檔案載體材料與形成方式對檔案管理行為理念的影響

孫阿娜

（聊城市衛生健康綜合執法支隊，山東聊城 252000）

0 引言

隨著我國社會的高速發展、科技水平的快速提升，檔案載體材料隨之產生變化，并對檔案管理行為理念提出了更高要求，而原有的檔案管理行為理念并不適應新時代社會發展中形成的檔案載體材料，所以需要深度分析檔案載體材料與形成方式對檔案管理行為理念的影響，了解檔案載體材料和形成方式與檔案管理行為理念之間的關系，基于現代思維與檔案載體材料、形成方式對檔案管理行為理念進行積極創新，從根本上提高檔案管理水平，確保檔案管理方式與理念之間能夠形成高度統一，推動檔案管理工作的長效發展。

1 檔案的載體材料與檔案的形成方式

我國具有悠久的文化歷史，在我國數年的發展歷程中，檔案載體材料與形成方式會隨著科技水平的提升而不斷地產生變化，甲骨、竹簡、紙張、磁盤等作為載體材料不斷更新，利用一定工具刻畫可閱讀的符號，使檔案得以形成，并在長久的發展中得以傳承。而隨著文字的產生，紙質的檔案載體材料逐漸受到社會大眾廣泛依賴，與石類檔案載體材料不同的是，紙質檔案載體材料具有較強的統一性，是利用書寫工具刻畫文字所形成的檔案，二者的差異具體體現在檔案載體材料形成方式的不同，而這種差異與檔案的信息內容關系不大。文字的產生，使得檔案的管理需求增加，一方面是由于文字具有較強的實用性以及便利性，能夠更加適用于文化間的交流，再加上綜合發展下人們對文化生活的不斷追求，使得檔案的數量激增；另一方面則是由于以文字為載體、以紙類載體材料為核心的檔案具有較強的儲存性和流通性，便于人們使用和儲存，于是出現檔案數量激增的現象。而隨著時代發展與科技水平的提高，使得越來越多的科學技術廣泛運用，在大數據時代背景下，信息大量產生，人類識讀字符也逐漸從紙質材料轉變為數字化材料，以光盤等數字化材料為載體的檔案逐漸受到人們認可，與紙質檔案材料相比，數字化載體材料更加輕便、高效、利于儲存、不易丟失，并且更加方便人們使用。隨著檔案載體材料和形成方式的變化，人們對檔案的管理需求以及使用需求也在發生改變，檔案管理行為理念也越加重視使用者的需求，這不僅僅是社會時代發展的必然結果，更是檔案管理發展的必然需求，只有順應時代發展，才能切實保證檔案管理能夠始終滿足人的需求。并且隨著社會的不斷發展，新的檔案載體材料與形成方式會不斷更新，勢必會對檔案管理行為理念產生影響，所以需要基于現代化的發展眼光加強對檔案載體材料與形成方式的深入探究，明確載體材料與形成方式對檔案管理行為理念的影響，結合當下時代發展趨勢，對傳統的管理理念以及等管理行為方式進行積極創新，以現代化的管理手段提高檔案管理質量。

2 檔案形成方式與檔案管理理念的關系

在當前的社會背景下，大數據時代已經到來，使得人們必須面對數以億計的信息數據，而這使得以信息技術為載體的電子檔案數量驟然激增，傳統的檔案管理行為和理念只能適用于以紙質載體材料為主的管理方式，傳統檔案管理更加注重紙質檔案的儲存，而隨著檔案載體材料和形成方式的改變使得檔案管理的重點逐漸從儲存與保護向檔案的高效率利用轉變，也更加重視用戶的需求。與傳統檔案載體材料不同的是，以信息技術為載體的電子檔案具有較強的儲存性，不易丟失、不易損壞，并且可以實現長時間儲存，同時還可以在同一段時間內對電子檔案進行反復查閱。電子檔案可以在信息技術的支持下實現復制，也就是說以信息技術為載體的電子檔案有較高的利用率，會隨著后期加工導致檔案的原始內容發生一定變化，導致檔案管理工作重點產生偏移，以此為切入點探究檔案形成方式與檔案管理理念之間的關系，檔案形成方式的改變使檔案管理人員的管理工作升級轉型，引導人們對檔案的原始件加以關注的同時，正確認識電子檔案的原始性價值，并利用一定的管理手段以及管理方式對檔案的原始件加以保護。這不僅凸顯了檔案管理人員的工作價值，更進一步體現了檔案管理的行為理念，需要現代檔案管理工作者能夠積極承擔自身工作職責，明確自身工作意義，有效地維護檔案的真實性。

3 檔案載體材料與形成方式對檔案管理行為理念造成影響的應對措施

3.1 強化服務創新理念

要想有效地應對檔案載體材料與形成方式對檔案管理行為理念的影響，還需要從自身角度出發，強化服務創新理念，以先進的檔案管理理念配合檔案載體材料與形成方式的改變，并推動檔案管理工作有序進行。社會發展使得檔案的形成方式與載體材料發生重大改變，而這首先就會對檔案管理理念造成沖擊，導致原有的檔案管理理念并不適用新時代社會發展下先進的檔案載體材料形成方式，所以需要積極強化服務創新理念，以理念作為支撐推動檔案管理工作的進步。由于電子檔案存在復制性，很難保證電子檔案的原始性以及內容的真實性。而這一方面的改變使得檔案管理工作產生一定變化，傳統的檔案管理理念與思維很難適應管理工作對象以及工作環境的改變，只有基于檔案載體材料和形成方式對服務理念進行積極創新，才能更好地適應社會的發展、滿足人們的迫切需求。這需要檔案管理人員做到與時俱進，對檔案服務理念進行積極創新，切實提高檔案資源的利用效率，以提供更加優質的檔案管理服務為目標，合理應用現代科學技術與信息技術對檔案進行全過程管理，并在管理的過程中確實保障檔案資料的安全性以及內容的真實性。同時，樹立檔案管理意識，正確認識檔案載體材料與形成方式對檔案管理行為理念所造成的影響，逐漸轉變檔案管理工作重點，以較強的檔案服務創新意識推動檔案管理功能的優化，從根本上提高檔案資源的利用效率，推進檔案事業的可持續化發展[1]。

3.2 建立檔案管理系統

建立檔案管理系統是應對檔案載體材料與形成方式對檔案管理行為理念產生影響的主要措施。在新時代發展背景下，檔案載體材料逐漸彰顯多元化的發展特點，這就使得檔案的信息量與檔案種類逐漸增加，傳統的管理方式已經很難有效管理新時代社會發展產生的新興檔案，所以需要檔案管理部門建立檔案管理系統，以現代化的管理手段提高檔案管理工作質量，滿足社會需要的同時推進檔案事業的可持續化發展。傳統檔案多以紙類檔案載體材料為主，隨之產生的管理行為也逐漸側重于紙類檔案管理。而電子檔案的產生，從根本上改變了傳統的管理模式以及管理行為，如果按照傳統紙類檔案管理模式展開管理活動，不僅會對檔案管理人員造成較大的工作壓力，還會造成檔案管理工作效率慢、出錯率高的現象，導致檔案管理工作很難滿足新時代檔案管理工作的需求。建立檔案管理系統，以現代化的管理手段取代傳統重復性較高的工作內容，使檔案管理工作變得簡單、高效，在減輕人員壓力的同時，也能更好地推進檔案管理工作的有序進行。首先，需要正確認識檔案載體材料與形成方式對檔案管理行為理念所產生的影響，并在此基礎上增加資金投入，引進先進的信息化設施設備，硬件設備包括計算機、機房、掃描儀等，軟件設備包括各類應用系統以及相關平臺。其次，還需要安裝配套設備，如網絡、電源等。在檔案管理系統的基礎上，對檔案管理系統功能進行開發，結合檔案服務理念、檔案管理工作需求以及時代發展趨勢創建個性化服務功能，使檔案管理系統能夠更好地滿足人們的需求[2-3]。

3.3 完善檔案管理方式

檔案管理形式的改變，勢必會對管理方式造成一定影響，所以需要檔案管理人員依據檔案管理系統對檔案管理方式加以完善，有效應對檔案載體材料和形成方式對檔案管理行為理念所造成的影響，使其能夠有效提高檔案管理工作的現代化水平，助力檔案管理工作的有效開展。首先，檔案管理人員需要加強對計算機技術、云計算以及大數據技術等多種現代化科學技術手段的有效應用，以先進的現代化科學技術手段代替傳統重復性的檔案管理工作內容，使檔案管理工作能夠實現精細化、現代化，在切實減輕管理工作工作壓力的同時，提高管理工作效率，推動檔案管理工作轉型。檔案管理工作并非一項簡單的工作內容，也并非一句口號，需要檔案管理人員付諸行動，將檔案管理工作落到實處，積極適應檔案載體材料和形成方式的變化，推動檔案管理方式的完善與改革，并將諸多載體材料中的檔案數據信息轉化為電子文件的形式，統一載體和使用資源，利于后期管理工作的開展。其次，充分進行數據分析研究，基于大量檔案數據信息的基礎上，對內容進行充分分析，了解并掌握社會發展需求，對此加以合理開發利用，使檔案信息資源的價值能夠得以充分發揮。更好地服務于社會各項工作，滿足當前社會發展對檔案資源社會共享的使用需求。最后，還需要在大量檔案數據信息的基礎上對其進行深度的開發與利用，形成可靠的儲存模式，以切實保證檔案數據信息安全為原則對檔案加以儲存和管理。根據檔案種類以及信息內容進行合理分類，做好異地儲存和備份工作，在保證檔案安全性與完整性的同時，建立更加便捷、高效的查詢系統。檔案管理方式的變化能夠從根本上轉變人們對檔案管理的固有印象，在打破傳統紙質檔案空間、時間束縛的基礎上，改變了檔案信息的查閱方式，使人們能夠在不同地點、相同時間段內共同查閱同一份檔案信息，這極大提高了檔案信息的利用效率，方便人們查閱的同時也能更好地發揮檔案的自身價值[4-5]。

3.4 豐富檔案管理內容

在新時代社會發展背景下，檔案管理人員也需要做到與時俱進，通過不斷創新檔案管理方式、豐富檔案管理內容，更好地適應社會發展，為人們提供更優質的檔案管理服務，切實提高檔案的利用價值，推動檔案管理工作的有效開展。首先，管理人員能夠不斷提高自身的專業素養以及綜合專業能力，能夠善于利用檔案管理系統、各項操作平臺等。通過理論知識了解檔案管理工作的重要意義以及檔案載體材料和形成方式與檔案管理行為理念之間的關系，在提高自身的綜合專業素養的同時，提高檔案管理工作水平。其次，對檔案管理工作內容積極創新，通過積極研發新的檔案管理功能以及服務項目，滿足人們不同的檔案管理服務需求，提高人們滿意度的同時，也能更好地發揮檔案管理工作的重要功能，使檔案管理人員工作的價值能夠得到最大限度發揮，推動檔案事業的可持續發展。最后，檔案管理部門還需要為檔案管理人員提供培訓通道，鼓勵檔案管理人員積極學習，不斷提高自身專業水平，提高自身服務意識以及創新意識[6-7]。

4 結語

電子文件的出現使得檔案管理工作面臨著更高的挑戰，但也說明了檔案載體和形成方式對檔案管理行為理念的影響，基于現代社會發展背景，運用現代化的發展理念以及科學技術對檔案管理行為理念加以積極創新，順應時代發展潮流、推動檔案管理工作進步的同時，提高檔案資源的利用效率，發揮檔案管理的積極作用，切實維護檔案的安全性以及內容的真實性，使其能夠有效滿足社會發展以及人們的使用需求。