X大學一體化背景下的教務管理流程再造研究

朱慧 田容雨 李楠 張茜

[摘 要]人才培養質量是高等教育的基石，本科教學是大學的中心工作。教學工作的平穩有序開展離不開現代化的教務管理，傳統的教務管理方式難以滿足新時代高等教育發展的訴求。在不同時期，學校對教學管理會有不同的需求，流程再造應當結合當前的信息化技術進行，現代信息技術的發展為教務管理流程優化提供了可能。

[關鍵詞]一體化；教務管理；流程再造；信息化

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）24-0076-03

★課題項目：山東大學（威海）校級教改項目“新時代高校教務管理流程再造研究”（Y2022086）

我國高等教育已經邁入了普及化階段，各高校不斷創新教學改革模式，探索提高人才培養水平的新路徑。近年來，高校辦學規模逐步擴大，人才培養模式呈現多樣化，高校管理工作數量不斷增加，其難度也在不斷加大。以往學校管理中采用的集權組織結構，難以滿足新時代高等教育發展的訴求。傳統的高校教學管理流程逐漸顯現出各種問題，普遍存在工作繁重、協調不暢、效率低下及資源浪費等問題。

教務管理是保障教學平穩運行的一項系統性工作。面對當前教務管理中出現的問題，學校應深入剖析問題產生的原因，結合新時期人才培養的目標要求，從高校教學的頂層設計著眼，再造教務管理流程。2019年發布的《教育部關于加強新時代教育管理信息化工作的通知》提出，推動管理服務“減流程、減證明、減時間”，凡可通過共享獲取和核驗的數據，原則上不得要求用戶提供，讓數據多跑路、群眾少跑腿；探索建立信用承諾、容缺受理制度，最大程度減少管理服務前置條件、精簡流程環節、縮短辦理時間。20世紀90年代以來，網絡通信不斷發展，數字教育資源不斷豐富，教育管理信息化已取得一定成效。進入21世紀，信息技術發展迅速，已滲透到人們的學習、生活等方方面面，高等教育面臨著新的機遇和挑戰。教務管理流程再造將基于當前資源整合的背景，以信息技術為依托。

一、流程再造的相關理論基礎

（一）流程再造理論思想概述

流程再造的概念最早由美國哈佛大學教授邁克爾·哈默（Michael Hammer）和 CSC 管理顧問公司創始人錢皮（James Champy）提出。隨著流程再造理論的不斷演進，其發展逐漸呈現出與其他領域理論相互融合發展的趨勢。David Hargreaves 基于流程優化觀點構造了新的校園模式[1]。Allen等人通過研究案例確定業務流程重組理論對高等教育機構的適用性，認為高校的組織文化和結構在一定程度上限制了業務流程重組理論的實施，采取漸進式的流程變革提高流程優化的效率[2]。丁烈云認為從管理流程的角度探討高校管理水平的提高是一個重要的視角[3]。

（二）流程再造的基本原則

流程再造應圍繞結果進行組織，不是圍繞指標組織。學校應首先明確應達成的目標，然后再設計工作流程，不是逐個設計流程中的各個環節。流程再造應由那些能夠洞察流程問題的人進行。由于信息技術的網絡通訊和辦公軟件越來越普及，原有的協調流程執行者可由計算機代替。流程再造應將平行的任務串聯起來，不是合并平行任務的結果，梳理單位所有崗位的職責，將所有平行職責連接起來，不是在各部門完成目標之后再協調。

（三）流程再造的主要方法

六西格瑪管理法是一種質量尺度和追求的目標，是一套科學的工具和管理方法，運用DMAIC（改善）或DFSS（設計）的過程進行流程的設計和改善。

SDCA循環法是一種標準化維持的方法，包括標準化、執行、檢查及調整四個階段。通過不斷循環，現有的流程將更加穩定和標準化。SDCA循環不僅可以用于質量管理，也可以用于其他領域，如項目管理、生產管理等。它通過持續循環，不斷優化和改進工作流程和方法，幫助企業提高工作效率和質量。

ESIA分析法是一種循序漸進的流程優化法，一般用于企業流程再造，用來優化客戶在價值鏈上的分配。ESIA是由四個單詞的首個字母組成，E（Eliminate）是指消除非增值活動；S（Simplify）是指簡化必要活動；I（Integrate）是指整合活動；A（Automate）是指流程任務的自動化。這四個過程層層遞進，最終實現審批流程整體性和系統性優化，從而提高審批效率。

二、X大學教務管理流程現狀

（一）X大學教務管理部門組織結構

組織結構是一個組織內部各個部門之間的相互關系和職責分工，以及這些關系和分工形成的層次結構。它反映了一個組織內部各個部門之間協調合作和管理控制的方式。X大學在深入貫徹教育部關于教育教學工作精神的基礎上，全面落實立德樹人根本任務，確立人才培養核心地位和本科教學中心地位，校教務處遵循學校的辦學理念和宗旨，堅持“以學生成長為中心”，始終把提高本科教學質量、履行教學服務職能作為首要任務。X大學將本科教務工作分解成多個板塊，由教務處等六個科室按照職責分管各項工作。校教務處對接各學院的教務管理部門，以校院兩級管理模式將教學任務落實到開課學院，各學院設立本科教學管理辦公室，由教學院長負責管理學院的整體教學事務，各院按照專業方向劃分教研室，由系主任負責教研室的教學計劃課程安排，由教學秘書對接教務處一個或幾個科室的業務，負責接收教務處下發的通知，并將通知轉發給教學院長、系主任、任課老師及學生。學院教務辦公室以確保教學活動平穩有序開展為目標，積極響應學校的教學改革號召，協助本院老師達成教學目標，提高學院的本科人才培養質量。

（二）X大學教學管理與服務平臺

教學管理與服務平臺是大學數字化校園的核心業務系統，集Client/Server和Browser/Web Server技術于一體，涵蓋教學管理的各個環節，可供學校教務處工作人員、學院教學秘書、任課教師及學生使用。X大學教學管理與服務平臺分為六個模塊，分別為基礎資源、培養方案、教務運行、成績管理、學籍管理和教學考評。基礎資源模塊主要是公共資源管理及課程資源管理，課程資源管理包括新增課程的申請審核、課程查詢、指定教材。培養方案模塊主要是培養方案維護、教學執行計劃管理。培養方案維護包括專業培養方案的錄入、審核、查詢，教學執行計劃管理主要包括學期執行計劃的內容微調、任務查詢。教務運行模塊包括教學安排管理、課表編排管理、學生選課管理。教學安排管理主要是據教學執行計劃生成開課任務書，然后由教學秘書錄入開課周次、任課老師、排課方式等。課表編排管理主要是根據開課任務書進行排課，課程包括全校公共課、各教學單位專業課。學生選課管理主要是學生登錄教務系統自主選課。成績管理模塊主要包括成績錄入、成績更正、學分認定等。學籍管理模塊主要包括大類分專業、轉專業、休學、降級、復學等學籍異動。教學考評模塊主要是管理督導評課、學生評教、評價分析。

（三）X大學教務管理流程現狀

X大學是文理兼招的綜合類高校，是國內目前學科門類齊全的重點高校之一，現有全日制在校本科生約2.6萬人。J校區和V校區是X大學的兩個校區，J校區歷史悠久、底蘊深厚、人才濟濟，V校區起步較晚、專業不齊、師資不均。雖然V校區與J校區分屬兩地，但是本科人才培養目標相同，教師考核指標相同。面對兩個校區辦學條件的差距，如何做到不同校區的學生同質培養，是一個非常值得探討的課題。V校區教學管理組織機構由教務處和二級學院（系）構成，同一層的機構橫向劃分為多個平行部門，是一個互不統屬、分工合作的組織體系。學校教務管理工作以本科人才培養為主線，遵循高等教育教學規律，以教務處統籌調度為核心，以教學院部管理為基礎，以校教指委審議為保障，由學校所有部門互相協作共同完成。

三、教務管理業務流程再造方案

流程再造應收集整理所有的工作任務，按照部門內部和部門間關系進行二級分類，內部工作指定負責人、協助人，跨部門工作環節設定決策點，決策人由分管領導擔任，并將控制系統嵌入流程。

（一）流程再造目標

1.提高教務管理工作效率

在現代化教務管理中，信息傳遞是基本要求，所有信息處理都是信息在組織內部的傳遞。當下教務管理工作中的信息傳輸鏈條太長，信息傳輸速度較慢，業務流程運行卡頓，導致整體工作效率降低。因此，需要通過流程再造提高教務管理工作的流暢性，提高信息傳輸的速度和正確率，使教務管理工作環環相扣，即使遇到突發情況也能迅速處理，從而提高教務管理的工作效率。

2.提高服務水平和師生滿意度

教務管理是學校管理體系的核心，其本質是服務教師和學生，因此流程再造不僅是為了提高教務管理人員的工作速度和質量，而且是為了提高師生的滿意度。學校通過教務管理流程再造，可減少師生等待時間，減少重復性勞動。

3.加快信息化建設

在數字賦能時代，推進學校信息化建設是迎接教學管理挑戰的應有之義。從教育信息化建設的角度出發，運用先進的網絡通信技術，實現教學的精細化管理，減少教學管理的前置條件，精簡流程環節，縮短辦理時間，推動教務管理朝智能化方向邁進。

（二）流程再造方法

基于教務管理流程再造的需求和目標，X大學流程再造選用ESIA分析法，其具體過程包括：取消不必要的流程或步驟，簡化必要的流程和步驟，整合相關的流程和步驟，自動化處理可以自動化的任務和流程。ESIA分析法可以提高審批效率和用戶滿意度。運用ESIA流程再造方法，將與學校教學管理相關的所有業務和信息存儲在一個統一的架構中，清除教務管理流程中的非增值活動，簡化部門之間業務辦理的非必要環節。同時，將簡單的業務流程合并，分解復雜的業務流程，利用現代化的信息技術，通過標準化和自動化流程提高效率。

（三）流程再造實施方案

1.設計教務管理組織結構

為了實現一體化發展，學校需要優化頂層設計，組織結構實行扁平化，教學管理的重心從原來的教務處下移到二級學院，以學院強促學校興。教務處主要負責統籌管理和督導評價，日常事務性教學管理工作放權給二級學院，推動管理服務減流程、減證明、減時間。教務處需要與各教學單位協調和溝通，既有校區內部職能部門的協作，也有跨校區職能部門的協作，因此需要強化協調能力，建立有效的溝通機制與合作模式，制定科學合理的工作流程，確保各項工作之間的協調和銜接，促進校區之間和校區內部的協作與配合。

2.提升教務管理人員的素質

學院教學秘書人員數量較少，事務性教學管理工作放權給二級學院以后，其在編人數與部門工作量不匹配。設立相應數量的教務管理人員編制，然后根據編制數量進行崗位聘任。建立績效考核體系，將學校整體目標與個人工作表現相結合，以業績考核指標衡量員工工作水平。教務工作涉及教學的方方面面，工作事項繁雜且壓力大，下班時間及節假日加班是常態。人是教務管理流程的執行者，如果人的素質沒有達標，流程再造過程就會困難重重。教務管理人員的道德修養、人文素養、科技素養以及語言表達能力、應用信息技術能力、組織協調能力等決定了教務管理的成效。

因此，學校應完善內源機制，積極舉辦專題培訓會、教學管理研討會、觀摩交流會等，提高教務管理人員的學習能力和業務水平。

3.教學管理核心業務流程優化

流程再造是一個持續發展、不斷優化的過程。在不同時期，學校對教學管理會有不同的要求，流程再造應結合當前信息化技術，現代信息技術的發展為教務管理流程優化提供了可能。隨著學校一體化發展進程的加快，共建共享資源需要平臺支撐，學校將J校區與V校區的教務管理服務平臺并軌，J校區的教務管理服務平臺從1.0升級為2.0，V校區直接更換2.0版本教務管理服務平臺，實現了校區間教務管理數據的共享。

教務管理服務平臺的并軌為教務管理流程優化奠定了基礎。學校在幾年前就提出了一體化發展，但是J校區與V校區的教務管理服務平臺不同，教務管理的一體化進展緩慢。J校區教務管理重心下移二級學院，取消了非必要環節的審批手續。由于校區間的教務管理服務平臺不通，V校區無法減少審批環節，校區間的課程無法共享，平臺內的數據無法共享。J校區與V校區的教務管理服務平臺打通以后，學校的教學資源可以共享了，專業學科可以共建了，教務管理流程更加順暢了。教務管理流程再造，推動了校區的一體化發展。

參考文獻：

[1]Hargreaves D. The Mosaic Of Learning： Schools And Teachers For The New Century. London[J].Demos，1994.

[2]Allen D K， Fifield N. Re-engineering change in higher education[J].Information Research，1999.

[3]丁烈云.基于流程再造的高校管理改革探析[J].中國高等教育，2007（22）：20-22.