企業(yè)干部人事檔案管理工作的分析

周方磊

（國能浙江舟山發(fā)電有限責任公司，舟山 316012）

引 言

近年來，國能浙江舟山發(fā)電有限責任公司（以下簡稱“舟山電廠”）結合上級公司干部檔案管理工作的重要舉措，加快推動檔案管理工作創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)。在公司黨委的領導下，組織人事部全面推進干部人事檔案的審核工作，按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《全國檔案信息化建設實施綱要》等相關法律法規(guī)的要求，結合上級公司提出的干部人事檔案審核要求開展了干部人事檔案管理提升工作。人事部門精心規(guī)劃，開展檔案專項審核工作，逐步落實人事檔案的標準化管理。

一、干部人事檔案管理工作的重要性

（一）干部人事檔案是選人用人的重要保障

人事檔案是公司選拔人才的重要參考依據(jù)。通過分析核對檔案記錄，能夠全面了解干部的工作能力、廉潔從業(yè)、獎懲事件等內(nèi)容。各級黨組織依據(jù)人事檔案材料記錄對干部進行考察、選拔，并開展針對性培養(yǎng)工作，制定合理的人才培養(yǎng)機制。通過對人事檔案審查及分析，能夠發(fā)現(xiàn)干部隊伍的變化情況，能夠為人才的選拔工作提供重要保障。

（二）推進人事檔案管理工作是國企改革重要使命

在公司的各類檔案中，人事檔案是非常重要的組成部分。積極推進干部人事檔案管理工作，能夠保證干部隊伍建設資料的完整性，同時也是國有企業(yè)三項制度改革工作的一項重要任務。人事檔案記錄能夠?qū)⒁粋€企業(yè)的發(fā)展歷程中的干部任免、獎懲信息等重要事件完整體現(xiàn)出來，是了解一個企業(yè)如何開展選人用人工作的重要文獻資料。對干部檔案進行規(guī)范化、標準化的管理，要有為將來思考的政治使命感，全面推動落實干部人事檔案管理工作。每一本人事檔案都是一部重要的歷史記錄，在每個人的一生中都發(fā)揮著極為重要的作用，因此開展檔案管理工作是人事從業(yè)者的重要任務之一。人事管理工作者要深刻認識到這項工作的重要性，要認真細致地對待，務必保證檔案的真實和可靠。

（三）加強干部人事檔案管理工作是歷史的選擇

干部人事檔案記錄了干部培養(yǎng)、任免等工作信息，除了可以及時地反映出優(yōu)秀人才的教育經(jīng)歷、從業(yè)狀態(tài)等信息，還能有效防治干部在工作、生活中出現(xiàn)負面問題，正確引導干部的思想狀態(tài)及奮進目標。在開展干部檔案管理工作時，要按照管理規(guī)定要求及時將有價值的材料進行歸檔，以此作為組織考察的重要依據(jù)。

二、干部人事檔案管理的主要工作

（一）推進退休人員社會化管理工作，落實檔案管理權限移交

為貫徹落實集團公司《關于召開退休人員社會化管理工作推進會的通知》和《舟山市國有企業(yè)退休人員社會化管理實施辦法》等相關文件要求，積極穩(wěn)妥做好公司退休人員人事檔案整理、數(shù)字化及檔案移交工作，依照集團公司、市政府有關文件精神和相關工作要求，舟山電廠黨委高度重視，重點部署，積極推進退休人員檔案社會化管理工作。

退休員工人事檔案整理和數(shù)字化處理共涉及退休員工檔案60 余份，面對時間緊、任務重、高標準的工作要求，組織人事部制訂了詳細的工作計劃，檔案出庫、整理、排序、錄入數(shù)據(jù)、圖像處理、數(shù)據(jù)備份等一系列程序有條不紊地進行。整個工作歷時近兩個月，整理過程中各位員工嚴格遵守檔案工作的各項紀律，落實工作責任，最大限度地做到了人事檔案工作與退休人員社會化管理工作同部署、同檢查、同落實。

（二）完善檔案管理機制，提升管理工作標準化

完善的檔案管理機制是保障工作順利開展的前提。建立相關制度，檔案從業(yè)人員的工作就有據(jù)可依，相關工作便可以做精做細。所以，公司需要不斷強化檔案管理制度建設，完善管理機制。組織人事部門吸取和借鑒集團系統(tǒng)內(nèi)兄弟單位的人事檔案管理經(jīng)驗，同時結合公司人事檔案的實際管理工作制定具備較強操作性的標準規(guī)范，以便各項檔案工作順利進行。有了規(guī)章制度的約束，工作人員就可以有條理地梳理檔案信息，避免出現(xiàn)重要信息、重要材料遺漏的現(xiàn)象，提升檔案信息的質(zhì)量。

為此，上級公司組織召集各所屬基層單位開展人事檔案培訓工作，傳達集團公司關于檔案審核的重要會議精神，同時部署下一階段的工作內(nèi)容，邀請檔案審核方面的資深專家為各單位檔案管理人員進行培訓，明確了檔案審核工作的重點內(nèi)容，要求各個單位開展檔案自查，根據(jù)審核工作發(fā)現(xiàn)的問題，及時修訂相關制度，從而對人事檔案審核、材料收集歸檔、查詢借閱、轉(zhuǎn)遞、保管與保護等具體工作內(nèi)容形成完善的管理標準。

（三）加強約束機制建設，保障管理規(guī)范化、透明化

近年來，舟山電廠根據(jù)浙江公司人事檔案管理工作方面的重要文件指示，結合“管理、技術、技能”三支隊伍的建設要求，大力推進人事檔案管理工作的機制建設與管理保障工作。組織人事部嚴格遵守檔案信息保密制度，深入查找并分析當前檔案管理工作中存在的問題，采取多項舉措，完善并健全相關監(jiān)督機制，保障檔案審核工作規(guī)范化、透明化。

三、人事檔案管理工作中的主要問題

（一）檔案材料分類、整理困難

人事檔案材料的篩選、分類、歸檔等內(nèi)容是檔案管理工作人員最基本的工作。檔案材料涉及干部人員的個人身份信息、教育背景、工作經(jīng)歷、獎懲情況等重要內(nèi)容，這些都是檔案管理人員應該采集的材料。但是，在實際的工作過程中，很少有員工會主動提供相關的個人材料，大部分都是檔案管理員主動去索要材料，員工人數(shù)眾多，而檔案管理人員配備數(shù)量少，這就導致了材料歸檔的滯后甚至被遺忘，造成人事檔案信息的不完整。

（二）人事檔案管理人員數(shù)量不足

依據(jù)檔案管理制度的要求，只有企業(yè)員工檔案數(shù)量超過1000 卷時才能夠配備1 名專職檔案員。目前，舟山電廠的正式員工為457 人，不滿足該條件的要求，因此檔案員只能由其他人員兼職。兼職人員既要保證順利完成日常工作，又要保證人事檔案各項材料的順利收集、整理、審核、歸類等環(huán)節(jié)的正確性與完整性，顯得力不從心。

（三）人事檔案信息化程度嚴重滯后

在科學技術快速發(fā)展的背景下，檔案信息化管理已經(jīng)在國內(nèi)較多的企業(yè)中逐步推進，但從整體情況來看，仍有許多企業(yè)不具備檔案信息化條件，相關工作滯后嚴重。傳統(tǒng)的人事檔案管理標準已很難符合當前信息化工作的需求，限制了人事檔案監(jiān)管工作的推進。我國目前正加大力度推進檔案數(shù)字化建設，但對于舟山電廠來說，由于缺乏資金的投入，缺乏配套硬件的支持，企業(yè)員工的人事檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)的手工操作方法，阻礙了信息化工作的進程。檔案管理人員憑借傳統(tǒng)的工作模式進行管理，缺乏技術性和科學性，同時也增加了檔案保存和管理難度，降低了工作效率和工作質(zhì)量。目前，國內(nèi)很多發(fā)電廠都缺乏先進的檔案室，基礎設施無法滿足信息化工作管理規(guī)定。另外，檔案室防潮、防火、防蛀等工作也未能達標，工作方式也很單一，有時就是簡單地將檔案“放進袋子、鎖在柜子”，并未仔細甄別材料信息。在檔案信息查找時只能采用手工操作的模式，未能完成檔案信息數(shù)字化工作。

四、干部人事檔案專項審核工作

根據(jù)《關于深入開展干部人事檔案專項審核工作的通知》的要求，舟山電廠成立了干部人事檔案專項審核工作領導小組，各相關部門負責人配合落實方案內(nèi)容。

依據(jù)方案要求，組織人事部深入開展審核工作，建立健全干部人事檔案審核和監(jiān)督機制。審核工作在全面審核檔案內(nèi)容的基礎上，重點核查干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間及程序、學歷學位、工作經(jīng)歷、聘（錄）用手續(xù)、獎懲情況等基本信息和材料，同時對檔案內(nèi)容涉嫌涂改造假、重要材料缺失、檔案記載信息互相矛盾等情況重點查核。在核查過程中，以2018 年中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》《關于干部人事檔案審核工作的問答》為基本政策依據(jù)。對重要信息真實性存疑的，要求員工本人做出書面說明，并由所在黨支部負責調(diào)查核實。在調(diào)查核實時，要多方調(diào)取原始憑證，認真甄別鑒定，確保印證材料真實有效，堅決杜絕弄虛作假。對巡視等工作中發(fā)現(xiàn)的問題也要及時核查處理，不留“尾巴”。

五、人事檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）注重培養(yǎng)發(fā)電廠工作人員的檔案管理信息化意識

在進行人事檔案材料日常審核、歸類工作時，要及時告知每位員工檔案信息化工作的重要性，讓全體人員都能了解這項工作的重要性，了解檔案信息化工作是與個人發(fā)展密切相關的，不能因為檔案不在自己身邊就忽略了它的重要性，只有全員共同參與，才能使檔案管理信息化工作的意義得到充分的體現(xiàn)。

除此之外，檔案信息化工作還需要得到公司領導層的支持，只有這樣才能使檔案的管理工作在企業(yè)全面落地生根，并逐步推動工作進程。各類管理層應當對這項工作提高重視程度，要充分了解檔案是企業(yè)員工個人發(fā)展經(jīng)歷的重要歷史記錄，同時也能從側(cè)面體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展歷程，檔案原始資料的保存價值是極為重要的，而信息化工作則是在傳統(tǒng)模式的基礎上進一步提升檔案信息的數(shù)字化水平，響應國家層面對人事檔案的管理政策，提升公司在國有企業(yè)三項制度改革過程中的工作完整性。

（二）完善職能部門的人才培養(yǎng)工作

企業(yè)任何一項工作的順利完成都需要專業(yè)人員的用心投入，發(fā)電廠的人事檔案數(shù)字化工作也不例外。由于檔案工作具有涉密性，除了需要工作人員具備細心、謹慎的品質(zhì)，還需要具備了解一定信息科技知識的人才。在當前的環(huán)境下，想要對檔案管理人員提高工作要求，首先要做的就是在工作能力方面提升審核標準，一方面要不斷加強常規(guī)工作技能和業(yè)務知識的儲備能力，另一方面還要對計算機的操作技術加強培訓。

同時，人事部門要吸收優(yōu)秀的人才加入人事檔案管理隊伍當中。優(yōu)秀業(yè)務人才的引進不僅能夠提升檔案管理團隊的綜合水平，同時還能帶動人事檔案工作高效運行，在團隊內(nèi)部形成互幫互助、以老帶新的優(yōu)良風氣。通過新老搭配，在一定程度上能夠促進部門工作高效率、高質(zhì)量地開展。由于檔案工作具有敏感性，企業(yè)人事部門除了要定期對相關工作人員進行業(yè)務能力培訓，還應當適時采取一些提升思想認識的培訓，加強工作人員職業(yè)素養(yǎng)建設，確保檔案管理人員工作態(tài)度端正，業(yè)務流程開展順暢。

（三）加強管理力度，提升工作人員責任感

人事檔案材料在進行數(shù)字化工作的過程中需要有一套成熟的管理機制與之相匹配，因此需要不斷完善相關制度管理體系，以便做好、做細、做精檔案的審核、歸類、保存等工作。組織人事部門需要提升對檔案管理工作的重視程度，要制定相應的措施，來應對重要材料丟失等突發(fā)狀況，提高檔案材料管理的安全性及完整性。在工作期間，工作人員必須對自己的工作做到心中有數(shù)，相關工作流程要嚴格按照規(guī)章制度進行。

同時，檔案管理部門要根據(jù)人事檔案管理人員的工作情況制定合理的獎懲措施，做到有功則賞、有錯則罰。對那些工作積極主動、態(tài)度端正且認真負責，既能保證工作效率，又能保證工作質(zhì)量的員工，要給予一定的獎勵。對那些工作弄虛作假、敷衍散漫且消極怠工，違反人事檔案管理制度的員工，要采取相應的懲罰措施。只有建立明確的獎懲機制，才能夠保證員工在工作過程中遵章執(zhí)行，確保人事檔案信息完整準確。

（四）保證人事檔案信息化的安全性

檔案材料屬于公司的涉密文件，必須經(jīng)過嚴格的審批才能借閱。因此，在日常工作中要提高檔案人員的工作安全意識，保證信息不被泄露。另外，組織人事部門應對檔案工作人員開展必要的安全教育和安全技術培訓，增強信息保密安全意識及安全使用技能。對于離職的工作人員，應按照對方公司、相關機構的要求及時完成檔案轉(zhuǎn)遞工作，轉(zhuǎn)遞前仔細檢查檔案的完整性。

（五）全面落實ERP 人力資源板塊的信息錄入及校對

隨著人力資源板塊功能的不斷完善，其中的人員基礎信息和檔案信息模塊在不斷更新。為確保原始數(shù)據(jù)的真實準確性，管理人員必須堅持以檔案原始材料為依據(jù)，對ERP 中的人員基本信息進行校核，及時發(fā)現(xiàn)錯誤并例行整改，從源頭確保干部信息來源的真實性、準確性、完整性。

結 語

綜上所述，企業(yè)在逐步推動、實施檔案管理提升工作的過程中，已經(jīng)逐步形成了統(tǒng)一的管理標準和規(guī)范的工作流程，為選人用人、監(jiān)察審計、廉潔從業(yè)等多項重要工作的有序開展提供了材料支撐。相關工作人員要運用科學化、數(shù)字化、現(xiàn)代化的手段解決檔案管理工作中的問題，并完善預防措施，以便促進檔案管理工作的順利開展。