關于優化醫院科研檔案管理及開發利用的思考

吳玉萍　林凱航　廖寶劍

摘 要：醫院科研檔案記錄了醫學科研活動的過程，對醫療衛生技術的發展具有重要意義。通過分析廣東某三甲醫院的科研檔案管理情況，探討優化科研檔案管理方法，并提出幾點提升科研檔案開發利用率的對策，希望能為醫院檔案管理提供新的思路。

關鍵詞：醫院科研檔案；檔案管理；開發利用

醫院科研檔案是對醫院科研成果的存儲，但不少醫院由于未意識到科研檔案的重要價值，對科研檔案管理工作不夠重視，導致科研檔案管理不規范，進而影響檔案的開發利用。如何科學管理并充分開發、利用檔案，是醫院科研檔案管理工作中需要解決的問題。

一、研究對象與方法

1.研究對象

選取2018年～2022年完成結題驗收立卷歸檔的科研項目，項目主要來源于國家自然科學基金委、廣東省基金委、廣東省衛健委、廣東省中醫藥局和清遠市科技局。對立卷歸檔科研項目展開整理分析，將各項目驗收時的科技成果納入分析，包括論文、專利、獎勵和培養人才等。其中，論文是指第一完成人或者其他完成人以第一作者或者通訊作者發表的與項目研究相關論文，專利是指以第一完成人或者其他完成人申請并授權的與項目研究相關的專利。科技成果獎勵是指第一完成人或者其他完成人，取得的國家級、省部級及市級頒發的科技獎項。培養人才是指第一完成人或其他完成人，在項目實施過程中實現學歷提升或者職稱晉升以及對進修生、在讀學生的培養。

2.研究方法

本研究采用回顧性分析方法，整理2018年～2022年度我院科研項目立項情況、科研成果產出情況，分析我院科研檔案利用情況，探討優化科研檔案管理和檔案開發利用的方法。

3.統計方法

采用Excel 2007 軟件對我院科研項目、科研成果以及立卷歸檔項目的成果展開整理和分析，以描述性統計分析為主。

二、結果

1.2018年～2022年，全院科研項目立項情況

2018年～2022年，全院科研項目立項總數達405項，獲得資助總經費達1089.1萬元。從近5年科研項目情況來看，全院立項總數有所減少，但是省部級及以上項目呈現逐年增長的趨勢，獲資助科研經費也呈現逐年增長的趨勢。（見表1、圖1）

2.2018年～2022年全院科研成果情況

2018年～2022年，全院共發表論文1659篇，其中SCI論文357篇、核心期刊論文283篇；共獲授權專利103項，其中發明專利1項，其他均為實用新型專利；獲得科技成果獎10項，均為“創新清遠”科技進步獎，其中一等獎3項、二等獎7項。（見表2）

3.2018年～2022年科研項目立卷歸檔現狀與成果產出情況

回顧性分析2018年～2022年全院完成結題驗收立卷歸檔的科研項目情況發現，近5年歸檔項目共計280項，立項總金額為315.5萬元。翻閱整理檔案資料顯示，近5年立卷歸檔項目共發表論文510篇，其中SCI論文67篇、核心期刊論文91篇，平均每個項目發表論文1.8篇；申請或授權專利18項，均為實用新型專利；培養人才90人，主要集中在人員職稱晉升和學生培養方面。分析科研項目獲獎情況發現，共計6項獲得“創新清遠”科技進步獎，其中一等獎1項，二等獎5項。（見表3）

4.醫院科研成果轉化現狀

醫院近年授權專利逐年增多，但大部分沒有實現其價值的推廣應用。目前，僅有1項實用新型專利實現成果轉化，采用技術轉讓的方式與企業簽署專利轉讓合同展開轉化，由于醫院本身不具備生產和銷售的資質和條件，采用該模式展開轉化，后期還可以后續改進本專利方案，可產生新的技術成果，合理體現各方的貢獻和利益，也為后期迭代研發提供保障。

三、結論

1.本院科研成果主要來源于研究者發起的研究

對比2018年～2022年，全院科研成果情況和結題立卷歸檔的科研項目成果情況，發現結題驗收科研項目產生的論文、專利數量遠少于同時間段全院的成果總量，說明較多論文、專利成果是由研究者發起的研究所產生，并未獲得科研立項支持。

研究者發起的相關研究應該可以成為醫院科研立項的潛在增長點。一方面，申報者個人以這些成果作為前期研究基礎，爭取上級科研項目立項；另一方面，科研管理部門對醫院內研究者所取得的成果展開分析歸類，把相同或相近領域、方向的成果整合，鼓勵科研人員發揮各自優勢，聯合申報項目，以提高立項通過率。

2.高水平科研成果較少，科研成果開發利用率低

近幾年，全院省部級及以上科研項目立項數量逐年增多，發表的高質量論文也逐年增多，但未有產出省級及以上科技獎項。

分析其原因，主要有以下幾個方面：首先，各級科學技術獎提名均要求申報獎項所列的代表性論文（專著），應在正式刊物公開發表或出版2年以上、整體技術已實施應用2年以上，而科研項目研究周期一般是3～4年，近幾年新立項的科研項目大多仍處于在研狀態，未有符合報獎條件的科研成果；其次，高水平科研成果的產出一般需要較長時間的積累，需要研究人員在某一領域或方向深耕，開展延續性研究，而對于臨床一線醫務人員，除了臨床工作，還需要兼顧學生帶教等工作，科研工作時間有限，對成果產出效率和質量都會產生一定的影響；最后，單個科研課題所產生的成果用于申報省級及以上科技獎項往往過于單薄，如果能通過單位統籌，整合相同研究方向的相關成果共同申報獎項，將可較大程度提升科研成果開發利用率，提高獲獎概率。

四、討論

1.優化醫院科研檔案管理的方法

（1）完善科研檔案管理制度體系

制度體系建設是檔案管理工作的基礎，健全的制度對于提升工作效率、提高管理水平具有重要意義。因此，在優化醫院科研檔案管理過程中要制定可操作性強的管理制度，明確歸檔的責任主體，確定歸檔范圍，細化檔案整理、保管和利用等要求，以確保檔案收集完整、開發利用程序完善，為規范化管理提供基礎保障。

（2）提升科研檔案管理人員素養

有些醫院沒有設置專門的科研檔案管理崗位，相關的檔案管理工作一般由科研管理人員兼職，科管人員沒有經過系統學習，對科研檔案的專業知識相對匱乏，導致在檔案整理方面容易出現偏差，影響科研檔案歸檔材料的質量和系統性。因此，應加強對管理人員的培訓，提升科研檔案管理專業素養。比如，積極參加各級檔案學會舉辦的培訓會議，了解科研檔案管理方面最新發展；加大宣傳能力培訓，增強宣傳意識，成為醫院科研檔案的優秀宣傳者；每年考核科研檔案管理人員，督促其自覺學習，及時更新管理知識，提高管理質量。

（3）加大對科研檔案的宣傳力度

很多科研人員對科研檔案并不了解，不知道科研檔案包括哪些材料、科研檔案有什么作用、如何立卷歸檔等。醫院可以在組織學術沙龍、科研項目申報培訓等活動中增加科研檔案相關內容，使科研人員在潛移默化中增強檔案意識，了解科研檔案的重要意義。另外，可以把科研檔案歸檔流程、歸檔要求、查閱程序等以圖表、問答形式做成宣傳小冊，讓科研人員一目了然，對科研檔案形成具象認識?？蒲腥藛T的科研檔案意識增強，不僅可以減少歸檔不及時、材料不完整等情況，還可以使檔案管理程序更加規范。

2.提高科研檔案開發利用率的對策

（1）提升科研檔案管理人員數據整合分析能力

科研檔案是科學技術資源的一種儲備，其保存的最終目的是開發利用。醫院科研檔案只有轉化為生產力，實現臨床應用，才能發揮其價值作用，推動醫療技術的發展。檔案利用大多是由科研人員提出需求，檔案管理人員協助整理，管理人員對檔案資源數據的敏感度和整合分析水平的高低，將對檔案的開發利用產生重要的影響。因此，對于檔案管理人員的培訓，除了更新管理知識、提升管理能力，還應加強信息檢索、數據整合與分析、知識挖掘等技術的培訓，以滿足科研檔案的利用需求，實現檔案的有效利用。

（2）加快科研信息管理系統建設

隨著信息技術發展，很多單位引入了科研信息管理系統，但大多因為建設不完善，與其他系統對接困難，甚至成為孤島系統，極大限制了其應用。醫院應進一步加強科研信息管理系統的建設，加快實現與本單位人力資源管理系統、財務管理系統等的對接，完善各模塊功能。尤其需要完善跟人力資源管理系統的對接，醫院人員流動性比較大，除了人員新進、離職，還有人員科室調動、職稱變化和學歷變化等情況。如果人員科室變動或基本信息變化，而科研信息管理系統未能及時調整，不僅會影響科研成果登記備案流程，降低工作效率，還會影響對院內各科室科研成果的統計分析，影響醫院領導對醫院總體科研情況的把握。成功實現系統對接后，人員變動和人員信息變化都可以在科研信息管理系統中同步更新，將更好地發揮系統功能，既能提高相關成果數據統計分析的準確性，又能提高工作效率。

五、結語

醫院科研檔案管理工作是醫院綜合檔案管理和科研管理的重要組成部分，需要醫院主管部門優化科研檔案管理方法，提升管理質量，提高科研檔案開發利用率，更好地為醫院科研活動服務，推動醫院科技發展。

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作者單位：廣州醫科大學附屬第六醫院（清遠市人民醫院）科研部

作者簡介：吳玉萍（1987—），女，漢族，廣東清遠人，碩士，研究實習員，研究方向：科研管理。