醫(yī)院人事檔案管理中應用數字化管理有效路徑探析

摘 要：在現今的醫(yī)院人事檔案管理中，數字化管理仍是必然趨勢。文章說明了醫(yī)院人事檔案管理的不可或缺性，探討了醫(yī)院人事檔案管理中應用數字化管理的作用和價值，分析了醫(yī)院人事檔案管理中應用數字化管理的問題，并結合實際提出了在醫(yī)院人事檔案管理中應用數字化管理的有效途徑。

關鍵詞：醫(yī)院；人事檔案管理；數字化管理；有效路徑

近年來，隨著信息化和數字化時代的到來，醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化。當前，為提高醫(yī)院人事檔案管理水平，應積極應用數字化管理模式，借助數字化管理的優(yōu)勢來改善傳統(tǒng)管理模式缺陷，彌補傳統(tǒng)管理模式的不足。

一、醫(yī)院人事檔案管理的重要性

人事檔案是醫(yī)院的重要檔案資料，主要記載了醫(yī)院職工的社會關系、學習經歷、政治面貌、工作狀態(tài)、獎懲以及勞動薪酬等信息。人事檔案管理是將人事檔案當作管理對象并開展一系列管理活動。醫(yī)院通過開展有效的人事檔案管理，有利于實現人力資源配置的優(yōu)化，提高人事考核的科學性，加快醫(yī)院改革步伐。首先，在醫(yī)院人事檔案管理中，經過切實有效的管理方法，全面收集相關職工的各類信息，掌握職工的年齡、學歷和獎懲等情況，并在此基礎上全面考慮職工的專業(yè)方向、專業(yè)技能、年齡層次以及學歷層次等情況，選賢舉能，可以提高人崗的匹配度；其次，可以評估當前醫(yī)院的人才應用情況和人才結構的合理性，并以此為根據對未來人才應用策略、人才儲備策略的制定提供良好的依據，從而實現醫(yī)院人力資源配置的優(yōu)化；最后，可以提高人事考核的科學性與合理性。由此可見，醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院內部一項十分重要、不可忽視的管理工作。

二、醫(yī)院人事檔案管理中應用數字化管理的作用和價值

1.有利于增強檔案信息查詢的便利性

實踐表明，通過在醫(yī)院人事檔案管理中應用數字化管理，有利于增強檔案信息查詢的便利性。隨著近年來醫(yī)院改革的不斷深入，對人事檔案的使用需求不斷提高，為了節(jié)約時間及提供優(yōu)質的人事檔案服務，應采取有效措施來增強檔案信息查詢的便利性。首先，在過去的醫(yī)院人事檔案管理中，在對人事檔案信息查詢時，都是需要人工操作，容易出現失誤，且會消耗大量時間；其次，人工反復查閱、翻看紙質檔案也容易使紙質檔案發(fā)生損壞，需要花費大量的時間、物力和財力等來修復檔案。但在醫(yī)院人事檔案管理中應用數字化管理后，可借助先進的信息技術與數字化技術，建立健全檔案數字化管理系統(tǒng)，從而能真正高效、快捷及準確地查詢人事檔案信息。同時，相較于傳統(tǒng)的紙質檔案，數字化檔案還更加便于保存和管理。

2.有利于提高檔案管理質量

通過在醫(yī)院人事檔案管理中應用數字化管理，有利于提高檔案管理質量。過去，醫(yī)院人事檔案主要是以紙質的形式儲存，在醫(yī)院人事檔案管理中主要采取人工管理的方式。但近年來，隨著紙質檔案保管時間要求的增加，并受到環(huán)境等外界因素的影響，很容易出現檔案損壞、缺失等問題，從而影響檔案的完整性和使用價值，還增加了人事檔案管理工作的難度。但在醫(yī)院人事檔案管理中應用數字化管理后，由于將傳統(tǒng)的紙質檔案轉變?yōu)閿底只瘷n案，能夠實現檔案的長時間、安全保存，從而有效降低了人事檔案管理工作難度，提高了檔案管理質量。

3.有利于推進檔案信息共享

通過大量的實踐，在醫(yī)院人事檔案管理中應用數字化管理模式，有利于推進檔案信息共享。醫(yī)院人力資源管理、人才選拔和培養(yǎng)均離不開人事檔案資料的支持，只有實現人事檔案信息共享，才能夠為相關工作提供科學有效的依據。在醫(yī)院人事檔案管理中應用信息技術與數字化技術，借助檔案數字化管理系統(tǒng)，可以有效實現檔案信息共享，院內不同部門都可以在檔案數字化管理系統(tǒng)上及時迅速地獲取所需人事檔案信息，從而確保相關工作高效開展。

4.有利于降低檔案管理成本

通過在醫(yī)院人事檔案管理中應用數字化管理模式，有利于降低檔案管理成本。首先，通過數字化管理可以降低檔案管理的人力成本。傳統(tǒng)的人事檔案管理需要專門的檔案管理人員，而數字化管理模式可以大大減少檔案管理人員的工作量和人員數量。同時，數字化管理還可以實現遠程管理，使檔案管理人員不必在醫(yī)院，就可以遠程開展檔案管理工作，進一步減少了人員的數量和成本；其次，通過數字化管理可以降低檔案管理的物資成本。傳統(tǒng)的紙質檔案通常需要大量的紙張和印刷設備設施來制作和維護，而數字化管理只需要少量的存儲設備設施和電腦等儲存和管理檔案，不僅節(jié)約了物資成本，也節(jié)約了空間成本，可以將原來的檔案室用于其他的用途；再次，通過數字化管理可以提高檔案的管理效率，從而減少時間成本。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作往往需要花費大量的時間，而數字化管理可以通過建立自動化流程，提高整體檔案管理流程的效率，從而減少管理人員的時間成本；最后，通過數字化管理可以提高檔案管理的數據安全性，從而降低安全成本。傳統(tǒng)的紙質檔案存在被泄露、遺失、損毀等風險，而數字化管理可以通過建立嚴格的訪問權限和備份機制，保障檔案數據的安全性，從而避免因檔案安全問題引發(fā)的額外成本。

三、醫(yī)院人事檔案管理中應用數字化管理的問題

近年來，隨著信息技術與數字化技術在各行各業(yè)的不斷推廣和應用，很多醫(yī)院在人事檔案管理工作中也引進了這些技術，對人事檔案實行了數字化管理。但就現狀來看，醫(yī)院人事檔案數字化管理仍存在一些問題。一方面，數字化檔案信息比較容易被篡改，客觀存在信息安全問題，且目前很多醫(yī)院不夠重視數字化檔案的安全管理，缺乏有效的防護手段，導致數字化檔案存在被惡意篡改、丟失和信息被泄露的隱患；另一方面，在人事檔案數字化管理過程中，檔案數據的收集與錄入是一項非常重要的工作，為做好這項工作需要具備充足的資金以及人力支持。同時，在海量數據、多樣化數據錄入過程中對準確性的要求也較高，這就提高了數據收集與錄入工作的難度，若想獲得更多、更有價值的信息，就必須使用多樣化的數據統(tǒng)計與處理方式，但大量的數據解析與存儲必然要占用服務器很大的空間，從根本上導致服務器負荷加重、難度提高。

四、醫(yī)院應用人事檔案數字化管理的有效路徑

1.更新檔案管理理念

首先，應更新檔案管理理念。一要樹立“需求導向”的管理思維，二要形成良好的數字化管理意識。過去在醫(yī)院人事檔案管理中，主要采取的是“供給導向”理念，即人事檔案管理部門主要是從自身業(yè)務角度出發(fā)提供檔案服務。但在當今時代背景下，醫(yī)院對人事檔案的管理需求逐漸提高，人事檔案管理部門需要時常更新檔案管理的理念，樹立“需求導向”的管理思維，從而提供能夠滿足醫(yī)院實際需要的檔案服務。其次，過去在醫(yī)院人事檔案管理采用的是人工管理模式，其效率低、勞動強度大、疏漏和錯誤多。當前，應盡快更新檔案管理理念，形成良好的數字化管理意識，積極應用先進的云計算、大數據等先進技術，對人事檔案數據開展梳理、分析，并引進OA平臺綜合管理系統(tǒng)，借助智能分析和篩選功能對檔案立卷分類，確保數據庫可以準確識別檔案，方便對檔案信息的查詢和檢索。總而言之，醫(yī)院人事檔案管理部門應積極更新檔案管理理念，主動介入，動態(tài)化監(jiān)督控制，及時發(fā)現問題并督促整改，從而充分發(fā)揮自身職能作用，實現對人事檔案形成、歸檔、管理、應用以及銷毀等環(huán)節(jié)的一體化管理。

2.建立和完善檔案數字化管理系統(tǒng)

醫(yī)院人事檔案管理中應用數字化管理的前提是先建立和完善檔案數字化管理系統(tǒng)。檔案數字化管理系統(tǒng)不僅要具備對各項人事檔案信息的收集、存儲、整理、分析、檢索、查閱以及處理等全面功能，還能夠對各項人事檔案信息實行有效的整合、精算以及建模。當檔案數字化管理系統(tǒng)建立完成后，并不代表從此就能一勞永逸了，后續(xù)還需對檔案數字化管理系統(tǒng)不斷升級、更新以及修補漏洞，使其日益完善。此外，在醫(yī)院人事檔案數字化管理的過程中，應積極引進先進的科學技術，以確保數字化管理順利開展。首先，可以應用數字化技術充實人事檔案內容，如可以采用數字微技術將紙質檔案轉變?yōu)閿底只瘷n案，或是采用AI識別技術對檔案實行高清化處理，并將檔案轉變?yōu)镻DF格式；其次，可以借助網絡技術線上虛擬辦公；再次，可以利用音頻、視頻等形式對檔案數據備份存儲，或是借助云盤、硬盤、云服務器等載體對檔案實行數字化管理，以實現檔案數據、類型的豐富性；最后，可以借助云平臺來存儲檔案數據信息，應用數字化管理程序實施數據計算、分析及管理，從而推進醫(yī)院人事檔案管理的程序化與規(guī)律化。

3.制定健全的檔案管理制度

檔案管理制度實質上是人事檔案管理工作開展的依據，醫(yī)院在人事檔案管理過程中需要一套全面的檔案管理制度。其實，很多醫(yī)院的檔案管理制度尚不夠完善，如未明晰檔案管理的責任、未規(guī)范檔案管理的流程、未明確檔案管理的目標等。同時，醫(yī)院現行檔案管理制度的針對性和可操作性也普遍較差，大大抑制了檔案管理制度對人事檔案管理實際工作指導作用的發(fā)揮。基于此，醫(yī)院應制定一套健全的檔案管理制度，利用制度來嚴格約束和規(guī)范檔案管理工作。在檔案管理制度的制定中，必須充分結合醫(yī)院實際情況，保證檔案管理制度具有針對性和可操作性。首先，醫(yī)院應明確檔案管理責任和管理目標、規(guī)范檔案管理具體流程等，以確保檔案管理工作能夠規(guī)范、合理以及有序開展；其次，要制定合理的人事檔案借閱管理制度，既要對檔案借閱的權限、操作流程等提出明確要求，又要增加線上借閱的審批事宜，在檔案被借閱、歸還時，能夠及時更新檔案數字化管理系統(tǒng)的借閱狀態(tài)標識；最后，要設置具有針對性的管理考核機制，將檔案數字化管理建設成果納入績效考核當中，以提高人事檔案管理人員對檔案數字化管理的重視程度。

4.強化檔案保護工作

醫(yī)院人事檔案對保密性具有較高的要求，因此，醫(yī)院在開展人事檔案管理工作的過程中，應強化檔案保護工作，保證人事檔案信息的安全性。

首先，針對傳統(tǒng)紙質檔案，應結合其特點有針對性地實施管理，做好防潮、防蟲和防火等工作，避免檔案遺失或損壞；其次，針對數字化檔案，應隨時做好備份，并采取科學的防護措施加強系統(tǒng)安全防護，避免檔案丟失或遭到非法攻擊、盜取以及惡意修改、刪除等。尤其是在數字化檔案管理中，應準確識別操作者的身份，并保留更改痕跡，在每個環(huán)節(jié)把好安全關，確保檔案安全。

5.提高人事檔案管理人員綜合素質

由于人是各項工作開展的執(zhí)行者與操作者，因此，人才素質對實際工作質量具有至關重要的影響。但就現狀來看，醫(yī)院普遍缺乏高素質的人事檔案管理人才，很多醫(yī)院配備的專職人事檔案管理人員數量較少，現有管理人員的綜合素質不足，缺乏有效的激勵機制，由于醫(yī)院往往只重視培養(yǎng)醫(yī)務人才，而忽視了檔案管理人才的培養(yǎng)。為了提高醫(yī)院人事檔案數字化管理應用水平，醫(yī)院應加強人才培養(yǎng)，提高人事檔案管理人員的綜合素質，打造一支高素質的人事檔案管理隊伍。醫(yī)院要明確人事檔案管理人才的重要性不亞于醫(yī)務人才，在此基礎上，充分重視人事檔案管理隊伍建設，只有加大人事檔案管理人才引進和培養(yǎng)力度，才能滿足人事檔案管理工作的需要。一方面，醫(yī)院要及時開展對現有人事檔案管理人員的教育和培訓，提高現有人事檔案管理人員的綜合業(yè)務能力和水平，并培養(yǎng)其信息化和數字化操作能力；另一方面，醫(yī)院應不斷吸納更多高素質人事檔案管理專業(yè)人才，以進一步擴充人事檔案管理隊伍，提高人事檔案管理隊伍整體素質。除此之外，醫(yī)院還應進一步優(yōu)化人才結構，合理實施崗位分配，加強人力資源管理，制定合理的績效考核標準，建立科學的激勵機制，從而有效提高人事檔案管理人員的積極性，充分展現人才優(yōu)勢，最大限度地發(fā)揮人才價值。

五、結語

綜上所述，人事檔案管理是醫(yī)院一項舉足輕重的管理工作，開展醫(yī)院人事檔案數字化管理，有利于增強檔案信息查詢的便利性，提高檔案管理質量，推進檔案信息共享以及降低檔案管理成本。在開展醫(yī)院人事檔案數字化的管理工作中，應積極更新檔案管理理念、建立和完善檔案數字化管理系統(tǒng)、制定健全的檔案管理制度、強化檔案保護工作以及提高人事檔案管理人員的綜合素質。

參考文獻：

[1]孫一菁. 數字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應用的重要性探究[C]//.勞動保障研究會議論文集（十）.[出版者不詳]，2021：60-61.

[2]楊思友.醫(yī)院人事檔案管理中應用數字化信息的策略分析[J].辦公室業(yè)務，2021（16）：152+186.

[3]張立超.試論數字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應用研究[J].就業(yè)與保障，2021（07）：117-118.

[4]于天瑩.論數字化信息在人事檔案管理中應用的重要性[J].辦公室業(yè)務，2021（07）：97-98.

[5]周潔，呂東陽.數字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應用研究[J].蘭臺內外，2021（01）：1-3.

[6]王 然.數字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應用的重要性[J].辦公室業(yè)務，2020（23）：142-143+150.

[7]高彥東.數字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應用探究[J].青海教育，2020（11）：56.

[8]李麗光子.試論數字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應用的重要性[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2020（09）：13-14.

[9]盧 靜.數字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用研究[J].蘭臺內外，2021（23）：1-3.

[10]李 楠.大數據背景下公立醫(yī)院人事檔案實行電子化的對策[J].辦公室業(yè)務，2021（8）：185-186.

[11]張 衛(wèi).探析新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設的創(chuàng)新思路——評《現代人事檔案管理》[J].中國油脂，2021（4）：171.

（作者單位：濟南市兒童醫(yī)院）

作者簡介：于夢醒（1976—），女，漢族，山東濟南人，本科，館員，研究方向：檔案管理。