南京地鐵人力資源數(shù)字化管理創(chuàng)新項目探索與實(shí)踐

文：謝芳，夏紫菱，劉潤石｜南京地鐵集團(tuán)有限公司

南京地鐵集團(tuán)自2013 年開始探索企業(yè)人力資源信息化管理，歷經(jīng)多年發(fā)展，已經(jīng)摸索并形成了具有南京地鐵特色的人力資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路。本篇從南京地鐵人力資源數(shù)字化項目的建設(shè)背景著手，詳細(xì)介紹了項目建設(shè)規(guī)劃、具體目標(biāo)和實(shí)踐歷程，重點(diǎn)闡釋了南京地鐵數(shù)字化項目建設(shè)的工作亮點(diǎn)與成效、實(shí)施要點(diǎn)與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、推廣應(yīng)用價值。

一、建設(shè)規(guī)劃和具體目標(biāo)

南京地鐵人力資源數(shù)字化項目建設(shè)規(guī)劃（圖1）可以概括為“1 個核心、2 大目標(biāo)、4 條主線、4 類場景、5 大環(huán)節(jié)”，謀篇布局人力資源規(guī)劃，著力擘畫地鐵高質(zhì)量發(fā)展新圖景。以數(shù)字化變革和人力資源體制機(jī)制整體性重塑為核心，圍繞加強(qiáng)管控、規(guī)范流程、輔助決策、服務(wù)全員的主線，打造智能化、場景化、服務(wù)化、生態(tài)化應(yīng)用場景，通過戰(zhàn)略引領(lǐng)、組織變革、管理機(jī)制創(chuàng)新、業(yè)務(wù)流程重塑、數(shù)字化落地等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)人力資源戰(zhàn)略與業(yè)務(wù)戰(zhàn)略協(xié)同共振，實(shí)現(xiàn)南京地鐵職能型人事管理向戰(zhàn)略型數(shù)字化人力資源管理轉(zhuǎn)型升級的目標(biāo)。

項目具體目標(biāo)為：為地鐵業(yè)務(wù)全面賦能、為全體員工提供服務(wù)、為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)提供決策支撐。從集團(tuán)戰(zhàn)略層面，深化地鐵人力資源體制機(jī)制改革，通過數(shù)字化變革提升管控、輔助決策和提供戰(zhàn)略支撐；從HR 業(yè)務(wù)層面，將地鐵核心人事業(yè)務(wù)工作規(guī)范化、線上化、數(shù)字化，減少HR 工作量，提升人力資源管理工作效能；從員工服務(wù)層面，以人為本，加強(qiáng)員工關(guān)懷，提升員工歸屬感和滿意度。

二、實(shí)踐歷程

南京地鐵集團(tuán)人力資源數(shù)字化項目探索與實(shí)踐大致歷經(jīng)了五個階段：

一是早期信息化管理階段。2014 年4 月，南京地鐵人力資源管理系統(tǒng)一期項目上線，系統(tǒng)功能定位于集團(tuán)人力資源信息化管理平臺，組織、人員信息、人事異動、薪酬和報表等功能模塊相關(guān)內(nèi)容實(shí)現(xiàn)了信息化管理。自此之后，先后搭建了員工招聘系統(tǒng)（2018 年）、地鐵網(wǎng)絡(luò)學(xué)院（2019 年）。通過這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)，逐步改變集團(tuán)線下人力資源管理模式，以信息化手段提升人力資源工作質(zhì)量和效率。隨著線網(wǎng)規(guī)模擴(kuò)大和人員增加，早期信息化管理階段建成的人資系統(tǒng)日益暴露出諸多問題與不足，如部分功能不適應(yīng)集團(tuán)發(fā)展需要、數(shù)據(jù)維護(hù)和更新不及時、系統(tǒng)可擴(kuò)展性和穩(wěn)定性較差、不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)高效集成和業(yè)務(wù)協(xié)同，不能為集團(tuán)決策提供更多輔助等。

二是管理咨詢和頂層設(shè)計階段。2020 年6月-2021 年4 月，結(jié)合南京地鐵“十四五”信息化規(guī)劃和人力資源管理實(shí)際，集團(tuán)決定對原有的人力資源信息化管理模式進(jìn)行重構(gòu)升級，啟動新的人力資源數(shù)字化項目建設(shè)。本輪數(shù)字化項目，把南京地鐵人力資源數(shù)字化管理體系頂層設(shè)計放在首位，基于地鐵人力資源戰(zhàn)略定位及管控模式，全面分析人力資源管理業(yè)務(wù)現(xiàn)狀和需求。在人力資源管理業(yè)務(wù)咨詢和頂層設(shè)計階段，通過多輪高層、中基層、業(yè)務(wù)人員調(diào)研訪談，全面厘清南京地鐵人力資源管理痛點(diǎn)和難點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上形成了集團(tuán)《人力資源業(yè)務(wù)現(xiàn)狀診斷報告》《需求調(diào)研報告》《系統(tǒng)總體設(shè)計報告》《數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計報告》和《流程標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計報告》，并由專家評審?fù)ㄟ^，為后期數(shù)字化建設(shè)和項目實(shí)施提供指引。

三是實(shí)施開發(fā)與試運(yùn)行階段。2021 年5 月至2021 年11 月，歷經(jīng)半年多項目建設(shè)，在攻克多個技術(shù)關(guān)口、解決很多現(xiàn)實(shí)操作難題和克服疫情影響等情況下，順利完成了人力資源數(shù)字化項目實(shí)施開發(fā)、功能模塊搭建，經(jīng)過第三方系統(tǒng)功能測評和系統(tǒng)二級等保認(rèn)證后項目正式上線試運(yùn)行。數(shù)字化項目落地階段的重點(diǎn)工作包括：系統(tǒng)軟硬件資源部署，人力資源12 大功能模塊建設(shè)、互聯(lián)系統(tǒng)接口開發(fā)、員工共享服務(wù)中心搭建、UAT 驗(yàn)收測試、平臺切換、歷史數(shù)據(jù)遷移、員工信息采集、項目業(yè)務(wù)操作使用培訓(xùn)等。

四是推廣應(yīng)用與管理賦能階段。2021 年12 月，本項目從系統(tǒng)落地應(yīng)用逐漸邁入場景化、服務(wù)化、生態(tài)化管理階段。這個階段，項目系統(tǒng)功能持續(xù)優(yōu)化完善，人力資源業(yè)務(wù)場景進(jìn)一步豐富，管理工作效率得到大幅提升，數(shù)字化管理賦能作用愈加彰顯。核心人事系統(tǒng)持續(xù)迭代升級，兼容性更強(qiáng)，系統(tǒng)響應(yīng)速度明顯提升；功能和業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)全覆蓋，在南京地鐵各部室、單位已全面推廣應(yīng)用；人力資源管理實(shí)現(xiàn)了流程驅(qū)動、業(yè)務(wù)協(xié)同和操作閉環(huán)，HR 的工作效率顯著提升；員工服務(wù)大廳應(yīng)用場景進(jìn)一步擴(kuò)展，高管離寧備案、工會福利、職稱申報等常用流程和個性化流程不斷上線；員工使用更為便捷，體驗(yàn)感更佳，系統(tǒng)適配PC 端、移動端多場景使用，員工可隨時隨地查詢個人信息、薪酬與員工檔案、發(fā)起人事業(yè)務(wù)流程，跟進(jìn)審批進(jìn)度等。

五是智能分析和輔助決策階段。隨著南京地鐵人力資源數(shù)字化信息體系的規(guī)范和統(tǒng)一、全生命周期地鐵人員數(shù)據(jù)庫的建立、人力資源數(shù)據(jù)治理體系的完善和數(shù)據(jù)質(zhì)量的提升、地鐵人才大數(shù)據(jù)的全方位建模，數(shù)字化項目進(jìn)入智能分析和輔助決策階段。如：為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、HR、員工等角色定制不同的功能權(quán)限和操作界面，實(shí)現(xiàn)信息瀏覽、智能搜索，隨時查詢、檢索和匹配集團(tuán)人力資源狀況和人員信息；數(shù)據(jù)分析能力進(jìn)一步加強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)人員數(shù)據(jù)實(shí)時動態(tài)穿透分析；根據(jù)工齡、職稱、學(xué)歷、履歷等人才數(shù)據(jù)標(biāo)簽，描繪地鐵人才畫像，實(shí)現(xiàn)人才選育用留的精準(zhǔn)匹配；人力資源智能分析平臺建立，搭建地鐵人力資源大數(shù)據(jù)看板、人工成本和人才流動趨勢分析平臺，全面展示地鐵人力資源全貌，為集團(tuán)戰(zhàn)略決策提供輔助。

三、工作亮點(diǎn)與成效

（一）統(tǒng)一體系，夯實(shí)人力資源管理基礎(chǔ)

本項目，從“體系搭建、數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)治理”四個維度入手，制定南京地鐵數(shù)據(jù)治理的管理制度體系，對組織信息體系、員工信息體系進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，搭建數(shù)據(jù)體系規(guī)范化的“基礎(chǔ)底座”，形成管理閉環(huán)。人力資源系統(tǒng)是集團(tuán)所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的人員與組織數(shù)據(jù)的源頭和支撐系統(tǒng)。項目將地鐵11 家單位、2399 個部門/分公司/中心/班組，6522 個崗位、28144 名員工（含離退休和非正式人員）統(tǒng)一規(guī)劃，構(gòu)建可穿透式的數(shù)字化組織架構(gòu)。設(shè)計74 個信息集，600 多項指標(biāo)，300 多項數(shù)據(jù)標(biāo)簽，形成全生命周期南京地鐵人員數(shù)據(jù)庫。制定并印發(fā)人力資源數(shù)字化管理細(xì)則和考核方案，明確子單位在數(shù)字化管理的職責(zé)與范圍。建立高效的數(shù)據(jù)治理體系和治理模式，解決人事信息更新不及時、維護(hù)難、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)等業(yè)務(wù)痛點(diǎn)。項目對系統(tǒng)112 個人員核心信息指標(biāo)進(jìn)行規(guī)范和統(tǒng)一，編制數(shù)據(jù)質(zhì)量核對和數(shù)據(jù)檢驗(yàn)統(tǒng)計表，不僅保證人事數(shù)據(jù)的及時性和完整度，還能主動對各單位的人事數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)、糾錯、預(yù)警。南京地鐵核心人力資源數(shù)據(jù)完整度從60%提升至99.58%。

（二）重塑人事業(yè)務(wù)流程，革新人力資源管理模式

本項目的各類業(yè)務(wù)流程（圖2）均實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化、數(shù)據(jù)化和智能化，線上化業(yè)務(wù)閉環(huán)真正革新了地鐵人力資源管理模式。項目以高效的線上無紙化流程替代線下人工審批模式，有效減少了地鐵HR繁雜性和事務(wù)性的工作量，節(jié)省人力投入，也打通了地鐵人事業(yè)務(wù)流程堵點(diǎn)和斷點(diǎn)。本次共上線9 類一級流程，36 個二級流程，主要涉及請休假、加班、出差、入職、轉(zhuǎn)正、合同、調(diào)動、離職、退休等業(yè)務(wù)，極大地提高了人與人、人與事之間的業(yè)務(wù)協(xié)同效率。系統(tǒng)對業(yè)務(wù)審批功能進(jìn)行了持續(xù)優(yōu)化，增加批量審批、自定義審批，提升了審批效率。項目上線至今南京地鐵人力資源業(yè)務(wù)流程共發(fā)起71901 條、流程參與節(jié)點(diǎn)359592 個、結(jié)束流程59895 條。以規(guī)模較大的運(yùn)營公司人員離職流程為例，以往線下流程需要10 幾個部門、35 個審批人簽批意見。

（三）打造核心人事應(yīng)用，提升人力資源管理效能

本項目實(shí)現(xiàn)組織、人員、薪酬、考勤、人事異動、統(tǒng)計分析、報表等核心人事應(yīng)用的數(shù)字化，提升了地鐵人力資源管理效能。核心人事方面，以防范人事管理風(fēng)險為目標(biāo)設(shè)計地鐵人事業(yè)務(wù)預(yù)警，如合同續(xù)簽、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、生日和退休提醒等，提高預(yù)警及時性、精準(zhǔn)度，最大限度規(guī)避用工風(fēng)險，提升HR 業(yè)務(wù)推進(jìn)效率；員工管理方面，建立干部名冊、員工檔案，自動生成干部任免審批表、員工履歷表，干部信息管理工作“化整為零”；薪資管理方面，建立地鐵人事前端業(yè)務(wù)和薪酬后端處理的業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制，實(shí)現(xiàn)薪資發(fā)放在線化和薪資數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析、預(yù)警機(jī)制，自動輸出月度薪資報表，實(shí)現(xiàn)薪資管控和成本實(shí)時分析，同時為員工提供了薪資自助服務(wù)，薪資可按月按年查詢匯總；考勤管理方面，實(shí)現(xiàn)了線上考勤業(yè)務(wù)一體化設(shè)計并能夠與其他系統(tǒng)進(jìn)行考勤數(shù)據(jù)對接，月度匯總考勤數(shù)據(jù)后進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、自動存檔和薪酬發(fā)放核算，同時員工可以查看考勤異常、考勤結(jié)果；報表管理方面，共設(shè)計集團(tuán)人事類、薪酬類報表30 余套，HR 可自定義修改編輯報表類目和取數(shù)范圍，實(shí)現(xiàn)自動匯總、統(tǒng)計分析，大大提升了工作效率。按照每張報表每次填報、匯總8 小時計算，上線后可以節(jié)約HR 工作時間2560 小時。

（四）挖掘數(shù)據(jù)價值，賦能人力資源管理決策

本項目通過對南京地鐵人力資源大數(shù)據(jù)建模，打造人力資源智能分析平臺，提升了地鐵企業(yè)管控能力和數(shù)字化分析決策能力；深挖人力資源數(shù)據(jù)價值，高效呈現(xiàn)人力資源管理全貌，輔助集團(tuán)快速診斷人事管理中存在的問題并決策，讓人力資源真正為企業(yè)管理賦能；建立地鐵特色的人力資源數(shù)據(jù)分析智慧大屏，包括綜合看板、人才流動和人工成本等決策儀表盤。綜合看板：反映地鐵整體人才規(guī)模、結(jié)構(gòu)和層次，對整體人力資源現(xiàn)狀進(jìn)行診斷分析，摸清人力資源家底。人才流動：反映地鐵人才流動變化趨勢，人才引進(jìn)的質(zhì)量和層次、對離職原因和去向進(jìn)行深度分析，發(fā)現(xiàn)人才管理的問題，更好診斷地鐵人才競爭力。人工成本分析：反映人工成本趨勢，對各層級人力成本進(jìn)行對比分析，監(jiān)控人工成本的使用情況，有效管控人力運(yùn)營成本。

（五）建立服務(wù)一體化平臺，提高員工共享服務(wù)水平

本項目從HR 服務(wù)、員工自助服務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)和共享中心四個方面，打造員工服務(wù)一體化平臺（圖3），真正實(shí)現(xiàn)了以人為本和全員共享服務(wù)。在員工服務(wù)數(shù)字化應(yīng)用的具體情境中，高頻常用的人事服務(wù)集成在服務(wù)大廳首頁，如開具收入證明、在職證明、請休假、加班、補(bǔ)刷卡等。員工可通過OA 門戶入口直接登錄到共享服務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄、消息集成、待辦集成和移動端集成。服務(wù)大廳設(shè)有通知公告、溫馨提示及人事制度和資料下載等欄目。員工可以便捷查看修改個人信息，查閱薪資和考勤數(shù)據(jù)，自助完成事務(wù)申請，跟蹤發(fā)起和處理的事件審批進(jìn)度。平臺試運(yùn)行至今系統(tǒng)日均活躍高達(dá)1200 余人，平均在線260 人。

圖3 員工服務(wù)一體化平臺

（六）打通數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)業(yè)人一體化融合

本項目引入了低代碼開發(fā)平臺，人力資源系統(tǒng)與集團(tuán)主數(shù)據(jù)、OA 門戶、招聘、培訓(xùn)、地鐵移動APP 等應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)通道打通，通過多個系統(tǒng)應(yīng)用集成，打通數(shù)據(jù)間的壁壘和限制，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時共享、動態(tài)更新和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通。通過地鐵招聘系統(tǒng)接口，可以一鍵解析投遞人員簡歷，自動匯總信息，省去入職流程人員信息的重復(fù)填報。通過低代碼開發(fā)平臺，快速建立起支撐地鐵管理需要的各類人力資源應(yīng)用，最終形成了點(diǎn)（應(yīng)用）、線（BPM）、面（PAAS 服務(wù)平臺）無縫銜接的微服務(wù)應(yīng)用生態(tài)。該模式彌補(bǔ)了傳統(tǒng)人事系統(tǒng)在全員應(yīng)用層面的不足和短板，實(shí)現(xiàn)了多場景、跨系統(tǒng)、個性化、定制化的人力資源業(yè)務(wù)流程。

四、實(shí)施要點(diǎn)與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

一是優(yōu)化人力資源體系。完善的管理機(jī)制是數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。在地鐵人力資源數(shù)字化項目啟動前，南京地鐵已先后制定和完善了一系列人力資源管理規(guī)章制度、文件和實(shí)施細(xì)則等。通過健全人力資源管理制度，優(yōu)化人力資源管理體系，完善人力資源管理機(jī)制，為人力資源數(shù)字化建設(shè)奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。

二是強(qiáng)化組織保障機(jī)制。強(qiáng)有力的組織保障是數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。在本項目建設(shè)中，地鐵集團(tuán)高層高度重視，建立了人力資源數(shù)字化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由集團(tuán)總經(jīng)理擔(dān)任組長，信息中心、關(guān)鍵業(yè)務(wù)部門、子公司分管領(lǐng)導(dǎo)和人事部門負(fù)責(zé)人作為成員，負(fù)責(zé)項目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)決策和過程中工作協(xié)調(diào)與資源支持。集團(tuán)人力資源部作為業(yè)務(wù)牽頭部門，負(fù)責(zé)項目具體實(shí)施。

三是狠抓項目過程管理。高效的項目管理是數(shù)字化建設(shè)的保障。在本項目實(shí)施過程中，組建了項目領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組，制定《人力資源信息化項目管理章程》，明確實(shí)施計劃，建立周會、月例會、專題會的常態(tài)化溝通機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。將項目管理過程分為啟動準(zhǔn)備、藍(lán)圖設(shè)計（咨詢）、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)、上線切換、驗(yàn)收交接多個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)又細(xì)分為若干個小的管理閉環(huán)和步驟，確保過程可控、成果留痕。

四是明晰落地執(zhí)行思路。堅決有效的執(zhí)行是數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。按照總體規(guī)劃、分步實(shí)施思路，先從夯實(shí)人力資源管理信息體系入手，再進(jìn)行各模塊的深入應(yīng)用和推廣，重點(diǎn)放在人力資源共享服務(wù)平臺、員工服務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)決策、數(shù)據(jù)治理等領(lǐng)域。此外，既強(qiáng)調(diào)全集團(tuán)一盤棋，提高集團(tuán)管控力，又適當(dāng)考慮多層級、多業(yè)態(tài)下的各單位個性化需求，抓住核心、突出重點(diǎn)、分階段推進(jìn)。

五是打造專業(yè)人才團(tuán)隊。培養(yǎng)專業(yè)化團(tuán)隊是數(shù)字化建設(shè)的重要因素。項目建設(shè)和后期實(shí)踐，需要組建和培養(yǎng)高素質(zhì)、年輕化的數(shù)字化人才隊伍。這些人員既是人力資源數(shù)字化系統(tǒng)的操作管理專家，又是項目體驗(yàn)官，可以不斷為系統(tǒng)功能優(yōu)化和推廣應(yīng)用提供專業(yè)技術(shù)保障。

五、推廣應(yīng)用

一是為大型集團(tuán)人力資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供參考樣板。本項目充分考慮企業(yè)人員規(guī)模大、崗位類別多、用工形式多樣、組織層級復(fù)雜等實(shí)際情況，打造了具有南京地鐵特色的集團(tuán)人力資源數(shù)字化管控模式。按照“統(tǒng)一管理、分級授權(quán)、多角色設(shè)置”的原則，各司其職、明確職責(zé)邊界，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)和各單位的高效管理與業(yè)務(wù)協(xié)同。南京地鐵人力資源數(shù)字化探索和實(shí)踐的有益經(jīng)驗(yàn)，可以為行業(yè)大型集團(tuán)的人力資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供參考樣板。

二是探索行業(yè)人力資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型的產(chǎn)業(yè)化發(fā)展之路。深入推進(jìn)綠色城軌、智慧城軌的大背景下，離不開整個行業(yè)人力資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級。通過加強(qiáng)行業(yè)交流與合作，打造南京地鐵人力資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型樣板，在上下游關(guān)聯(lián)企業(yè)中對外輸出地鐵管理經(jīng)驗(yàn)，不斷向軌道交通行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、產(chǎn)業(yè)化發(fā)展之路邁進(jìn)。

未來，南京地鐵也將更加積極地融入新時代國家發(fā)展大局和城軌產(chǎn)業(yè)數(shù)智化大潮，持續(xù)挖掘和運(yùn)用云計算、大數(shù)據(jù)與人工智能等數(shù)字技術(shù)，推動數(shù)字技術(shù)與地鐵人力資源管理深度融合，為城軌交通人才高質(zhì)量發(fā)展持續(xù)貢獻(xiàn)力量。