新時期人事檔案的利用

高匯慧

[摘 要]人事檔案是一種專門類別的檔案，記載的內容能夠反映一個人的經歷和德能勤績廉等情況。人事檔案的利用是指采用一定的方式方法，提供檔案的內容。合理地利用人事檔案不僅能為組織人事工作服務，還能為其他各項工作提供依據和支持。文章清晰闡明了人事檔案利用的意義，強調在符合利用條件的范圍內，應充分發揮人事檔案的作用；并探索和總結人事檔案利用的發展對策，以期促進人事檔案利用工作的發展，使人事檔案的利用實現新的突破。

[關鍵詞]人事檔案；利用；對策

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）24-0058-03

人事檔案是專門檔案的一種[1]。人事檔案具有現實性、真實性、動態性、保密性、專業性和權威性[2]。人事檔案的利用是指以人事檔案記載的信息為依據，采用一定的方式方法，提供檔案的內容，服務各項工作的活動。人事檔案的利用是人事檔案工作的重要組成部分，人事檔案工作人員應摒棄人事檔案工作“重保管，輕利用”的傳統觀念，充分開發利用檔案資源，發掘人事檔案的價值，以順應時代發展的要求。

人事檔案利用的內容主要是為組織人事工作服務，可以為辦理案件、辦理公證、治喪、編史修志、統計等其他工作提供依據、素材和數據支持。

一、人事檔案利用的意義

第一，是人事檔案工作的最終目的。

整理保管人事檔案的最終目的就是利用人事檔案為各項工作服務。整理保管人事檔案是人事檔案工作的基礎環節，是有效利用人事檔案的保障；利用人事檔案是人事檔案工作的高級階段，是整理保管人事檔案作用的體現。

在實踐中，人事檔案的利用工作正在朝規范、系統、有序、及時的方向發展，以滿足人事工作的需求[3]。充分利用人事檔案，最大程度地發揮其效用，實現人事檔案的價值，是人事檔案工作的最終目的。

第二，衡量人事檔案工作水平的指標。

人事檔案利用的效果可以有效衡量人事檔案工作的水平。如果人事檔案內容真實、材料齊全、排序正確、目錄規范、裝訂美觀，整體是一本高質量的人事檔案，那么利用時必然會節省時間和精力，提高利用效率。反之，如果人事檔案的整體質量不高，必然會影響其合理有效的利用。人事檔案的基礎工作與利用工作是相輔相成的，只有做好基礎工作，才有可能做好利用工作；利用工作做得好，基礎工作必然做得好。

第三，促進人事檔案工作的發展。

人事檔案工作如果只是整理保管人事檔案，不能有效地利用，就會失去應有的價值。相反，人事檔案只有通過合理的利用，才能充分發揮應有的價值。在利用人事檔案開展工作時，如果能發現人事檔案工作存在的問題，分析產生的原因，并結合實際提出解決問題的對策，必然會推動人事檔案工作提質增效[4]。

第四，扎實推進人才隊伍建設。

國家的發展需要培養大批的人才，需要加強人才隊伍建設，人事檔案可以起到了解人才、培養人才和選拔人才的作用。人事檔案詳細記載了個人的學歷、品行、經歷、專長和業績等信息，可為組織人事部門客觀地了解人才提供根據，為合理地培養人才提供方向，為有效地選拔人才提供保障，使人才隊伍建設建立在合理、合規的基礎上，摒棄專斷主義，糾正不良風氣，做到選賢舉能、因才施用、人盡其才。

第五，提高人事檔案工作的地位。

僅重視整理保管人事檔案，忽視利用人事檔案，是不能提高人事檔案工作的地位的。只有整理保管人事檔案與開發利用人事檔案并重，既保障人事檔案的真實性、可靠性、嚴謹性，又增強利用人事檔案的意識，拓展人事檔案的利用領域，加大人事檔案的利用力度，才可以提高人事檔案工作的價值[5]，提高人事檔案工作的地位。

二、人事檔案利用的具體形式

（一）查閱人事檔案

人事檔案的查閱是指在符合查閱條件的情況下，由具有查閱權限的人員在閱覽室內查閱人事檔案原件的方式。組織人事部門或其他部門查閱人事檔案時，必須有手續齊全的介紹信或查閱檔案審批表，介紹信或審批表要標明查檔原因和內容，由領導簽字同意。本人不能查閱自己或者親屬的人事檔案。

查閱人事檔案的范圍主要有以下情形。

因干部任免、錄用或聘用、調動、出境、參加黨派、政治審查、工資審批、職稱評審、辦理離退休、調取證據、辦理喪事、辦理公證等事由，需要了解個人的某方面情況，可以辦理查閱人事檔案手續。

因編史修志的工作，要求知悉某人的某段經歷或某一時期的表現，本人因死亡等各種原因不能口述或以其他方式提供自己情況的，可以查閱其人事檔案。

因上述兩種情形以外的其他特別情形，要求查閱人事檔案的，需經審批后才能查閱。

（二）查閱人事檔案的流程

由查檔單位填寫查閱檔案審批表或出具查檔介紹信，需要標明查閱對象和查檔人的姓名、工作單位及職務、政治面貌以及查檔事由和內容。查閱檔案的請求需要本單位領導同意，并簽字確認。查檔審批表或介紹信需要加蓋單位公章。管檔單位接收查檔審批表或介紹信后，審核查檔事由和內容是否符合查閱檔案的范圍和相關政策規定，手續是否齊全，決定是否同意查檔。如果同意查檔，由管檔單位調取人事檔案，查檔人員在閱覽室查閱，查閱時允許查檔人員摘抄部分檔案內容。

（三）查閱人事檔案的相關政策規定

查閱人事檔案的地點只能是指定的閱覽室，不允許在閱覽室以外的地方查閱人事檔案。

查檔人必須遵守查檔規則，不能在檔案上涂改、圈劃，摘抄時應使用鉛筆，不能擅自抽出材料，不能破壞檔案材料的排列順序，不能拍照。

如果需要復印部分檔案材料，應經管檔單位同意，并在復印件上加蓋公章，標明出處和用途。

查檔事由不在查檔范圍內的，不允許查檔。例如，因錄用、入黨等原因對個人進行政治審查，了解父母和親屬的表現情況，一般不查閱人事檔案，由其父母或者親屬單位的組織人事部門提供情況證明。

（四）借閱人事檔案

借閱人事檔案是指在允許借閱的情況下，履行一定的手續，將人事檔案借出，離開閱覽室使用的方式。人事檔案一般是不允許外借的。如果有必須借閱的事由，需要經單位領導同意，嚴格履行借閱手續，在規定期限內歸還。

借閱人事檔案的相關政策規定有以下幾點。

借閱人事檔案必須嚴格履行手續，借檔單位填寫借閱檔案審批表或介紹信，經單位領導同意并簽字。管檔單位經過審核，確認符合借閱人事檔案條件的，方可借閱。

管檔單位在借出人事檔案之前必須登記，登記人事檔案所屬人姓名及單位、借閱人姓名及單位、借閱時間等內容。

借閱人事檔案是有期限的，一般不超過15天，逾期未歸還的，管檔單位應負責催還。因需要延期歸還的，經管檔單位同意后，可延期歸還，延長的期限一般不超過7天。

借閱的人事檔案歸還后應及時登記，登記歸還時間和歸還人姓名等內容。

人事檔案在借閱期間，必須保障檔案安全，不能遺失檔案，不能涂改檔案內容，不能抽出部分材料，不能讓無關人員接觸檔案，不能轉借檔案。

（五）出具檔案證明

檔案證明是人事檔案管檔單位根據個人申請或者組織需要，依據人事檔案記載的信息，出具的證明某一方面內容的書面材料。

一般來說，人事檔案管檔單位是不對外出具檔案證明的，但是在特殊的情況下，可以開具檔案證明，例如因子女、親友政審或者司法、紀檢部門工作需要。

出具的檔案證明要以人事檔案記載的內容為依據，實事求是，客觀準確，必要時可以摘抄檔案內容。檔案證明出具以后，應核對無誤，加蓋單位公章。

（六）建立檔案副本

檔案副本是人事檔案的復制件，是管檔單位因工作需要，通過復制人事檔案原件的方式，再現正本主要的內容，以備查詢和使用。因為副本體現的是正本的主要內容，在工作中正本檔案不方便借閱時，可以代替正本使用，主要應用于查閱信息、審批工資、辦理離退休等工作。目前，建立檔案副本的主要方法是通過復印技術復制檔案正本。

（七）提供電子檔案

隨著信息技術的發展和社會需求的增加，有條件的單位開始建設數字人事檔案室，利用網絡，通過授權，可以實現遠程查詢、下載電子檔案。因為人事檔案的特殊性，部分內容涉及個人隱私和國家秘密，是不宜對外公開的，需要通過加密技術，限制對外公開使用。下載使用電子檔案，必須履行嚴格的手續，進行審批和登記。目前，受條件限制，數字人事檔案室的建設還處于初始階段，仍存在很多問題需要進行探討、解決。

三、人事檔案利用的發展對策

（一）重視人事檔案的收集、整理、保管等基礎建設

做好人事檔案的收集、整理和保管工作是合理利用人事檔案的前提。及時收集分散在各部門和個人手中的人事檔案材料，經鑒別后歸檔，充實人事檔案的內容，實時更新人事檔案記載的信息，可為組織人事工作提供更有效的服務。收集檔案材料時重點收集學歷材料、干部任免和考察材料、職稱材料、獎懲材料等內容，這些材料能夠反映一個人的專長和技能、品德和人格、廉潔和自律、業績與成就等情況。做好收集工作以后，要做好整理工作，體現在人事檔案的尺寸統一、剪裁整齊、排序合理、外觀整潔等方面。人事檔案的妥善保管可以保護檔案不受損壞，延長檔案的壽命。

（二）轉變傳統觀念，提升人事檔案利用意識

為了提高人事檔案的利用率和利用效益，首先，要做好政策解讀和宣傳工作，提升全民的人事檔案利用意識，創造合理利用人事檔案的社會環境。其次，要用發展的觀點看待干部，不能因干部曾經的小污點而放棄使用，在考察干部時，要綜合看待檔案里材料的記載，抓主干，理枝葉，發掘真正能夠建設社會主義、為社會主義事業做貢獻的人才。再次，在利用人事檔案時，要做到科學嚴謹、求真務實，樹立正確的選人用人導向，以德為先，任人唯賢，量才而用。最后，要打破公民與人事檔案的樊籬，在符合政策規定的條件下，允許利用自己的檔案解決個人問題。

（三）加強人事檔案信息化建設，轉變利用方式

人事檔案數據庫的建設改變了人事檔案的利用方式，提高了人事檔案的利用效率。人事檔案工作人員應轉觀念、轉作風、提能力，加強學習新技術，探索新的管理模式，以順應信息化發展的大勢。隨著人事檔案數據庫建設進程的加快，紙質人事檔案的利用率降低，間接保護了紙質人事檔案，延長了其使用壽命。在將人事檔案信息錄入檔案數據庫時，要端正態度，保證信息真實準確完整，確保數據的可靠性，提高數據的利用質量。

（四）提高人事檔案審核水平，為利用人事檔案提供可靠依據

把好人事檔案的審核關，保證人事檔案的可靠性，以便為利用人事檔案提供科學依據。根據實際的工作需要，人事檔案審核的力度日益加大，審核檔案的結果與負責審核的工作人員的審核水平密切相關。人事檔案工作人員需要不斷學習審核技巧，熟悉審核政策，這樣才能把握審核方向，確定主要問題，及時開展調查，依據調查結果，準確定性問題，審慎下定結論，選拔優秀人才。人事檔案工作人員為提高審核水平，一要不斷學習，將自學和參加業務培訓相結合，向書本學習，向工作經驗豐富者請教；二要在工作中積累經驗，融會貫通，形成自己的審核風格。

（五）由被動利用向主動利用轉變

人事檔案工作人員應轉變工作態度，由被動利用人事檔案向主動利用人事檔案轉變。首先，要樹立主動利用檔案的意識。人事檔案工作人員要有事業心和責任感，把人事檔案工作作為一項重要事業對待，主動收集、整理、保管、利用檔案。其次，要在行動上主動利用檔案。人事檔案工作人員要有超前工作的意識，不是有了工作任務才利用檔案，而是應對工作任務有超前的預見，把利用工作做在前面，掌握主動權。最后，要不斷改進工作方法。改進傳統的工作方法，將先進工作經驗和技術融入實際工作。在工作中用對方法，才能少走彎路，才能變被動為主動，為主動利用人事檔案創造條件。

參考文獻：

[1]吳寶康，馮子直.檔案學詞典[M].上海：上海辭書出版社，1997.

[2]鄧紹興.人事檔案學[M].北京：中國青年出版社，1990.

[3]呂序翰.創新檔案管理工作舉措提升人事檔案建設水平[J].蘭臺內外，2022（23）：31-33.

[4]魏紅.新時期做好人事檔案管理工作探析[J].蘭臺內外，2023（16）：61-63.

[5]劉后毅.淺談新時期如何開展人事檔案管理工作[J].辦公室業務，2023（06）：161-163.