資源共享視角下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)研究

侯志強

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位在運行過程中應(yīng)不斷推進工作向信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展，提高工作人員的工作效能。檔案管理工作是事業(yè)單位在發(fā)展過程中極為重要的一項工作，檔案信息中包含了單位人員的信息以及各個項目的開展信息。在此情況下，應(yīng)大力推進檔案管理工作的信息化發(fā)展，保證檔案資源共享，提高檔案信息資源的高效利用。文章針對資源共享視角下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)內(nèi)容展開分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；信息化；資源共享

檔案是極為重要的社會公共信息資源，記錄了人們的日常生活以及諸多的原始信息。2021年，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出在新時代，要不斷完善檔案信息化發(fā)展保障機制，加強電子文件歸檔以及電子檔案移交接收工作，統(tǒng)籌推進檔案信息資源共享平臺建設(shè)。因此，在事業(yè)單位發(fā)展過程中，應(yīng)全面貫徹黨的方針與政策，細致分析檔案信息化發(fā)展工作，提高單位工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力，全面構(gòu)建檔案信息化資源共享平臺，為事業(yè)單位的發(fā)展提供有力的信息支持。

一、檔案信息資源共享概述

1.檔案信息資源的含義

檔案信息資源從廣義層面上分析，是指有關(guān)部門在開展各項工作時所積累的資料和信息內(nèi)容。現(xiàn)階段，我國所指的檔案信息資源主要是線上、虛擬的資料，是資源共享背景下的主要內(nèi)容以及關(guān)鍵因素。在大數(shù)據(jù)背景下，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，在檔案資源共享期間，全面開展信息化建設(shè)，并構(gòu)建檔案共享平臺，由此保證檔案內(nèi)容的高效應(yīng)用。

2.檔案信息資源的三大共享模式

檔案信息資源在共享過程中可以運用多種渠道以及多樣的模式，根據(jù)現(xiàn)階段應(yīng)用較為廣泛的模式分析，可以將其共享方式總結(jié)為以下三類：一是信息資源的內(nèi)部共享；二是系統(tǒng)間的共享；三是全社會的共享。以上三種共享模式在應(yīng)用過程中有一定的差別，從共享的流程以及操作的難度上分析，三者之間各有不同。在事業(yè)單位檔案管理過程中，信息資源的內(nèi)部共享以及系統(tǒng)間的共享是現(xiàn)階段較為普遍的應(yīng)用模式。在大數(shù)據(jù)時代，為了提高事業(yè)單位檔案管理工作高效開展，保證檔案信息能夠更加完善且準確，應(yīng)全面開展檔案信息化建設(shè)工作，由此提高檔案信息資源的有效性和便利性。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

在大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)得到了飛速發(fā)展，給檔案管理工作帶來了一定的機遇及挑戰(zhàn)。在事業(yè)單位，檔案信息資源作為寶貴的資源之一，涵蓋了較多的信息內(nèi)容，主要包括事業(yè)單位員工的身份背景、工作流程、工作內(nèi)容以及事業(yè)單位在發(fā)展過程中所涉及的工作項目、單位建設(shè)等較為重要的信息。因此，在事業(yè)單位發(fā)展過程中，為了保證單位整體能力的有效整合，促進事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，就需要確保檔案管理工作高效開展。在此背景下，應(yīng)進一步加強檔案管理信息化建設(shè)工作，保證事業(yè)單位檔案信息內(nèi)容的真實性及可靠性，由此促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，為實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)提供一定的保障。另外，在資源共享視角下，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的全面落實，能夠保證事業(yè)單位各級人員在統(tǒng)一的檔案信息平臺上查詢相關(guān)的數(shù)據(jù)內(nèi)容，全面提高了檔案資源的共享效率，提升事業(yè)單位工作人員的工作效能。

三、資源共享視角下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的主要問題

1.信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱

現(xiàn)階段，我國部分事業(yè)單位在運行過程中并未構(gòu)建獨立的檔案管理部門。有部分事業(yè)單位將檔案管理部門歸為辦公室管理，導(dǎo)致檔案管理工作在開展期間不具有獨立性；在管理功能上也不具備專門的檔案管理功能設(shè)置，導(dǎo)致檔案管理工作無法獲取較為充足及專項的建設(shè)資金。同時，部分事業(yè)單位內(nèi)部的相關(guān)設(shè)備設(shè)施以及辦公條件缺乏先進性，導(dǎo)致其信息化建設(shè)基礎(chǔ)較為薄弱，難以從源頭上助力信息化建設(shè)工作有效開展。

首先，從事業(yè)單位的軟硬件設(shè)備設(shè)施層面分析。檔案信息化建設(shè)工作在開展過程中需要有較為先進的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施作為支撐，但部分事業(yè)單位整體的配置與實際的需求不相符，無法滿足檔案信息化建設(shè)工作的開展。其次，針對事業(yè)單位對檔案信息化建設(shè)方面的投入分析。部分事業(yè)單位在運行過程中整體的資金較少，對于檔案信息化建設(shè)工作的投入十分有限，導(dǎo)致事業(yè)單位無法匹配更為先進的設(shè)備設(shè)施，難以為檔案信息化建設(shè)提供一定的助力。信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱，從根本上阻礙了檔案信息化建設(shè)的開展情況，無法保障該項工作的有序開展。

2.信息化建設(shè)重視程度低

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位在發(fā)展過程中較為重視自身的提升與創(chuàng)新，對于單位的制度管理以及檔案管理工作重視程度較低。首先，部分事業(yè)單位在發(fā)展過程中認為開展檔案信息化建設(shè)工作需要有高技術(shù)人才引領(lǐng)，忽視了檔案管理工作在開展期間的制度建設(shè)以及落實，使得檔案信息化建設(shè)工作的開展不夠完善。其次，由于事業(yè)單位對于檔案信息化建設(shè)的重視程度較低，在相關(guān)工作開展期間投入的資金不足，極大影響了檔案信息化建設(shè)工作的后續(xù)發(fā)展，給事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作造成了一定的阻礙。

3.事業(yè)單位缺乏復(fù)合型人才

在開展檔案信息化建設(shè)工作時，相關(guān)人員在有效運用信息技術(shù)手段的同時，還需要保有統(tǒng)籌規(guī)劃的能力。因此，在開展該項工作時，復(fù)合型人才較為重要。整合事業(yè)單位現(xiàn)階段的人才隊伍以及人力資源情況分析，這種復(fù)合型人才嚴重不足。雖然現(xiàn)階段部分事業(yè)單位擁有較為專業(yè)的檔案管理人才，但有的檔案管理人員對于信息技術(shù)的了解較少，無法保證在日常工作中充分應(yīng)用信息技術(shù)，難以推動檔案信息化建設(shè)工作穩(wěn)步前進。人才是各項工作開展的基礎(chǔ)，也是檔案信息化建設(shè)工作發(fā)展的關(guān)鍵。在事業(yè)單位復(fù)合型人才較為缺乏的情況下，難以真正發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)工作在開展期間的重點、難點以及關(guān)鍵問題，無法保證該項工作的高效開展。

四、資源共享視角下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的實踐措施

1.將檔案信息化建設(shè)納入事業(yè)單位工作范疇

在大數(shù)據(jù)背景下，我國大部分事業(yè)單位對于檔案信息化建設(shè)工作的開展重視程度在不斷提高，相應(yīng)的管理標準也在逐步提高。因此，在開展該項工作時，需要在事業(yè)單位全員范圍內(nèi)構(gòu)建信息化管理思維。在此情況下，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員可以將檔案信息化建設(shè)工作納入單位管理工作的整體范疇，根據(jù)事業(yè)單位現(xiàn)階段的發(fā)展情況、檔案管理工作開展情況以及相關(guān)工作人員的整體能力，展開分析并全面統(tǒng)籌規(guī)劃，引導(dǎo)事業(yè)單位各部門人員能夠更加積極主動地融入檔案信息化建設(shè)工作中，全面高效地推進該項工作。另外，在將檔案信息化建設(shè)工作納入事業(yè)單位管理工作范疇時，檔案管理人員也要樹立信息化管理意識，不斷學(xué)習(xí)信息技術(shù)的應(yīng)用方式，形成終身學(xué)習(xí)的理念，在工作開展期間確保能夠發(fā)現(xiàn)工作中的主要問題，并提出相應(yīng)的解決措施，以推動事業(yè)單位檔案信息化管理工作順利開展。

2.全面提升事業(yè)單位人員的綜合能力

開展事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作需要有復(fù)合型的高技術(shù)人才作為引領(lǐng)，因此，事業(yè)單位可以聘請專業(yè)的信息化管理人才為單位注入新鮮血液。在此情況下，事業(yè)單位需要加大檔案信息化建設(shè)工作的力度，聘請專業(yè)的信息化管理人才。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員以及各級工作人員都需要全面配合檔案信息化建設(shè)工作，建立健全檔案信息化建設(shè)管理制度，并能夠有效落實。同時，引導(dǎo)單位內(nèi)部的檔案管理人員向?qū)I(yè)人員學(xué)習(xí)，提高其技術(shù)應(yīng)用水平以及管理能力。

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作是一項長期、系統(tǒng)性的工作，在此項工作過程中不僅需要有復(fù)合型人才的引領(lǐng)，還需要有事業(yè)單位檔案管理人員的全面協(xié)助。在此情況下，應(yīng)加強單位內(nèi)部人員信息化能力的培訓(xùn)工作，全面提高管理人員的綜合素養(yǎng)。應(yīng)開展定期的專業(yè)化培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)能力以及業(yè)務(wù)能力。在此期間，可以積極發(fā)揮復(fù)合型人才的優(yōu)勢，定期開展線下講座。同時，在培訓(xùn)過程中，也可以借助信息技術(shù)手段增設(shè)線上學(xué)習(xí)平臺，引導(dǎo)檔案管理人員在空閑時間學(xué)習(xí)，不斷提升自己的綜合素質(zhì)。另外，還需要關(guān)注其素養(yǎng)培養(yǎng)。保證檔案管理人員與檔案信息化建設(shè)以及資源共享實際需求的契合性，確保相關(guān)人員能夠在工作期間具有較強的敏銳力，能夠結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展情況，分析單位內(nèi)部的資源共享需求，由此提出切實可行的建設(shè)意見以及建設(shè)措施。在事業(yè)單位管理人才能力提升的情況下，單位領(lǐng)導(dǎo)人員可以重點針對信息管理工作的核心技術(shù)手段，如信息化錄入技術(shù)、檔案管理系統(tǒng)維護知識、信息數(shù)據(jù)邏輯以及軟件應(yīng)用等開展定期考核，保證事業(yè)單位人員信息化能力的全面提升。

3.構(gòu)建事業(yè)單位檔案信息化資源共享平臺

（1）科學(xué)分工，制訂完善、合理的建設(shè)計劃

事業(yè)單位檔案信息化資源共享平臺的構(gòu)建不是一朝一夕可以完成的，需要著更加明確的建設(shè)規(guī)劃以及建設(shè)目標。對此，應(yīng)從平臺建設(shè)的各個階段展開分析，做好全面且詳細的部署工作。在檔案信息化資源共享平臺的建設(shè)過程中，需要發(fā)揮單位內(nèi)部各級人員的整體能力，保證單位各部門及人員能夠積極參與該項工作。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員需要提前確定平臺中收錄的檔案種類和截止時間，保證前期工作有序開展。其次，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員需要根據(jù)各項工作的開展要點，開展內(nèi)容分析，明確工作的主要負責(zé)人員，保證各項工作的開展質(zhì)量以及開展進度。最后，在建設(shè)檔案信息化資源共享平臺過程中，應(yīng)明確具體負責(zé)的部門和相關(guān)的輔助部門，保證部門之間的有效溝通以及全面協(xié)作。

（2）整合資源，保障資源平臺有效建設(shè)

事業(yè)單位內(nèi)部的檔案資源極為重要，部分單位和部門在發(fā)展過程中所形成的資料內(nèi)容會涉及一個集體、組織甚至國家的機密。因此，在構(gòu)建檔案信息化資源平臺期間，需要保證檔案信息的安全性以及全面性，避免發(fā)生檔案信息泄露的情況。在建設(shè)檔案信息化資源共享平臺期間，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員必須加強自身對于檔案資源安全管理的重視程度，避免不法分子通過非法的手段竊取機密檔案，造成不良影響。

首先，在開展檔案資源安全管理工作時，需要整合單位的人力資源，保證檔案管理人員能夠不斷學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)安全知識，提高自身的檔案安防能力，增強檔案信息化資源共享平臺的安防效果。其次，應(yīng)有效整合技術(shù)資源，保障資源平臺的有效建設(shè)。在檔案信息化資源共享平臺的建設(shè)過程中，事業(yè)單位需要通過多方面的措施，不斷提高檔案管理人員的病毒防護和漏洞修復(fù)的專業(yè)技術(shù)。在工作開展期間也可以積極調(diào)用專業(yè)化的技術(shù)人才，由此提高單位內(nèi)部的技術(shù)能力，豐富技術(shù)資源，保證檔案信息資源在共享過程中的安全性以及穩(wěn)定性。最后，應(yīng)整合單位部門資源。檔案信息化共享平臺在構(gòu)建過程中不僅需要多個部門的通力合作，還需要確保部門人員能夠不斷提高自身對于平臺建設(shè)的重視程度，使得部門之間能夠建立良好的聯(lián)系，及時發(fā)現(xiàn)并有效解決平臺在建設(shè)過程中所遇到的技術(shù)難題和建設(shè)漏洞。

（3）提高平臺建設(shè)設(shè)備設(shè)施的質(zhì)量

建立事業(yè)單位檔案信息化資源共享平臺，是在信息化技術(shù)上所開展的一項工作。在建設(shè)過程中，需要應(yīng)用多種專業(yè)化、智能化程度較高的技術(shù)手段、軟件系統(tǒng)和設(shè)備設(shè)施。因此，在檔案信息化資源共享平臺的構(gòu)建過程中，既需要關(guān)注信息技術(shù)的應(yīng)用情況，也應(yīng)關(guān)注多個平臺建設(shè)過程中所需要的軟件系統(tǒng)和設(shè)備設(shè)施的配備。

首先，在共享平臺的建設(shè)過程中，開發(fā)人員以及管理人員應(yīng)掌握云計算系統(tǒng)安全防護終端設(shè)備等方面的技術(shù)知識，并在開發(fā)期間結(jié)合時代的發(fā)展以及軟件平臺的建設(shè)情況，引入最新的技術(shù)手段，提高共享平臺的使用性、安全性以及客戶體驗感。其次，在事業(yè)單位引進相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施時，要盡可能保證其通用化，最大限度地發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的作用，提升共享平臺中檔案信息的利用效能。最后，在檔案信息化資源共享平臺的構(gòu)建過程中，應(yīng)保證技術(shù)設(shè)備設(shè)施和人力的充分供給，確保平臺在構(gòu)建過程中能夠針對不同的檔案信息系統(tǒng)實施有效分析，切實做好檔案資源的管理、檔案信息采集、網(wǎng)上搜索和查閱等系統(tǒng)的建設(shè)，并針對不同的檔案管理工作要求做好檔案資料的搜集、識別以及數(shù)據(jù)的整理存儲工作。在以上工作的開展過程中，需要不斷提高事業(yè)單位工作人員的技術(shù)水平以及技術(shù)應(yīng)用能力，并增加平臺建設(shè)過程中所需的設(shè)備設(shè)施和軟件，提高設(shè)備的質(zhì)量，保證共享平臺的有效構(gòu)建和廣泛應(yīng)用。

五、結(jié)束語

綜上所述，在我國事業(yè)單位發(fā)展過程中，必須保證自身能夠得到長期且穩(wěn)定的發(fā)展，針對檔案信息化建設(shè)工作展開細致分析，將檔案信息化建設(shè)工作納入事業(yè)單位的整體工作范疇，加強單位內(nèi)部人員對該項工作的重視程度。同時，也需要全面開展單位人員的信息化能力培訓(xùn)工作，構(gòu)建事業(yè)單位檔案信息化資源共享平臺，確保檔案管理信息化建設(shè)順利開展，為事業(yè)單位的穩(wěn)步運行提供內(nèi)在動力。

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（作者單位：鄆城縣人力資源和社會保障局 ）