醫(yī)療設(shè)備全壽命周期檔案管理策略研究與應(yīng)用

蒙鈺潔

【摘要】本文對醫(yī)療設(shè)備全壽命周期檔案管理策略的具體應(yīng)用進行分析，希望可以為相關(guān)工作者的研究提供一些幫助。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療設(shè)備;全壽命;檔案

進入新時代后，醫(yī)療設(shè)備全壽命周期檔案管理工作逐漸得到了人們的廣泛關(guān)注。因此，必須研究相關(guān)策略在實際管理中的具體應(yīng)用，發(fā)現(xiàn)其優(yōu)勢，促進管理質(zhì)量與水平的提升，從而為醫(yī)療設(shè)備的正常運行提供有力保障。

一、建立分級管理體系

在實際工作中，應(yīng)該遵循集中建檔原則與分級管理原則，對醫(yī)療設(shè)備全壽命周期檔案進行有效管理，并建立起三級管理體系，即醫(yī)院、各個科室以及具體操作人員，提高管理工作的質(zhì)量與效率，延長醫(yī)療設(shè)備的使用壽命，從而充分發(fā)揮其作用。在三級管理體系中，還應(yīng)該明確每一級工作的具體內(nèi)容。對醫(yī)院職能科室而言，其工作內(nèi)容就是合理構(gòu)建醫(yī)療設(shè)備的總體臺賬，并根據(jù)這一臺賬，對其全壽命周期檔案資料進行統(tǒng)一的整理、歸檔以及保管;對各個科室而言，其工作內(nèi)容就是根據(jù)自身實際工作情況與需要，建立起相應(yīng)的分科醫(yī)療設(shè)備臺賬，并在具體使用過程中，設(shè)置專門的工作人員對設(shè)備數(shù)據(jù)信息進行收集與整理;對具體操作人員而言，其工作內(nèi)容就是將醫(yī)療設(shè)備實際運行、使用以及維護等方面的數(shù)據(jù)信息及時、準確地記錄下來，為日后檢查等工作提供便利與依據(jù)。

二、明確檔案范圍

在對醫(yī)療設(shè)備全壽命周期檔案進行管理時，各個單位都應(yīng)該在充分考慮自身實際情況的基礎(chǔ)上，明確醫(yī)療設(shè)備相關(guān)資料的具體歸檔范圍。一般情況下，這一范圍都是按照固定資產(chǎn)管理的相關(guān)要求進行制定，即若整臺醫(yī)療設(shè)備的價格超過2000元人民幣，那么就應(yīng)該將其作為固定資產(chǎn)并建立起相關(guān)的臺賬;若整臺醫(yī)療設(shè)備的價格超過1萬元人民幣，那么就應(yīng)該建立起單獨的臺賬，記錄其相關(guān)信息。需要注意的是，在購買、使用以及報廢的全部過程中，醫(yī)療設(shè)備直接形成的、有著一定查詢與保存價值的隨機技術(shù)資料、聲像資料、圖表以及文字等，臺賬中都應(yīng)該有著清晰、準確的記錄。

三、組卷、存放

管理人員在收集完醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)資料與文件之后，應(yīng)該及時對其進行組卷，并通過對每一份資料的載體、內(nèi)容以及形成規(guī)律進行詳細分析，保證資料文件整理的系統(tǒng)性。同時，還應(yīng)該對各個檔案進行編號，并按照一定的順序排列整齊，從而為日后查找或者是利用工作提供便利。醫(yī)療設(shè)備檔案編號的設(shè)置應(yīng)該與醫(yī)療單位管理的實際情況相一致，例如，可以通過和設(shè)備編碼相同或者是采購合同編號相同等方法進行設(shè)置，為醫(yī)療設(shè)備全壽命周期檔案管理工作的順利進行奠定良好基礎(chǔ)。

四、做好重點工作的管理

（一）對醫(yī)療設(shè)備購買申請具體流程進行完善，提高購買環(huán)節(jié)的管理能力。醫(yī)院職能科室應(yīng)該全面掌握各科室設(shè)備需求的實際情況，并協(xié)助醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)備進行科學、合理的經(jīng)費預(yù)算與購買計劃。在購買較為貴重的醫(yī)療設(shè)備之前，應(yīng)該組織專業(yè)人員對其效益的可行性與技術(shù)的先進性進行有效探討與論證，并把申請、審批以及購買等過程中的相關(guān)資料保存起來，特別是關(guān)于設(shè)備生產(chǎn)商資質(zhì)的各種文件。管理人員應(yīng)該對其進行審核，在保證其有效與完整之后，與設(shè)備的相關(guān)資料共同保管起來。

（二）做好設(shè)備安裝驗收等方面的資料管理。在醫(yī)療設(shè)備到貨時，廠家、使用科室以及醫(yī)院職能科室應(yīng)該共同對其進行開箱檢驗，若設(shè)備是從國外進口的，驗收時還應(yīng)該有專門的商檢人員在場。在具體檢驗時，工作人員應(yīng)該對隨機資料進行清點與收集，并將其交給檔案部門管理。對于安裝和調(diào)試等資料，可以通過先記后借或者是借復(fù)印本等方式，避免出現(xiàn)文件損壞或者丟失問題。

（三）做好日常養(yǎng)護工作。醫(yī)院要建立起健全的登記制度，特別是對于比較貴重或者是大型的醫(yī)療設(shè)備，應(yīng)該下發(fā)相應(yīng)的使用登記本。工作人員在使用之前必須將登記信息填寫完全，并不得損壞登記本;而在使用之后，應(yīng)該對設(shè)備的使用情況與具體的檢定記錄進行填寫。醫(yī)院職工科室還應(yīng)該定期對醫(yī)療設(shè)備進行檢查，準確記錄相應(yīng)的故障率與使用率，為日后分析設(shè)備實際運行質(zhì)量與水平提供依據(jù)。另外，若設(shè)備出現(xiàn)報廢問題，必須由其使用科室對申請單進行填寫，并在經(jīng)過相關(guān)鑒定與審批之后，將其臺賬銷毀。相關(guān)的申請、鑒定和審批等文件也應(yīng)該歸檔保管起來。

五、加強信息化建設(shè)

醫(yī)療設(shè)備全壽命周期檔案具有數(shù)量大、復(fù)雜等特點，且涉及到多個環(huán)節(jié)，若僅由人工方式進行管理，極易導致因人為失誤而使檔案資料丟失、損壞等問題的出現(xiàn)，同時也加大了檔案查詢、利用的難度。因此，醫(yī)院必須合理運用先進技術(shù)，搭建起相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺，提高檔案管理信息化水平，從而有效提高管理的效率與效果。以唐都醫(yī)院為例，其在2006到2010這5年中，陸續(xù)建立起了綜合管理系統(tǒng)、條形碼巡檢系統(tǒng)以及電子檔案管理系統(tǒng)，不僅為工作人員查閱利用檔案提供了便利，還可以將準確的風險評估、資產(chǎn)管理、采購追溯以及設(shè)備養(yǎng)護等數(shù)據(jù)信息提供給醫(yī)院領(lǐng)導者，有利于其作出正確決策。

六、結(jié)論

綜上所述，醫(yī)療設(shè)備全壽命周期檔案管理逐漸成為了一項重要工作。因此，必須通過建立分級管理體系、明確檔案范圍、組卷存放原則、做好重點工作管理以及加強信息化建設(shè)等措施的實施，提高管理的有效性，從而促進醫(yī)療設(shè)備充分發(fā)揮其作用。

【參考文獻】

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