新聞檔案的特點與管理分析

蘇靜

[摘 要]經濟社會的蓬勃發展，使我國新聞媒體行業獲得了極大的發展機遇，對新聞檔案工作的要求也不斷提高。新聞檔案反映了各個地區不同時期的科教、經濟和文化水平，具有極高的歷史研究價值。基于此，文章從新聞檔案的特點入手，分析新聞檔案管理優化措施及注意事項，以期充分提高新聞檔案管理工作的時效性及高效性，為今后的新聞媒體行業指明發展方向。

[關鍵詞]新聞檔案；特點；管理

中圖分類號：G211 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）24-0034-03

新聞檔案是將新聞活動期間產生的完整圖文、數據信息，經過整合、分類、歸檔后得到的資源，可滿足后續的新聞調閱、使用需要，可提高新聞報道的可信度及針對性，具有良好的資源利用價值。因此，在新時代發展背景下，如何根據新聞行業的發展趨勢，不斷提高新聞業務質量、實現新聞檔案管理工作的優化升級已成為各單位的工作重點。

一、新聞檔案的特點

（一）來源多樣

新聞檔案來源多樣，對于社會及國家發展具有重大意義的新聞需要從其最初來源進行資料的整合歸檔，對于其他類型的新聞報告，考慮到新聞行業在一定程度上承擔著引導社會輿論的重要作用，與群眾的生活具有較為密切的聯系點。

（二）內容多樣

新聞反映了群眾的日常社會生活，涉及經濟、外交、科技、政治、軍事和文化等各領域的各類資料，主要包含黨和國家各類重大事件資料、會議記錄、批示紀要、總結報告、講話稿，國家領導、著名人物在新聞活動中留下的手稿影音，新聞采樣素材、報道規劃方案、初級編輯小樣等資料性檔案，涉及范圍較廣，內容較為多樣。

（三）記錄方式多樣

從保存方式來看，新聞檔案主要可分為紙質檔案及電子檔案兩類文檔形式，如表1所示。

（四）價值作用多樣

從實際情況來看，新聞檔案具有文化功能、監督功能、政治功能和娛樂功能等多種價值，承擔著宣傳黨和國家發展政策、反映普通百姓生活訴求的職能，是公眾探索世界、了解國際發展形勢的重要平臺。由于新聞具有極強的時效性特點，部分較為特殊的新聞報道及社會現象需要借鑒以往的新聞報道，因此新聞檔案本身具有極大的利用價值[1]。

二、新聞檔案管理的優化措施

（一）增強管理意識

以往的新聞檔案主要以影音圖像、文字檔案等方式存儲，實際管理難度較小。但是隨著科技化、現代化社會的不斷發展，新聞檔案的存儲方式日益復雜，包含不同格式的電子化、數字化資料。因此，作為新時代的新聞檔案管理人員，需及時轉變原來的工作理念，改變原來的工作方法，不僅需要做好數字檔案和實體檔案的收集、整合、分類與歸納工作，要滿足新聞檔案的開發利用要求。新聞檔案作為記錄真實事件的載體，在一定程度上可支持科研決策，推動行業發展。由此，新聞單位也應充分意識到新聞檔案管理工作的重要價值，主動將其納入日常工作規劃，結合實際工作要求制訂科學、可行、完善的新聞檔案管理工作方案，精準劃分不同部門及崗位工作職責及范圍，確保現代管理設備及專業管理人員快速到位，全方位提高新聞檔案管理工作的質量及效率。在實際工作中，也可成立相應的新聞檔案專項工作小組，結合新聞領域的實際發展需要，及時調整短期工作計劃及中長期發展規劃，從人力、物力、財力等多個角度為新聞檔案管理工作的創新升級提供支持，并嚴格遵守上級部門提出的各項工作要求，及時借鑒其他單位的成功工作經驗，通過取長補短完善現有新聞檔案管理機制。各新聞工作者需明確職責，時刻把握新聞檔案領域的變化規律及發展趨勢，主動更新思想觀念，完善理論架構，提高新聞檔案管理工作的規范化、精細化、數據化程度，全方位保障新聞檔案管理工作的質量。

（二）創新管理方法

受全新的時代發展環境的影響，各新聞工作者在開展新聞檔案管理工作期間，需要在資料收集環節，盡量平衡好實體檔案及數字檔案的數量比例，嚴禁出現無人管理等問題，避免優質新聞檔案被淹沒在各類無效信息中，降低其利用率。在利用新聞檔案時，需要做到巨細無遺，同時盡量提高信息檢索速度，減少不必要的時間浪費。因此，相關新聞檔案管理部門可積極引進網絡技術手段，如圖1所示。有效解決實體檔案受潮、蟲蛀等問題，同時降低檔案保存成本，減少資料存儲空間，并結合各類軟件，有效篩選、過濾無用信息，提升新聞檔案管理工作的全面性、條理性、精細性，保證實際工作質效。如新聞檔案管理部門可開通公眾微信號，利用手機預約的方式提示管理人員提前調出用戶所需信息，提高資料查詢的便捷性。另外，可利用云數據等技術，創建網上新聞檔案管理資料庫，降低了資料備份難度，節約了計算機空間，極大地保障了新聞檔案的安全[2]。

（三）保障檔案安全

為保證新聞檔案管理工作安全，相關部門應主動加強制度建設，提高技術水平。第一，需明確新聞檔案管理工作人員的職責，無論是實體檔案還是數字檔案管理工作，均應落實崗位責任制，明確各人員的工作權限，確保新聞檔案管理工作開展的全面性。第二，相關管理人員需熟練掌握先進的新聞檔案管理工作網絡技術手段，明確各項規章制度，認真履行職責，規范日常言行舉止，全面提升個人職業素養。第三，建立完善的安全保障機制，加強各部門間的聯系，及時了解新聞檔案管理工作現狀，避免檔案分類、保管等環節出現失誤。第四，為保證新聞檔案管理工作的現代化、規范化，相關新聞檔案管理部門需建立完善、合理的監管機制，督促全體工作人員依據現有規章制度依次落實資料收集、整合和歸檔作業，盡量避免出現監督缺位等情況，及時發現并解決新聞檔案管理中出現的問題。新聞檔案管理部門還應成立專業的工作小組，全面監管新聞檔案管理制度的落實狀況，在監督作業期間，及時獲取音頻、圖像等一手資源，處理內容不實、低俗的各類新聞素材，確保在全新的時代發展背景下推動新聞檔案管理工作逐漸朝著規范、專業的方向發展[3]。

（四）轉變服務理念

為提高新聞傳播效率，新聞檔案管理部門也應積極轉變原來的服務理念，引導全體工作人員樹立良好的服務意識，對在崗職工做好培訓教育，引導其在強化能力素養的同時及時反思自己在工作中的不足，有針對性地調整現有工作態度及方法，確保新聞檔案管理工作的質效。同時，新聞檔案管理人員需要深挖新聞檔案潛在的價值，積極利用5G、大數據等技術提高服務水平。各工作部門也需積極順應時代發展要求，樹立智能化、智慧化新聞檔案服務管理工作理念，確保各新聞素材均可得到有效利用，時刻以優質服務為目標，端正服務態度，提高用戶滿意度。

（五）重視人才建設

為適應時代發展要求，新聞檔案管理部門應主動組建高素質、綜合型、專業化的人才隊伍，全力推動新聞檔案管理的健康發展。首先，應綜合當前的新聞檔案管理工作內容及目標，合理調整新聞檔案管理人員數量，并嚴格依據現有政策機制做好新聞檔案資料的分類、整合和存儲工作，簡化檢索、取用流程。其次，針對部分思想落后的新聞檔案管理人員，要構建合理的技能培訓體系，結合內部學習、外部進修的方式，將新聞檔案管理理論、計算機操作技術等作為重點培訓內容，全面提高在職新聞檔案管理人員的素養。可定期邀請專家學者來企開展主題教育培訓講座，及時向廣大職工傳授全新的新聞檔案管理知識及經驗；也可要求各職工分批次開展外出調研活動，學習先進的新聞檔案管理經驗，不斷完善本單位的新聞檔案管理體系。再次，做好紀律管理。與其他類型的檔案資料相比，新聞檔案具有一定的特殊性，相關新聞檔案管理人員需要在取用過程中嚴格遵循現有規定，防止出現資料泄露、數據丟失等問題，并培養良好的責任意識及大局意識，確保新聞檔案管理資料的完整性。最后，落實管理考核。對于部分態度不端正、能力不達標的新聞檔案管理人員，相關管理部門應建立健全工作考核機制，充分凸顯其引導、激勵優勢，調動起全體新聞檔案管理人員的工作積極性。在實際工作中，可依據現有新聞檔案管理要求科學調整考核指標，客觀公正地反映其實際工作質效，并從物質獎勵、精神鼓勵兩個方面入手，提高優秀工作人員的福利待遇，并對不合格、不合規的新聞檔案管理行為加以適當懲處，全面增強新聞檔案管理人員的責任意識[4]。

三、新聞檔案管理的注意事項

第一，合理編研分類。應做好新聞檔案的子項分類作業，如將新聞報道作為一級分類，則其可細分為綜合報道、典型報道、批評報道、述評報道等二級類目。以述評報道為例，還可細分為人物述評報道、形勢述評報道、事件述評報道等三級類目。做好子項分類作業，可保證檔案編研作業的有序推進。如在開展人物典型報道活動期間，可提煉人物事跡匯編、成長大事記編研等，得到較為明確的報告提綱；在開展事件述評報道期間，可利用同質性歸檔的方式，將收集到的事件相關人言論按照中立、正、反的角度匯編，最終得到較為客觀、公正、合理的評價。這極大地降低了新聞檔案管理難度，還原了較為真實的新聞歷史事件。另外，新聞檔案管理部門可依據新聞發生的時間、事由進行子項劃分，有效提高編研工作效率。第二，落實電子歸檔及全面掛接。數字化建設是全新時代背景下新聞檔案編研工作的開展方向，將現有檔案存儲方式轉化為電子形式，可有效提高資源的利用效率，縮短新聞檔案編研工作時間。在開展數字化建設期間，相關工作人員也需要做好有效受控版本檔案的掛接工作，提高新聞檔案資源利用率。另外，要建立電子照片數據庫，利用文字解說的方式有效編研聲像新聞檔案，突出其工作成果。第三，樹立歸檔意識。樹立良好的新聞檔案歸檔意識，有利于長久保存各類新聞檔案資料。當前新聞采集途徑不斷擴增，使得大量新聞工作者的策劃、采編作業量大幅提高，在此情況下極易出現資料遺漏、拖延歸檔等問題。因此，相關工作人員需樹立良好的新聞檔案歸檔意識，及時完成新聞歸檔作業，確保歸檔作業全程受控[5]。

四、結語

受到經濟及社會等多種因素的影響，我國媒體行業開始逐漸進入全新的發展階段，如果一味地沿用以往的新聞檔案工作模式，將會影響管理質效的提升。因此，相關新聞從業人員需明確當前的行業發展狀況，通過增強管理意識、創新管理方法、保障檔案安全、轉變服務理念、重視人才建設等方式，有效升級現有的新聞檔案管理工作體系，在推動新聞領域進步的同時，為開展科研決策、落實輿論引導等業務提供有力支持，全方位提高新聞檔案管理工作水準，使其逐漸朝著智能化、專業化、電子化、現代化的方向發展。

參考文獻：

[1]張靜.將新聞檔案從“偏房”請到“正室”——淺談報社如何開展新聞檔案管理工作[J].新聞前哨，2022（08）：72-73.

[2]郎克志.讀圖時代報紙數碼新聞照片檔案管理[J].辦公室業務，2020（17）：39-40.

[3]崔曉.高校電子新聞檔案管理模式構建研究[J].陜西檔案，2023（01）：29-31.

[4]王霞.融媒體時代加強新聞檔案管理的對策研究[J].進展，2023（15）：43-45.

[5]熱那古麗·塔依爾.新時期新聞單位照片檔案管理研究[J].辦公室業務，2020（07）：104-105.