，密件制作、發放、回收、保管、銷毀均按要求執行。對超過保管期限或作廢的檔案擬銷毀時，按要求履行鑒定、銷毀、監銷手續。軍工企業的制度標準應覆蓋檔案保密工作的各個環節，確保檔案在形成、收集、保管、利用、銷毀等方面的安全性和規范性。

（六）提高檔案利用效率

傳統軍工企業的檔案管理模式為手工操作，工作量大、流程復雜且效率較低。檔案管理的核心目標在于服務員工，創造效益。因此，運用信息化技術，將紙質檔案轉化為數字檔案，實現檔案管理的自動化和網絡化，降低無效的流通環節，不僅能夠減輕檔案人員的工作負擔，以最少量的人員滿足檔案服務需求，同時還能實現檔案資源共享和一體化管理，提高利用效率，充分發揮檔案的價值和效益。

四、結語

檔案管理是企業發展的關鍵保障，為企業管理提供參考和支持。傳統軍工企業檔案管理意識不高、方式落后，效率低下，制約了企業的發展和競爭。大數據時代，轉變檔案管理理念，從管理層謀劃布局，增強數據檔案管理意識，健全檔案管理制度，提升管理技術水平，加強人員專業素質及計算機技能、信息技術等能力的培訓，加大資金和人才投入，強化檔案安全保障措施，革新檔案服務內容，提高檔案利用效率，是傳統軍工企業適應現代化管理的需要，也是檔案工作的使命所在。與此同時，政府和社會也應該加強對傳統軍工企業檔案管理的支持和指導，為企業的發展提供更多、更好的保障。中國軍轉民

參考文獻

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（作者單位：安徽博微長安電子有限公司）