基于信息化背景， 加強中學檔案保密管理的幾點思考

摘 要：檔案管理作為學校正常運行和有效管理的重要環節，在一定程度上體現了學校整體的管理水平。就中級學校管理而言，檔案包含了學校的發展情況和學生的全部信息資料，提高檔案保密管理水平，逐漸成為學校開展檔案管理工作的重要方向。在信息化背景下，校方在制定檔案管理體系時要結合學校的發展情況，發揮信息技術的優勢，實現檔案的精細化管理，提高檔案信息的安全性。文章基于信息化背景，探究中學開展檔案保密管理工作的重要性及具體策略，旨在凸顯信息化手段的優勢，提高中學檔案管理水平，改變傳統的管理模式，促進檔案管理的改革與優化。

關鍵詞：信息化；中學；檔案保密管理

傳統的檔案管理工作大多圍繞紙質文件展開，由于文件不易保存，且這種管理模式安全性較低，一旦疏忽，必然會導致檔案信息被泄露。中學的檔案室包含了每一名學生、每一位教職員工的信息，為了防止信息被泄露，保護學生和教職員工的隱私，校方要制定信息化檔案管理體系。在節約人力和物力資源、提高管理質量與水平、凸顯檔案價值的同時，還要加強保密管理，體現管理過程的精準性，提高檔案信息的安全性。檔案管理者要有明確的認知，認識到信息化管理改革的必要性，提高自身的信息化水平。校方領導也要加強檔案管理人才隊伍建設，結合學校的實際發展情況，制定完善的管理體系，發揮檔案的服務性功能。

一、中學檔案管理工作現狀

檔案管理是學校開展管理工作的基礎性工作之一，直接反映學校的管理水平。在信息化背景下，校方在開展檔案管理工作時必須實現改革與創新，優化管理模式，利用電子數據替代傳統的紙質文件，實現自動化管理。在科學技術不斷發展的背景下，信息技術已經逐漸影響人們的工作、學習和生活，但觀察目前的中學檔案管理工作，建立電子檔案管理體系的數量屈指可數。

許多學校對紙質檔案十分“偏愛”，認為電子檔案會存在信息缺失和流失等問題，在制訂檔案管理計劃時仍然遵循傳統的紙質檔案文件管理模式，導致檔案管理信息化建設的水平較低。有的學校認為信息化檔案管理工作無關緊要，在思想認識上忽視了檔案管理的重要性，也缺乏對檔案管理信息化建設的支持力度，導致檔案管理體系發展停滯不前。還有許多學校雖然能認識到了檔案管理信息化建設的重要性，但在實際工作中卻沒有支持力度，使得檔案管理人員在工作中缺乏電子設備設施、網絡等硬件的支持，無法真正實現信息化管理。

檔案管理基礎設備設施滯后，造成現階段大多數學校檔案管理仍處于高度依賴人力操作的階段。這種現象使得中學檔案管理的發展陷入停滯。有些學校雖然配備了充足的計算機，但在實際工作中仍然依靠人工，信息設備成了擺設，主要原因就是人員對信息技術的操作水平較低，對信息化檔案管理缺乏認識，導致檔案管理信息化建設工作形同虛設。

中學開展檔案管理工作是一項系統性、復雜性較強的工程。在傳統的管理體系下，需要人工篩選整理資料，必然會造成時間和人力資源的極大浪費。但在信息化視角下，開展檔案信息收集與分類整理工作，完全可以依靠專業技術軟件和大數據，利用關鍵詞精準提取數據，并實現有效的分類。在縮短檔案整理時間、提高檔案管理效率的同時，借助信息技術還可以實現針對性權限的開放和關閉，提高檔案的安全性，真正實現有效的保密管理。

二、借助信息化手段加強中學檔案保密管理的優勢

1.節約資源，提高管理水平

相較于傳統檔案管理體系，信息化檔案管理的優勢十分明顯，可以實現人力、物力資源的節約，提高檔案管理水平。如今，信息化資源逐漸成為人們工作、學習不可缺少的部分，而隨著我國科學技術的發展，社會運行方式出現了較大的改變，常規的檔案管理工作已經無法滿足人們的需求。為此，學校要注重提高檔案管理信息化水平，加強對檔案信息的保密處理。

中學有大量的學生與教職員工，這些人員的信息是檔案資料的重要組成部分。這些資料的歸檔、分類、整理和查找是一項較為復雜的工作。在以往的管理模式下，想要查找資料時需要依據學生所在的班級，根據學生的學號提取其所有的紙質信息資料，浪費時間和精力。在信息化背景下，只需要利用網絡檢索功能，輸入學生的姓名或身份證號，即能實現信息的精準提取。這種檔案管理模式既能實現人力資源和時間的節約，又能提高檔案的查找效率和使用效率，真正提高了中學檔案管理水平，凸顯檔案的作用。

2.提高服務質量，凸顯檔案的價值

檔案的基本功能是記錄歷史和傳承歷史，可以采取文字、圖表、音像等多種表現形式記錄與傳承。隨著社會的發展，檔案的基本功能也在不斷拓展，其在基礎性公共服務、經濟性公共服務和教育性公共服務等方面的作用需要進一步開發。就中學而言，檔案有著極強的服務性功能，若想凸顯檔案的價值，加強檔案管理、實現信息化建設是十分重要且必要的。學校的檔案信息不僅包含學生和教師的個人資料，還包括學校的發展歷程，若想體現檔案資料的指導性作用，將其作為推動學校可持續發展的重要依據，必須注重檔案的精細化管理。

相較于傳統的檔案管理體系，信息化檔案管理更能凸顯檔案的價值。檔案不僅在于收集和整理，更在于正確地使用。學校要緊跟教育體制的改革，不斷提高自身的教學水平與管理水平，要結合以往的發展歷程和經驗，提高發展計劃的時效性和可操作性。為了達成這一目的，校方在實現檔案管理工作時要借助網絡信息，實現檔案信息的有效管理與傳遞。在以往紙質檔案管理體系下，在實現檔案傳遞時大多需要郵寄、傳真等方式，給檔案的使用者帶來極大的不便。但在信息化體系下，可以借助網絡實現線上信息傳輸，不僅可以節省人力和財力資源，還能提高檔案的使用率，真正發揮檔案的作用和價值。

3.實現精準管理，提高檔案信息安全性

檔案信息的安全問題是檔案管理工作的重中之重。在傳統紙質檔案的管理工作中，實現有效的管理需要多個部門協同配合。檔案管理部門要提交文件，由學校的領導簽字或蓋章，雖然可以有效識別檔案的合法性和真實性，但會造成大量人力資源的浪費。檔案傳輸的過程中也需要涉及多個部門，嚴重影響檔案信息傳輸的效率。而在信息化模式下，這一問題可以被有效解決。為了保證檔案的安全性，可以在電子檔案體系內安裝安全保護設備。需要查閱檔案時，只要輸入特定的口令或驗證碼，不僅能避免檔案信息的隨意傳播，提高了信息的安全性，還能實現檔案的精準管理。

在中學，檔案的使用率較高。例如，學生轉學、升學都需要使用檔案信息。在傳統紙質檔案管理模式下，檔案信息的傳遞無法保證數據信息的安全性，而且紙質檔案容易損壞、丟失。在信息化檔案管理工作中，能夠極大地避免出現此類問題。檔案管理人員在實現檔案分類管理的同時，可以建立檔案信息的備份。一個小小的移動硬盤能放入大量的檔案信息，可以減少傳統紙質檔案管理空間的浪費。此外，電子檔案還可使用加密技術，在查找檔案時輸入對應的解密密鑰，實現檔案信息的加密保護，不僅可以提高檔案管理水平，還能真正保證檔案信息資料的安全性，避免信息遺失或被泄露。

三、借助信息化手段加強中學檔案保密管理的具體策略

1.強化觀念認知

許多中學的檔案管理人員缺乏檔案信息化建設的認知，認為網絡是不可靠的，實現信息化檔案管理會出現信息被泄露的情況。但其實，制定完善的信息化檔案建設體系是可以提高檔案信息資料安全性的。若想凸顯信息化手段在中學檔案保密管理中的優勢，校方管理人員要強化自身的觀念與認知，客觀地看待信息化技術，推動檔案管理工作的創新與優化。學校常用的檔案管理模式可分為納入管理模式和非納入管理模式，這兩種管理模式的形式不同，所達成的管理目標也有所差異。但無論哪種管理模式，其根本目的都是保證檔案信息的完整性，提高檔案的使用率，提高學校檔案管理的水平。

實現檔案管理信息化建設，可以保證信息資源共享，只需要少量的人力和物力資源，就能實現檔案的精準管理。而對于檔案資料的收集也可借助信息化手段，可以完整地實現檔案資料的轉移。學校領導要加大對檔案管理信息化建設的重視，增加資源的投入力度，減輕檔案管理工作人員的工作強度。除此之外，實現檔案信息化建設也是推動學校信息化建設的基礎。在如今的教育體系下，網絡已經成為教育教學和教學管理的關鍵媒介，學校的信息化建設水平在一定程度上反映了學校整體的管理水平。管理者要樹立正確的認知，積極引入先進的檔案管理技術，注重專業技能型人才的培養，提高檔案的利用率，充分發揮檔案對學校發展的促進作用。

2.提高信息化水平

針對校園檔案的具體特點，管理人員要轉變原有的管理思路，積極借助先進的科學技術，推動檔案數字化的實現，為學校發展提供更好的服務。眾所周知，學校檔案內容繁雜且數量較多，在實現檔案管理時需要大量人力、物力和財力的支持。提高檔案管理的信息化水平除了可以實現資源的節約外，還可以提高管理效率，提高檔案資料的使用率。當然，在建設數字化檔案管理體系的初期階段，也需要有較多的物力和財力投入，但相較于后續管理工作而言，資源的投入是非常值得的。

在具體的數字化建設過程中，要充分考慮學校檔案資料數量巨大，加強對檔案信息的數字化處理。對于一些價值較高、較重要的檔案，要實行加密處理，保證檔案信息的安全性。除此之外，為了發揮檔案資料在學校發展中的價值，要凸顯檔案管理的服務性職能。在構建數字化管理體系時，先對資料做好調研工作，結合調研結果制定高效的數字化建設方案。同時，要嚴格把握檔案資料數字化處理的程度，嚴格控制處理成本，提高檔案資源的利用率，避免出現資源浪費、成本浪費，使后續的檔案管理成本有所降低。檔案管理人員要不斷學習先進的管理理念和管理手段，真正提高自身的專業素質，凸顯數字化檔案建設的優勢，提高檔案管理水平。

3.加強人才隊伍建設

人才是實現檔案高效管理的關鍵因素。在信息化背景下，學校實現檔案信息化管理不僅要依靠先進技術，人員的力量也不容小覷。為了真正提高檔案管理水平，除了要建立完善的信息化檔案管理制度，還要注重人才隊伍的建設，提高人員的專業能力和素質，使其可以在工作中靈活應用信息技術和電子設備設施。高水平的檔案管理人員應當具備以下幾點素質：首先，具有較強的政策解讀能力和較高的思想政治素質；其次，具備信息化的管理理念，與合作的意識和能力；最后，掌握現代化的管理手段與方法。為了凸顯檔案信息化建設的價值，學校要制定完善的人才培養方案。

眾所周知，檔案管理是一項煩瑣且工程量較大的工作。因此，檔案管理人員必須有較強的責任心，在工作時要做到兢兢業業，事無巨細，要有足夠的耐心。只有在工作中要獲得良好的成就感和榮譽感，才能真正提升其參與工作的動力，促進自我價值的實現。除此之外，團隊合作的精神與能力也是提高檔案管理信息化建設水平的重要因素。在對人員開展培訓時，要幫助其樹立信息服務觀，加強人員之間的相互協作，保證檔案管理工作順利完成。先進的管理手段不僅可以提高檔案管理工作水平，還能提高檔案信息的安全性，在信息化檔案建設過程中，檔案管理人員要具備較強的專業能力，熟練操作電子設備設施和軟件與硬件系統，力求提高檔案管理效率。為了達到這一標準，管理人員要有較強的學習意識，建立明確的工作目標，真正在工作中提升自己，提高管理工作水平。

4.制定完善的管理體系

21世紀是信息化的時代，傳統檔案管理模式實現信息化的轉變是必然趨勢。中學在開展檔案管理工作時要合理利用網絡資源，構建信息化、網絡化的檔案管理體系，促進資源共享，提高檔案的安全性。眾所周知，檔案作為學校發展的重要信息源，對其整體管理工作的重要性不言而喻，提高檔案管理信息化水平，可以促進學校整體管理工作邁上新的臺階。

中學實現檔案管理信息化建設時，要制定完善的管理體系。要求管理人員嚴格遵守規則，保證檔案管理信息化建設順利開展。對于不同內容、不同類型的檔案信息，要有不同的格式和代碼符號，保證管理標準的規范性。在工作時，在保證信息資源分類整理的高效性的同時，要加強對檔案信息的日常維護與保護，避免信息被泄露，提高信息資源的安全性，讓檔案信息真正成為推動學校可持續發展的重要力量。

四、結論

綜上所述，中學檔案管理工作十分重要，其在一定程度上影響了學校整體管理工作的運行。在信息化背景下，中學要構建信息化的檔案管理體系，加強檔案的保密管理，凸顯檔案的服務功能，實現信息化檔案管理能夠保證節約資源，提高管理水平，還能提高檔案的服務質量，凸顯其的價值。在工作中要實現精準管理，提升檔案信息的安全性。管理者要強化自身的觀念認知，提升信息化建設水平。當然，也要注重人才隊伍的建設，制定完善的管理體系，讓檔案管理工作成為推動學校信息化建設的中堅力量。

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（作者單位：南寧市三美學校 ）

作者簡介：曾小亮（1986—），女，漢族，廣西南寧人，本科，中級館員，研究方向：中學檔案管理。