新形勢下公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理探討

馬晏萍，呂旭，趙娜

1.天津市河?xùn)|區(qū)東新街社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心公共衛(wèi)生科，天津 300162；2.天津市河?xùn)|區(qū)疾病預(yù)防控制中心健康教育科，天津 300151

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案是指發(fā)生新的突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，由組織、機構(gòu)、個人產(chǎn)生的極具保存意義的記錄，在對公共衛(wèi)生事件的具體性質(zhì)與特征的分析過程中，通過記錄與整理相關(guān)歷史事件，以此為總結(jié)提供有效的參考[1]。通過對突發(fā)衛(wèi)生事件檔案管理的分析，能使醫(yī)院在今后發(fā)生可能的突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，形成應(yīng)對措施，有效應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件。

1 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的特征及意義

突發(fā)公共衛(wèi)生事件最突出的特征體現(xiàn)在突發(fā)性方面，其在短時間內(nèi)將對公眾健康帶來極大的危害，包括原因不明的群體疾病、重大傳染疾病等。

突發(fā)公共衛(wèi)生事件的科學(xué)檔案管理，能為今后的工作指明方向，其主要是指政府與相關(guān)職能部門一同應(yīng)對突發(fā)性公共衛(wèi)生事件過程形成的有保存價值的不同形式的歷史記錄，根據(jù)該記錄，能讓后人有依據(jù)可循[2]。

1.1 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的特征

1.1.1 事件的突發(fā)性 發(fā)生極其突然，且速度比較快，涉及面比較廣的事件就是所謂的突發(fā)公共衛(wèi)生事件，其對廣大群體的健康安全帶來很大的影響，保存突發(fā)公共衛(wèi)生事件形成的檔案資料，能使政府及各部門團結(jié)一心地真實記錄突發(fā)災(zāi)難。由于突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生比較突然，由此存在類型較多的檔案材料，且內(nèi)容比較復(fù)雜，處理起來存在一定難度。

1.1.2 涉及范圍較廣 涉及范圍廣，且有地區(qū)性、季節(jié)性、不確定性是突發(fā)公共事件的特征所在，比如禽流感等，收集突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案材料，應(yīng)該要注意全面、廣泛地收集，不能出現(xiàn)材料遺漏的現(xiàn)象[3]。

1.1.3 材料綜合性 材料來源的形式具有多樣化特征，其中有文書類、科技類，且載體的方式也有所差異，檔案材料載體包括紙質(zhì)、聲像、電子等。這些材料是構(gòu)成突發(fā)事件檔案的主要內(nèi)容，不僅能為疾病預(yù)防提供參考依據(jù)，且在疾病控制、突發(fā)事件的處理方面能提供真實有效的依據(jù)。

1.1.4 資料的保密性 突發(fā)疫情將會給公眾的健康帶來危害，同時，還會影響社會的穩(wěn)定發(fā)展，所以，在檔案工作中應(yīng)該全面了解整個突發(fā)事件，在處理突發(fā)事件時，檔案的收集與整理是關(guān)鍵，特別要注重對檔案資料進行保密。

1.2 醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案管理的意義

在當前大數(shù)據(jù)時代下，提升醫(yī)療機構(gòu)衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量具有重要意義。①能詳細地記錄突發(fā)公共衛(wèi)生事件的真實性，為后續(xù)對該事件的處理過程等提供有效參考依據(jù)[4]。對于追溯事件起源、發(fā)展、過程等資料，記錄相關(guān)的文字、圖片等，能對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生過程進行回溯性研究，并為所發(fā)生事件的后續(xù)走向提供有效參考依據(jù)。②積累實踐經(jīng)驗，落實好戰(zhàn)略整體部署，由此在處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，衛(wèi)生管理機構(gòu)應(yīng)加強自身的應(yīng)急處理能力。

2 醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的作用

醫(yī)療衛(wèi)生檔案在國家衛(wèi)生管理工作中占據(jù)重要地位，在管理、記錄與保存中需遵循相應(yīng)的原則，包括統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，且需要保障檔案記錄的科學(xué)性。另外，還需要全面地把控檔案的歸檔管理、利用與開放、管理機制等管理體系，突顯醫(yī)療衛(wèi)生檔案的完整性、安全性，由此滿足國家對公共衛(wèi)生的管理與記錄的需要。在信息化時代背景下，醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理中開始應(yīng)用信息技術(shù)，其逐漸朝著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，使得檔案管理工作質(zhì)量得到提升，為突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處理提供有效參考[5]。

在突發(fā)公共衛(wèi)生事件背景下，要想強化醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理，可以從這幾個方面著手：①通過記錄真實的事件，能夠保證信息來源的真實性、可靠性，為更好地處理突發(fā)衛(wèi)生事件提供有效依據(jù)。詳細地記錄公共衛(wèi)生事件的發(fā)生過程，溯源處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件，由此使人民群眾不會受到健康安全的威脅，同時，醫(yī)務(wù)人員在疾病治療中，通過參考真實的信息資料，能更好地判斷患者疾病發(fā)展，以此提升疾病治療效果，且在消滅疾病方面能提供有效參考依據(jù)。②通過積累可靠的經(jīng)驗與戰(zhàn)略部署工作，在面對公共衛(wèi)生突發(fā)事件，能快速地采取有效措施應(yīng)對，從而控制突發(fā)事件的發(fā)生，避免事件的進一步發(fā)展。醫(yī)療衛(wèi)生檔案通過記錄突發(fā)公共衛(wèi)生事件的相關(guān)內(nèi)容，包括防控、應(yīng)急措施等，能為后續(xù)事件的發(fā)展提供有效的參考依據(jù)，由此更好地促進醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展。③社會信息檔案建設(shè)工作在一定程度上能滿足社會文化共享資源的需求，尤其是其中的歷史資料與實踐經(jīng)驗發(fā)揮重要作用[6]。歷史紀錄的主要方式為記錄檔案信息，其能使人們更好地回顧歷史相關(guān)內(nèi)容。

3 突發(fā)公共衛(wèi)生事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的基本要求

公共衛(wèi)生安全是保障人們健康生存的關(guān)鍵，對于突發(fā)公共衛(wèi)生事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理上應(yīng)做到這幾點：①需及時歸檔相關(guān)檔案資料，在檔案資料的收集過程中，醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)應(yīng)對檔案資料進行總結(jié)，且需要按照相關(guān)制度規(guī)定做好這項工作，對于歸檔工作來說，應(yīng)按照其規(guī)律與特征出發(fā)，以保障醫(yī)療檔案資料的完整性，避免資料丟失的問題發(fā)生[7]。②為了提升檔案管理質(zhì)量，需規(guī)范檔案管理，并建立完善的管理機制，編制科學(xué)的醫(yī)療機構(gòu)衛(wèi)生檔案分類方案，并合理設(shè)置獎懲制度，使得工作人員認真地做好自己的本職工作，從而大大提升醫(yī)療機構(gòu)衛(wèi)生檔案資料管理水平。在整理相關(guān)資料時，需充分尊重客觀事實，并根據(jù)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的實際情況做好資料的歸納與整理，同時，還需要重視檔案管理相關(guān)信息化系統(tǒng)資源的開發(fā)，備份相關(guān)文件，防止文件丟失的現(xiàn)象發(fā)生，將管理制度落到實處[8]。③對于檔案管理人員，應(yīng)該從服務(wù)的角度出發(fā)，充分發(fā)揮醫(yī)療機構(gòu)衛(wèi)生檔案管理工作，同時，借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，提升檔案管理工作效率與服務(wù)質(zhì)量，為資源利用提供有效保障[9]。

4 新形勢下突發(fā)公共衛(wèi)生事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理存在的問題

從實際情況來看，管理優(yōu)勢的欠缺是突發(fā)公共衛(wèi)生事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理最突出的問題，同時，有的工作人員沒有認真地對待醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作，在工作中經(jīng)常出現(xiàn)差錯，工作效率較低[10]。另外，由于沒有重視檔案管理過程中存在的問題，特別是醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理逐漸朝著信息化的方向發(fā)展，使得以往的紙質(zhì)檔案與電子檔案存在混搭的現(xiàn)象，存在不明確的編碼分類、不及時的歸檔存檔等問題，會增加人為的工作量，使檔案資料管理工作無法得到保障，由此對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的整體質(zhì)量帶來不利影響。突發(fā)公共衛(wèi)生事件導(dǎo)致的極大負面影響會導(dǎo)致醫(yī)療衛(wèi)生檔案工作內(nèi)容更加復(fù)雜，由此會加大管理工作難度，使檔案管理工作的滯后性暴露出來[11]。突發(fā)公共衛(wèi)生事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的執(zhí)行規(guī)范存在欠缺，且對于管理工作的執(zhí)行存在隨意的現(xiàn)象，比如，歸檔時限過于隨意，采用的信息技術(shù)也不太規(guī)范等，檔案管理儀器設(shè)備有所缺乏等，由此對整體工作效率帶來極大的影響[12]。

另外，缺乏基層公共衛(wèi)生人才也是一個突出的問題，當前公共衛(wèi)生部門存在著一種“假飽和”的人才現(xiàn)狀，這種情況體現(xiàn)在兩個方面：①公共衛(wèi)生部門存在的數(shù)量較少，且很少接受正規(guī)的系統(tǒng)培訓(xùn)，特別是在農(nóng)村很常見；②我國城鄉(xiāng)發(fā)展存在不平衡的現(xiàn)象，由此使得公共衛(wèi)生人才都集中在大城市，而基層人員的綜合水平不高，所以，通常在大中城市存在基層公共衛(wèi)生隱患，如果在農(nóng)村流行一些重大傳染性疾病，后果將十分嚴重[13]。

5 突發(fā)公共衛(wèi)生事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的對策

突發(fā)公共衛(wèi)生事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理存在的諸多問題，勢必直接影響醫(yī)院的穩(wěn)定、長遠發(fā)展，所以，結(jié)合其中存在的問題提出有效解決對策是關(guān)鍵，可以從以下幾個方面著手。

5.1 醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)化新體系的建立

對于紙質(zhì)化的檔案管理來說，其工作效率相對較低，且極易出現(xiàn)犯錯的現(xiàn)象，使得檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)失常的問題。紙質(zhì)檔案資料具有特殊性，在調(diào)取、傳輸方面存在不利影響，這給醫(yī)院等機構(gòu)帶來極大的損失[14]。所以，完善醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化體系是建立檔案數(shù)據(jù)庫時需要引起重視的部分，要避免數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)不安全的因素，由此使數(shù)據(jù)的真實性、完整性得到保證，進一步提升檔案數(shù)據(jù)傳輸效率，使數(shù)據(jù)調(diào)取更加方便，統(tǒng)一檔案，且實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的不斷更新與升級。

5.2 醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的加強

數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、發(fā)展與維護的保障是突發(fā)公共衛(wèi)生事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理事件數(shù)據(jù)化管理的重要部分，這說明不僅需要對檔案管理功能進行細致化，還需要重視各部門之間的交流與合作，實現(xiàn)跨部門之間的通力合作，使檔案管理朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，還需要強化醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息化管理工作物質(zhì)基礎(chǔ)、技術(shù)支持。

①醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)獲取多部門之間的技術(shù)支持，對于醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的政策與資金方面，政府部門應(yīng)提供支持，使醫(yī)療機構(gòu)建設(shè)朝著數(shù)字化的方向良好發(fā)展[15]。另外，醫(yī)療機構(gòu)還需要借助技術(shù)部門的支持，建立完善的醫(yī)療機構(gòu)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，定期培訓(xùn)檔案管理工作人員，提升其整體工作效率與水平，由此穩(wěn)定數(shù)據(jù)庫的運轉(zhuǎn)。②各地醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)需加強重視數(shù)據(jù)庫的維護，需結(jié)合自身的實際情況展開這項工作，使工作人員熟練掌握數(shù)據(jù)的操作。另外，為保障數(shù)據(jù)體系的穩(wěn)定性，還需要定期地維護數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施，并在資金支持方面加強重視。

5.3 聘用專業(yè)化的檔案管理人員

醫(yī)院的發(fā)展受到一定阻礙，主要原因為應(yīng)對突發(fā)醫(yī)療衛(wèi)生事件的檔案管理工作存在不足，與此同時，檔案管理人員專業(yè)方面還有待提升，從而對醫(yī)院的長遠發(fā)展帶來不良影響[16]。所以，醫(yī)療機構(gòu)在招聘工作中，需要重視招聘人員的專業(yè)知識，對于新入職的人員，需要加強對其進行培訓(xùn)，使其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)得到提升，高效地進行醫(yī)院檔案工作。

5.4 互聯(lián)網(wǎng)思維的樹立

醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理工作人員需轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，同時，完善互聯(lián)網(wǎng)思維的建立，在解決問題時需采用互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)化方式。當前大數(shù)據(jù)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，在檔案管理工作中采用大數(shù)據(jù)，不僅需要工作技能、基礎(chǔ)設(shè)施的更新?lián)Q代，且需要更新思想觀念[17]。這就說明，醫(yī)療機構(gòu)需要密切結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展趨勢，通過更新觀念以及升級新技術(shù)，在日常工作中應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)思維。

5.5 深化改革，保障檔案管理工作規(guī)范化

頂層設(shè)計的完善是保障檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，以《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》為基礎(chǔ)，對新形勢下突發(fā)衛(wèi)生公共事件應(yīng)對的條例規(guī)范進行完善，并對醫(yī)療檔案的內(nèi)容、程序進行進一步的強化，使突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生時，能夠有模板作為參考依據(jù)。其次，通過將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，使醫(yī)療機構(gòu)衛(wèi)生檔案管理的工作效率得到提升，實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療”的目的，使醫(yī)療檔案管理工作質(zhì)量不高的問題得到改善，使其充滿生命力。另外，通過梳理突發(fā)公共事件防控檔案資料，能為今后防控與應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供依據(jù)支撐，實現(xiàn)管理的集中化[18]。

6 結(jié)語

綜上所述，在新時代背景下，突發(fā)公共衛(wèi)生事件中檔案管理還存在諸多問題，因此，有必要針對其中的問題深入分析，并采取有效解決措施，通過對檔案管理工作的規(guī)范化，提升醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)的檔案管理工作質(zhì)量，更好地推動醫(yī)療機構(gòu)的可持續(xù)發(fā)展，促進社會的穩(wěn)定發(fā)展。