大數據背景下文書檔案一體化管理的實現路徑

摘要：大數據為文書檔案一體化管理提供了思路指導和技術支持。現階段文書檔案一體化管理主要受到歸檔范圍不明確、信息技術應用程度偏低、文書檔案管理標準更新滯后的問題。為推進文書檔案一體化進程，需利用好大數據技術，搭建一體化管理平臺，形成統一、規范的檔案數據庫，同時更新并完善文書檔案管理制度。

關鍵詞：文書檔案，一體化管理，大數據，管理制度

文書檔案是各類行政機關和企業在事務管理過程中形成的大量具有保存價值和研究意義的真實資料。是各類行政機關和企業在推動各項行政工作的重要依據，也是行政管理事務活動的重要歷史憑證。當前，加強文書檔案一體化管理既符合文書檔案事業發展的現實訴求，也是順應大數據時代背景下文書檔案轉型升級的有效手段。做好文書檔案一體化管理工作對提升文書檔案管理工作效率，規范文書檔案管理流程具有現實意義。因此，大數據背景下對文書檔案一體化管理的可行性、存在的主要障礙以及具體路徑進行探討和研究具有其現實的必要性。

一、大數據背景下文書檔案一體化管理的可行性

大數據具有高速、大量、多樣等諸多特征，大數據技術與文書檔案管理工作的深度融合，能夠進一步提升文書檔案管理的智能化水平。隨著大數據技術與文書檔案一體化管理的深度融合，能夠憑借大數據技術優勢，搭建文書檔案一體化管理平臺，進而對文書檔案管理的各個流程進行優化和完善，進一步提升文書檔案一體化管理效能。

文書檔案一體化管理是指按照檔案形成的相關標準對文件進行處理，然后通過計算機技術形成電子檔案存儲到檔案一體化管理系統之中，實現對檔案智能化管理，文書檔案一體化管理主要體現在兩個方面。從機構職能看，要求建立文書檔案管理部門，能夠具體履行文書和檔案工作職能，當前國家已經從宏觀層面針對文書檔案工作制定了相關法律規制，這些法律規制的制定為文書檔案一體化管理提供了宏觀指導。從微觀層面看，除了要設置文書檔案管理部門，還要有具體的工作人員負責工作開展，將文書轉化成為檔案。從工作方法看，文書檔案一體化管理并不是簡單地按照檔案工作的相關要求將文書轉化成為檔案，實現文書工作與檔案工作的有機協調，進而形成新的有機整體，在這一過程中既包含文書工作，也包含檔案工作。

大數據時代背景下，OA辦公系統的不斷完善以及檔案業務的不斷發展，為文書檔案一體化管理創造了有利條件，文書檔案一體化管理系統在OA系統和業務系統中扮演著重要的子系統角色。隨著文書檔案一體化的不斷推進，實現了從文書形成到檔案管理的有效過渡。從目前看，無論是從法制層面，還是在技術層面都為文書檔案一體化管理提供了可行性。未來隨著大數據技術的不斷發展，文書檔案一體化管理效率將會提速，有利于實現對文書檔案信息的深度開發和整合。此外，文書檔案一體化管理為信息共享提供了全面的技術支撐，進一步拓展了檔案信息服務覆蓋范圍，能夠更好地服務不同類型的主體。從內部看，隨著文書檔案一體化管理地推進，對文書檔案類型能夠更好分類，可以將公文文件、工作方案、會議紀要、政策文件等不同類型的文書資料進行整合，通過檔案一體化管理系統能夠快速地對其進行檢索和利用。通過建立文書檔案管理臺賬，進一步提升文書檔案管理的規范化、系統化。

二、大數據背景下文書檔案一體化管理的制約因素

大數據背景下，為文書檔案一體化管理推進提供了技術可能，但部分單位在推進文書檔案一體化管理進程中還面臨著歸檔不明確，信息技術運用程度低，文檔管理標準不統一的現實困境，在一定程度上影響了文書檔案一體化管理地推進。

歸檔范圍不明確。文書檔案一體化管理對文書檔案類別、條目設置和分類方式提出了較高要求，應該體現出文書檔案的系統性特征，通過對文書檔案類目屬性的合理劃分，為后續文書檔案信息資源的合理利用提供先決條件。但目前部分單位在推進文書檔案一體化管理過程中，對文書檔案分類重視程度不足，歸檔范圍并不明確，并沒有對其進行科學系統的分類管理，不利于大數據庫建設，也影響文書檔案一體化管理推進。由于文書檔案歸檔范圍并不明確，部分文件資料“落單”，這些長期存儲在業務系統中的檔案由于沒有及時歸檔，也就不能對其進行管理、利用和開發。

信息技術應用程度低。大數據時代背景下，推動文書檔案一體化管理應注重信息化建設。但目前看，部分單位在推進文書檔案一體化管理過程中，沒有為其提供足夠的資金、人員和設備，相應的單位在文書檔案一體化管理信息化建設過程中進展緩慢，文書檔案一體化管理系統與文檔處理系統、辦公系統、業務系統和其他信息系統會出現連接不暢，無法進行有效的信息傳遞和信息共享，各個系統之間容易出現“信息孤島”。還有些單位在推進文書檔案管理一體化進程中對大數據重視程度不足，在文書檔案管理過程中對信息挖掘不夠深入，難以為單位決策和各項業務工作開展提供全面的文書檔案信息支持。

文書檔案管理標準建設落后。文書與檔案既相互獨立，又相互影響。前者是后者的來源，而后者則是前者的目標。在文書檔案一體化管理進程中既要對文書與檔案進行有效區分，也要結合二者的不同特征完善相應管理機制，文書與檔案二者的關系為推動文書檔案一體化管理創造有利條件。但從目前看，在文書檔案管理標準制度建設方面還相對滯后，部分單位在推動文書檔案一體化管理進程中只看到二者區別，沒有注重二者聯系。因而，在制度機制建設方面就出現了人為割裂，難以發揮制度的引導性作用，導致文書管理工作與檔案管理工作銜接得不夠緊密，影響了文書檔案一體化管理推進效果。因此，新時期，既要利用大數技術提升文書檔案一體化管理水平，也要在文書檔案一體化管理進程中制定統一標準，實現文書工作與檔案工作的有效銜接。

三、基于大數據推動文書檔案一體化管理的路徑選擇

新時期，在推動文書檔案管理體化進程中要充分認識到大數據產生的積極影響，進一步明確文書檔案歸檔范圍和分類標準，同時要利用大數據技術搭建一體化文書檔案大數據庫，對龐大的檔案信息資源進行有效整合，對文書檔案一體化管理制度進行完善和創新，進一步提升制度的連續性和順暢性。

（一）依據一體化目標設定歸檔范圍

在推動文書檔案一體化管理進程中應將歸檔工作作為文書檔案管理的重要基礎，只有明確文書檔案歸檔范圍，細化文書歸檔流程，才能夠避免在歸檔過程中出現信息資料丟失問題，才能夠夯實文書檔案一體化管理基礎。在文書管理一體化進程中，要依據一體化目標設置科學合理的歸檔范圍。以政策公文類歸檔為例，政策公文類所形成的文件是單位在開展工作中的重要依據，做好政策公文類資料歸檔，既是落實上級政策的具體體現，也是日常工作開展的重要依據。因此，必須將政策公文類文書資料作為重要歸檔內容。不同單位業務重點和文檔形成流程存在一定的差異性，這就要求單位在推動文書檔案一體化管理過程中不能“一刀切”，也不能“一根筋”，要結合單位實際情況對文書檔案歸檔范圍進行科學分類，進一步提升歸檔的科學性和系統性。

（二）搭建一體化文書檔案大數據庫

在推動文書檔案管理一體化進程中要充分利用大數據技術，搭建文書檔案大數據庫，實現對文書檔案信息資源的快速整合、有效分類、集中存儲、科學利用。一是要盡快實現檔案管理系統和公文處理系統以及業務系統的有效對接，通過投入必要信息技術，有效地解決在信息傳播過程中的數據不兼容問題和錯誤代碼問題，實現公文信息檔案數據和文書檔案數據的同步傳輸和高效共享。二是要建立一體化文書檔案大數據庫。要將大數據庫作為重要的中轉平臺和信息集散地，充分利用大數據海量存儲優勢，將原來的紙質文書檔案資源進行有效轉化，進一步擴大大數據庫文書檔案信息規模，為后續文書檔案信息資源開發和利用創造有利條件。三是要積極推進文書檔案云平臺建設，要充分認識到文書檔案一體化管理，需要實現文書系統、業務系統和檔案系統橫向和縱向的大數據共享。在云平臺打造上，要與知名互聯網企業進行合作，通過先進信息技術為大數據庫建設和數據共享提供扎實的技術保障，充分發揮大數據技術在信息檢索和信息存儲方面的優勢，進一步提升文書檔案管理效能。

（三）更新文書檔案一體化管理制度

制度機制建設既是推進文書檔案一體化管理的重要依據，也是提升文書檔案一體化管理質量的有效措施。為進一步提升文書檔案一體化管理的科學性和有效性，在制度建設方面要提升制度的適應性和靈活性，為文書檔案一體化管理推進提供扎實的制度保障，確保文書檔案管理工作的持續性。一是完善制度機制，明確文書檔案一體化管理涉及崗位的具體責任，確保各項工作真正地落實到人，為文書檔案一體化管理推進提供依據。二是要建立統一的管理制度，用統一的工作流程和規章制度，確保文書檔案一體化管理推進的穩定性和系統性。三是要在實踐中對制度內容進行優化和簡化，既要發揮制度的引領性作用，也不能讓制度成為工作推進的“絆腳石”，通過制度機制建設為文書檔案一體化管理推進提供保障。

四、基于大數據推動文書檔案一體化管理實現保障措施

加強組織領導、重視政策支持和給予人才保障是推動文書檔案一體化管理實現的重要保障措施。通過建立健全的組織機構和管理體系，制定相關的管理規定和標準，培養和引進專業人才，能夠為文書檔案一體化管理提供有效的組織保障、制度支持和人才支持。

（一）加強組織領導

只有在健全的組織機構和管理體系的支持下，才能推動文書檔案一體化管理工作的順利進行，實現文書檔案管理的現代化和高效化。首先，建立健全組織機構和管理體系。通過設立專門的管理機構或組織領導小組，負責文書檔案一體化管理的規劃、組織和實施，確保管理工作的高效運行。其次，加強對文書檔案管理工作的監督和評估。建立健全的監督機制，通過定期的檢查、評估和考核，及時發現問題并采取相應措施加以解決。同時，對管理工作進行評估和反饋，推動文書檔案管理工作的不斷改進和提高。最后，加強與相關部門和單位的溝通。文書檔案涉及多個部門和單位，需要建立起良好的協調溝通機制，形成合力推進文書檔案一體化管理的工作。通過加強協作與合作，能夠共同解決管理中的難題和挑戰。

（二）重視政策支持

通過制定相關的管理規定和標準，提供必要的資源和技術支持，可以為文書檔案一體化管理提供良好的制度環境和技術保障。首先，制定相關管理規定和標準。政府和相關機構應出臺針對文書檔案一體化管理的政策和法規，明確文書檔案的分類、歸檔和保管相關要求，細化數據共享和信息安全的原則，為文書檔案一體化管理提供具體的操作指南和規范，推動管理工作的規范化和標準化。其次，提供必要的資源和技術支持。政府可以投入資金和人力資源，建立適應大數據管理的信息系統和技術平臺，提供數據分析和挖掘的工具和方法。同時，充分利用政策優勢，加強技術研發和創新，推動文書檔案管理與大數據技術的融合，為文書檔案一體化管理提供必要技術支持。最后，建立激勵機制和獎勵制度。政府和相關部門可以通過政策傾斜、獎勵措施等方式，鼓勵單位和個人參與文書檔案一體化管理工作。例如，設立優秀文書檔案管理單位和個人的表彰獎勵，提供專項資金和政策支持等，激發管理主體的積極性和創造性。

（三）給予人才保障

在推進文書檔案一體化管理過程中，人才的培養和引進是關鍵環節。首先，加強對文書檔案管理人員教育培訓。通過完善相關培訓計劃和課程體系，提升管理人員專業素養和技能水平，使其具備處理大數據、信息管理和檔案保管等方面的專業知識和能力。同時，建立良好的人才引進機制，吸引有經驗和專業能力的人才加入文書檔案管理團隊，實現人才隊伍的多元化和專業化。其次，給予人才合理的薪酬和福利待遇。政府和相關部門應建立健全的薪酬體系，確保文書檔案管理人員的工資和福利待遇與其職責和貢獻相匹配，提供具有競爭力的薪酬水平和福利待遇。再次，提供良好的工作環境和發展空間。為文書檔案管理人員提供舒適的辦公條件、先進的工作設備和便捷的工作環境，為其順利開展工作提供良好的條件。同時，注重人才的職業發展和晉升通道的建立，為管理人員提供廣闊的發展空間和晉升機會。

總之，隨著大數據技術與文書檔案一體化管理的深度融合，未來文書檔案一體化管理的價值和作用將會更加凸顯，特別是通過對文書內容的系統加工形成有價值的檔案信息，通過對檔案信息的深度挖掘，能夠更好地發揮文書檔案的特殊價值，為相關工作經驗總結和未來發展規劃提供檔案信息依據。

參考文獻：

[1]王英.新時代文書檔案管理工作的改革和創新[J].黑龍江檔案，2022，（04）：82-84.

[2]邵瑞萍.大數據時代文書檔案管理一體化研究[J].蘭臺內外，2022，（21）：18-20.

[3]邵瑞萍.大數據下文書檔案管理及其信息化應用分析[J].活力，2022，（13）：175-177.

[4]崔艷美.文書檔案管理中存在的問題及對策探究[J].蘭臺內外，2022，（16）：13-15.

（責任編輯：李雪威）