精細化管理在醫院檔案管理中的應用

常娜 榆林市第二醫院

一、精細化管理在醫院檔案管理中應用的必要性

（一）促進醫院發展

當前，經濟的快速發展和人們生活水平的不斷提高，對醫療衛生服務的要求也越來越高。在這種背景下，醫院為了生存與發展，必須有好的醫療服務、好的設備設施及高水平的專業技術人員，這些都需要檔案管理支撐。因此，加強對醫院檔案管理工作的精細化管理，對促進醫院發展有著非常重要的意義[1]。

（二）提高檔案管理水平

隨著社會不斷進步與發展，人們對醫院檔案管理工作也提出了更高的要求。當前，醫院在檔案管理中還存在著一些問題，主要是沒有建立完善的檔案管理制度、檔案管理人員的素質不高及沒有對檔案管理人員進行有效監管等。因此，只有加強對醫院檔案管理工作的精細化管理，才能提高醫院的檔案管理水平。

（三）提高檔案資源的利用效率

隨著信息化技術的廣泛應用，醫院可以利用信息化技術實施檔案資源管理，以便于資源的整合和利用。同時，為了方便醫療工作者使用電子文檔、圖像和聲音等資料信息，需要對其進行精細化整合和優化處理。醫院在運營過程中，會產生大量的數據信息與文件資料等，需要對這些數據信息與文件資料進行存儲和整理，便于醫院今后各項工作的順利開展。

二、醫院檔案管理工作現狀

（一）缺乏科學的檔案管理體系

醫院檔案管理工作涉及醫院的方方面面，而且隨著醫院的不斷發展，檔案管理工作也要與時俱進，在原有的基礎上不斷創新、改進[2]。

但是，由于很多醫院沒有意識到檔案管理工作的重要性，沒有建立科學合理的檔案管理體系，導致醫院的檔案管理工作出現了許多問題，不利于醫院的發展進步。

實際上，很多醫院并不重視檔案管理工作，也不重視機構設置和人員配備，缺乏專業人員統一協調、統一管理。醫院的檔案管理工作大多是由一些非專業的人員進行的，這些人一般是醫院的后勤人員、行政人員及其他專業技術人員。他們由于缺乏專業的檔案管理知識和技能，因此并不能很好地開展檔案管理工作。

另外，醫院往往沒有完善的制度作為參考依據和保障措施規范檔案管理工作的開展，這就導致了檔案管理工作在開展過程中存在許多問題。一是檔案分類不科學、不準確；二是檔案保管條件差；三是缺乏有效的信息化建設；四是檔案資源開發利用不足等。

（二）檔案管理人員缺乏專業素養

在醫院檔案管理工作中，檔案管理人員的專業素養會對醫院檔案管理工作的順利開展產生重要影響。但是目前，很多醫院都缺乏一支專業素質較高的檔案管理隊伍，而且由于相關檔案管理工作人員的流動性較強，部分工作人員缺乏一定的專業知識和專業技能，對于一些專業知識不夠熟悉[3]，導致醫院檔案管理工作在很大程度上難以得到有效開展。此外，由于一些醫院不夠重視檔案管理工作，導致很多檔案管理工作人員缺乏責任感和使命感，在工作時持消極的工作態度。

（三）檔案信息化程度低

雖然醫院的信息化建設已經取得了一定的成績，但其信息化水平仍然較低。

首先，醫院檔案信息化建設起步較晚，由于受傳統管理理念的影響，醫院對于檔案信息化建設的重視程度并不高，且很多醫院對待檔案管理工作都是放任自流，導致檔案管理工作無法得到有效開展。

其次，由于檔案管理工作需要多個部門、多個科室及多名工作人員的配合與協作，如果沒有高效合理的管理制度作為指導和保障，勢必會出現各種問題。

最后，檔案信息化建設的前提是必須擁有強大的數據管理信息系統，否則，再好的規劃也只能是空談。

（四）檔案管理工作的開展缺乏動力

醫院檔案管理工作在醫院中的地位、作用、價值并不被認可，使得相關人員在開展醫院檔案管理工作時缺乏足夠的動力[4]。

第一，檔案管理意識薄弱，大多數醫院沒有設置專門的科室開展檔案管理工作，只是安排一些行政人員和醫務科等職能部門的人員負責收集和整理資料，再交由辦公室歸檔。

4.3.1 選擇健薯，提早育苗。選用健康種薯，剔除病、雜、退薯塊，確保品種純度。日平均氣溫穩定在7～8 ℃開始育苗。在薯苗發芽出土階段，床土溫度控制在32～35 ℃；齊苗后夜催日煉，采苗前5～7 d進行煉苗，苗高20 cm以上時，及時采苗。

第二，檔案管理部門缺乏專業技術人才和專業的檔案管理工作人員，導致醫院檔案管理工作水平難以得到有效提高。

第三，對醫院的檔案管理工作缺乏應有的重視，沒有形成科學、規范的管理制度，在實際工作中也沒有嚴格按照制度辦事。

第四，醫院領導對檔案管理工作不夠重視，使得檔案管理人員缺乏相應的權利和地位，導致他們對工作缺乏足夠的動力。

第五，由于檔案管理部門的經費不足以及場地和設備等因素的影響，檔案管理部門沒有足夠的資金開展相關工作。

第六，缺少相應的激勵機制，使得相關人員在開展工作時缺乏足夠的動力和壓力。

第七，檔案管理部門缺乏完善的績效考核制度，沒有建立合理有效的激勵機制對相關人員給予獎勵。

三、精細化管理在醫院檔案管理中的運用策略

（一）完善制度建設

在醫院檔案管理中引入精細化管理，需要加強相關制度的建設，具體應做好以下幾個方面的工作。

其次，醫院在開展檔案管理工作時，一方面要明確檔案管理人員的崗位職責，充分發揮檔案管理人員的作用；另一方面要完善各項規章制度，建立科學合理的績效考核體系[5]。

最后，在醫院檔案管理中引入精細化管理理念時，要完善和優化現有的檔案工作制度，確保相關制度能夠適應當前的發展趨勢和需要，特別是要對醫院檔案管理工作進行精細劃分：醫院可以將科室劃分為幾個不同的大類，再進行檔案資料的整理和歸檔工作，根據各個科室不同的工作要求將其劃分為多個小類。

第一，建立完善的考核體系。醫院要明確檔案管理人員及各科室的職責和責任分工，建立健全考核制度。

第二，優化檔案管理工作人員的結構。通過合理調整和優化人力資源配置，可以提高醫院檔案管理工作人員的素質水平。

第三，加強對檔案資料的整理。醫院要針對不同種類和類型的檔案資料進行分類整理，確保能夠及時、有效地完成各項工作。

第四，完善基礎設施建設。醫院要充分利用現代化信息技術，提高檔案資料的管理效率，為醫院開展各項工作提供可靠保障。

（二）加強人員培訓

在醫院檔案管理中，工作人員是核心，是檔案管理工作開展的重要主體，因此要重視對工作人員的培訓，為其提供優質的服務。

首先，要明確工作人員的職責與權利，制定相應的管理制度，使其明確職責、權利和義務等，做好檔案管理工作，這是對工作人員的基本要求，也是對其工作態度、工作能力的基本要求。只有明確了崗位職責，才能使工作人員明確工作目標，做好檔案管理工作。

其次，要注重對檔案管理工作人員的培訓，包括法律法規知識、信息技術應用、檔案管理專業知識等，使其掌握相關知識和技能。要建立完善的培訓體系與機制，將培訓與考核相結合，通過培訓可以使工作人員對檔案管理相關知識和技能有更深刻的認識，能夠利用新技術和新方法解決檔案管理工作中遇到的問題，提高工作效率。同時，醫院應根據發展情況與需求制訂個性化的培訓方案，針對不同崗位與不同級別的員工確定不同的培訓內容和形式，促使其提升專業能力。

在培訓過程中，要以實際工作為基礎，將理論與實際相結合，使其能夠更好地適應當前社會的發展需要，為醫院的發展做出貢獻[6]。

此外，在信息技術與醫院檔案管理融合的過程中，醫院一方面要加大對信息化技術的培訓力度，另一方面要加大對醫院檔案信息安全保護意識的培訓力度。只有通過多種方式的培訓與教育，才能有效提高醫院檔案管理人員的綜合能力與素質。

（三）創新管理方式

傳統的檔案管理模式中，主要是由工作人員對資料進行整理、歸檔、復制等，因此工作人員的能力會直接影響到檔案管理的效率與質量。

新時期背景下，醫院需要結合實際情況，不斷創新檔案管理方式，加大對檔案管理工作人員的培訓力度，提高檔案管理工作人員的綜合能力，使其更好地適應新時期醫院發展的需要。

另外，還要不斷創新工作方式，積極引入現代科技手段，為檔案管理工作的開展提供便利。例如：利用互聯網、移動通信等技術手段建立檔案信息管理系統，提高檔案管理效率。

（四）優化基礎設施

醫院檔案管理工作中需要在管理制度及技術上創新，完善基礎設施，滿足現代化檔案管理的需求。

首先，在制度上要實現規范化與精細化。要將精細化管理理念融入檔案管理工作，使檔案管理工作有法可依、有章可循，保證檔案管理工作的規范性。

其次，要在技術上實現現代化與信息化。檔案管理信息化建設不僅是一項基礎設施建設工程，也是一項系統工程。要通過數字設備和技術科學合理地規劃檔案管理，檔案管理部門要不斷完善網絡技術和數據庫建設，建立科學完善的檔案數據庫系統，為檔案管理工作的有效開展提供強有力的技術支撐。

最后，要注重醫院信息化建設與發展。醫院在信息化建設中，要重視檔案信息化建設工作，提高醫院的檔案信息化水平和應用效率，應用精細化管理理念，有效地降低管理成本和工作量，提高醫院的綜合實力和服務水平[7]。

四、結語

醫院檔案管理作為醫院管理的重要組成部分，在醫院發展中發揮著重要的作用。檔案管理質量的高低，直接關系到醫院未來的發展。因此，醫院在日常工作中，要重視對檔案管理工作的精細化管理，不斷提高醫院檔案管理質量，促進醫院健康穩定發展。